如何制作老板喜歡的PPT工作匯報(bào)文件.ppt

1、制作PPT匯報(bào)文件的主要技巧,20056月 北京,1,PPT匯報(bào)文件在商業(yè)溝通中扮演重要的角色,文字溝通,語言溝通,多媒體溝通,2,制作PPT匯報(bào)文件的一般步驟,梳理結(jié)構(gòu)，建立論證 （先展示什么，后展示什么？）,繪制PPT （如何展示最生動(dòng)？最吸引人？）,明確中心思想 （要展示什么？要達(dá)到什么樣的目的？）,3,第一步：明確中心思想,4,傳達(dá)的中心思想應(yīng)符合一定標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)領(lǐng)的，而不是局部的,具有沖擊力的，而不是平淡的,以事實(shí)和科學(xué)分析為基礎(chǔ)的，而不是“拍腦袋”的,5,第二步：梳理結(jié)構(gòu)，建立論證,畫“豆腐塊”是構(gòu)思PPT的好工具,6,組織PPT匯報(bào)內(nèi)容的結(jié)構(gòu),并列式,串行式,適用條件： 匯報(bào)的工作不

2、是單一的，而是多項(xiàng)工作，相當(dāng)于多個(gè)模塊 中心論點(diǎn)由若干個(gè)分論點(diǎn)組成，需要一一展開闡述,適用條件： 只匯報(bào)一項(xiàng)工作/圍繞一個(gè)主題/闡述一個(gè)觀點(diǎn) 匯報(bào)內(nèi)容具有清晰的主線，邏輯性強(qiáng)（如因果關(guān)系、對比關(guān)系、順序關(guān)系、包含關(guān)系，等等）,7,選擇合適的切入點(diǎn),.,.,從解決方案入手,.,.,從成功案例/同行業(yè)其他成功經(jīng)驗(yàn)入手,.,從理論入手,從問題入手,8,第三步：繪制PPT,LOGO,本頁標(biāo)題,內(nèi)容素材（如圖表、文本、標(biāo)注）,說明：項(xiàng)目組分析,其他說明,9,PPT的一般繪制方法,I.確定模板,II.擬好標(biāo)題,III.選擇并繪制素材,IV.修改潤色,確定匯報(bào)文件的風(fēng)格 背景 LOGO 頁碼 ,根據(jù)切割的“

3、豆腐塊”，撰寫每頁P(yáng)PT的題目 正文 目錄頁 ,選擇合適的素材，進(jìn)行繪制和構(gòu)圖 圖表 文本 動(dòng)畫 ,對PPT中的各個(gè)組成部分，如顏色、圖形的位置、標(biāo)題內(nèi)容等進(jìn)行修改，以達(dá)到最佳的表現(xiàn)效果,10,母版和模板的使用技巧,通常，在每頁P(yáng)PT的母版中放入公司的名稱和LOGO形成的模板會(huì)比較吸引人。,對于使用PPT的新手或者還不熟練的人來說，可以使用PPT軟件自帶的模板。這些自帶模板往往提供比較好的背景色彩和畫面。,11,如何創(chuàng)建自己設(shè)計(jì)的模板,（1）選擇已有的PPT文件,（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”,（3）在“另存為”對話框中，設(shè)置保存類型為演示文檔設(shè)計(jì)模板,12,你將得到,下一次，在制作一份

4、PPT匯報(bào)文件時(shí)，你可以直接利用自己設(shè)計(jì)的模板（如test模板），方法如下： 在“文件”菜單中選擇“新建” 在彈出的對話框中選擇模板的名稱,13,如何修改母版（1/3）,（1）在“視圖”菜單中的“母版”選項(xiàng)下選擇“幻燈片母版”,幻燈片母版視圖,14,如何修改母版（2/3）,（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項(xiàng),選擇“全部應(yīng)用”，則改變所有PPT的配色； 選擇“應(yīng)用”，則改變當(dāng)前PPT的配色,在出現(xiàn)的“配色方案”對話框中，選擇文本和背景顏色的搭配方案，可選標(biāo)準(zhǔn)式或自定義式,或者在當(dāng)前PPT上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項(xiàng),15,如

5、何修改母版（3/3）,（3）修改母版的前景樣式 增加/刪除圖片（如公司LOGO）、日期、頁碼等 修改模板中文本框的字體、字號等,16,你將得到,當(dāng)母版達(dá)到令你滿意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT頁面狀態(tài)，方法如下： 在“視圖”菜單中選擇“普通”選項(xiàng),17,擬寫標(biāo)題的主要技巧,II.,目錄頁常用標(biāo)題： 目錄 主要議題 匯報(bào)內(nèi)容,正文標(biāo)題的要求： 闡述當(dāng)頁P(yáng)PT的中心論點(diǎn) （簡明、具體） 起承轉(zhuǎn)合，連綴成文,示例,18,繪制PPT的主要技巧,III.,繪制PPT的主要素材,The title slide often differs slightly from the othe

