房地產(chǎn)工程材料、設備管理制度模版

1、房地產(chǎn)工程材料、設備管理制度1 總則1.1 材料、設備管理本制度中所指的材料、設備管理系指公司直接應用于開發(fā)項目施工的所有材料、設備的選型、定位、采購、供應、保管、結算、轉賬以及信息服務等管理活動。1.2 管理職責公司工程部負責材料、設備的選型、定位及質量管理；公司經(jīng)營部（材料組）負責材料、設備的商務管理；公司財務部負責材料、設備的帳務管理。1.3 管理方式根據(jù)采購供應對象不同，公司材料、設備管理分為公司供應材料、設備（甲供材料、設備）管理和非公司供應材料、設備（非甲供材料、設備）管理。公司對施工措施用材料設備不予供應。1.4 非甲供材料管理定位及管理公司對非甲供材料的管理僅限于設計定位、質量

2、控制及信息服務管理。公司工程部應在施工招標時以招標文件的形式明確主要非甲供材料規(guī)格、型號及質量控制標準等，經(jīng)濟部（材料組）據(jù)此提供相關材料價格信息，并確定施工招標標底，以此控制施工投標價。確定的主要非甲供材料規(guī)格、型號及質量控制標準亦是工程部（或指導監(jiān)理公司）在施工時控制材料進場的控制標準。1.5 對于材料單價不便直接從施工單價中剝離、公司直接實施分包的分項工程，工程部應在經(jīng)營部確定施工單價前明確主要材料的材質標準及相應規(guī)格、型號，并在施工合同中約定，作為主要合同條款。1.6 經(jīng)營部應根據(jù)項目整體開發(fā)計劃、單項工程施工組織設計進度計劃及施工合同約定，編制材料詳細采購計劃、資金使用預算，報經(jīng)有關

3、領導批準后，明示工程部及財務部，材料組按計劃實施。1.7 為規(guī)范公司材料設備采購供應管理，公司對合作成熟的材料供應商實行合格材料供應商名單管理制度。目的是通過對供應商建檔管理，建立與供應商的長期信譽合作關系，對供應商實行優(yōu)勝劣汰機制，來減少采購環(huán)節(jié)，節(jié)約采購費用。2 合格供應商名單管理2.1 名單的建立經(jīng)濟部材料組按供應材料品種的不同，將與公司合作過的供應商逐步進行分類建檔，詳細記錄供應商供應材料的品種、單價、材質、規(guī)格、型號，供應方式，合作次數(shù)及時間，供應商的性質，公司職能部門對其每次合作的評價，有無不良記錄等。具備條件的供應商稱為合格供應商，成熟的合格供應商名單中單品種材料合格供應商不少于

4、5家。合格供應商需要具備的條件是：2.1.1 具備合法資格，具有符合法規(guī)要求的產(chǎn)品生產(chǎn)許可證明，產(chǎn)品質量達到或超過產(chǎn)品標準要求，材料材質處于穩(wěn)定期（材質無大的波動）；2.1.2 材料單價一年內無較大提價（行業(yè)原因除外），且與公司合作價低于平均市場單價；2.1.3 與公司連續(xù)合作且正在合作；或合作兩次以上，且距最后一次合作結束時間不超過一年；2.1.4 兩年內累計不良合作記錄不超過兩次。2.2 材料供應商合同執(zhí)行評價材料采購合同簽定后，經(jīng)營部應對供應商的合同執(zhí)行追蹤考評，目的是考評供應商的履約能力，對履約表現(xiàn)作好記錄；合同履行完畢，經(jīng)營部、工程部、財務部審計部應對供應商履約能力及履約表現(xiàn)作出綜合

5、書面評價，條件成熟時，也可采用監(jiān)理公司、施工承包商的間接書面評價。履約評價記錄是合格供應商檔案的重要組成部分。2.3 合格供應商的確認符合合格供應商條件的供應商均為合格供應商，經(jīng)營部將其列入合格供應商名單。2.4 合格供應商的淘汰2.4.1 名單中的供應商不符合合格供應商條件中任一款項時，應即時淘汰，經(jīng)營部將其從名單中剔除。2.4.2 一年周期內，單品種材料合格供應商名單中的供應商均合格，經(jīng)營部、工程部、財務部對所有合格供應商進行綜合評價，將相對最差供應商淘汰，淘汰量不低于名單中供應商數(shù)量的五分之一。2.4.3 淘汰的合格供應商兩年內不允許參加公司的相同品種材料招標（或議標）及供應。3 采購與

