企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程模版(ppt 38頁(yè)).ppt

1、第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程,本章主要內(nèi)容,企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館 企業(yè)檔案的整理 企業(yè)檔案的鑒定與保管 企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)與利用,第一節(jié) 企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館,收集工作 企業(yè)文件進(jìn)館工作 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中檔案的歸屬與流向 國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案的流向 國(guó)有破產(chǎn)企業(yè)檔案的流向,本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)移交文件歸檔 外單位轉(zhuǎn)讓或移交 企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓 面向社會(huì)收集、征集相關(guān)材料,一、收集工作,（一）企業(yè)檔案的收集渠道,承辦部門(mén)將檔案移交（接收）登記表隨同歸檔文件一起向檔案部門(mén)移交 檔案部門(mén)接收檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案移交（接收）登記表，并檢查整理質(zhì)量 移交清冊(cè)雙方各保留一份,（

2、二）歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收,接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)無(wú)規(guī)定接收單位卻有保存價(jià)值的檔案 根據(jù)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案 根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料 根據(jù)研發(fā)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等需要，收集可供分析研究的資料 根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會(huì)、離退休人員收集征集的檔案資料,（三）有關(guān)檔案資料的收集,企業(yè)文件現(xiàn)行期滿(mǎn)，系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館 企業(yè)檔案館（室）依法向國(guó)家有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案,二、企業(yè)文件進(jìn)館工作 （一）企業(yè)文件進(jìn)館工作有二方面內(nèi)容,以法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，謀求檔案信息資源整體效益的最佳化 采取多種措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的控制 明確進(jìn)館范圍、質(zhì)量要求、手續(xù),（二）企業(yè)檔

3、案進(jìn)館工作的要求,在大中城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的企業(yè)，按城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行規(guī)定向城建檔案館移交有關(guān)檔案 處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的企業(yè)，按照或參考國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法，向有關(guān)的檔案館移交,（三）企業(yè)向國(guó)家有關(guān)檔案館移交檔案的范圍,（四）移交的檔案包括兩個(gè)方面,企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的檔案,（五）企業(yè)集團(tuán)檔案館的進(jìn)館范圍,集團(tuán)總部形成的文件 核心企業(yè)形成的文件 其他成員企業(yè)形成的重要檔案 從外單位、個(gè)人等處收集來(lái)的對(duì)集團(tuán)有重要參考價(jià)值的資料,隨實(shí)物走 收進(jìn)（寄存）所在地的國(guó)家檔案館 收進(jìn)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén),三、企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中檔案的歸屬與流向,國(guó)

4、有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法,四、國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案的流向,（一）國(guó)有企業(yè)之間兼并的，被兼并企業(yè)的檔案歸屬于兼并企業(yè)或新設(shè)置的企業(yè)，由兼并方統(tǒng)一管理，單獨(dú)保存。 國(guó)有企業(yè)與國(guó)有企業(yè)合并，其檔案處置按國(guó)有企業(yè)之間兼并的檔案處理辦法辦理。,（二）國(guó)有企業(yè)被集體、私營(yíng)和中外合資、合作等非國(guó)有企業(yè)兼并的，其黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等類(lèi)檔案按隸屬關(guān)系移交企業(yè)主管部門(mén)或寄存所在地國(guó)家檔案館，也可由企業(yè)主管部門(mén)或所在地檔案管理部門(mén)指定有關(guān)的企業(yè)代為保管。,（一）破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品檔案隨產(chǎn)權(quán)的變更而轉(zhuǎn)移；其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給企業(yè)主管部門(mén)管理；無(wú)企業(yè)主管部門(mén)的應(yīng)當(dāng)按管理

5、權(quán)限移交給市或區(qū)縣綜合檔案館代為保管。 （二）破產(chǎn)企業(yè)被拍賣(mài)的，記載國(guó)有資產(chǎn)的檔案須經(jīng)資產(chǎn)評(píng)估后以轉(zhuǎn)讓給對(duì)方；企業(yè)黨群工,五、國(guó)有破產(chǎn)企業(yè)檔案的流向,作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案及會(huì)計(jì)檔案等不需要轉(zhuǎn)讓的移交給企業(yè)主管部門(mén)管理，或由市、區(qū)縣綜合檔案館代為保管。破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的，不需轉(zhuǎn)讓的檔案可移交原企業(yè)主管部門(mén)管理。 （三）破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)與國(guó)有資產(chǎn)清算移交工作同步進(jìn)行。,（四）下列破產(chǎn)企業(yè)的檔案應(yīng)當(dāng)由市或區(qū)縣綜合檔案館無(wú)償接收： 歷史悠久且在本地區(qū)的工商企業(yè)發(fā)展史上有影響的 新中國(guó)成立前企業(yè)的歷史檔案已經(jīng)被市或區(qū)縣綜合檔案館接收進(jìn)館的 對(duì)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)曾起著重要

