超市進(jìn)貨送貨管理制度

超市進(jìn)貨送貨管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)超市進(jìn)貨送貨管理，規(guī)范進(jìn)貨送貨流程，確保商品及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地供應(yīng)到超市各門店，滿足顧客需求，提高超市運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市總部及各門店的進(jìn)貨送貨管理工作，包括商品采購(gòu)、供應(yīng)商選擇與管理、訂單處理、貨物驗(yàn)收、配送運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：確保所采購(gòu)的商品符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和超市的質(zhì)量要求，保障顧客權(quán)益。成本控制原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本和送貨成本，提高超市的盈利能力。效率優(yōu)先原則：優(yōu)化進(jìn)貨送貨流程，提高工作效率，確保商品及時(shí)供應(yīng)，減少庫(kù)存積壓和缺貨現(xiàn)象。誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，公平交易，共同維護(hù)市場(chǎng)秩序。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。定期評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。2.供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、審核和準(zhǔn)入管理。維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系，處理供應(yīng)商投訴和糾紛。組織供應(yīng)商培訓(xùn)，提高供應(yīng)商服務(wù)水平。3.訂單處理部門接收門店的商品需求訂單，進(jìn)行匯總和分析。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存情況，生成采購(gòu)訂單并發(fā)送給供應(yīng)商。跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)反饋訂單狀態(tài)給相關(guān)部門。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)商品的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管和發(fā)貨配送工作。定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。配合采購(gòu)部門和供應(yīng)商進(jìn)行商品退換貨處理。5.物流配送部門負(fù)責(zé)安排車輛和司機(jī)，按照訂單要求將商品配送到各門店。確保配送過(guò)程中的商品安全，按時(shí)完成配送任務(wù)。定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證車輛性能良好。6.質(zhì)量驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和供應(yīng)商，并跟蹤處理結(jié)果。建立質(zhì)量檢驗(yàn)檔案，記錄商品質(zhì)量檢驗(yàn)情況。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽(yù)。具備生產(chǎn)或供應(yīng)所需商品的能力和經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)處理商品質(zhì)量問(wèn)題和退換貨事宜。遵守國(guó)家法律法規(guī)和超市的相關(guān)規(guī)定，積極配合超市的管理工作。2.供應(yīng)商開發(fā)與篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商。組織相關(guān)人員對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、價(jià)格體系等情況。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定最終的供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商審核與準(zhǔn)入供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)對(duì)新入圍的供應(yīng)商進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、人員管理等方面進(jìn)行實(shí)地審核，確保其具備穩(wěn)定生產(chǎn)或供應(yīng)所需商品的能力。審核通過(guò)的供應(yīng)商，由供應(yīng)商管理部門與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，正式準(zhǔn)入超市供應(yīng)商體系。4.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商考核的依據(jù)。每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合考核，考核內(nèi)容包括質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格波動(dòng)情況、售后服務(wù)滿意度等指標(biāo)。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。5.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部門和供應(yīng)商管理部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。組織供應(yīng)商參加超市舉辦的供應(yīng)商大會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等活動(dòng)，加強(qiáng)雙方的合作與信任。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理建議和意見(jiàn)，及時(shí)給予反饋和采納，共同促進(jìn)超市采購(gòu)工作的不斷改進(jìn)。四、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)超市的銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存情況、市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)等因素，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、品牌、采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息。采購(gòu)計(jì)劃制定后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過(guò)后嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。2.采購(gòu)訂單下達(dá)訂單處理部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和門店的商品需求訂單，生成采購(gòu)訂單并發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單應(yīng)明確商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。