6、r slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on.,圖表,文字,組合,1,2,3,19,圖表的作用,迅速傳達(dá)信息 直接專注重點(diǎn) 更明確地顯示其相互關(guān)系 使信息的表達(dá)鮮明生動(dòng),20,成功的圖表都具備以下幾項(xiàng)關(guān)鍵要素,每張圖表都傳達(dá)一個(gè)明確的信息,銷售額正穩(wěn)步上升,2000年銷售額 百萬美元,圖表與標(biāo)題相輔相成,清晰易讀,格式簡單明了并且前后連貫,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,少而精,21,1991年預(yù)測法,1994,1992,1993

7、,實(shí)際情況,示例：預(yù)測流程需要改進(jìn),22,如何設(shè)計(jì)成功的圖表,數(shù)據(jù)類圖表 概念類圖表,23,數(shù)據(jù)類圖表類型,24,制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個(gè)步驟,數(shù)據(jù),確定要表達(dá)的信息,確定比較類型,選擇圖表類型,25,1、分析圖表并確定要表達(dá)的信息,數(shù)據(jù),信息,比較,圖表類型,1993年-1998年銷售額,1993年,4,244,1994年,4,368,1995年,6,291,1996年,6,989,1997年,8,412,1998年,9,213,信息 銷售額在1993年至1998年間增長迅猛,26,2、確定比較類型,數(shù)據(jù),信息,比較,圖表類型,27,五種基本比較類型,比較類型,成分,各個(gè)部分占整體百分比

8、的大小,舉例,5月份，甲產(chǎn)品占銷售總量的最大份額,排序,不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）,5月份，甲產(chǎn)品的銷售超出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品,時(shí)間序列,一定時(shí)間內(nèi)的變化（在幾周、幾個(gè)月或幾年間的變化趨勢；上升、下降或保持穩(wěn)定）,銷量自1月份以來穩(wěn)步上升,頻率分布,在漸進(jìn)數(shù)列中的數(shù)量分布,5月份，大多數(shù)銷售集中在1,000元和2,000元之間,關(guān)聯(lián)性,兩種可變因素之間的關(guān)系,5月份的銷售業(yè)績顯示銷量與銷售人員的經(jīng)驗(yàn)并沒有聯(lián)系,28,3、選擇圖表類型,數(shù)據(jù),信息,比較,圖表類型,餅形圖,條形圖,線形圖,柱形圖,散點(diǎn)圖,29,通過不同的圖表表達(dá)特定的比較,圖表類型,比較類型,成分,排序,時(shí)間序列,頻率

9、分布,關(guān)聯(lián)性,餅形圖,條形圖,柱形圖,線形圖,散點(diǎn)圖,30,制作圖表可以遵循標(biāo)準(zhǔn)的格式,1993,6,10,9*,14,16,零售商 批發(fā)商,1994,1995,1996,1997,對甲產(chǎn)品的需求在過去5年已經(jīng)增長了2倍多,甲產(chǎn)品的市場需求,百萬元,*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì) 資料來源:甲公司； 調(diào)研公司,資料來源(Source)賦于數(shù)據(jù)可信度，使我們可以用來作為參考,31,如何設(shè)計(jì)成功的圖表,數(shù)據(jù)類圖表 概念類圖表,32,概念類圖表類型,33,根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖,影響企業(yè)發(fā)展的作用力包括 系統(tǒng)組合的不斷老化 業(yè)務(wù)變化不斷加速 技術(shù)上的機(jī)會(huì)層出不窮 這就需要管理層

10、要以遠(yuǎn)景發(fā)展目標(biāo)為推動(dòng)力 高績效的組織應(yīng)該 以明確的目標(biāo)作為推動(dòng)力 從員工中不斷獲得動(dòng)力 建立以業(yè)績和客戶為核心的組織架構(gòu) 通過由業(yè)績驅(qū)動(dòng)的核心流程進(jìn)行組織整合 以開放的溝通作為支持 由于新招聘人員在行業(yè)和職能方面的經(jīng)驗(yàn)不盡相同，我們的培訓(xùn)方案也必須因人而異 項(xiàng)目通常經(jīng)歷五個(gè)階段：1) 初次接觸 2) 項(xiàng)目啟動(dòng) 3) 制定解決方案 4) 提出建議 5) 實(shí)施改革,1,2,3,4,34, 影響企業(yè)發(fā)展的作用力,技術(shù)機(jī)會(huì)層出不窮,業(yè)務(wù)變化不斷加速,系統(tǒng)組合不斷老化,技術(shù)機(jī)會(huì)層出不窮,系統(tǒng)組合不斷老化,以目標(biāo)為推力的管理,業(yè)務(wù)變化不斷加速,公司,35, 高績效組織（HPO）,團(tuán)隊(duì),目的,人員,核心