6、供應3.1 公司原則上采購供應所有設備。公司對具有下列特點之一的材料實施采購與供應（甲供）：3.1.1 材質對工程質量有重大影響的；3.1.2 材料對建筑物外觀效果有重大、直接影響的；3.1.3 材料單價及總價對工程造價影響巨大或同品種材料單價差異較大，且材質無明顯區(qū)別的；3.1.4 其它有特殊要求的。3.2 材料、設備采購與供應一般應根據(jù)單項（單位）工程施工合同分別實施。屬同一開發(fā)項目應用于不同單項（單位）工程的材料、設備，具備條件成批次采購的（加工供應周期不長或可以分批加工的），盡量批次購買?？梢詧?zhí)行批次采購與供應的前提是：3.2.1. 材料的品種、材質相同，且規(guī)格、型號一致或相近；設備的

7、品種、型號、性能相同或基本一致；3.2.2. 供應時間跨度不超過三個月；3.2.3. 同一供應商（或廠家）具備同批次全部待購貨源。以上三條件缺一不可。3.3 公司采購材料設備的主要形式是招標（或議標）。成套機組及成批次設備采購須委托招標代理招標購買。不采用招標（或議標）方式購買的材料、設備應符合下列特點：3.3.1. 成批次、單品種材料總價不超過5萬元且材質、價格比較穩(wěn)定的常規(guī)材料；3.3.2. 供應商為合格供應商名單中合格供應商，供應材料品種、材質、規(guī)格、型號、色彩、單價均相同，且其上一次供應時間距離本次供應時間跨度不超過三個月；3.3.3. 無供應周期的單品種、不超過5件、總價不超過2萬元

8、的常規(guī)設備；3.3.4. 在市場上處于無競爭地位的（新型或壟斷）材料（設備）；3.3.5. 公司或項目開發(fā)有特殊要求的材料（設備）。3.4 采購供應的辦理程序（見附表1）3.4.1 確定材質標準（或性能）、色彩、規(guī)格、型號；3.4.2 確定采購數(shù)量；3.4.3 委托招標代理； 3.4.4 考察、篩選供應商；3.4.5 編制招標文件并組織評審；3.4.6 招標并評標，確定供應商；3.4.7 評審合同并簽署；3.4.8 實施供應。采購供應方式不同時，可刪減相應步驟。3.5 選型與定位3.5.1 工程部負責材料設備的選型與定位。3.5.2 實行固定施工總價合同的，施工招標前，工程部應以設計文件（施工

9、圖或其它）或其它書面文件明確材料設備的材質（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等，并在施工招標文件中明確，施工合同條款中亦應有相關約定。3.5.3 實行非固定施工總價合同的，材料（設備）采購招標前，工程部應以書面形式（見附表）明確待購材料（設備）的材質（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等。3.6 數(shù)量確定3.6.1 經(jīng)營部根據(jù)設計施工圖確定材料數(shù)量；設備數(shù)量由工程部與經(jīng)營部共同確定。3.6.2 用固定總價的施工合同，發(fā)包人采購供應材料總量、批次供應量、批次供應時間應在施工合同中明確約定。3.6.3 采用非固定施工總價的施工合同，經(jīng)營部應在設計施工圖完善后，根據(jù)確定的施工進度計劃，與施工承包商一起確定發(fā)包人供

10、應材料總量、批次供應量、批次供應時間，并以補充協(xié)議或三方（發(fā)包人、施工承包人、監(jiān)理公司）簽證的形式明確。3.7 供應商的考察與篩選3.7.1 經(jīng)營部材料組根據(jù)工程部提供的材料設備定位要求初選潛在投標人。3.7.2 在合格供應商名單完善的情況下，原則上名單中的合格供應商均為潛在投標人，但每次招標，非名單中的投標人不得少于一家。3.7.3 在材料設備合格供應商名單不完善的情況下，應盡量選擇供商（廠家）參加投標，少選或禁止間接供應商（經(jīng)銷商）參加投標。公司內部考察小組由公司相關領導牽頭，經(jīng)營部、工程部、審計部派員參加。目的是考察材料設備的材質（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等是否符合采購要求，供應商是否

11、具備相應的加工及供應能力，以及信譽。合格供應商的相應檔案記錄即為其獲準參加投標的資格材料?？疾旌蟮臐撛谕稑巳藞蠊绢I導篩選，并最終確定投標人。3.8 招標文件的編制與評審委托招標的招標文件由招標代理負責編寫，非委托招標的招標文件由經(jīng)濟部（材料組）負責編寫。經(jīng)濟部、工程部、財務部參與招標文件評審，并做好書面評審記錄。3.9 招標組織及招標程序委托招標的組織工作由招標代理完成，非委托招標的組織工作由經(jīng)濟部（材料組）負責。招標程序參照國家相關管理規(guī)定及公司工程招標管理規(guī)定執(zhí)行。主要設備及有特殊要求的材料招標應有物業(yè)管理公司相關職能人參加。3.10 采購合同的評審與執(zhí)行3.10.1 經(jīng)營部、工程部、財

