行政公章使用管理制度

行政公章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政公章的管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以及與公司有業(yè)務往來的外部單位或個人涉及行政公章使用的相關事項。（三）定義本制度所稱行政公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的各類印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專用章等。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.公司公章、法定代表人章、合同專用章等的刻制，須由公司行政管理部門根據(jù)公司相關規(guī)定提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理。2.刻制公章必須選擇具有公安機關指定資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，確保公章的規(guī)格、樣式符合國家相關標準和公司要求。3.新刻制的公章應及時在公司行政管理部門進行備案登記，詳細記錄公章的名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。（二）公章的啟用1.新公章啟用前，行政管理部門應將啟用日期、使用范圍等以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。2.公章啟用時，應進行印模留存，一式兩份，一份由行政管理部門存檔，一份交公司財務部門備案。（三）公章的廢止1.公章因磨損、遺失、損壞或其他原因需要廢止時，由使用部門提出申請，經(jīng)公司行政管理部門審核后，報公司法定代表人批準。2.廢止的公章應由行政管理部門統(tǒng)一封存或銷毀，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告，聲明該公章已失效。3.對廢止的公章應進行詳細登記，記錄廢止原因、日期、處理方式等信息，并存檔備查。三、公章的保管（一）保管部門1.公司行政公章由行政管理部門指定專人負責保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管。2.保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章使用流程和相關規(guī)定，嚴格遵守公章保管制度。（二）保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。3.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)，確保公章安全交接。交接手續(xù)應包括交接雙方簽字確認、行政管理部門監(jiān)交等環(huán)節(jié)，并記錄交接時間、內(nèi)容等詳細信息。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用公章，確保公章使用的合法性、真實性和嚴肅性。2.不得在與公司業(yè)務無關的文件、材料上加蓋公章。3.嚴禁為空白合同、協(xié)議、介紹信等加蓋公章。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于以下事項：以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報告等；公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等；公司出具的各類證明、介紹信等；公司參與的各類招投標文件、申請書等；其他需要加蓋公司公章的事項。2.法定代表人章的使用范圍主要用于公司法定代表人在相關文件、合同、票據(jù)等上的簽字確認。3.合同專用章的使用范圍僅限于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務文件。（三）使用流程1.申請公司內(nèi)部各部門因工作需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。涉及公司重大事項、重要合同等需要加蓋公章的，還需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準。外部單位或個人因業(yè)務往來需要使用公司公章時，應由公司相關業(yè)務部門負責對接，并按公司規(guī)定辦理用章審批手續(xù)。2.審核《公章使用申請表》提交后，由行政管理部門對申請事項進行審核，重點審核用章事由是否符合公司規(guī)定、用章文件內(nèi)容是否真實合法、審批流程是否完整等。對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，行政管理部門應及時與申請部門溝通核實，必要時可要求申請部門補充相關材料或做出說明。3.蓋章經(jīng)審核通過的申請，由公章保管人員在《公章使用申請表》上簽字確認，并按照申請要求在相關文件、材料上加蓋公章。蓋章時應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。4.登記公章使用完畢后，公章保管人員應及時在《公章使用登記簿》上進行登記，記錄用章日期、用章文件名稱、用章部門、用章人、蓋章份數(shù)等信息?！豆率褂玫怯洸尽窇咨票９?，以備查閱。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行用章審批手續(xù)時，申請部門應電話向公司行政管理部門負責人和公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員報告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應及時補辦審批手續(xù)。2.因工作需要攜帶公章外出使用時，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準，并填寫《公章外出使用申請表》，注明外出事由、目的地、預計使用時間等信息。公章外出期間，應由專人負責保管，使用完畢后應立即交回公司。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責對公章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，保管人員是否嚴格遵守保管制度。2.公章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，用章文件內(nèi)容是否真實合法。3.《公章使用申請表》和《公章使用登記簿》的填寫是否完整、準確，登記記錄是否及時。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究法律責任。六、附則（一）解釋權(quán)