物流單據(jù)、表單管理2015-7-20

1、九、物流文件、單據(jù)、報(bào)表管理規(guī)范1.目的為規(guī)范本部門的表格管理，防止濫用和誤用表格，確保物資依法進(jìn)出，賬目一致、真實(shí)、登記正確、清晰、字跡工整、妥善保管、文件傳遞及時(shí)、簽發(fā)文件分類準(zhǔn)確，特制定本管理辦法。2.適用范圍適用于物流部所有作業(yè)崗位涉及的各類報(bào)表統(tǒng)計(jì)、物流設(shè)備設(shè)施管理的作業(yè)記錄等相關(guān)表格。3.責(zé)任3.1崗位操作人員：負(fù)責(zé)保管本崗位的使用文件和表格，并做好記錄；3.2組長(zhǎng)：負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)各崗位作業(yè)文件和表格的編制和變更；3.3職能科長(zhǎng)：負(fù)責(zé)編制管轄范圍內(nèi)所有崗位的文件(包括程序文件和操作文件)和表格；負(fù)責(zé)審核本科部門的操作文件和表格，并監(jiān)督操作文件和表格的執(zhí)行；3.4文員：負(fù)責(zé)物流部所有

2、文件和表格的標(biāo)準(zhǔn)化管理、文件編號(hào)管理、文件保存、發(fā)放、回收、銷毀和登記。3.5物流部長(zhǎng)：負(fù)責(zé)審批與各物流部門相關(guān)的文件和作業(yè)單。程序文件3.6包裝部門交接人員：負(fù)責(zé)整理產(chǎn)品進(jìn)入包裝的入庫(kù)單；產(chǎn)品包裝報(bào)表統(tǒng)計(jì)和文件整理；3.7包裝主管負(fù)責(zé)包裝產(chǎn)品的入庫(kù)填寫；3.8倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)整理移交文件；3.9打印機(jī)負(fù)責(zé)尾箱文件的管理。3.10倉(cāng)庫(kù)管理組長(zhǎng)負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出的周報(bào)和月報(bào)統(tǒng)計(jì)，以及所涉及文件的整理；負(fù)責(zé)運(yùn)輸報(bào)告的統(tǒng)計(jì)及文件的整理和保管。3.11物流部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)物流財(cái)產(chǎn)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)及文件的整理和保管。4.物流部文件和表格的管理內(nèi)容4.1文件分類4.1.1行政文件：a)物流和倉(cāng)庫(kù)管理程序文件；b)部門作業(yè)指

3、導(dǎo)書；c)其他行政文件(如各種管理制度、崗位職責(zé)及相關(guān)證明文件)；d)記錄表格。4.1.2技術(shù)文件：a)批量生產(chǎn)工藝卡(工藝)文件；b)國(guó)家和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；c)部門制定的服務(wù)規(guī)范、質(zhì)量控制規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范和管理規(guī)定。4.1.3外部文件：a)公司外部的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)；b)客戶或供應(yīng)商提供的合同、協(xié)議、商務(wù)通信文件、安全或質(zhì)量保證文件等。4.2受控文件和非受控文件4.2.1文件可分為“受控”和“非受控”兩類：a)“受控”文件是指由公司和部門控制并可更改的文件。作為變更通知版本，當(dāng)文檔發(fā)生變更時(shí)，可以追溯到所有用戶，并且文檔發(fā)生變更以確保其當(dāng)前的有效性；b)“非受控”文件是指不需要更改和控制的

