運動設(shè)備合同管理制度

運動設(shè)備合同管理制度?目的為加強公司運動設(shè)備合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司與供應(yīng)商、客戶簽訂的各類運動設(shè)備采購、銷售、租賃等合同?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。合同簽訂管理合同談判1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)組織合同談判，收集與合同相關(guān)的資料，包括對方主體資格、信用狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等。2.談判人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和談判技巧，在談判過程中應(yīng)做好記錄。3.談判達成初步意向后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同談判記錄表》，詳細記錄談判過程、達成的共識等內(nèi)容。合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，可根據(jù)實際情況進行起草，但應(yīng)確保條款完整、準確、清晰。2.合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；標(biāo)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準；價格、付款方式、結(jié)算方式；交貨時間、地點、運輸方式；驗收標(biāo)準、方法及期限；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.涉及技術(shù)條款的合同，應(yīng)明確技術(shù)要求、技術(shù)支持、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等內(nèi)容。合同審核1.合同文本起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、采購部門（如有）等。2.法務(wù)部門負責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門負責(zé)對合同的財務(wù)條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算方式、發(fā)票開具等，確保合同財務(wù)風(fēng)險可控。4.采購部門（如有）負責(zé)對合同的采購條款進行審核，如產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等，確保采購需求得到滿足。5.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同存在的問題及修改建議。6.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。合同簽訂1.合同審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂應(yīng)確保簽字蓋章齊全、清晰，合同一式多份，分別由合同雙方及相關(guān)部門留存。3.簽訂后的合同原件應(yīng)及時交公司檔案室歸檔保存，同時業(yè)務(wù)部門應(yīng)留存一份復(fù)印件，以便跟蹤合同履行情況。合同履行管理合同執(zhí)行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人和時間節(jié)點。2.合同執(zhí)行計劃應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同簽訂情況、交貨時間、驗收時間、付款時間、售后服務(wù)安排等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同執(zhí)行計劃提交給相關(guān)部門和人員，確保各方了解合同執(zhí)行要求。合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同履行的跟蹤工作，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于合同履行過程中的重要事項，如交貨延遲、質(zhì)量問題、付款糾紛等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取有效的措施加以解決。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況，確保合同履行情況可追溯。合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。2.付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.對于分期付款的合同，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期付款時間和金額進行付款，并做好相應(yīng)的記錄。4.如因?qū)Ψ皆驅(qū)е潞贤犊钛舆t或無法付款，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，采取措施維護公司權(quán)益。合同驗收管理1.采購的運動設(shè)備到貨后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)包括質(zhì)量檢驗人員、技術(shù)人員、使用部門人員等。2.驗收應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準和方法進行，確保設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合要求。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《合同驗收單》，并簽字確認。驗收單應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。4.如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨。整改完成后，應(yīng)重新進行驗收，直至驗收合格。合同變更管理變更申請1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同一方應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾垺?.變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等，并附相關(guān)supportingdocuments。3.變更申請應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后提交給對方。變更協(xié)商1.對方收到變更申請后，應(yīng)及時進行研究，并與提出變更方進行協(xié)商。2.協(xié)商過程中，雙方應(yīng)充分溝通，達成一致意見后簽訂《合同變更協(xié)議》。3.《合同變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，作為原合同的補充文件。變更審核1.合同變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同簽訂審核流程進行審核。2.審核部門應(yīng)對變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性、合理性進行審核，確保變更后的合同條款符合公司利益。3.審核通過后，變更協(xié)議生效，雙方應(yīng)按照變更后的合同條款履行義務(wù)。合同終止管理終止情形1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽的，合同終止。2.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實現(xiàn)的，合同終止。3.合同因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因無法履行的，合同終止。4.合同雙方協(xié)商一致，提前解除合同的，合同終止。5.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的，合同終止。終止通知1.合同終止時，合同一方應(yīng)及時向?qū)Ψ桨l(fā)出書面終止通知。2.終止通知應(yīng)明確合同終止的原因、時間及雙方應(yīng)辦理的相關(guān)手續(xù)等。終止清算1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同履行情況進行清算。2.清算內(nèi)容包括但不限于設(shè)備交付情況、款項收付情況、質(zhì)量驗收情況、違約責(zé)任承擔(dān)情況等。3.清算完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止清算表》，詳細記錄清算結(jié)果。資料歸檔1.合同終止后，相關(guān)部門應(yīng)將合同及與合同有關(guān)的資料進行整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同談判記錄、合同變更協(xié)議、合同驗收單、付款憑證、終止通知、清算表等。3.檔案室應(yīng)妥善保管歸檔資料，確保資料的完整性和可查閱性。合同風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.各部門應(yīng)定期對合同進行風(fēng)險識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險因素包括但不限于市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨風(fēng)險、付款風(fēng)險等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)重點關(guān)注與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險因素，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對合同風(fēng)險進行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級。3.對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控和防范措施。風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等，可通過加強市場調(diào)研、信用評估等方式降低風(fēng)險；對于法律風(fēng)險，可加強合同審核、法律咨詢等措施防范風(fēng)險；對于質(zhì)量風(fēng)險、交貨風(fēng)險、付款風(fēng)險等，可在合同條款中明確違約責(zé)任、保障措施等，降低風(fēng)險發(fā)生時的損失。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，確保風(fēng)險得到有效控制。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、終止過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，包括合同文本、談判記錄、變更協(xié)議、驗收單、付款憑證、終止通知等，均應(yīng)及時收集整理。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合同檔案的收集工作，并定期移交公司檔案室。檔案整理1.檔案室收到合同檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號、裝訂、編目等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類，編制唯一的檔案編號。3.檔案編目應(yīng)包括檔案編號、合同名稱、簽訂時間、合同雙方、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。檔案保管1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期、短期。3.檔案室應(yīng)建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的出入庫情況。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損壞等行為。3.涉及商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。檔案借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。歸還時，檔案室應(yīng)進行認真核對，確保檔案完整無損。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查部門包括法務(wù)部門、審計部門等。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性，合同檔案管理情況等。3.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，檢查結(jié)果應(yīng)形成