高級(jí)辦公自動(dòng)化1-3.ppt

1、辦公自動(dòng)化,第 二 章,辦公中的文字處理,本章內(nèi)容介紹,本章首先介紹了文字處理的基本知識(shí)；然后通過一個(gè)簡單的例，講解了簡單文檔的處理流程，包括文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置、打印預(yù)覽以及打印輸出等；最后介紹了公文處理的基本規(guī)范及利用公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ā?本章主要知識(shí)點(diǎn),文字處理工作流程 文檔的錄入與編排 文檔的頁面設(shè)置 文檔的打印操作 公文的處理規(guī)范 利用向?qū)е谱鞴?2.1 文字處理軟件及其操作流程,2.1.1 文字處理軟件及其功能 文件存儲(chǔ) 內(nèi)容編輯 簡單排版 輸入校驗(yàn) 輸出 提供輸入輸出接口 對(duì)象的嵌入與鏈接,2.1.2 文字處理的操作流程,流程中各個(gè)步驟的含義如下： 1文字

2、錄入：包括文字錄入、符號(hào)錄入以及圖片、聲音等多媒體對(duì)象采集、導(dǎo)入。 2文本編輯：包括選取、復(fù)制、移動(dòng)、修改、刪除、查找、替換、定位、校對(duì)等。 3格式排版：包括字體、段落排版，分頁、分節(jié)、分欄排版，邊框、底紋設(shè)置等。,4頁面設(shè)置：包括紙張?jiān)O(shè)置、邊界設(shè)置、裝訂線設(shè)置、頁面頁腳設(shè)置等。 5打印預(yù)覽：就是在實(shí)際打印前先在屏幕上模擬顯示文檔的打印效果。 6打印輸出：包括打印機(jī)選擇、打印范圍確定、打印份數(shù)設(shè)置、縮放打印設(shè)置等。,2.2 簡單文檔處理,本節(jié)講解簡單文檔的處理過程，主要目的是對(duì)辦公文檔的處理流程有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。,2.2.1 啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置 1啟動(dòng)Word軟件 首先通過單擊“開始”|“

3、程序”|“Microsoft Word”（具體名稱、位置可能因機(jī)器而異），啟動(dòng)Word軟件。啟動(dòng)后的默認(rèn)界面如下圖所示，它同時(shí)打開一個(gè)空白文檔。 2工具欄的設(shè)置 （1）工具欄簡介 在Word的默認(rèn)界面上，通常只存在“常用”和“格式”兩個(gè)工具欄，如圖所示；在工具欄的右端往往還存在折疊按鈕，折疊按鈕上的雙箭頭表示還有折疊的工具按鈕沒有顯示出來，單擊該按鈕可以看到折疊起來的工具按鈕。,在Word的使用過程中，各種工具欄上的工具按鈕會(huì)根據(jù)用戶的 使用頻率出現(xiàn)或者不出現(xiàn)在默認(rèn)界面上，這體現(xiàn)了工具欄的自適應(yīng)性。 （2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開 在Word的默認(rèn)界面上，“常用”和“格式”兩

4、個(gè)工具欄并排在一行，這使得許多工具按鈕不能顯示出來，這對(duì)于初學(xué)者往往感覺無所適從。下面介紹兩種將二者分開，各自占據(jù)一行的方法。 方法一：利用“自定義”命令法 操作時(shí)，單擊“工具”|“自定義”命令，彈出“自定義”對(duì)話框，在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡中選上“分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄”復(fù)選框。單擊“關(guān)閉”按鈕。使得常用工具欄和格式工具欄在兩行并列顯示。,第二種方法：拖動(dòng)“移動(dòng)控點(diǎn)”法 將鼠標(biāo)移動(dòng)到所示 工具欄的“移動(dòng)控點(diǎn)”上，當(dāng)光標(biāo)呈現(xiàn)帶箭頭的“十”字形狀時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)使之與其他工具欄上下排列。 “常用”工具欄與“格式”工具欄上下排列成兩行后，工具欄上常用的所有工具按鈕將全部顯示出來，便于使用者查找、使用