4、外部文件和公司文件(包括用于投標(biāo)、客戶異地使用和其他特殊分發(fā)的文件、生產(chǎn)計(jì)劃和其他具有時(shí)效性并自動(dòng)失效的文件)。為了在不通知的情況下更改版本，公司僅保證其在發(fā)布時(shí)有效，并不跟進(jìn)和維護(hù)。4.2.2受控文件應(yīng)加蓋“受控”印章，分發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行分發(fā)登記，并注明分發(fā)編號(hào)(如質(zhì)量部編號(hào)為1號(hào))。非受控文件應(yīng)經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)后發(fā)放，僅用于發(fā)放登記，不得注明發(fā)放編號(hào)。當(dāng)公司受控文件作為非受控文件發(fā)布時(shí)(如投標(biāo)和客戶非現(xiàn)場(chǎng)使用)，應(yīng)加蓋“非受控”印章。4.3文件形式文件可以采用任何形式或類型的媒體，如紙張、硬拷貝、電子媒體等。docu的詳細(xì)分類各部門在起草工作標(biāo)準(zhǔn)文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)要求編制部門使用表。使用前起草的文件和

5、表格應(yīng)由部門主管審核，部長(zhǎng)批準(zhǔn)，并根據(jù)程序文件的規(guī)定進(jìn)行編碼和管理，并提交給物流員，物流員負(fù)責(zé)從質(zhì)量部獲得文件編號(hào)并統(tǒng)一實(shí)施。表格獨(dú)一無(wú)二，物流員應(yīng)登錄“物流表格匯總表”和檔案管理臺(tái)賬進(jìn)行歸檔。見附表2附表二文件和表格的編制和審批職責(zé)分工文件和表格的類型編制人員審計(jì)同意編譯內(nèi)容管理文件類制定公司和部門層面的管理文件技術(shù)文件類制定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件類制定工作指令作業(yè)表單類起草操作需要控制的記錄表統(tǒng)計(jì)表格類公司和部門需要掌握生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制等信息質(zhì)量表單類;制定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求控制表物流設(shè)備形式;物流設(shè)備管理表及臺(tái)賬備注：1 .職位用符號(hào)表示：“組長(zhǎng)”、科長(zhǎng)”、部長(zhǎng)“、客戶”和相關(guān)部門”

6、2.所有文件和表格必須按要求編制，納入相關(guān)內(nèi)容，并按編制審批權(quán)限進(jìn)行審批交物流員登記，物流員在投入使用前交質(zhì)量部編號(hào)。4.5.2各種表格應(yīng)按要求進(jìn)行管理：根據(jù)物流部的要求形成管理清單，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行登記。(1)填寫內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。(二)事實(shí)記錄應(yīng)當(dāng)經(jīng)指定的負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可；(3)需要傳遞或上報(bào)的各種表格應(yīng)及時(shí)處理。(4)表格的保存期限和保管管理見附表3。附表3物流部表格管理清單不表單名稱操作要點(diǎn)表單填寫人使用單位文件分類方法精加工周期保存期文件媒體在哪里保存表單責(zé)任人評(píng)論第一單元第二單元第三單元第4單元1操作移交清單二維碼系統(tǒng)操作螺紋、表面處理、熱處理、外包收

7、貨人螺紋、表面處理、熱處理、外包接收和包裝部門日期排序每天分類和整理3個(gè)月的手冊(cè)電子長(zhǎng)期紙張/電子包裝科移交官員2提貨單請(qǐng)用戶根據(jù)表格簽名并確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)保管員，物流司機(jī)倉(cāng)庫(kù)管理部、三方物流、財(cái)務(wù)、客戶日期排序每天分類和整理3年紙倉(cāng)庫(kù)管理部門金融三方物流顧客倉(cāng)庫(kù)保管員和會(huì)計(jì)3數(shù)量產(chǎn)品加工程序卡質(zhì)量部負(fù)責(zé)材料的擺放，按流程進(jìn)行確認(rèn)和蓋章，并在發(fā)貨人員收貨時(shí)確認(rèn)加工工藝卡沒(méi)有丟失檢查員確認(rèn)產(chǎn)品合格并密封包裝車間、成品倉(cāng)庫(kù)日期排序每天分類和整理15年電子學(xué)質(zhì)量部門檢查員4手術(shù)卡更換申請(qǐng)表產(chǎn)品加工工藝卡的遺失由交接員申請(qǐng)，由質(zhì)量部重新發(fā)放包裝移交官員包裝科日期排序隨時(shí)3個(gè)月紙質(zhì)量部門成品檢驗(yàn)員5返工移交表庫(kù)

