行政加強(qiáng)外出管理制度

行政加強(qiáng)外出管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工外出行為，加強(qiáng)外出管理，確保員工外出期間工作的正常開展，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保工作不受影響原則。員工外出應(yīng)提前安排好工作交接，保證外出期間本職工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不因其外出而給公司業(yè)務(wù)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等帶來不利影響。2.審批合規(guī)原則。所有外出行為必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自外出。3.安全第一原則。員工外出期間應(yīng)注意自身安全，遵守國家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)氐母黜?xiàng)規(guī)定，避免發(fā)生安全事故。二、外出分類及定義（一）因公外出1.因工作需要前往公司以外的地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目調(diào)研、會(huì)議、培訓(xùn)、出差等活動(dòng)。2.包括但不限于拜訪客戶、供應(yīng)商、合作伙伴，參加行業(yè)展會(huì)、研討會(huì)，到外地分公司、辦事處處理工作等。（二）因私外出員工因個(gè)人事務(wù)離開公司工作場所，如請假看病、處理家庭事務(wù)、參加個(gè)人培訓(xùn)等。三、因公外出管理規(guī)定（一）外出申請1.員工因公外出前，需填寫《因公外出申請表》，詳細(xì)說明外出事由、目的地、預(yù)計(jì)出發(fā)時(shí)間、預(yù)計(jì)返回時(shí)間、同行人員等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意，對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、大額費(fèi)用支出、跨部門協(xié)作等事項(xiàng)的外出申請，還需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.緊急情況下無法提前提交書面申請的，應(yīng)通過電話或其他即時(shí)通訊工具向部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，事后及時(shí)補(bǔ)辦申請手續(xù)。（二）工作交接1.員工在外出前，應(yīng)與同事做好工作交接，明確交接事項(xiàng)的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.交接內(nèi)容包括未完成的工作任務(wù)、重要文件資料、待辦事項(xiàng)、客戶信息等，確保接手人能夠清楚了解工作進(jìn)展和后續(xù)要求。3.交接過程應(yīng)形成書面記錄，雙方簽字確認(rèn)，以備查閱。（三）外出期間工作要求1.員工應(yīng)保持與公司的通訊暢通，可通過電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式及時(shí)接收公司的工作指示和反饋工作進(jìn)展。2.按照公司的工作安排和要求，認(rèn)真完成外出任務(wù)，及時(shí)向公司匯報(bào)工作情況，如有重要事項(xiàng)或突發(fā)問題應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告。3.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司的利益和形象。在與客戶、合作伙伴等交往過程中，展現(xiàn)公司良好的專業(yè)素養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)精神。（四）費(fèi)用報(bào)銷1.因公外出產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。員工應(yīng)在外出結(jié)束后及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上《因公外出申請表》等審批文件。2.費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合公司規(guī)定，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用。對(duì)于超出標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用，需提前經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)同意，否則公司不予報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核費(fèi)用報(bào)銷憑證，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷予以退回。（五）出差管理1.出差定義：員工因工作需要前往常住地以外的地區(qū)履行公務(wù)，且住宿一晚及以上的為出差。2.出差審批：參照因公外出申請流程進(jìn)行審批，審批通過后方可安排出差行程。3.出差住宿：根據(jù)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)安排住宿，原則上應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、安全便利的酒店或住宿場所。如需特殊情況超出標(biāo)準(zhǔn)住宿，需提前說明并經(jīng)審批同意。4.出差交通：優(yōu)先選擇公共交通出行，如因工作需要乘坐飛機(jī)、火車軟臥等交通工具，需按照公司規(guī)定的審批流程辦理。5.出差補(bǔ)貼：按照公司制定的出差補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放補(bǔ)貼，補(bǔ)貼涵蓋交通、餐飲等方面，具體標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)地區(qū)差異等因素確定。四、因私外出管理規(guī)定（一）請假申請1.員工因私外出需要請假的，應(yīng)提前填寫《請假申請表》，注明請假類型（年假、病假、事假等）、請假天數(shù)、請假起止時(shí)間等信息。2.請假申請按照公司的請假審批權(quán)限進(jìn)行審批，一般員工請假由部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人請假由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)請假由總經(jīng)理審批。