工作計劃及時間管理ppt課件

1、.,1,工作計劃及管理培訓,SETC中心 霍智勇,.,2,介紹,學習項目計劃的制作 學習項目計劃的管理 重點詞： 項目計劃 周狀態(tài)報告 工作周報 （日報） （周工作例會）,.,3,議程,培訓分兩個部分 項目計劃的制定和管理 工作計劃的制定 工作計劃跟蹤和監(jiān)控 工作計劃的更改 周報的填寫及管理,.,4,這次培訓的目的,這次培訓的目的： 熟悉項目計劃及匯報的管理制度，結(jié)合實際工作進行討論。 學習使用一些制作計劃的工具和方法。 各項目開始制定工作計劃，并且在實際工作中開始實施。,.,5,第一講：工作計劃,第一講： 項目計劃,.,6,問題:,什么叫項目管理? 項目管理有什么特點?,.,7,一個高效組織

2、的特點,一個高效組織的特點是什么： 有計劃的生產(chǎn) 有計劃的改進,.,8,工作計劃的意義,兩種工作形式： 消級式工作 消防式救火管理。 積極式工作 計劃式主動管理。,.,9,消防式工作特點,消防式工作特點： 救火！ 工作或忙或閑經(jīng)常位于兩個極端。 工作重復性強，工作繼承性差。 人員固定性差，整體調(diào)控性差。 項目成功率低，整體士氣低。 項目越大，涉及的人員越多，成本越大，風險越高。,.,10,計劃式工作特點,計劃式工作特點： 主動出擊！ 工作被預計，強度可控并處于平穩(wěn)狀態(tài)。 通過對計劃執(zhí)行的分析和調(diào)控，綜合效率不斷提高，整體調(diào)控性不斷增強。 人員穩(wěn)定性強，工作繼承性強。 相關資源的保證性強，項目成

3、功率高，士氣高。 項目越大，涉及的人員越多，同樣可以控制成本和控制風險。,.,11,問題:,如果你是一個總經(jīng)理，你要經(jīng)營一個企業(yè)，你需要制定哪些計劃？,.,12,工作計劃的分類,工作計劃的分類： 對于固定的組織（部門） 戰(zhàn)略計劃（指導性） 階段計劃（指導性） 實施計劃（執(zhí)行） 其它計劃（營銷、安全、質(zhì)量、環(huán)保、勞保等） （執(zhí)行） 對于臨時的組織（項目組） 項目計劃（執(zhí)行）,.,13,項目計劃,項目計劃： 制定者：項目經(jīng)理 計劃的時間范圍：項目正式啟動到項目結(jié)束。 計劃的內(nèi)容：項目活動工作安排。,.,14,計劃的要素,計劃的要素： 工作任務 工作細分 工作量 進度 人員 資源 問題：資源都有哪些

4、內(nèi)容？,.,15,項目計劃范例（一）,.,16,項目計劃范例（一）,.,17,項目計劃范例（二）,.,18,項目計劃范例（二）,.,19,制定項目計劃,提問： 制定項目計劃前應該做什么？,.,20,項目計劃的準備,需要明確： 項目目標！ 項目資源! 相關約束!,.,21,項目目標,技術目標 非技術目標(商業(yè)成本時間),.,22,項目的資源,資源的五要素: 人員 設備 材料 法律法規(guī) 環(huán)境. 人： 給哪些人制定工作計劃 這些人的能力和特點 關于人的其它的限制,.,23,項目計劃的準備,工作任務： 全面，不能漏掉 準確，不能說不清楚,.,24,項目計劃的準備,時間進度： 人+工作量+其它限制進度表

5、 要求： 對工作量有科學的估計 對風險應進行控制（非技術和技術） 明確其它限制（如成本、時間、其它資源）,.,25,制定計劃的步驟,制定計劃的準備： 對工作產(chǎn)品的確定 對工作產(chǎn)品（及更改）的規(guī)模的估計 對工作量和成本的估計 對進度和里程碑的確定 對風險的識別和控制 對其它管理方法的確定（如配置管理或質(zhì)量保證） 對其它相關約束的確定（外部人員、設備等）等,.,26,工作計劃的執(zhí)行和監(jiān)控,沒有監(jiān)督的計劃是無效的計劃！ 工作狀態(tài)的監(jiān)控方法： 日工作記錄（員工每天工作，記流水） 每周狀態(tài)報告（員工每周工作狀況） 員工向組織的負責人提交（部門經(jīng)理或項目經(jīng)理） 項目周報（項目組每周工作狀況） 組織的負責人

6、向上一級主管提交 工作例會,.,27,日工作記錄(可選),日報是工作狀態(tài)的原始數(shù)據(jù)。 日報提供的時間記錄是用于測量的基礎。 測量： 對工作任務的時間的計量。 對工作任務狀態(tài)的計量。 對工作任務的成本的計量。,.,28,日報模板,.,29,周狀態(tài)報告,周狀態(tài)報告是每名員工對每周工作的匯總。 是每名員工的工作情況的反饋（針對工作計劃）。 是修訂工作計劃的數(shù)據(jù)來源。 是工作考核的主要數(shù)據(jù)來源。,.,30,項目周報,項目周報是組織用來監(jiān)控計劃進行程度的匯報機制： 項目周報的編寫者：項目經(jīng)理 項目周報的內(nèi)容： 本周工作計劃執(zhí)行情況（已經(jīng)完成的工作及對這些工作的度量） 本周工作中產(chǎn)生的問題、風險和變更情況

7、 下周的工作計劃,.,31,項目周報,.,32,項目計劃的修訂（更改）,從不更改的工作計劃是不可用的！ 當人員、資源、風險、成本、商業(yè)需求、其它約定等條件發(fā)生變化時，需要對工作計劃進行修訂。 項目誰負責誰修訂.,.,33,項目計劃的修訂（更改）,對項目計劃的修訂的影響進行估計和評審（規(guī)模、成本、風險等） 重新取得受影響組織的承諾。 如果更改涉及到更改用戶的需求，則必須經(jīng)過用戶和公司高層經(jīng)理的許可。,.,34,填寫更改申請單,.,35,提問：,項目計劃中可能會進行哪些評審？,.,36,回顧第一講內(nèi)容：,常見的兩種工作形式（計劃式和消防式） 工作計劃的種類 制定工作計劃前應明確的信息（人、任務、進度等） 工作計劃的監(jiān)控方法（日報、周狀態(tài)報告、工作周報） 工作計劃的更改,.,37,第二講：周報的填寫及管理,第二講： 周報的填寫及管理,.,38,工作狀況匯報的形式：,一般共四種 工作日志 周報(員工/項目) 周工作例會 突發(fā)事件緊急報告,.,39,周報：,員工周報 項目周報 問題和風險 變更及未完成的工作 完成的工作 下周計劃 意見和建議 度量(可不填) 預算修訂 進度修訂 獲得價值,.,40,周報的匯報方法：,部門經(jīng)理的周報每周五下班前發(fā)送副總經(jīng)理(可用電