5、。 此外，還可通過“工具欄選項(xiàng)”按鈕(工具欄右側(cè))進(jìn)行設(shè)置。,2.2.2 文字和符號(hào)的錄入,1選擇漢字輸入方法 可以利用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的“輸入法指示器”En（或CH）圖標(biāo)，從彈出的菜單中選取漢字輸入方法；也可以按鍵盤上的Ctrl+Space組合鍵，在英文輸入方法和默認(rèn)的中文輸入方法之間切換，按鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵，可以在各種漢字輸入方法之間切換。,2文本內(nèi)容的輸入 在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是： （1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。 （2）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。

6、（3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行內(nèi)容分頁的設(shè)置。 同時(shí)，輸入文本時(shí)還需要注意：輸入文本有插入和改寫兩種狀態(tài)，要根據(jù)需要進(jìn)行選取，在兩種狀態(tài)之間進(jìn)行切換可以按Insert鍵，或者用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的改寫標(biāo)志。,3特殊符號(hào)的錄入 文檔中除了文字外，有時(shí)還需要輸入一些符號(hào)（例如：、等）。 符號(hào)的輸入方法主要有四種： （1）菜單法：通過 “插入” |“符號(hào)”（“特殊符號(hào)”）輸入。 （2）工具欄法：將“符號(hào)欄”工具欄顯示在界面上，利用按鈕輸入。 （3）軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的“軟鍵盤”按鈕，從彈出的供選鍵盤中（13種）選“特殊符號(hào)”、“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”或其他符號(hào)鍵盤，利用按鍵輸入

7、。 （4）鍵盤法：對(duì)于特殊符號(hào)，必須采用上述方法來進(jìn)行輸入；而對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除了采用上述方法外，還可以充分利用鍵盤來進(jìn)行快速錄入。 4文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì),2.2.3 文檔內(nèi)容的編輯保存 1光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動(dòng)鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動(dòng)到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。 2選定文本 （1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取 （2）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選取 （3）使用看不見的選擇欄,（4）利用快捷鍵操作選取 選取對(duì)象時(shí)，可以適當(dāng)使用以下幾個(gè)常見的快捷操作方法。 選擇全部文檔： Ctrl+A、 Ctrl+單擊選擇欄、三擊選

8、擇欄 選擇整段：在段落中三擊所選段落、雙擊所選段落選擇欄 選擇矩形文本塊： Alt+移動(dòng)鼠標(biāo) 選擇一行：單擊該行選擇欄 (5)選定的簡化 只要是光標(biāo)所在的段落，即可對(duì)其進(jìn)行段落格式的設(shè)置,3修改文本 操作者在需要修改文檔內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新的文本，這樣既可以刪除所選文本，又在所選文本處插入新的內(nèi)容。 4復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本 首先必須選擇所要操作的文本，然后才能進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、刪除操作。操作方法有： （1）利用快捷鍵（“編輯”菜單相應(yīng)操作后的組合鍵） （2）菜單方法 （3）工具欄按鈕方法 （4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法 5“選擇性”粘貼的作用 粘貼”是將復(fù)制或剪切的內(nèi)容原封不動(dòng)

9、地放置到目標(biāo)位置，但是有時(shí)若只想要其中的文字，而不要其格式，這個(gè)時(shí)候就可以使用“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”。,6撤消和恢復(fù)操作 在對(duì)文檔進(jìn)行編輯的過程中， Word 會(huì)自動(dòng)記錄最近的一些操作，用戶可以選擇撤消一些錯(cuò)誤操作。另外，如果又要取消撤消這個(gè)操作，也可以用恢復(fù)操作來達(dá)到目的。 撤消操作的方法是：選擇“編輯”|“撤消”命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕或使用快捷鍵Ctrl+Z。 恢復(fù)操作的方法是：選擇“編輯”|“恢復(fù)”命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕或使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。,2.2.4 字體與段落格式排版,文檔中字體和段落格式排版的基本設(shè)置通過格式工具欄就可

