銀保監(jiān)會檔案管理制度

銀保監(jiān)會檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強中國銀保監(jiān)會（以下簡稱"銀保監(jiān)會"）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合銀保監(jiān)會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀保監(jiān)會機關(guān)及各派出機構(gòu)、直屬事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱"各單位"）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則銀保監(jiān)會辦公廳負責(zé)全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位辦公室負責(zé)本單位檔案工作的具體組織和實施，接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，集中保管本單位在工作中形成的各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。3.確保安全原則采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案的查閱、利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)1.銀保監(jiān)會辦公廳檔案處負責(zé)全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，制定檔案管理制度和工作規(guī)范，負責(zé)機關(guān)檔案的集中管理。2.各單位辦公室檔案管理部門負責(zé)本單位檔案工作的具體組織實施，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，接受銀保監(jiān)會辦公廳檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程，遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案的有序存放。3.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失等，采取有效措施保障檔案安全。4.根據(jù)檔案的保管期限和鑒定標準，對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后組織實施。5.負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。6.積極推進檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索和利用等工作，提高檔案管理的效率和水平。7.開展檔案編研工作，對檔案資料進行整理、分析和研究，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。8.參與檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級文件包括黨中央、國務(wù)院、上級監(jiān)管部門等下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本機關(guān)文件銀保監(jiān)會機關(guān)及各單位制發(fā)的各類文件、報告、紀要、函件等。3.會議文件各類會議的通知、議程、報告、決議、記錄等材料。4.監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案包括銀行業(yè)、保險業(yè)監(jiān)管工作中形成的各類檔案，如機構(gòu)設(shè)立、變更、終止審批檔案，現(xiàn)場檢查、非現(xiàn)場監(jiān)管檔案，行政處罰檔案等。5.人事檔案干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團關(guān)系等檔案材料。6.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表等檔案材料。7.基建檔案基本建設(shè)項目從項目立項到竣工驗收全過程形成的各類文件、圖紙、資料等。8.設(shè)備檔案購置、安裝、調(diào)試、維護設(shè)備過程中形成的文件、資料、圖紙、說明書等。9.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映單位工作和活動的資料。10.電子檔案各類電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時將本部門形成的文件材料收集齊全、完整，定期移交本單位檔案管理部門。2.對重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理，向檔案管理部門移交。3.接收檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回形成部門進行補充或修正。（三）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類，包括年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等，根據(jù)實際情況選擇合適的分類方法。3.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保檔案目錄準確、清晰。4.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對字跡模糊或易退變的檔案進行復(fù)制，以保證檔案的原始面貌和信息安全。5.將整理好的檔案裝訂成冊，裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔號、年度、保管期限等信息，按照分類順序上架排列，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等適宜檔案保管的條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、除濕機、防蟲藥品等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映銀保監(jiān)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。反映本單位一般工作活動，在一定時期內(nèi)對銀保監(jiān)會工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。其中，重要的檔案列為30年保管，一般的檔案列為10年保管。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還。5.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案保管場所和檔案實體的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等為成員，負責(zé)對本單位保管期滿的檔案進行鑒定。（二）檔案鑒定標準1.對保管期滿的檔案，應(yīng)根據(jù)其歷史價值、現(xiàn)實利用價值等情況進行鑒定，確定檔案的存毀。2.凡在經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、科學(xué)研究等方面具有重要憑證和參考價值的檔案，應(yīng)予以留存；對已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。3.涉及銀保監(jiān)會重要業(yè)務(wù)、重大決策、機密事項等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，列出檔案的檔號、題名、日期、保管期限等信息，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對檔案鑒定清冊進行逐份審查，根據(jù)檔案鑒定標準，提出檔案存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進行詳細登記，經(jīng)本單位負責(zé)人審核批準后，方可實施銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀檔案的種類、數(shù)量、時間等進行詳細記錄，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱銀保監(jiān)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向銀保監(jiān)會辦公廳提出書面申請，說明查閱目的、范圍、時間等，經(jīng)辦公廳負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，在指定地點查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，確保檔案的安全和完整。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、歸還情況等進行詳細記錄，便于跟蹤管理。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的基本情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交目錄，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交目錄應(yīng)包括檔案的檔號、題名、日期、保管期限等信息，確保移交檔案的準確性和完整性。3.對已移交國家綜合檔案館的檔案，各單位檔案管理部門應(yīng)保留相關(guān)的移交憑證和目錄，以備查閱。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標1.建立銀保監(jiān)會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，方便檔案的查閱和利用，為銀保監(jiān)會各項工作提供快捷、準確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合銀保監(jiān)會檔案管理工作的信息系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理工作的流程化、規(guī)范化和信息化。3.信息安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、防火墻等安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化建設(shè)實施1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進。2.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化技能和水平，培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。3.加大檔案信息化建設(shè)投入，保障信息化建設(shè)所需的設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等資源，確保信息化建設(shè)工作順利開展。九、獎勵與處罰（一）獎勵