紀(jì)律管理程序

1、紀(jì)律管理培訓(xùn)目錄,前 言 紀(jì)律管理的意義 紀(jì)律管理的理論基礎(chǔ) 紀(jì)律管理的基本法則 紀(jì)律管理的程序 懲 戒 的 實(shí) 施 結(jié) 語,一、前 言,近來社會(huì)上發(fā)生愈來愈多的脫序亂象、事件，可謂層出不窮，這乃表示整個(gè)社會(huì)的工作紀(jì)律和做事態(tài)度已出現(xiàn)了重大危機(jī)；而此種危機(jī)實(shí)乃根源于缺乏紀(jì)律管理的結(jié)果。今日我們?nèi)粝氤蔀楝F(xiàn)代化的國家，則不論政府機(jī)關(guān)、企業(yè)組織或民間團(tuán)體都必須正視紀(jì)律的管理。只有有了良好的紀(jì)律，才能避免諸多不幸事故的發(fā)生，因此，組織內(nèi)部的各主管都負(fù)有維護(hù)紀(jì)律的重責(zé)大任。 一般而言，紀(jì)律管理乃是人力資源或人事管理所應(yīng)重視的課題之一。組織有了紀(jì)律的維護(hù)，才能使員工遵循一定的工作規(guī)則，且養(yǎng)成守法的習(xí)慣，乃

2、能達(dá)成工作目標(biāo)。組織若無紀(jì)律，則必雜亂無章，無以完成工作績(jī)效。至于，所謂紀(jì)律主要乃是針對(duì)人員的行為而來，而不應(yīng)只是工作規(guī)則的訂定。工作規(guī)則只是行為的規(guī)范，其目的乃在使員工的行為有遵循的依據(jù)，故而員工行為才是紀(jì)律管理的重點(diǎn)所在。因此，紀(jì)律管理必須針對(duì)行為予以導(dǎo)正，乃是無可置疑的。本文即將討論紀(jì)律管理的意義、理論基礎(chǔ)與基本原則，然后研討紀(jì)律管理的程序和方法，以供參考。,二、紀(jì)律管理的意義,當(dāng)組織員工違反了工作規(guī)則，或表現(xiàn)了不良的工作績(jī)效時(shí)，管理者就必須運(yùn)用懲戒的手段，以導(dǎo)正員工的行為，或改善其工作績(jī)效，此即為紀(jì)律管理。易言之，所謂紀(jì)律管理（Discipline Management），就是在員工已

3、違背了組織規(guī)則，或表現(xiàn)不良績(jī)效，而需要采取矯正行動(dòng)之謂。一般而言，任何組織的員工行為，都必須符合組織的要求，才能達(dá)成其目標(biāo)；而為了維持此種目標(biāo)的持續(xù)進(jìn)行，就必須有紀(jì)律的管理。 組織管理階層為了維持良好的工作紀(jì)律，就必須建立一些合理的行為標(biāo)準(zhǔn)，以便員工能知所遵從。組織一旦能建立良好的紀(jì)律，不但規(guī)范員工的正當(dāng)行為，且可提高員工士氣，形成合宜的組織氣氛，這是紀(jì)律管理的功效。當(dāng)然，在紀(jì)律管理的要求下，大多數(shù)的員工都能保持高度自我控制的能力，但也會(huì)有少數(shù)員工因缺乏此種能力，此時(shí)只有賴懲戒以導(dǎo)正其行為了。因此，就廣義而言，紀(jì)律管理實(shí)應(yīng)包含積極的激勵(lì)與消極的懲戒。積極的激勵(lì)乃在激發(fā)員工的正當(dāng)行為，而消極的懲

