辦公用品管理制度

1、辦公用品管理系統(tǒng)第一章主題內(nèi)容和適用范圍為了加強(qiáng)我公司辦公用品的管理，控制費(fèi)用，規(guī)范我公司辦公用品的采購(gòu)和使用，根據(jù)我公司的實(shí)際情況，本著勤儉節(jié)約、有利于工作的原則，特制定本規(guī)定。第二章辦公用品的采購(gòu)辦公用品采購(gòu)規(guī)則最主要原則為了統(tǒng)一限額，控制物資規(guī)格，節(jié)約資金，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)所有辦公用品。第二條辦公用品的購(gòu)買(mǎi)根據(jù)辦公用品的庫(kù)存和消耗水平，通知行政經(jīng)理并確定采購(gòu)數(shù)量。如果辦公印刷品的格式需要調(diào)整，或者將來(lái)對(duì)某些辦公用品的需求會(huì)發(fā)生變化，也會(huì)向行政經(jīng)理提出。第3條采購(gòu)條例對(duì)于相關(guān)部門(mén)提出的小庫(kù)存辦公用品或特殊需求，根據(jù)成本最低的原則，選擇去商場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)或直接訂購(gòu)。辦公用品的采購(gòu)應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)、合理、適

2、用的原則。購(gòu)買(mǎi)復(fù)印紙、大中型設(shè)備和用具、批量辦公用品等。必須有兩三個(gè)人參與談判并四處采購(gòu)，以確保低價(jià)格和高質(zhì)量。嚴(yán)禁經(jīng)理在業(yè)務(wù)往來(lái)中接受回扣、紅包和高價(jià)值禮品；沒(méi)有賄賂，沒(méi)有錢(qián)。訂單：如果各部門(mén)申請(qǐng)的辦公用品包括需要訂購(gòu)的辦公用品，申請(qǐng)部門(mén)還必須填寫(xiě)另一張訂單，經(jīng)行政部確認(rèn)后，直接從相關(guān)商店訂購(gòu)。行政部門(mén)必須根據(jù)采購(gòu)訂單填寫(xiě)“訂單進(jìn)度控制卡”，該卡應(yīng)注明訂單日期、訂單數(shù)量、單價(jià)和向哪個(gè)商店訂購(gòu)。第四條檢查采購(gòu)的辦公用品交付后，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)清單進(jìn)行驗(yàn)收，并檢查品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，確保無(wú)問(wèn)題。第五條各部門(mén)申請(qǐng)辦公用品辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一采購(gòu)并分配到各部門(mén)。如遇特殊情況，各部門(mén)可在提交辦

3、公用品采購(gòu)申請(qǐng)表的前提下進(jìn)行采購(gòu)。在這種情況下，行政部門(mén)有權(quán)進(jìn)行審計(jì)，并將審計(jì)結(jié)果與申請(qǐng)表一起保存，作為今后審計(jì)和檢查使用報(bào)告的依據(jù)。第三章辦公用品的分類(lèi)、接收和報(bào)廢第六條辦公用品分為耗材、管理耗材和管理產(chǎn)品。1.耗材：鉛筆、小刀、膠水、膠帶、別針、圖釘、復(fù)寫(xiě)紙、標(biāo)簽、便條、橡皮、夾子等。2.管理耗材：簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、膠棒等。3.經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品：剪刀、訂書(shū)機(jī)、尺子、筆筒、電腦、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺(tái)等。第七條管理和分配：1、辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司批準(zhǔn)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)交給用戶(hù)。2.采購(gòu)人應(yīng)將采購(gòu)的物品提交給保管人辦理登記和入庫(kù)手續(xù)，保管人

4、根據(jù)采購(gòu)價(jià)格核實(shí)物品的單價(jià)，并計(jì)入收貨部門(mén)(人)的費(fèi)用，每月末填寫(xiě)辦公用品使用情況匯總表。3、各部門(mén)辦公用品費(fèi)用核查及相關(guān)規(guī)定：(1)、辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用單領(lǐng)用和發(fā)放單，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。(2)、公司各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司批準(zhǔn)的辦公用品費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)控制采購(gòu)和領(lǐng)用。托管人不得發(fā)放超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品。如因工作需要超標(biāo)，應(yīng)經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)核定的費(fèi)用應(yīng)增減，費(fèi)用由人事行政部門(mén)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。(4)、各部門(mén)因特殊情況需要增加費(fèi)用時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式報(bào)批，經(jīng)各部門(mén)和用戶(hù)辦公用品的使用標(biāo)準(zhǔn)：每人每月最多領(lǐng)取一支筆，保管不好的負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)。辦公用品每周三統(tǒng)一收集，其他時(shí)間