11、流程,結(jié)構(gòu),溝通,HPO,明確的目的,富有活力的員工,以客戶為中心的組織架構(gòu),以業(yè)績?yōu)轵?qū)動(dòng)的流程,團(tuán)隊(duì),開放的溝通,36, 培訓(xùn)方案,行業(yè)經(jīng)驗(yàn),職能經(jīng)驗(yàn),強(qiáng)化培訓(xùn),重要技能的介紹,簡單介紹，溫故知新,行業(yè)介紹,37, 項(xiàng)目的五個(gè)階段,I.初次接觸,II.項(xiàng)目啟動(dòng),III.制定解決方案,IV.提出建議,V.實(shí)施改革,1. 初次接觸,2. 項(xiàng)目啟動(dòng),3.制定解決方案,4.提出建議,5.實(shí)施改革,I.初次接觸,II.項(xiàng)目啟動(dòng),III.制定解決方案,IV.提出建議,V.實(shí)施改革,38,常用的繪圖工具,4.提出建議,PPT軟件的繪圖工具欄,繪圖工具欄,在“工具”菜單中選擇“自定義”選項(xiàng)，在彈出的對話框里

12、選中“繪圖”工具,39,圖片/動(dòng)畫庫,不斷積累和豐富自己的圖片庫，可以提高工作效率，并使繪制的PPT更加專業(yè)，達(dá)到事半功倍的效果,40,文字的表現(xiàn)形式簡單，關(guān)鍵是語句的精練、準(zhǔn)確,文本框,文字要少而精； 邏輯關(guān)系難以用概念圖展示時(shí)，可以直接用文字進(jìn)行描述,41,運(yùn)用一些小技巧，可以使PPT文件生動(dòng)、美觀,技巧1： 如何使對象發(fā)生旋轉(zhuǎn)？,技巧4： 如何添加備注？,技巧4： 添加備注,技巧2： 如何使幾個(gè)圖形對齊？,技巧3： 如何把多個(gè)元素組合成1個(gè)整體？,技巧5： 如何把PPT、Acrobat的內(nèi)容添加到某頁P(yáng)PT中,42,技巧1：如何使對象發(fā)生旋轉(zhuǎn)？,用途,在繪制概念圖或“標(biāo)簽”中，往往需要其

13、中某些對象有一定角度傾斜,操作方法,1選中要旋轉(zhuǎn)的對象（箭頭、文本框等） 2在繪圖工具欄中，選中“旋轉(zhuǎn)” 按鈕，則原選定的對象各頂點(diǎn)呈現(xiàn)綠色圓點(diǎn)狀，然后用鼠標(biāo)對準(zhǔn)某個(gè)頂點(diǎn)，進(jìn)行旋轉(zhuǎn)即可,示例,繪圖工具欄的旋轉(zhuǎn)鍵,文本框頂點(diǎn)變成綠色圓點(diǎn)狀,43,技巧2：如何使幾個(gè)對象對齊？,用途,把無規(guī)則放置的文本框、箭頭、圖形等對齊排列，從而排列整齊,操作方法,1選中要組合的多個(gè)元素 2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“對齊或分布”“左對齊”選項(xiàng),姓名,學(xué)號,系別,年齡,44,技巧3：如何把多個(gè)元素組合成一個(gè)整體？,用途,把零散的元素組合成一個(gè)整體（或稱為“對象”），從而進(jìn)行統(tǒng)一的操作，以便于移動(dòng)、修改、刪

14、除等。在制作PPT動(dòng)畫效果時(shí)，也常常要把多個(gè)圖素組合成一個(gè)對象來設(shè)置動(dòng)畫,操作方法,1選中要組合的多個(gè)元素 2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“組合”選項(xiàng),45,技巧4：如何添加備注？,用途,把PPT的內(nèi)容要點(diǎn)或說明加在備注中，以便翻看、理解。 常常用于制作領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料：在制作好PPT文件后，將對應(yīng)的講話稿添加在備注頁中，然后打印PPT與備注頁，供領(lǐng)導(dǎo)翻看，可以取得很好的演講效果,操作方法,1、選中要添加備注的PPT 2、拉動(dòng)PPT顯示區(qū)域的下邊框，出現(xiàn)備注區(qū)域，單擊后即可進(jìn)行編輯。,下邊框,備注區(qū)域,46,技巧5：如何把PPT、Acrobat的內(nèi)容添加到某頁P(yáng)PT中？,用途,用于在某頁P(yáng)P

15、T中引用其他PPT、Acrobat文件中的內(nèi)容,47,操作方法,1、打開PPT或Acrobat文件，選取要添加的PPT或Acrobat圖形內(nèi)容，并在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)（或用功能鍵CtrlC） 2、轉(zhuǎn)換到選定的PPT頁，在“編輯”菜單中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng) 3、出現(xiàn)“選擇性粘貼”對話框，選擇“圖片”或“圖片（增強(qiáng)型文件）”，然后確定即可,48,如何修改和潤色,IV.,制作PPT動(dòng)畫呈現(xiàn)效果,1,選定PPT,選中某個(gè)對象，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“自定義動(dòng)畫”選項(xiàng),出現(xiàn)“自定義動(dòng)畫”對話框。你可以對PPT中的所有對象定制化動(dòng)畫效果,49,示例：PPT動(dòng)畫效果演示,營銷方案有效性指標(biāo)說明,營銷過程涉