4、戒則在限制員工的不當(dāng)行為，此兩者皆在規(guī)范員工行為，以便能維持良好的紀(jì)律。,然而，談到紀(jì)律（discipline）一詞，一般人多持狹義的解釋，亦即偏重于消極的懲戒。本文所擬討論的，亦即指此而言。不過，有關(guān)紀(jì)律的懲戒，應(yīng)不僅限于懲戒行動(dòng)而已，尚應(yīng)包括違規(guī)行為的處理。任何懲戒行動(dòng)有時(shí)不免會(huì)有失誤，此種不當(dāng)?shù)膽徒鋵?huì)造成員工的不滿，故在采取懲戒行動(dòng)時(shí)妥善處理違規(guī)行為，才能完成紀(jì)律管理的目標(biāo)。因此，紀(jì)律管理除了須有懲戒行為之外，尚須注重違規(guī)的處理。 綜上言之，所謂紀(jì)律管理，就是在維持組織內(nèi)部良好秩序的過程。任何組織都可借助獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒，來導(dǎo)正、塑造和強(qiáng)化員工的行為。易言之，紀(jì)律管理乃是借著酬賞或處罰來進(jìn)行

5、控制和塑造企業(yè)員工行為的過程。它包括正面紀(jì)律（positive discipline），是指管理者基于領(lǐng)導(dǎo)上的需要，用以提高企業(yè)員工工作績(jī)效的目的，而改變企業(yè)員工的行為。負(fù)面紀(jì)律（negative discipline），指管理者運(yùn)用懲罰的手段，以導(dǎo)正員工行為，使其服從命令，遵守規(guī)章。組織從事于紀(jì)律管理，可確保全體員工為整體利益而工作，且不會(huì)侵害到他人的權(quán)益。,三、紀(jì)律管理的理論基礎(chǔ),紀(jì)律管理基本上是屬于一種人事獎(jiǎng)懲制度，它乃為依據(jù)組織的規(guī)章和準(zhǔn)則而制定，其目的即在企求員工能遵守紀(jì)律，以確保其維持良好的工作士氣與工作績(jī)效。此種目標(biāo)的達(dá)成，有賴于組織管理基層對(duì)員工行為進(jìn)行塑造，其主要理論基礎(chǔ)即為

6、所謂的組織行為修正（organizational behavior modification,簡(jiǎn)稱OB Mod.）。該理論是近年來頗受重視的人力資源管理技術(shù)。,所謂組織行為修正，基本上是指在塑造員工行為，使其合乎組織的期望與要求而言；它是在員工個(gè)人表現(xiàn)正確行為時(shí)予以獎(jiǎng)勵(lì)，而在表現(xiàn)不當(dāng)行為時(shí)給予懲罰；經(jīng)過這樣的行為修正，則員工自然能了解到什么是應(yīng)該做好的，什么是不應(yīng)該做的，如此自然能導(dǎo)正員工行為，朝向組織目標(biāo)而邁進(jìn)。因此，組織行為修正基本上乃是一種增強(qiáng)理論（reinforcement theory）的應(yīng)用，其乃在期使員工的正面行為不斷地重復(fù)出現(xiàn)，而使負(fù)面行為受到抑制。正面行為可歸之于激勵(lì)管理，而

7、負(fù)面行為則歸之于紀(jì)律管理。 正面的激勵(lì)管理乃是管理者運(yùn)用種種的獎(jiǎng)賞措施，用以提高員工的工作績(jī)效；負(fù)面的紀(jì)律管理則在對(duì)員工施予懲罰，使其服務(wù)命令，遵守規(guī)章。因此，激勵(lì)管理和紀(jì)律管理乃是一體之兩面，兩者相輔相成的。是故，行為修正理論（behavior modification theory）與增強(qiáng)理論（reinforcement theory）實(shí)乃是構(gòu)成激勵(lì)管理和紀(jì)律管理的理論基礎(chǔ)。本文僅只討論紀(jì)律管理。,四、紀(jì)律管理的基本法則,紀(jì)律管理基本上是以懲戒為手段，而達(dá)成員工遵守工作規(guī)則，用以提高工作績(jī)效的目的。然而，懲戒本身并不是目的，它應(yīng)被視之為員工學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以及用來作為改善生產(chǎn)或服務(wù)以及人群關(guān)系