在下達(dá)采購(gòu)訂單前，訂單處理部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.采購(gòu)合同簽訂對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給相關(guān)部門備案。4.采購(gòu)過(guò)程跟蹤采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、商品質(zhì)量問(wèn)題等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。定期向相關(guān)部門匯報(bào)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行。五、貨物驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備工作倉(cāng)庫(kù)管理部門在商品到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收?qǐng)龅?、設(shè)備、人員等方面的準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉所驗(yàn)收商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法和流程，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和高效性。準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和表格，如磅秤、卡尺、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收單等。2.數(shù)量驗(yàn)收商品到貨后，驗(yàn)收人員首先對(duì)商品的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。按照采購(gòu)訂單或送貨單上的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，逐一清點(diǎn)商品數(shù)量，確保實(shí)際到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致。對(duì)于數(shù)量不符的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，查明原因并記錄在案。3.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量驗(yàn)收部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)內(nèi)容包括商品的外觀、包裝、規(guī)格、性能、質(zhì)量證明文件等方面。對(duì)于質(zhì)量不合格的商品，應(yīng)及時(shí)填寫質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并將不合格商品單獨(dú)存放，做好標(biāo)識(shí)，防止與合格商品混淆。4.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫拒收單，詳細(xì)注明拒收原因，并及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和供應(yīng)商。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格商品的退換貨事宜，跟蹤處理結(jié)果，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。六、配送運(yùn)輸管理1.配送計(jì)劃制定物流配送部門根據(jù)各門店的商品需求訂單和庫(kù)存情況，制定配送計(jì)劃。配送計(jì)劃應(yīng)明確配送車輛的安排、配送路線、配送時(shí)間、配送商品的種類和數(shù)量等詳細(xì)信息。在制定配送計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮車輛的裝載能力、配送效率、交通狀況等因素，確保配送任務(wù)按時(shí)完成。2.車輛調(diào)度與安排根據(jù)配送計(jì)劃，物流配送部門合理調(diào)度車輛，安排司機(jī)執(zhí)行配送任務(wù)。司機(jī)在接到配送任務(wù)后，應(yīng)提前做好車輛檢查和準(zhǔn)備工作，確保車輛性能良好，能夠安全、準(zhǔn)時(shí)地完成配送任務(wù)。對(duì)于長(zhǎng)途配送或特殊商品的配送，應(yīng)安排經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)和合適的車輛，并做好相關(guān)的安全防范措施。3.貨物裝載與固定司機(jī)在裝載貨物時(shí)，應(yīng)按照貨物的性質(zhì)、重量、體積等因素進(jìn)行合理裝載，確保貨物擺放整齊、穩(wěn)固，避免貨物在運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生碰撞、擠壓等損壞。對(duì)于易碎、易損、易燃、易爆等特殊商品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保運(yùn)輸安全。貨物裝載完畢后，應(yīng)使用繩索、鋼帶等工具對(duì)貨物進(jìn)行固定，防止貨物在運(yùn)輸過(guò)程中移動(dòng)。4.運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控物流配送部門通過(guò)GPS定位系統(tǒng)或其他監(jiān)控手段，對(duì)運(yùn)輸車輛進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)了解車輛的行駛位置、行駛速度、行駛路線等信息。司機(jī)在運(yùn)輸過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如遇特殊情況或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)向物流配送部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。定期對(duì)運(yùn)輸車輛進(jìn)行檢查，確保車輛的安全性能良好，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理車輛故障。5.貨物交付與簽收車輛到達(dá)門店后，司機(jī)應(yīng)與門店收貨人員核對(duì)配送商品的種類、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保貨物準(zhǔn)確無(wú)誤。門店收貨人員在驗(yàn)收貨物合格后，應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并加蓋門店公章。司機(jī)將送貨單帶回物流配送部門，作為貨物交付的憑證。物流配送部門根據(jù)送貨單及時(shí)與門店進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保貨款結(jié)算準(zhǔn)確無(wú)誤。七、庫(kù)存管理1.庫(kù)存分類管理倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)商品的銷售頻率、價(jià)值高低、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等因素，對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行分類管理。