6、影響并具有一定地位和作用屬本市、本地區(qū)首家破產(chǎn)的,第二節(jié) 企業(yè)檔案的整理,文件材料整理 檔案整理方法 全宗卷,遵循文件材料形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求 文件材料一般按事由結(jié)合時(shí)間或文件的重要程度排列 具有成套性特點(diǎn)的文件材料按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等分階段或過(guò)程排列 圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列 不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列 非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫(xiě)時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物等文字說(shuō)明 根據(jù)需要填寫(xiě)相應(yīng)目錄、備考表等,一、文件材料整理,制定統(tǒng)一的分類(lèi)方案 分類(lèi)方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性，同時(shí)附分類(lèi)說(shuō)明 根據(jù)分類(lèi)方案設(shè)定類(lèi)別符號(hào) 明確全宗內(nèi)檔案排列方法 根據(jù)分類(lèi)方案擬定檔號(hào)編

7、制方案,二、檔案整理方法,全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定 分類(lèi)號(hào)是根據(jù)分類(lèi)方案設(shè)定的類(lèi)別符號(hào) 案卷號(hào)是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號(hào) 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào) 根據(jù)需要填寫(xiě)檔案盒封面、脊背,全宗卷是檔案部門(mén)在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。 檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)企業(yè)每個(gè)全宗檔案建立全宗卷 全宗卷的主要內(nèi)容： 接收、移交目錄、記錄、說(shuō)明 分類(lèi)、檔號(hào)編制方案、說(shuō)明 檔案鑒定委員會(huì)名單、保管期限表、鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷(xiāo)毀清冊(cè),三、全宗卷,安全記錄、重點(diǎn)檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況 檔案收進(jìn)、移出情況、檔

8、案利用情況、館藏檔案情況等管理臺(tái)賬 全宗指南（介紹）、利用權(quán)限說(shuō)明、檔案利用典型實(shí)例等 軟件說(shuō)明、操作手冊(cè)、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說(shuō)明等,第三節(jié) 企業(yè)檔案的鑒定與保管,企業(yè)檔案的鑒定 保管工作 檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置,企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)對(duì)文件材料價(jià)值和到期檔案的鑒定。,一、企業(yè)檔案的鑒定,從企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)角度判斷文件材料對(duì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的依據(jù)、參考價(jià)值以及對(duì)歷史研究的價(jià)值。 制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。 保管期限一般分永久、長(zhǎng)期、短期。 永久: 30年以上 長(zhǎng)期：10以上至30年以下（含30年） 短期：10年

9、（含10年）以下,（一）文件材料價(jià)值的鑒定,無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)進(jìn)行審核，需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限 無(wú)保存價(jià)值的檔案經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存 檔案銷(xiāo)毀必須實(shí)行兩人以上監(jiān)銷(xiāo),（二）到期檔案的鑒定,保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。 檔案入庫(kù)前應(yīng)去污、消毒、去酸 對(duì)不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù) 對(duì)一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除 重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存,二、保管工作,（一）檔案的保管,底圖應(yīng)存放在底圖柜中，不易折疊 磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存在防磁柜中 光盤(pán)、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專(zhuān)用的裝具內(nèi) 及時(shí)補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案,采

10、取防火、盜、光、有害氣體、潮、高溫、塵、蟲(chóng)等措施 區(qū)分載體控制庫(kù)房溫度和相對(duì)濕度 堅(jiān)持溫濕度登記，溫、濕度應(yīng)符合各類(lèi)載體的保管要求 定期檢查庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時(shí)排查隱患 定期核對(duì)庫(kù)藏檔案,做到賬物相符，庫(kù)藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明,（二）庫(kù)房管理,檔案庫(kù)房 遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品 不在地下樓層或頂層 樓面應(yīng)滿(mǎn)足檔案及其裝具的承重要求 符合防火、盜、高溫、潮、光、塵、蟲(chóng)、有害氣體等有關(guān)要求 庫(kù)房照明應(yīng)采用冷光源熒光燈,三、檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置,（一）設(shè)施要求,設(shè)立檔案館的庫(kù)房應(yīng)滿(mǎn)足今后二十年檔案存儲(chǔ)需要 檔案館建筑應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求 閱覽室 辦公室 檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房 陳列室（展覽室）,檔案裝

11、具 檔案柜架應(yīng)牢固，具有防火、盜、塵作用 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放 其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專(zhuān)用柜、架、盒中 檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸制品,（二）設(shè)備要求,庫(kù)房保護(hù)設(shè)備 配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門(mén)窗等必要的設(shè)備 根據(jù)庫(kù)房管理需要配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備 必要時(shí)配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào)控等設(shè)備,日常管理設(shè)備 裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備 除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、去酸等設(shè)備 照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)、裱糊機(jī)等設(shè)備 計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等設(shè)備 根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)。,第四節(jié) 企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)與利用,做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤 統(tǒng)計(jì)資料按時(shí)報(bào)送，統(tǒng)計(jì)活動(dòng)符合規(guī)范 日常統(tǒng)計(jì)工作要有臺(tái)賬 及