8、管員應(yīng)根據(jù)返工作業(yè)指導(dǎo)書的要求填寫返工交接單倉(cāng)庫(kù)管理員包裝車間，需要返工的責(zé)任部門日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙包裝車間責(zé)任部門倉(cāng)庫(kù)管理部門維修部門的交接或工匠6每周交付產(chǎn)品缺失零件需求計(jì)劃倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)每周的發(fā)貨計(jì)劃統(tǒng)計(jì)本周丟失的零件，并將信息傳遞給物流計(jì)劃員和包裝計(jì)劃員倉(cāng)庫(kù)管理員包裝規(guī)劃師、物流規(guī)劃師日期排序每周組織3個(gè)月電子學(xué)包裝科物流規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)管理員7包裝產(chǎn)品選擇的生產(chǎn)能力參考表包裝部門準(zhǔn)備好包裝計(jì)劃包裝科移交干事包裝計(jì)劃隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命電子學(xué)包裝科包裝計(jì)劃員10包裝車間零件生產(chǎn)設(shè)備的分配明細(xì)包裝部門準(zhǔn)備好包裝計(jì)劃包裝部門主管包裝計(jì)劃隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命電子學(xué)包裝科包裝計(jì)劃員11人員和機(jī)器的

9、關(guān)鍵部件清單包裝部門準(zhǔn)備好包裝計(jì)劃包裝科/倉(cāng)庫(kù)管理科科長(zhǎng)包裝計(jì)劃隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命電子學(xué)包裝科倉(cāng)庫(kù)管理部門包裝計(jì)劃員12包裝計(jì)劃包裝計(jì)劃員根據(jù)每周交貨計(jì)劃制定包裝計(jì)劃包裝計(jì)劃員包裝車間日期排序每天分類和整理1周紙包裝車間包裝計(jì)劃員13產(chǎn)品選擇計(jì)劃包裝計(jì)劃員根據(jù)每周交貨計(jì)劃制定選擇計(jì)劃包裝計(jì)劃員機(jī)器選擇部分日期排序每天分類和整理1周紙機(jī)器選擇類和人工選擇類14產(chǎn)品包裝計(jì)劃和跟蹤表包裝計(jì)劃員跟蹤包裝計(jì)劃的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)者包裝車間日期排序每天分類和整理1周紙包裝科包裝計(jì)劃員15產(chǎn)品選擇計(jì)劃和跟蹤表包裝計(jì)劃員跟蹤選擇計(jì)劃的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)者包裝科日期排序每天分類和整理1周紙包裝科包裝計(jì)劃員16材料箱使用對(duì)照表在生產(chǎn)過(guò)

10、程中，操作人員根據(jù)材料箱管理規(guī)定，提前準(zhǔn)備好生產(chǎn)儀器操作員包裝科隨時(shí)紙后勤部操作員17分度盤選擇對(duì)應(yīng)表更換產(chǎn)品時(shí)，操作人員根據(jù)刻度板選擇對(duì)應(yīng)表選擇相應(yīng)的刻度板進(jìn)行安裝和生產(chǎn)操作員機(jī)器選擇的班次隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命紙包裝科領(lǐng)導(dǎo)者18檢查機(jī)器選擇的剩余產(chǎn)品確認(rèn)表生產(chǎn)或更換產(chǎn)品前，操作人員應(yīng)根據(jù)機(jī)器選擇的剩余產(chǎn)品計(jì)數(shù)確認(rèn)表進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清理操作員機(jī)器選擇的班次隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命紙機(jī)器選擇車間領(lǐng)導(dǎo)者19設(shè)備檢查參考書生產(chǎn)前，操作人員應(yīng)根據(jù)設(shè)備點(diǎn)檢參考書的要求進(jìn)行點(diǎn)檢操作員機(jī)器選擇的班次隨時(shí)長(zhǎng)期無(wú)限壽命紙?jiān)O(shè)備科機(jī)器選擇的班次操作員20設(shè)備每日檢查表生產(chǎn)前，先確認(rèn)設(shè)備，操作員每天檢查設(shè)備并記錄操作員機(jī)器選擇的班次日期

