高校學(xué)院公章管理制度

高校學(xué)院公章管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)學(xué)院的正常工作秩序和合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各系、各部門及全體教職員工。（三）定義學(xué)院公章是指學(xué)院在對(duì)外交往、對(duì)內(nèi)行文、簽訂合同等活動(dòng)中使用的具有法律效力的印章，包括學(xué)院行政公章、黨委公章、系部公章等。二、公章的刻制與啟用（一）公章的刻制1.學(xué)院公章的刻制須經(jīng)學(xué)院黨委或行政批準(zhǔn)，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一辦理。2.刻制公章時(shí)，應(yīng)選擇具有公安機(jī)關(guān)頒發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章制作單位，并嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院的要求進(jìn)行刻制。3.新刻制的公章，應(yīng)在印章制作完成后，及時(shí)將印模報(bào)學(xué)院辦公室備案。（二）公章的啟用1.新公章啟用前，須由學(xué)院辦公室發(fā)文通知學(xué)院各系、各部門，并在學(xué)院公告欄進(jìn)行公示。2.公章啟用時(shí)，應(yīng)在《公章使用登記表》上注明啟用日期、啟用范圍等信息。3.原公章停用或作廢時(shí)，應(yīng)及時(shí)將其交回學(xué)院辦公室，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、公章的保管（一）保管責(zé)任1.學(xué)院行政公章由學(xué)院辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，黨委公章由學(xué)院黨委辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，系部公章由各系部指定專人負(fù)責(zé)保管。2.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章管理制度，妥善保管公章，確保公章安全。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公室使用，確因工作需要帶出的，須經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、公章的使用（一）使用原則1.公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.使用公章時(shí)，應(yīng)確保蓋章內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋公章。（二）使用范圍1.學(xué)院行政公章的使用范圍包括：學(xué)院對(duì)外發(fā)布的公文、函件、證明材料等；學(xué)院與校內(nèi)外單位簽訂的合同、協(xié)議等；學(xué)院教職工的各類證書、證明等；其他需要加蓋學(xué)院行政公章的文件、材料等。2.學(xué)院黨委公章的使用范圍包括：學(xué)院黨委發(fā)布的文件、通知、決定等；學(xué)院黨委與校內(nèi)外單位簽訂的黨建合作協(xié)議等；學(xué)院黨員的各類組織關(guān)系證明、入黨材料等；其他需要加蓋學(xué)院黨委公章的文件、材料等。3.系部公章的使用范圍包括：系部對(duì)外發(fā)布的公文、函件、證明材料等；系部與校內(nèi)外單位簽訂的合作協(xié)議等；系部學(xué)生的各類證書、證明等；其他需要加蓋系部公章的文件、材料等。（三）使用程序1.用章申請(qǐng)人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章內(nèi)容、用章范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，用章申請(qǐng)人將《公章使用申請(qǐng)表》交公章保管人員，由公章保管人員按照審批意見進(jìn)行用章，并在《公章使用登記表》上登記蓋章時(shí)間、蓋章內(nèi)容、蓋章人等信息。3.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將公章收回，并妥善保管。（四）特殊情況的處理1.如遇緊急情況或特殊原因，無法事先辦理用章審批手續(xù)的，用章申請(qǐng)人應(yīng)電話或口頭向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及學(xué)院重大事項(xiàng)、重要文件等的用章，須經(jīng)學(xué)院黨政主要領(lǐng)導(dǎo)共同審批后方可用章。五、公章的停用與銷毀（一）停用原因1.公章因磨損、損壞等原因無法正常使用的；2.公章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因不再使用的；3.其他需要停用公章的情況。（二）停用程序1.公章保管人員發(fā)現(xiàn)公章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，并填寫《公章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用時(shí)間等信息。2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公章保管人員應(yīng)將公章交回學(xué)院辦公室，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）銷毀程序1.停用的公章由學(xué)院辦公室統(tǒng)一保管，定期進(jìn)行清理。2.對(duì)于需要銷毀的公章，應(yīng)填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由學(xué)院辦公室會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察部門共同進(jìn)行銷毀，并在《公章銷毀登記表》上登記銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀公章時(shí)，應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保公章無法恢復(fù)使用。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)公章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公章的保管是否安全可靠，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、帶出辦公室等情況；2.公章的使用是否符合規(guī)定的范圍和程序，是否存在未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用、在空白紙張等文件上加蓋公章等情況；3.《公章使用申請(qǐng)表》、《公章使用登記表》、《公章停用申請(qǐng)表》、《公章銷毀申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確；4.其他與公章管理有關(guān)的事項(xiàng)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反公章管理制度的行為，學(xué)院將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、記過、撤職等處分；2.因違反公章管理制度給學(xué)院造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；3.構(gòu)