3.請假申請應(yīng)提前提交，以便公司安排工作和進(jìn)行人員調(diào)配。如遇特殊情況無法提前申請，應(yīng)及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人溝通并說明情況，事后盡快補(bǔ)辦請假手續(xù)。（二）請假期間工作安排1.員工請假前應(yīng)自行安排好工作交接，確保請假期間本職工作不受影響。對(duì)于重要工作任務(wù)，應(yīng)與接手人充分溝通，明確工作責(zé)任和要求。2.如因請假可能對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生較大影響的，部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況安排其他人員協(xié)助完成相關(guān)工作，或調(diào)整工作計(jì)劃。（三）請假期間待遇1.年假：員工按照國家規(guī)定和公司制度享受帶薪年假，年假期間工資福利待遇不變。2.病假：員工請病假需提供醫(yī)院的診斷證明等相關(guān)材料，病假期間工資按照公司規(guī)定發(fā)放。3.事假：事假期間無工資，連續(xù)事假超過一定天數(shù)的，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定解除勞動(dòng)合同。（四）逾期處理1.員工請假到期后應(yīng)按時(shí)返回公司上班，如因特殊情況需要續(xù)假的，應(yīng)提前向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)假。2.未經(jīng)批準(zhǔn)逾期不歸的，按照曠工處理，公司將根據(jù)曠工天數(shù)和相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。五、外出考勤管理（一）考勤記錄1.公司采用打卡或其他考勤系統(tǒng)記錄員工的出勤情況，員工應(yīng)按照規(guī)定的考勤時(shí)間打卡上下班。2.因公外出或因私請假期間，員工應(yīng)按照考勤管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，考勤系統(tǒng)將根據(jù)審批后的請假申請或外出記錄進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）外出考勤統(tǒng)計(jì)1.人力資源部門每月定期對(duì)員工的外出考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，核實(shí)外出申請與實(shí)際出勤情況是否相符。2.對(duì)于未按規(guī)定辦理外出手續(xù)或擅自離崗的情況，按照公司的考勤制度進(jìn)行處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門和員工本人。（三）考勤異常處理1.員工如發(fā)現(xiàn)考勤記錄有誤，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提出申訴，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行核實(shí)并予以糾正。2.對(duì)于因不可抗力等特殊原因?qū)е驴记诋惓５那闆r，員工應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司審核后可酌情處理。六、外出安全管理（一）交通安全1.員工外出乘坐交通工具時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)、安全的運(yùn)輸企業(yè)，遵守交通規(guī)則，注意自身安全。2.嚴(yán)禁乘坐非法營運(yùn)車輛，嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕駛等危險(xiǎn)行為。如因工作需要駕駛公司車輛外出，應(yīng)遵守公司的車輛管理制度，確保行車安全。（二）人身安全1.員工在外出期間應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人人身安全，避免前往治安狀況不佳的地區(qū)，盡量避免單獨(dú)行動(dòng)。2.如遇突發(fā)事件或安全威脅，應(yīng)保持冷靜，及時(shí)采取有效的應(yīng)對(duì)措施，并第一時(shí)間向公司報(bào)告。（三）財(cái)產(chǎn)安全1.員工應(yīng)妥善保管好個(gè)人財(cái)物，在外出期間盡量避免攜帶大量現(xiàn)金和貴重物品。2.在住宿、辦公等場所，應(yīng)注意鎖好門窗，防止財(cái)物被盜。如發(fā)現(xiàn)財(cái)物丟失或被盜，應(yīng)及時(shí)報(bào)警并向公司報(bào)告。（四）信息安全1.員工外出期間應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息安全制度，妥善保管公司文件資料和電子數(shù)據(jù)，不得隨意泄露公司機(jī)密信息。2.使用公司配備的電子設(shè)備時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止信息泄露和設(shè)備丟失被盜。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工外出情況的監(jiān)督管理，定期檢查員工的外出申請、工作交接等情況，確保工作的正常開展。2.人力資源部門有權(quán)對(duì)員工的外出行為進(jìn)行抽查核實(shí)，對(duì)于違反外出管理制度的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)員工的外出費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出是否合理合規(guī)，有無違反財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定的行為。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合整改。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自外出的。2.偽造外出申請或提供虛假信息的。3.未按規(guī)定進(jìn)行工作交接，導(dǎo)致工作延誤或出現(xiàn)失誤的。4.外出期間違反公司規(guī)章制度或國家法律法規(guī)，給公司造成不良影響或損失的。5.虛報(bào)、冒領(lǐng)外出費(fèi)用的。6.未按時(shí)返回公司上班且未辦理續(xù)假手續(xù)的。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并要求其作出書面檢討。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較重的員工，視情況給予通報(bào)批評(píng)、扣