規(guī)范行政日常管理制度

規(guī)范行政日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政日常管理工作，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政日常管理工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：各項管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保管理的一致性和嚴肅性。4.服務(wù)性原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、有序，通道暢通無阻，不得隨意堆放雜物。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設(shè)施，確保正常辦公需求。2.定期對辦公設(shè)施進行檢查和維護，及時維修或更換損壞的設(shè)施。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行區(qū)域衛(wèi)生責任制，各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清理。2.每天上班前和下班后，員工應(yīng)清理各自辦公區(qū)域的垃圾，保持桌面、地面整潔。3.公司定期組織大掃除，對公共區(qū)域進行全面清潔。（四）噪音與安全管理1.員工在辦公區(qū)域應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩，影響他人工作。2.注意用電、用火安全，嚴禁在辦公區(qū)域私拉亂接電線，嚴禁使用明火。3.離開辦公區(qū)域時，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機等電器設(shè)備，鎖好抽屜、文件柜。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門負責定期統(tǒng)計辦公用品需求，制定采購計劃。2.采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。（二）辦公用品發(fā)放1.設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，詳細記錄辦公用品的領(lǐng)取情況。2.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門領(lǐng)取。3.行政部門按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在臺賬上做好記錄。（三）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費。2.提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費。3.對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、筆等，應(yīng)妥善保管，以便再次使用。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分為外來文件和內(nèi)部文件，外來文件由行政部門負責簽收、登記，并及時傳遞給相關(guān)部門；內(nèi)部文件由各部門起草、審核、簽發(fā)后交行政部門統(tǒng)一編號、印發(fā)。2.文件的起草應(yīng)規(guī)范、準確，內(nèi)容完整，符合公司的政策和規(guī)定。3.文件的審核應(yīng)嚴格把關(guān)，確保文件的質(zhì)量。4.文件的印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)和范圍進行，不得擅自擴大印發(fā)范圍。5.文件的傳閱應(yīng)遵循及時、準確的原則，確保文件能夠及時傳遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。6.文件的存檔應(yīng)按照分類、編號的原則進行，便于查找和利用。（二）檔案管理1.檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等，各部門負責本部門檔案的收集、整理和保管。2.檔案的收集應(yīng)及時、完整，確保檔案資料的真實性和準確性。3.檔案的整理應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范要求進行分類、編號、裝訂，便于查閱和保管。4.檔案的保管應(yīng)安全、保密，設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。5.檔案的查閱應(yīng)履行審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負責人同意后，方可查閱檔案資料，并做好查閱記錄。6.檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，經(jīng)審批后，由專人負責銷毀，并做好銷毀記錄。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.總經(jīng)理辦公會由公司總經(jīng)理主持，公司高層管理人員參加，主要討論公司重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略等事項。3.部門例會由各部門負責人主持，部門員工參加，主要總結(jié)部門工作進展，安排下一階段工作任務(wù)。4.專題會議根據(jù)工作需要召開，針對特定問題進行討論和決策。（二）會議組織1.行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的安排、會議資料的準備等。2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，明確會議的時間、地點、主題、議程等內(nèi)容。3.會議場地應(yīng)提前布置好，確保會議設(shè)備正常運行，會議資料擺放整齊。（三）會議紀律1.參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。2.會議期間應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡。（四）會議記錄與紀要1.行政部門應(yīng)安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、討論結(jié)果等。2.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。3.會議紀要應(yīng)明確會議的主要內(nèi)容、決策事項、責任人和完成時間等，確保會議精神得到有效傳達和落實。六、印章管理（一）印章種類公司印章分為公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門負責人保管，合同專用章由法務(wù)部門負責人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用，不得將印章帶出公司。3.印章保管人員應(yīng)設(shè)立印章使用臺賬，詳細記錄印章的使用情況。（三）印章使用1.印章的使用應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)負責人簽字同意后，方可使用。2.使用印章時，應(yīng)在印章使用臺賬上登記使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、批準人等信息。3.嚴禁在空白紙張或合同上加蓋印章。七、車輛管理（一）車輛配備1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配備公務(wù)車輛，確保工作用車需求。2.車輛的購置、更新、報廢等應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）車輛調(diào)度1.行政部門負責車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負責人審批后，交行政部門調(diào)度。3.行政部門應(yīng)根據(jù)用車申請情況，優(yōu)先安排緊急、重要的工作用車。（三）車輛使用與維護1.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.駕駛員應(yīng)定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除車輛故障。3.車輛的維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷。（四）車輛費用管理1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由行政部門統(tǒng)一核算和報銷。2.行政部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，詳細記錄車輛費用的支出情況。八、接待管理（一）接待原則1.熱情、周到、節(jié)儉的原則，確保接待工作既能夠體現(xiàn)公司的形象，又能夠節(jié)約費用。2.對口接待原則，根據(jù)來訪人員的身份和業(yè)務(wù)需求，安排相應(yīng)的部門和人員進行接待。（二）接待流程1.接待部門收到來訪信息后，應(yīng)及時與行政部門溝通，確定接待方案。2.行政部門負責安排接待場地、餐飲、住宿等事宜，并通知相關(guān)部門做好接待準備。3.接待過程中，接待人員應(yīng)熱情迎接來訪人員，介紹公司情況，安排參觀公司等活動。4.接待結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時填寫接待情況報告，交行政部門存檔。（三）接待費用管理1.接待費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。2.接待費用的報銷應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供合法有效的票據(jù)。九、考勤管理（一）考勤制度1.公司實行每周[x]天工作制，每天工作時間為[具體時間段]。2.員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。3.員工請假應(yīng)提前填寫請假申請表，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。（二）考勤記錄與統(tǒng)計1.行政部門負責考勤記錄工作，采用打卡或簽到的方式記錄員工的出勤情況。2.每月初，行政部門應(yīng)統(tǒng)計員工上月的考勤情況，并將考勤結(jié)果反饋給各部門。（三）遲到、早退與曠工處理1.遲到或早退[x]分鐘以內(nèi)的，每次扣除[x]元；遲到或早退超過[x]分鐘的，按曠工