伙食團采購管理制度

伙食團采購管理制度?總則目的為了規(guī)范公司伙食團采購行為，確保采購食材的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高伙食團服務(wù)水平，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司伙食團食材及相關(guān)用品的采購活動?；驹瓌t1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購優(yōu)質(zhì)、安全、新鮮的食材，保障員工飲食健康。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)交易。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護公司利益。采購計劃管理需求預(yù)測1.伙食團管理人員應(yīng)根據(jù)公司員工人數(shù)、就餐規(guī)律、季節(jié)變化等因素，提前對食材需求進行預(yù)測。2.每周定期統(tǒng)計員工就餐人數(shù)，分析不同菜品的受歡迎程度，結(jié)合市場供應(yīng)情況，預(yù)估下周各類食材的需求量。采購計劃制定1.根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，伙食團采購負(fù)責(zé)人每月末制定次月采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細列出各類食材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)伙食團主管審核，報公司行政部門審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)提前辦理相關(guān)審批手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，對潛在供應(yīng)商進行評估和篩選。3.優(yōu)先選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、口碑良好、能夠提供優(yōu)質(zhì)食材的供應(yīng)商作為合作伙伴。供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為每季度一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格合理性、售后服務(wù)等方面。2.采購人員應(yīng)收集相關(guān)評估數(shù)據(jù)，如食材檢驗報告、交貨記錄、投訴處理情況等，填寫供應(yīng)商評估表。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂1.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括采購品種、規(guī)格、價格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.在合作過程中，如遇市場價格波動、政策調(diào)整等因素需要變更協(xié)議內(nèi)容，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。采購流程管理采購申請1.伙食團廚師根據(jù)每日食材庫存情況和就餐需求，填寫采購申請單，注明食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請單需經(jīng)伙食團主管審核簽字后，提交給采購負(fù)責(zé)人。采購審批1.采購負(fù)責(zé)人收到采購申請單后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較大或重要的采購申請，需報公司行政部門審批。行政部門應(yīng)根據(jù)公司預(yù)算和實際需求進行審批，并簽署意見。采購實施1.采購負(fù)責(zé)人根據(jù)審批后的采購申請單，選擇合適的供應(yīng)商進行采購?？梢酝ㄟ^電話、郵件、訂單系統(tǒng)等方式向供應(yīng)商下達采購訂單。2.在采購訂單中，應(yīng)明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息，確保雙方對采購內(nèi)容達成一致。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保食材按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。驗收入庫1.食材到貨前，伙食團應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收工作。驗收人員應(yīng)熟悉食材驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保驗收工作的準(zhǔn)確性和公正性。2.食材到貨時，驗收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和送貨清單，對食材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對。3.對于驗收合格的食材，驗收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)按照食材的類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，做好標(biāo)識。4.對于驗收不合格的食材，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。采購價格管理價格調(diào)研1.采購人員應(yīng)定期關(guān)注市場價格動態(tài)，收集同類食材在不同市場、不同供應(yīng)商的價格信息。2.可以通過參加農(nóng)產(chǎn)品批發(fā)市場調(diào)研、與其他企業(yè)采購人員交流、查閱價格資訊平臺等方式，了解市場價格變化趨勢。價格談判1.在采購過程中，采購人員應(yīng)根據(jù)市場價格調(diào)研結(jié)果，與供應(yīng)商進行價格談判。談判時，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、利潤空間等因素，爭取合理的采購價格。2.對于長期合作的供應(yīng)商，可以根據(jù)市場行情和雙方合作情況，定期進行價格協(xié)商，簽訂價格調(diào)整協(xié)議。價格審批1.采購人員應(yīng)將采購價格情況及時向伙食團主管匯報，對于超出預(yù)算或價格波動較大的采購項目，需提交價格審批報告。2.價格審批報告應(yīng)包括采購項目名稱、采購數(shù)量、采購價格、價格對比分析、價格調(diào)整建議等內(nèi)容?；锸硤F主管和公司行政部門應(yīng)根據(jù)審批流程對價格進行審核批準(zhǔn)。采購質(zhì)量控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.明確各類食材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、色澤、口感、新鮮度、農(nóng)藥殘留、獸藥殘留、重金屬含量等方面的要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以參考國家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及市場通行標(biāo)準(zhǔn)進行制定。檢驗檢測1.伙食團應(yīng)配備必要的檢驗檢測設(shè)備，如電子秤、溫度計、農(nóng)藥殘留檢測儀等，對采購的食材進行檢驗檢測。2.驗收人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對食材進行感官檢驗和抽樣檢測，確保采購的食材符合質(zhì)量要求。對于需要送第三方檢測機構(gòu)檢測的食材，應(yīng)及時送檢，并根據(jù)檢測結(jié)果進行處理。不合格處理1.如發(fā)現(xiàn)采購的食材存在質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止使用，并及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取相應(yīng)的措施，如換貨、退貨、補貨等。2.對不合格食材進行詳細記錄，分析原因，采取有效的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。同時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人員進行追究。采購合同管理合同簽訂1.采購人員應(yīng)在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后及時與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確約定。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，包括合同雙方的基本信息、采購標(biāo)的、規(guī)格數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同執(zhí)行1.采購人員和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同內(nèi)容，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本提交給公司行政部門和財務(wù)部門進行歸檔保存。2.合同歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類整理，確保合同檔案的完整性和可查閱性。合同檔案應(yīng)保存一定期限，以備查閱和審計。采購人員管理崗位職責(zé)1.明確采購人員的崗位職責(zé)，包括采購計劃制定、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購訂單下達、采購合同簽訂、采購價格談判、采購質(zhì)量控制、采購驗收等方面的工作內(nèi)容。2.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位職責(zé)，認(rèn)真履行采購職責(zé)，確保采購工作的順利進行。培訓(xùn)與考核1.定期組織采購人員參加相關(guān)培訓(xùn)，包括食品安全知識、采購業(yè)務(wù)知識、溝通技巧等方面的培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立采購人員考核機制，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價?？己私Y(jié)果與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤。廉潔自律1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。2.在采購過程中，應(yīng)保持公正、公平、公開的原則，不得與供應(yīng)商串通謀取私利。如發(fā)現(xiàn)采購人員存在違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)嚴(yán)肅處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應(yīng)定期對伙食團采購工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購流程合規(guī)性、采購質(zhì)量控制情況、采購價格合理性等方面。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查可以采用查閱資料、實地查看、問卷調(diào)查、訪談等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。外部監(jiān)督1.接受公司員工