10、實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜設(shè)置分別通過“格式”菜單下的“字體”、“段落”命令進(jìn)行操作。 另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可以通過使用“格式刷”按鈕來實(shí)現(xiàn)格式的復(fù)制（單擊可使用一次、雙擊可多次使用）,2.2.5 文檔的頁面設(shè)置,單擊“文件”|“頁面設(shè)置”命令，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,可以設(shè)置以下步驟：說明：雙擊標(biāo)尺，也可以快速而方便打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框1設(shè)置紙張大小和方向 “紙張”選項(xiàng)卡主要包括紙張大小和紙張來源，其中“紙張大小”列表列出了默認(rèn)打印機(jī)支持的紙張的型號(hào)、尺寸，它的下面表示了相應(yīng)紙的寬度和高度；如果在列表中選擇“自定義大小”，就可以通過設(shè)

11、置寬度和高度來定義紙張的大小?！凹垙垇碓础币话氵x擇默認(rèn)設(shè)置即可。,2 調(diào)整頁邊距 頁邊距是指可編輯區(qū)域與紙張邊界的距離，根據(jù)不同紙張定義不同的頁邊距，可以使打印出來的文檔更加美觀?！绊撨吘唷边x項(xiàng)卡，在其中可以選擇文本距紙邊的上、下、左、右的距離，以及裝訂線的位置和寬度，紙張的打印方向等。對(duì)于這些設(shè)置，在預(yù)覽框中可以看到效果。 3設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對(duì)齊方式 選擇“版式”選項(xiàng)卡，在其中可以進(jìn)行如下操作：選擇“奇偶頁不同”或者“首頁不同”，可以對(duì)首頁或奇偶頁設(shè)置不同的頁眉頁腳；“垂直對(duì)齊方式”中選擇“頂端”、“靠上”或“居中”，可以設(shè)置一頁中文字內(nèi)容在垂直方向的不同對(duì)齊方式；在頁眉、頁腳列表

12、框中輸入或選取數(shù)字，可以設(shè)置頁眉、頁腳至頁邊界的距離。,4確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 選擇“文檔網(wǎng)格” 選項(xiàng)卡，在其中可以設(shè)置文字排列的方向，文檔內(nèi)容文字分欄的數(shù)目以及文檔中每頁的行數(shù)、每行的字符數(shù)（這兩個(gè)值與紙張的大小、頁邊框的寬度、字體的大小、排列方式都有關(guān)）。,特殊情況下的頁眉和頁碼的設(shè)置 奇數(shù)頁頁眉（論文題目和頁碼）和偶數(shù)頁頁眉（頁碼和論文的任務(wù)類型）不相同時(shí)的設(shè)置（下圖所示）： 頁碼設(shè)置：“插入”“頁碼” 頁眉設(shè)置：“視圖”“頁眉和頁腳” 奇偶頁頁眉不同：“文件” “頁面設(shè)置”“版式”“頁眉頁腳”區(qū)域的“奇偶頁不同”選定 封面及目錄沒有頁眉頁碼：“頁面設(shè)置”“版式”“頁眉頁腳”區(qū)

13、域的“首頁不同”選定,頁眉和頁碼的設(shè)置,2.2.6 打印效果的預(yù)覽 （1）單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”|“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打印預(yù)覽窗口， （2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)工具欄，可進(jìn)行打印相關(guān)屬性設(shè)置 （3）當(dāng)內(nèi)容沒有全部顯示完時(shí)，可單擊窗口右側(cè)滾動(dòng)條上顯示位置標(biāo)識(shí)的上、下空白處或下邊的上、下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽下面的內(nèi)容 （4）單擊“關(guān)閉”按鈕，即可返回到編輯窗口界面,2.2.7 文檔的打印輸出及網(wǎng)上發(fā)布,1打印操作的基本步驟 工具欄中的打印按鈕只按默認(rèn)設(shè)置打印，快速簡單。 “文件”-“打印(P)” 2打印操作的其他方式 在“打開”對(duì)話框中可選中多個(gè)文件，在其右鍵菜單選“