8、的工具；否則將失去懲戒的作用和目的。因此組織管理階層于運(yùn)用紀(jì)律管理之際，必須遵守?zé)釥t法則。所謂熱爐法則（the hot stove rule），是指實(shí)施紀(jì)律管理時(shí)應(yīng)如接觸到一只熱爐的燃燒一樣，此種紀(jì)律的實(shí)施應(yīng)是直接針對(duì)行為，而不是個(gè)人。其主要觀點(diǎn)乃為立即性、預(yù)先警告性和一致性。,所謂立即性，是指紀(jì)律的懲戒應(yīng)當(dāng)快速實(shí)施；且為使懲戒有效，必須盡可能地不采用情緒性、不合理性的決定。此種懲戒就像熱爐一樣立即燃燒，其間并無懲戒的因果關(guān)系之問題。凡是觸犯工作規(guī)則者，應(yīng)立即受到懲罰，以免后來者效尤；但此種懲戒依據(jù)一定程序立即提出，此即為正當(dāng)程序（due process）的原則。 所謂預(yù)先警告性，是指用以作為

9、懲戒的工作規(guī)則，乃是預(yù)先設(shè)置的，促使人們知道它的存在，以免觸犯相關(guān)的規(guī)則；就像熱爐的存在一般，其可避免人們?nèi)ビ|摸。如此，則紀(jì)律規(guī)則將具有預(yù)先警告的作用。一般而言，只要有工作規(guī)則存在，即使違犯者不知有此規(guī)則，仍具有懲戒效力，不可因不知而免受懲戒。此即為預(yù)先警告的意涵。,所謂一致性，是指任何個(gè)人，不因其地位的高低、年資的長(zhǎng)短等因素，只要觸犯同樣規(guī)則的動(dòng)機(jī)和行為一樣，都應(yīng)有同樣的懲戒作用。易言之，此種紀(jì)律懲戒乃是針對(duì)行為而發(fā)，而非依個(gè)人而行，熱爐以同樣的態(tài)度去燃燒觸摸它的每人，不管他是誰。人們之所受到懲戒，乃是因?yàn)樗麄円炎隽耸裁?，而不是他們是誰。此種一致性乃可維護(hù)工作規(guī)則的尊敬，使人人均須遵守。當(dāng)然

10、，就行為結(jié)果而言，懲戒可因個(gè)別差異而有不同的懲罰，但基本的一致性則為懲戒的基本原則。 總之，紀(jì)律管理的實(shí)施，應(yīng)讓每位覺得在相同的環(huán)境和條件下，所有員工都應(yīng)受到同樣紀(jì)律的約束。管理階層在采取紀(jì)律行動(dòng)時(shí)，必須確保人格特質(zhì)并不是運(yùn)用紀(jì)律管理的因素；亦即紀(jì)律懲戒是員工做了某些事的結(jié)果，而不是因?yàn)槿烁裉匦运鸬模芾黼A層在運(yùn)用紀(jì)律管理時(shí)，應(yīng)注意此種規(guī)則的運(yùn)用，避免與員工發(fā)生爭(zhēng)論，且應(yīng)以率直而平常的態(tài)度來處置，如此才能維維持主管的尊嚴(yán)，并避免不平事件的發(fā)生。,五、紀(jì)律管理的程序,紀(jì)律管理的目的，即在維持組織的整體紀(jì)律，則其運(yùn)用必須遵循一定程序，以免造成偏頗而引發(fā)更多的不平。在懲戒實(shí)施過程中，首先必須確立

11、紀(jì)律的目標(biāo)，然后研究所應(yīng)建立的工作規(guī)則之適用性，其次必須和員工溝通其做法，且應(yīng)隨時(shí)加以評(píng)估和檢討，使能切合實(shí)際狀況，最后才可能達(dá)成修正組織員工行為的目的。,5.1、確立紀(jì)律目標(biāo),組織從事于紀(jì)律管理，首先須確立紀(jì)律目標(biāo)，以作為引導(dǎo)員工工作行為的基準(zhǔn)。確立紀(jì)律目標(biāo)的目的，一方面乃在確保員工達(dá)成組織的整體目標(biāo)，另一方面則在保障員工的權(quán)益。此種紀(jì)律目標(biāo)包括績(jī)效條件和工作規(guī)則，績(jī)效條件通常是依績(jī)效過程而設(shè)立的，而工作規(guī)則則應(yīng)與成功的工作績(jī)效有關(guān)。由于工作規(guī)則的執(zhí)行，部分乃是依員工接受這些規(guī)則的意愿而定，故定期加以檢視其適用性是相當(dāng)重要的。此外，在設(shè)定這些工作規(guī)則時(shí)，宜由員工直接或間接投入，如此在員工體驗(yàn)