11、排序每天分類和整理1年紙?jiān)O(shè)備科機(jī)器選擇的班次操作員21圖像加網(wǎng)機(jī)校準(zhǔn)靈敏度記錄啟動(dòng)后操作員生產(chǎn)的第一件產(chǎn)品的確認(rèn)操作員機(jī)器選擇的班次日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙包裝科機(jī)器選擇的班次操作員22產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄表操作人員檢查產(chǎn)品后應(yīng)及時(shí)做好記錄操作員包裝科日期排序每天分類和整理1年紙質(zhì)量部門檢查員23包裝標(biāo)簽使用登記表誰(shuí)打印，誰(shuí)注冊(cè)操作員包裝科日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙包裝科標(biāo)簽印字機(jī)24成品入庫(kù)單產(chǎn)品包裝完成后，主管將填寫收據(jù)文件包裝站負(fù)責(zé)人成品倉(cāng)庫(kù)日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙倉(cāng)庫(kù)管理部門倉(cāng)庫(kù)管理員25退貨和換貨申請(qǐng)表責(zé)任單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，按退換貨管理規(guī)則的要求填寫客戶投訴、物流計(jì)劃員、銷

12、售人員成品倉(cāng)庫(kù)日期排序隨時(shí)1年紙倉(cāng)庫(kù)管理部門倉(cāng)庫(kù)主管26檢驗(yàn)表格庫(kù)管員根據(jù)發(fā)貨和退貨的實(shí)際情況填寫并提交質(zhì)量檢驗(yàn)單。倉(cāng)庫(kù)管理員成品倉(cāng)庫(kù)日期排序隨時(shí)3個(gè)月紙質(zhì)量部門檢查員27報(bào)廢訂單成品廢品應(yīng)由成品檢驗(yàn)員填寫倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)交貨計(jì)劃在二維碼系統(tǒng)中操作倉(cāng)庫(kù)管理員成品倉(cāng)庫(kù)日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙倉(cāng)庫(kù)管理部門倉(cāng)庫(kù)管理員31材料箱移交清單庫(kù)管員應(yīng)根據(jù)客戶或我公司對(duì)集裝箱回收的需要，在第三方物流集裝箱交接表上雙重簽字倉(cāng)庫(kù)管理員物流公司日期排序每天分類和整理3個(gè)月紙倉(cāng)庫(kù)管理部門物流公司倉(cāng)庫(kù)管理員32物流部快速申請(qǐng)表負(fù)責(zé)人根據(jù)發(fā)貨緊急情況填寫物流部特快專遞申請(qǐng)表，并報(bào)責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人成品倉(cāng)庫(kù)日期排序每周組織3個(gè)月紙倉(cāng)庫(kù)管理部門責(zé)任部門倉(cāng)庫(kù)管理員33領(lǐng)料單用戶按要求填寫申請(qǐng)單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，從指定的圖書館領(lǐng)取用戶各種貨物的倉(cāng)庫(kù)日期排序每周組織3個(gè)月紙各種貨物的倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理員34物流需求計(jì)劃物流計(jì)劃員是根據(jù)客戶需求準(zhǔn)備的物流計(jì)劃員衛(wèi)生管理部、物流部日期排序每月組織一次3個(gè)月電子學(xué)物流部規(guī)劃科物流計(jì)劃員35產(chǎn)品交付進(jìn)度跟蹤統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬物流計(jì)劃員跟蹤實(shí)際的交貨情況物流計(jì)劃員物流部規(guī)劃科日期排序每周組織3個(gè)月電子學(xué)物流部規(guī)