財務(wù)公司檔案管理制度

財務(wù)公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強財務(wù)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財務(wù)公司總部及各分支機構(gòu)，涵蓋財務(wù)公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)運作過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指財務(wù)公司在各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、聲像資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：財務(wù)公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門歸口管理，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管，并向綜合管理部門移交。2.完整性原則：確保檔案的全面收集，涵蓋公司經(jīng)營管理各個方面，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。6.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項，指導(dǎo)檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）綜合管理部門作為檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀和利用等工作；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫；負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)等工作。（三）各部門各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定時間向綜合管理部門移交檔案。同時，各部門應(yīng)積極配合綜合管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（四）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入和維護工作，確保檔案電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。5.做好檔案的檢索工具編制工作，為檔案利用提供便利。6.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。8.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時提供檔案資料，并做好利用登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；各類會議文件、記錄、紀(jì)要等；人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等；行政公文、信函、通知等。2.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報告；財務(wù)報表、財務(wù)分析報告；會計憑證、賬簿、報表等；資金管理文件、票據(jù)管理文件等；審計報告、稅務(wù)資料等。3.風(fēng)險管理類：風(fēng)險管理制度、辦法；風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)測數(shù)據(jù)；內(nèi)部控制制度、流程及評價報告；合規(guī)檢查報告、法律意見書等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議；業(yè)務(wù)臺賬、統(tǒng)計報表；客戶資料、業(yè)務(wù)檔案等；金融產(chǎn)品設(shè)計方案、業(yè)務(wù)創(chuàng)新資料等。5.信息化管理類：信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、方案；系統(tǒng)操作手冊、維護記錄；數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄；網(wǎng)絡(luò)安全管理文件等。6.其他類：公司榮譽證書、資質(zhì)證書；對外宣傳資料、新聞稿件；與外部機構(gòu)的合作協(xié)議、往來文件等；其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料，并進行初步整理。2.檔案收集應(yīng)保持全面、完整，不得遺漏重要文件和資料。對于同一事項的相關(guān)文件，應(yīng)進行集中收集，確保檔案的關(guān)聯(lián)性。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容可讀，并按照規(guī)定進行存儲和備份。4.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[x]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至綜合管理部門。如遇特殊情況不能按時移交的，應(yīng)提前向綜合管理部門說明原因。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，可分為行政管理類、財務(wù)管理類、風(fēng)險管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、信息化管理類、其他類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查找。編號規(guī)則如下：一級類目用大寫字母表示，如"xZ"表示行政管理類，"CW"表示財務(wù)管理類等。二級類目用兩位數(shù)字表示，如"01"表示公司設(shè)立文件，"02"表示公司章程等。年度用四位數(shù)字表示，如"2023"。順序號用三位數(shù)字表示，從"001"開始依次編排。示例："xZ012023001"表示行政管理類中公司設(shè)立文件，2023年度的第1份檔案。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等信息。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，并與紙質(zhì)目錄相對應(yīng)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.綜合管理部門檔案管理人員對各部門移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或整改。2.審核通過的檔案按照分類和編號規(guī)則進行進一步整理，確定保管期限和密級，錄入檔案管理系統(tǒng)，并將檔案裝入檔案盒或檔案柜，上架存放。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、編號、題名、移交部門等信息，便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[x]年、[x]年、[x]年。2.永久保管的檔案主要包括：公司章程、股東名冊、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等涉及公司重大權(quán)益和歷史沿革的文件；年度財務(wù)決算報告、審計報告等重要財務(wù)文件；公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等證照文件；其他具有重要歷史價值和長期保存意義的文件。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和業(yè)務(wù)活動特點確定保管期限，具體如下：行政管理類：一般性文件保管[x]年，重要文件保管[x]年。財務(wù)管理類：會計憑證保管[x]年，會計賬簿保管[x]年，財務(wù)報表保管[x]年等。風(fēng)險管理類：風(fēng)險評估報告、內(nèi)部控制評價報告等保管[x]年。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)合同根據(jù)其性質(zhì)和期限確定保管期限，一般業(yè)務(wù)合同保管[x]年，重要業(yè)務(wù)合同保管[x]年等。信息化管理類：信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、方案等保管[x]年，系統(tǒng)操作手冊、維護記錄等保管[x]年。其他類：公司榮譽證書、資質(zhì)證書等長期保管；對外宣傳資料、新聞稿件等保管[x]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和調(diào)閱。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對檔案進行檢查和盤點，每年至少進行一次全面盤點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失、霉變等情況應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，要定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，相對濕度控制在[x]%[x]%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定。2.已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。對于仍有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，可適當(dāng)延長保管期限。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，填寫檔案銷毀審批表，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、銷毀原因等信息，并簽字確認(rèn)。2.將檔案銷毀審批表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。清冊應(yīng)包含檔案銷毀審批表的相關(guān)內(nèi)容以及銷毀時間、地點、方式等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)決策、內(nèi)部審計、合規(guī)檢查等提供支持和服務(wù)。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，同時做好檔案利用過程中的安全管理工作，防止檔案損壞、丟失。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理利用手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外部單位查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.因司法機關(guān)、行政機關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱、調(diào)取檔案的，公司應(yīng)積極配合，按照相關(guān)法律法規(guī)和程序辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱登記表，注明查閱或借閱檔案的編號、題名、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)檔案利用申請表或借閱登記表，對檔案進行查詢、調(diào)閱，并做好利用登記工作。利用登記應(yīng)記錄利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案編號、題名等信息。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案閱覽室進行，如需借出，借閱期限一般不超過[x]個工作日。確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱申請函，注明查閱或借閱檔案的范圍、利用目的等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并做好利用登記和跟蹤管理工作。5.因司法機關(guān)、行政機關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱、調(diào)取檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和工作證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、調(diào)取手續(xù)。（四）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱、復(fù)制、傳播。2.檔案利用人不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、內(nèi)容摘要等，并支持批量錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位到所需檔案信息。3.借閱管理功能：對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進行全程管理，記錄借閱信息，便于跟蹤和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并能夠在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。6.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于新形成的電子檔案，應(yīng)及時進行分類、編號，并上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保其可讀性和可管理性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)優(yōu)化等，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事故發(fā)生。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全等級保護測評，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全措施，保障系統(tǒng)安全運行。3.加強用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限。用戶應(yīng)使用個人賬號和密碼登錄系統(tǒng)，不得將賬號和密碼轉(zhuǎn)借他人。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。同時，做好數(shù)據(jù)備份和應(yīng)急處理預(yù)案，確保在系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)正常運行。八、監(jiān)督與檢查