12、務部參加合同評審并做好書面評審記錄。執(zhí)行公司合同管理規(guī)定。3.10.2 采購供應合同條款限定3.10.2.1 合同約定的材料材質應與施工合同中約定的施工質量標準相匹配，且符合施工合同限定的進場條件，并接受監(jiān)理公司及施工總包商的合格檢驗和合理的退貨要求。3.10.2.2 合同一般應約定預留質保金，質保金額應不低于施工合同約定的工程質保金額，質保期應不低于施工合同相應工程質保期；但在明顯不存在保修風險的情況下，可不約定預留質保金。3.10.2.3 合同一般應不約定支付定金，并應約定預留相應額度的款項（非質保金）待工程竣工后支付。3.10.2.4 分批次實施供應的合同應明確不同批次材料、設備的加工供

13、應周期、付款額度及付款時間等。3.11 供應材料、設備供應商根據(jù)合同約定的數(shù)量及日期直接向施工承包商提交貨物，并辦理交接手續(xù)，經(jīng)濟部材料組、工程部配合施工承包商驗收貨物。4 保管與結算4.1 材料、設備的保管4.1.1 經(jīng)施工承包商、監(jiān)理驗收無誤后的材料、設備由施工承包商負責保管。公司應保證施工合同中約定的材料、設備供應日期與材料、設備采購合同中的供應日期一致。4.1.2 施工承包商與材料、設備供應商為同一責任人時（如電梯供應與安裝），對方發(fā)貨前應及時通知經(jīng)濟部材料組，工程部負責協(xié)調材料、設備現(xiàn)場堆放場所。4.1.3 因工程保修需要而預留的材料（或設備配件），由施工承包商或物業(yè)公司接收并保管。

14、4.1.4 供應商持有施工承包商或物業(yè)公司簽發(fā)的收料單據(jù)，由經(jīng)營部辦理入、出庫單據(jù)，入、出庫單據(jù)上的材料、設備數(shù)量、規(guī)格、型號等必須與施工承包商或物業(yè)公司簽發(fā)的收料單據(jù)一致，且出庫單據(jù)上應有施工承包商或物業(yè)公司簽收人簽字。4.2 材料、設備采購結算、付款與材料供應轉賬結算4.2.1 經(jīng)營部材料組負責材料、設備采購價款結算，并配合財務部付款，辦理相關手續(xù)。4.2.1.1 一次性供貨到位的合同，入、出庫單據(jù)上的材料（設備）數(shù)量、規(guī)格、型號等須與合同約定的相一致；最后一次付款（非質保金）前，必須將入、出庫單據(jù)移交財務部。4.2.1.2 分批次供貨到位的合同，應按供貨批次分別辦理入、出庫手續(xù)。當期付款

15、前，應將當期入、出庫單據(jù)移交財務部。4.2.2 材料供應轉賬結算4.2.2.1 經(jīng)營部材料組負責辦理與施工承包商的材料供應轉賬結算。4.2.2.2 轉賬單價的確定施工合同約定轉賬單價的，執(zhí)行合同約定；施工合同沒有約定轉賬單價的，執(zhí)行采購單價。4.2.2.3 轉賬的辦理經(jīng)營部應每月分單項（或單位）工程，將當月已實施供應的材料與施工承包商辦理轉賬手續(xù)，并轉交財務部。轉賬數(shù)量應與收料單數(shù)量一致。4.2.2.4 超供部分材料單價執(zhí)行采購單價，另加相應采購費用，在施工合同中約定，并在竣工造價結算中體現(xiàn)。5 信息服務及信息管理5.1 經(jīng)營部負責材料（設備）信息的日常收集及整理。5.2 收集及整理5.2.1 收集方式5.2.1.1 市場跟蹤調研；5.2.1.2 報刊雜志材料信息；5.2.1.3 供應商提供信息；5.2.1.4 近期實施供應的資料保存；5.2.1.5 其它方式。5.2.2 信息整理經(jīng)營部將收集到的資料按照品種、品質（或性能），分品牌、單價等進行整理（見附表），并提供給經(jīng)濟、工程人員參考。5.3 信息服務5.3.1 施工招標標底編制前五日，材料組應根據(jù)工程部