5、不收集。、各部門(mén)應(yīng)控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)。諸如筆記本、簽字筆、圓珠筆、膠水、修正液和計(jì)算器等辦公用品應(yīng)該用舊的替換。任何調(diào)動(dòng)或離職人員在辦理離職或移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)歸還其收到的所有辦公用品(一次性耗材除外)。如有缺陷，應(yīng)按價(jià)賠償，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。第八條廢料處理對(duì)于決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，并將報(bào)廢處理的名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量等相關(guān)事項(xiàng)記入報(bào)廢處理書(shū)。第四章辦公用品的保管第九條填寫(xiě)清單所有進(jìn)來(lái)的辦公用品必須一件一件地填寫(xiě)。第十條監(jiān)管辦公用品的庫(kù)存必須清楚掌握，經(jīng)常整理和清洗，必要時(shí)應(yīng)采取防蟲(chóng)等保存措施。第11條庫(kù)存辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)定期清點(diǎn)。管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)清點(diǎn)。庫(kù)存要求應(yīng)該一致。如果有不

6、一致的地方，必須找出原因，然后調(diào)整列表，使其一致。第十二條印刷品和紙張的管理印刷品和各種紙張的管理以庫(kù)存清單為準(zhǔn)，并隨時(shí)記錄領(lǐng)用數(shù)量，加減計(jì)算余量。如果消耗品用完了，立即寫(xiě)一份報(bào)告并提交給行政主管。第十三條持股能力調(diào)查有必要對(duì)公司各部門(mén)擁有的辦公用低值易耗品進(jìn)行調(diào)查，主要是指各種紙張和印刷品。調(diào)查方法是統(tǒng)計(jì)每月使用量、使用量和剩余量(未使用量)，并向上報(bào)告。行政部應(yīng)檢查報(bào)告，檢查各部門(mén)上報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與倉(cāng)庫(kù)各部門(mén)領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄一致。最后，按部門(mén)編輯并保存報(bào)告。第五章辦公用品使用監(jiān)督調(diào)查第十四條調(diào)查內(nèi)容調(diào)查公司所有部門(mén)，包括：1.檢查用品收據(jù)和用品清單。2.檢查申請(qǐng)表和物資的實(shí)際使用情況。3

7、.檢查物資接收清單和實(shí)際物資清單。第十五條行政經(jīng)理的職責(zé)1.檢查收支憑證和物資的實(shí)物清單。2.檢查付款憑證和交付文件。第十六條復(fù)印紙管理規(guī)定1.目的：為保證員工正常辦公，合理利用辦公資源，防止浪費(fèi)，節(jié)約費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。2.經(jīng)營(yíng)范圍：公司所有在職員工。3.權(quán)利和責(zé)任：各部門(mén)經(jīng)理安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記和監(jiān)督。4.內(nèi)容：4.1各部門(mén)每月1日從行政部收到一包復(fù)印紙。4.2復(fù)印時(shí)，應(yīng)先向各部門(mén)登記復(fù)印內(nèi)容，按規(guī)格登記份數(shù)，并靈活處理緊急情況，但應(yīng)進(jìn)行登記，領(lǐng)取復(fù)印份數(shù)。4.3所有需要復(fù)制數(shù)據(jù)的人員必須精通復(fù)制技術(shù)。如果他們不了解復(fù)印技術(shù)，他們必須清楚地咨詢(xún)前臺(tái)服務(wù)員。4.4復(fù)印時(shí)，原件和紙張必須放在適當(dāng)?shù)奈恢?，以確保復(fù)印質(zhì)量和打印部分清晰。4.5如果復(fù)印材料數(shù)量較大，應(yīng)先選擇一份，并確認(rèn)質(zhì)量合格，然后輸入剩余部分，以免浪費(fèi)紙張。4.