14、打印”，即可對(duì)選中文件進(jìn)行打印 3.網(wǎng)上發(fā)布需將Word文檔存成“Web頁”格式的“.html文件（網(wǎng)頁）?！拔募?“另存為”-“文件類型”,打印及其屬性設(shè)置圖,2.2.8 文檔的保存和保護(hù),1、多個(gè)文檔的保存 打開了多個(gè)文檔以后，如果逐個(gè)地進(jìn)行保存或者關(guān)閉太繁瑣，這時(shí)，可以按住“Shift”鍵后再打開“文件”菜單，原來的“保存”變?yōu)榱恕叭勘４妗?，用此命令可以同時(shí)保存所有當(dāng)前打開的文檔。 自動(dòng)保存文檔 選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，在“保存”選項(xiàng)卡中，進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，如下圖所示，Word可以按設(shè)定方式自動(dòng)保存文檔，從而省去保存的操作。,2、保護(hù)文檔 為使文檔不被人任意查看

15、或修改，可以在保存文檔時(shí)為文檔設(shè)置密碼，這樣，只有知道密碼才能打開或修改文檔。 (1)選擇“工具”|“選項(xiàng)”菜單，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。 單擊“安全性”選項(xiàng)卡。 在“打開文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”，完成設(shè)置。 (2)執(zhí)行“文件”|“另存為”命令，打開“另存為”對(duì)話框，在對(duì)話框中的“工具”|“安全措施選項(xiàng)”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。,2.3 辦公室文字處理的基本規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用(WORD模板的使用) 2.3.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范 1公文種類 我國各級(jí)機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要。

16、此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在工作中還經(jīng)常使用一些其他文字材料，習(xí)慣上稱為機(jī)關(guān)常用公文，主要有計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。 2公文格式 所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文格式是公文具有權(quán)威性和約束力的具體表現(xiàn)。 公文的組成項(xiàng)目分為指定項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。 公文從外觀結(jié)構(gòu)看，一般由文頭、正文、文尾三部分組成。,3公文用紙 公文用紙一般為單頁16開型（長260毫米、寬184毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長233毫米、寬大49毫米。也可以采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸為：長270毫米、寬17

17、5毫米。布告、通告、公告的用紙視情況確定。 4公文用字 字號(hào)一般按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文及注釋說明文字等順序從大到小選用。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，推薦使用高22毫米、寬15毫米黑變體字或初號(hào)宋體字。 聯(lián)合行文，推薦用小初號(hào)字。 公文標(biāo)題、小標(biāo)題，分別推薦使用二號(hào)、三號(hào)宋體字。 秘密等級(jí)、緊急程度和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字句，推薦使用三號(hào)黑體字。 主題詞，推薦用三號(hào)宋體字。 一般公文正文、主抄送機(jī)關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說明、注釋、特殊情況說明等，推薦用三號(hào)或四號(hào)仿宋體字。,5公文書寫 文字一律采用從左到右橫排。在左側(cè)裝訂。少數(shù)民族文字按習(xí)慣書寫、排版。 2.

18、3.2 利用公文向?qū)У氖褂?1啟動(dòng)Word，單擊“文件”|“新建”命令，打開“新建文檔”任務(wù)窗格。 2在該任務(wù)窗格中，選擇“本機(jī)上的模板”命令，彈出“模板”對(duì)話框， 3選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)，然后再單擊“確定”按鈕，出現(xiàn) “公文向?qū)А睂?duì)話框，選擇公文格式，然后根據(jù)單擊“下一步”并根據(jù)情況填入相應(yīng)內(nèi)容直到“完成” 。 公文制作完成后，根據(jù)需要，還可以再對(duì)向?qū)е谱鞯墓倪M(jìn)行內(nèi)容編輯和格式編排。,小 結(jié) 在辦公事務(wù)中，文字處理需要經(jīng)常進(jìn)行的一項(xiàng)基本操作。本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)文檔實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理的基本知識(shí)和具體操作方法，主要內(nèi)容包括文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文等。 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該能夠熟練地進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理工作，對(duì)日常工作中的簡單文檔如公告文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編排和打印。,1、在Wo