酒店采購收貨管理制度

酒店采購收貨管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范酒店采購收貨流程，確保所采購的物資和服務(wù)符合酒店運營需求，保證物資質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，加強采購過程中的監(jiān)督與管理。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有物資及服務(wù)的采購收貨活動，包括但不限于食品飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備設(shè)施、維修材料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)酒店實際經(jīng)營需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購經(jīng)理全面負責(zé)酒店采購工作的管理與指導(dǎo)，制定采購策略和計劃。建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽。組織采購談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合酒店利益。監(jiān)督采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進措施。采購專員根據(jù)采購計劃，負責(zé)具體采購任務(wù)的實施，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價等。起草采購訂單，跟進訂單執(zhí)行進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。收集供應(yīng)商報價單、發(fā)票等相關(guān)資料，進行整理和歸檔。協(xié)助采購經(jīng)理進行供應(yīng)商評估和管理。2.收貨部門收貨主管負責(zé)收貨部門的日常管理工作，制定收貨流程和標準。組織收貨人員培訓(xùn)，確保收貨工作的準確性和高效性。監(jiān)督收貨過程，處理收貨中的異常情況，及時向上級匯報。定期盤點庫存，核對收貨記錄與庫存數(shù)據(jù)，保證賬實相符。收貨員按照收貨流程，對到貨物資進行數(shù)量清點、質(zhì)量檢驗和簽收。填寫收貨單，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。將收貨物資及時搬運至指定存儲區(qū)域，并做好標識。協(xié)助倉庫管理人員進行物資的入庫和存儲管理。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)實際經(jīng)營需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，由采購經(jīng)理進行初步審核，評估采購的必要性和合理性。對于金額較大或重要的采購項目，需提交至酒店管理層進行審批。審批通過后的采購申請表返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證件的查驗。向供應(yīng)商發(fā)放詢價單，要求其提供產(chǎn)品報價、規(guī)格參數(shù)、交貨期、售后服務(wù)等信息。采購專員對供應(yīng)商的報價進行整理和比較，選擇至少三家供應(yīng)商進行進一步談判。采購經(jīng)理或采購專員與選定的供應(yīng)商進行談判，爭取最優(yōu)的采購價格、質(zhì)量標準、交貨期和售后服務(wù)條款。根據(jù)談判結(jié)果，綜合評估供應(yīng)商的綜合實力，選擇最終的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。4.采購合同簽訂采購部門根據(jù)談判確定的采購條款，起草采購合同。采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核后，提交至酒店法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門審查通過后，采購合同由酒店授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。采購合同簽訂后，采購專員負責(zé)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如收貨部門、財務(wù)部門等。5.采購訂單下達采購專員根據(jù)采購合同，在酒店采購管理系統(tǒng)中下達采購訂單，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購專員及時將訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認訂單回執(zhí)。采購專員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通訂單進度，確保物資按時到貨。四、收貨流程1.到貨通知采購專員在物資預(yù)計到貨前，提前通知收貨部門做好收貨準備。通知內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、預(yù)計到貨時間等信息。2.收貨準備收貨主管根據(jù)到貨通知，安排收貨員在指定時間和地點進行收貨。收貨員準備好收貨所需的工具，如磅秤、卡尺、檢驗報告等，并確保收貨區(qū)域的清潔和安全。3.數(shù)量清點物資到貨后，收貨員首先核對送貨單與采購訂單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致。按照送貨單上的數(shù)量，對到貨物資進行逐一清點，確保數(shù)量準確無誤。對于貴重物品或易損物品，收貨員應(yīng)更加仔細地進行清點，并檢查物品外觀是否有損壞。4.質(zhì)量檢驗根據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標準，收貨員對到貨物資進行質(zhì)量檢驗。對于食品飲料類物資，收貨員檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、外觀、包裝等是否符合要求。對于客房用品、辦公用品等物資，收貨員檢查其規(guī)格、型號、材質(zhì)等是否與采購訂單一致。對于設(shè)備設(shè)施類物資，收貨員檢查其外觀、性能、配件等是否完好無損，并要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗報告。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題，收貨員應(yīng)立即停止收貨，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.簽收確認經(jīng)數(shù)量清點和質(zhì)量檢驗合格的物資，收貨員在送貨單上簽字確認，并填寫收貨單。收貨單應(yīng)詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、收貨日期、質(zhì)量狀況等信息。收貨員將收貨單的一聯(lián)留存，作為收貨記錄，另一聯(lián)交采購專員，一聯(lián)交供應(yīng)商作為結(jié)算憑證。6.物資入庫收貨員將驗收合格的物資及時搬運至指定的倉庫存儲區(qū)域。根據(jù)物資的類別和特性，對物資進行合理的分類存放，并做好標識。收貨員協(xié)助倉庫管理人員將物資錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存信息。五、采購收貨監(jiān)督與控制1.內(nèi)部監(jiān)督酒店財務(wù)部門定期對采購收貨業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、收貨記錄的準確性等。酒店內(nèi)部審計部門不定期對采購收貨活動進行專項審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購專員和收貨員的工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.供應(yīng)商評估與管理采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評估，建立供應(yīng)商評估檔案。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期對供應(yīng)商進行回訪，了解其經(jīng)營狀況和合作需求，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。3.庫存管理倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。根據(jù)庫存物資的使用情況和采購周期，合理制定庫存補貨計劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。建立庫存預(yù)警機制，當庫存物資達到最低庫存限額時，及時通知采購部門進行補貨。4.成本控制采購部門應(yīng)定期分析采購成本，對比不同供應(yīng)商的價格和采購條款，尋找降低采購成本的機會。通過批量采購、集中采購、聯(lián)合采購等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。加強與供應(yīng)商的談判技巧，合理控制采購費用，如運輸費、包裝費等。六、采購收貨相關(guān)記錄與檔案管理1.采購記錄采購部門應(yīng)建立完善的采購記錄檔案，包括采購申請表、采購訂單、供應(yīng)商報價單、采購合同、收貨單等相關(guān)文件。采購記錄應(yīng)按照時間順序進行整理和歸檔，保存期限為[具體期限]年，以便于查詢和審計。2.收貨記錄收貨部門應(yīng)建立收貨記錄檔案，詳細記錄每一批物資的收貨情況，包括收貨日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、質(zhì)量狀況等信息。收貨記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[具體期限]年，作為庫存管理和成本核算的依據(jù)。3.供應(yīng)商檔案采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、報價記錄、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新和維護，確保信息的準確性和完整性。七、采購收貨人員行為規(guī)范1.廉潔自律采購收貨人員應(yīng)嚴格遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益。在采購收貨過程中，應(yīng)保持公正、公平、公開的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商。2.誠實守信采購收貨人員應(yīng)誠實守信，如實記錄采購收貨信息，不得虛報、瞞報、漏報。與供應(yīng)商溝通時，應(yīng)遵守承諾，及時履行合同約定的義務(wù)。3.保守機密采購收貨人員應(yīng)