庫(kù)存商品可分為A類、B類、C類，其中A類商品為銷售頻率高、價(jià)值高、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率快的商品；B類商品為銷售頻率較高、價(jià)值適中、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率一般的商品；C類商品為銷售頻率低、價(jià)值低、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率慢的商品。針對(duì)不同類別的庫(kù)存商品，采取不同的管理策略，如A類商品重點(diǎn)管理，嚴(yán)格控制庫(kù)存數(shù)量；B類商品適度管理，保持合理的庫(kù)存水平；C類商品簡(jiǎn)化管理，減少庫(kù)存占用資金。2.庫(kù)存盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理部門定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。在盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)方法和流程進(jìn)行操作，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤點(diǎn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整和處理。3.庫(kù)存預(yù)警倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)庫(kù)存商品的安全庫(kù)存、最低庫(kù)存、最高庫(kù)存等指標(biāo)，設(shè)置庫(kù)存預(yù)警機(jī)制。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存或高于最高庫(kù)存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門及時(shí)采取措施，如采購(gòu)補(bǔ)貨、調(diào)整銷售策略等。定期對(duì)庫(kù)存預(yù)警信息進(jìn)行分析和總結(jié)，不斷優(yōu)化庫(kù)存管理策略，提高庫(kù)存管理水平。八、退貨管理1.退貨原因分類退貨原因主要包括商品質(zhì)量問(wèn)題、商品滯銷、商品過(guò)期、顧客退換貨等。對(duì)于因商品質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的退貨，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商承擔(dān)退貨損失，并負(fù)責(zé)處理退貨商品。對(duì)于因商品滯銷、商品過(guò)期等原因?qū)е碌耐素洠袘?yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和銷售分析，優(yōu)化商品采購(gòu)計(jì)劃，減少退貨損失。對(duì)于顧客退換貨，門店應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理，確保顧客滿意。2.退貨流程門店收到顧客退貨申請(qǐng)后，應(yīng)首先對(duì)退貨商品進(jìn)行檢查，確認(rèn)商品符合退貨條件后，填寫退貨單。退貨單應(yīng)注明退貨商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、退貨原因等詳細(xì)信息，并由門店負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。門店將退貨單連同退貨商品一起送至倉(cāng)庫(kù)管理部門，倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)退貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理部門定期將退貨商品清單提交給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)退貨情況與供應(yīng)商協(xié)商處理退貨事宜，如退貨退款、換貨等。3.退貨損失處理對(duì)于因商品質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的退貨損失，由供應(yīng)商承擔(dān)。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予退貨退款或換貨處理。對(duì)于因商品滯銷、商品過(guò)期等原因?qū)е碌耐素洆p失，由超市自行承擔(dān)。超市應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存管理，優(yōu)化商品采購(gòu)計(jì)劃，降低退貨風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于因顧客退換貨導(dǎo)致的退貨損失，超市應(yīng)加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量，減少顧客退換貨情況的發(fā)生。同時(shí)，合理控制退貨比例，確保超市的經(jīng)濟(jì)效益不受影響。九、信息管理1.建立信息系統(tǒng)超市應(yīng)建立完善的進(jìn)貨送貨管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、供應(yīng)商管理、訂單處理、庫(kù)存管理、配送運(yùn)輸、退貨管理等環(huán)節(jié)的信息化管理。信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映進(jìn)貨送貨管理工作的運(yùn)行情況，為決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各部門應(yīng)按照信息系統(tǒng)的操作規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息、庫(kù)存數(shù)據(jù)、配送記錄、退貨記錄等。定期對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息共享與溝通通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享與溝通，如采購(gòu)部門可以實(shí)時(shí)了解庫(kù)存情況和訂單執(zhí)行進(jìn)度，倉(cāng)庫(kù)管理部門可以及時(shí)掌握采購(gòu)訂單和配送計(jì)劃，物流配送部門可以準(zhǔn)確獲取配送任務(wù)和車輛調(diào)度信息等。建立信息溝通機(jī)制，及時(shí)解決信息系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和故障，確保信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。十、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督成立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對(duì)進(jìn)貨送貨管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性、貨物驗(yàn)收的準(zhǔn)確性、配送運(yùn)輸?shù)陌踩?、?kù)存管理的規(guī)范性、退貨管理的及時(shí)性等方面。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。2.績(jī)效考核制定進(jìn)貨送貨管理工作績(jī)效考核辦法，對(duì)采購(gòu)部門、供應(yīng)商管理部門、訂單處理部門