12、到這些工作規(guī)則是具有公平性的、且與工作有關(guān)之時(shí)，則懲戒過程將更容易執(zhí)行。,5.2、研究工作規(guī)則,紀(jì)律管理過程的第二項(xiàng)步驟，乃為研究工作規(guī)則。此種規(guī)則包括：為與生產(chǎn)有關(guān)的規(guī)則，如工作作息時(shí)間、工作中禁止規(guī)則、工作行為規(guī)則以及安全規(guī)則等均屬之。為與生產(chǎn)有間接相關(guān)的規(guī)則，如禁止兼職、賭博、穿著工作服規(guī)則、與同事相處規(guī)定等均是。不管與工作有直接或間接相關(guān)的規(guī)則，都必須經(jīng)過慎密的研究，然后詳加規(guī)定，則將使懲戒行動(dòng)能更為具體而明確，如此可避免執(zhí)行時(shí)的含混不清，甚或招致非議。因此，詳實(shí)研究工作規(guī)則乃是必要的。,5.3、溝通依規(guī)做法,紀(jì)律管理過程的第三項(xiàng)步驟，乃在對(duì)員工溝通其績(jī)效條件和工作規(guī)則，如此才能使員工

13、真正了解，而一旦有了違規(guī)或疏失，則可依規(guī)則而懲戒。通常，此種溝通乃是透過新人訓(xùn)練和績(jī)效評(píng)估來達(dá)成。當(dāng)然，工作規(guī)則是可以各種不同的方式來溝通的。不過，當(dāng)個(gè)人在被雇用時(shí)，就可透過新人訓(xùn)練而發(fā)給有關(guān)工作規(guī)則和組織政策的手冊(cè)，用以解說這些工作規(guī)則和公司政策。此外，公布欄、公司簡(jiǎn)訊和備忘錄等，都可用以溝通工作規(guī)則。最后，公司或主管對(duì)員工績(jī)效評(píng)估或考核，都是最直接解說相關(guān)工作規(guī)則的方式。,5.4、檢討評(píng)估措施,紀(jì)律管理過程的第四項(xiàng)步驟，乃在檢討和評(píng)估紀(jì)律政策與懲罰措施的是否允當(dāng)。當(dāng)組織在檢討或評(píng)估紀(jì)律政策與懲罰措施是否適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，就可繼續(xù)加以執(zhí)行；否則就必須改變其政策和措施。易言之，有關(guān)工作規(guī)則和紀(jì)律政策

14、必須定期檢討修正，才能合于時(shí)宜和環(huán)境的變遷，此時(shí)應(yīng)多參考員工的意見，并減少不必要的繁文縟節(jié)，以增強(qiáng)其重要性。當(dāng)工作環(huán)境或外在條件發(fā)生變遷時(shí)，就必須對(duì)紀(jì)律政策與規(guī)則作彈性的修正。,5.5、矯正員工行為,紀(jì)律管理過程的最后步驟，乃是在必要時(shí)能應(yīng)用所研討的工作規(guī)則或績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，而采取矯正行動(dòng)，以導(dǎo)正員工的行為。當(dāng)員工的工作績(jī)效，不合乎組織的期望，或違反了工作規(guī)則時(shí)，矯正行動(dòng)乃是必要的。此時(shí)就必須找出員工表現(xiàn)無效率或不當(dāng)行為的原因，探討它到底是因訓(xùn)練不足，或是技術(shù)的欠缺，抑是為工作意愿的低落，還是個(gè)人習(xí)慣的不良，從而能對(duì)癥下藥，以便能采取準(zhǔn)確的修正行動(dòng)。 總之，組織要使紀(jì)律管理有效，必須能循序漸進(jìn)，逐步

15、檢討紀(jì)律政策的實(shí)施。紀(jì)律管理乃是經(jīng)營管理人員的主要責(zé)任，只有管理者負(fù)起維持紀(jì)律的完全責(zé)任，并采取必要的步驟，才能完成組織的紀(jì)律目標(biāo)。任何規(guī)則或紀(jì)律維持制度的訂定，必須依循一定的目標(biāo)及步驟，才有成功的可能。,六、懲 戒 的 實(shí) 施,懲戒乃是組織管理階層因員工違反工作規(guī)則或不能達(dá)成工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)員工所采取的一種矯正措施。早期組織管理階層對(duì)員工的懲戒并無一定程序，目前對(duì)員工的懲戒不僅有其程序，且常因違規(guī)的原因或違規(guī)的程度而施予不同的懲罰。站在今日組織管理的觀點(diǎn)而言，為使懲戒有效，管理者應(yīng)實(shí)地了解員工違規(guī)的原因和種類，才能落實(shí)紀(jì)律管理。其作用即在改善員工行為，以提高其工作績(jī)效。因此，本文將討論違規(guī)

16、行為發(fā)生的原因和種類，以及懲戒實(shí)施的過程與主管應(yīng)有的態(tài)度。,6.1、違規(guī)行為發(fā)生的原因,員工到組織工作的最主要目的，乃在追求各方面需求的滿足；然而，某些主客觀的因素常造成員工違規(guī)行為，此種因素可能出自于員工個(gè)人、管理階層、或組織等?，F(xiàn)在分述如下：,6.1.1、員工自身的原因,員工本身常是造成違規(guī)與否的最主要來源，違規(guī)行為的發(fā)生大多始自于個(gè)人主觀觀點(diǎn)和態(tài)度。若員工個(gè)人能注意及控制自己的行為，當(dāng)可降低違規(guī)行為發(fā)生的可能與次數(shù)。對(duì)大多數(shù)員工來說，他們都是具有相當(dāng)自制力的；而有些員工仍不免會(huì)發(fā)生違規(guī)行為，歸其原因主要有：,1、欠缺基本知識(shí)，以致無法正確地執(zhí)行工作任務(wù)，而損害到生產(chǎn)原料或設(shè)備 2、缺乏技

17、術(shù)訓(xùn)練，以致工作意愿低落，而成無效率員工，終而衍生違規(guī)行為 3、討厭工作規(guī)則，不喜歡受約束，終而發(fā)生抗命行為 4、人群關(guān)系不佳，討厭同事或主管，因而到處惹是生非 5、生理缺陷，如體力不佳、視力不良，而形成自卑，以招惹他人注意、而求心理補(bǔ)償 6、其他個(gè)人因素，如人格違常、能力不足等是,6.1.2、管理階層的原因,管理階層所采的不當(dāng)管理措施，也有可能是造成員工違規(guī)行為的原因，其有： 1、管理不當(dāng)，如采取高壓手段、崇尚個(gè)人權(quán)威、忽略與員工建立良好而和諧的關(guān)系 2、采取威脅性的懲罰，造成員工的不滿 ； 3、對(duì)員工工作人員攻擊，讓員工感受到挫折 4、不當(dāng)或危險(xiǎn)的工作指派，以致超出員工的負(fù)荷能力，而招致員

18、工的不滿 5、其他足以引發(fā)員工不滿的因素，如假公濟(jì)私、公私不分,6.1.3、組織機(jī)構(gòu)的原因,組織機(jī)構(gòu)本身心可能造成員工的違規(guī)行為，其有： 1、不合理的公司政策或工作規(guī)則，造成員工的壓迫感 2、對(duì)員工期望過高，經(jīng)常作不合理的要求，以致使其無法完成工作任務(wù) 3、對(duì)員工過于苛刻，常設(shè)立不合理的條件，引發(fā)員工的挫折感,6.2、違規(guī)行為的類別,6.2.1、普 通 違 規(guī)： 此種違規(guī)事件大多是屬于輕微案件，組織只施予警告或申戒，而在一再犯錯(cuò)誤之后，始施行較重的乘懲罰如記過處分，這些違規(guī)行為如無故缺勤，遲到早退，匿報(bào)災(zāi)情，擅離工作崗位，上班時(shí)間睡覺，廠內(nèi)賭博，拒絕合理加班，兼差，不服從，在廠內(nèi)游說或作自我推

19、銷，工作績(jī)效未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，工作過失，代人簽到打卡，在禁區(qū)抽煙，打架滋事，違反安全規(guī)則，值班喝酒，工作缺點(diǎn)太多，習(xí)慣性怠工、怠職等均屬之。當(dāng)然，上述各項(xiàng)違規(guī)行為可能因組織管理階層價(jià)值觀的不同，或違規(guī)所造成損害程度的差異，而判定其嚴(yán)重性。,6.2.2、嚴(yán) 重 違 規(guī) ： 此種違規(guī)事件可能對(duì)公司造成重大損失，或嚴(yán)重打擊員工工作士氣，故可受到重大的處分，如降級(jí)、停職或解雇，這些違規(guī)行為有惡意毀損公司財(cái)產(chǎn)，嚴(yán)重抗命，酗酒或毒癮，性騷擾，偷窺公司財(cái)物，盜用公款，綁架勒索，阻礙生產(chǎn)，參加違法罷工，故意怠工，攜帶武器或違禁品，缺曠職過多，侮辱長(zhǎng)官，偽造文書，從事非法行動(dòng)，廠內(nèi)招賭，故意傷人或殺人，對(duì)公司不忠誠，內(nèi)

20、亂罪，其他足以造成重大事件的行為等,6.3、懲戒的實(shí)施過程與方式,當(dāng)員工有了違規(guī)行為時(shí)，管理階層必然要采用懲戒的手段，用以規(guī)范員工的行為，其實(shí)施步驟和采取的方式如下： 1、 展開調(diào)查，掌握犯案事實(shí)：在員工有了違規(guī)行為時(shí)，通過由直屬主管直接調(diào)查。直屬主管乃是直接執(zhí)行工作任務(wù)者，如此可建立主管的權(quán)威性。此外，在直屬主管掌握了犯案事實(shí)之后，才能憑以作出懲戒 2、實(shí)施約談：在主管掌握犯案事實(shí)之后，即可展開約談行動(dòng)，一方面可對(duì)違規(guī)者加以求證，另一方面則可告知違規(guī)者的不當(dāng)行為，以便讓違規(guī)者心服口服 3、采取懲戒行動(dòng)：在證實(shí)違規(guī)行為時(shí)，對(duì)違規(guī)者施予懲罰，其方式包括口頭警告、書面申戒、記小過、記大過、罰款、剝

21、奪特權(quán)、降級(jí)、扣薪、降職、停職、解雇等，須依違規(guī)的程度或所違犯的規(guī)則而定 4、采取后續(xù)行動(dòng)：懲戒的目的乃在規(guī)范員工的不當(dāng)行為、故懲戒宜讓員工心悅誠服，而不是在尋求報(bào)復(fù)，故不宜使之衍生更多的不滿，此則注意懲戒時(shí)的態(tài)度,6.4、懲戒時(shí)主管的態(tài)度,組織實(shí)施懲戒的目的，乃在導(dǎo)正員工的不當(dāng)行為，使之合乎組織的要求，并完成良好工作績(jī)效的目標(biāo)。因此，懲戒行動(dòng)乃是針對(duì)員工行為而來，而非其個(gè)人特質(zhì)，為了避免懲戒引發(fā)更大的不滿，或制造更多的問題，則管理階層宜采取下列態(tài)度：,1、 避免公開懲戒：懲戒的目的在改正人的行為，并不在于處罰本身，故宜盡量私下進(jìn)行；除非該項(xiàng)違規(guī)行為已嚴(yán)重傷害到組織，而不得不公開實(shí)施，以免引發(fā)偏袒的疑義或引起他人的效尤者為例外。一般而言，公開懲戒不僅會(huì)傷害到個(gè)人的