時(shí)間管理--高效人士必備的習(xí)慣(PPT 70頁).ppt

1、時(shí)間管理 -高效人士必備的習(xí)慣,引 言,或許你常有這樣的感嘆：明明已經(jīng)很努力,為什么事情還是做不完?除了工作,怎么還是工作?轉(zhuǎn)眼間一天過去了,為何啥事也沒做成?于是你不禁自問,時(shí)間究竟跑哪里去了?顯然,時(shí)間并沒有跑哪里去,它仍舊以一個(gè)鐘頭60分鐘、一天1440分鐘、一周168小時(shí)的速度在飛逝。 不論你的職務(wù)高低、年齡輩分、性別差異，每個(gè)人都在平等的“消費(fèi)”著它。但同樣的時(shí)間，在不同的人面前，就會(huì)體現(xiàn)出不同的價(jià)值，如何利用好時(shí)間，如何讓它發(fā)揮出最大的價(jià)值，成了每個(gè)人所關(guān)心的問題?？蛇z憾的是，人們雖然懂得時(shí)間的重要性，確不知道如何利用好時(shí)間。,人生的時(shí)間分配是怎樣的？,人的壽命有長有短，這里取一個(gè)

2、平均值：70歲。你可以看看自己70年的時(shí)間是怎么度過的。人一生中站立的時(shí)間最長，在不知不覺中站了30年。睡臥的時(shí)間居第二位：23年。準(zhǔn)備一把舒適的椅子吧，坐著的時(shí)間居第三位，人一生要坐17年。盡管勞動(dòng)是生活的必需，可人用于工作的時(shí)間總共才1012年。人補(bǔ)充能量的時(shí)間竟是工作時(shí)間的一半：一生中要在飯桌上度過6年。等車的滋味難受嗎?人一生花在等車上的時(shí)間是36年，這要由家到工作單位的遠(yuǎn)近而定。以等一次車10分鐘計(jì)算，人一生要在車站上度過170個(gè)晝夜。長嘴就要說話，人一生用于交談的時(shí)間需要2年。從“新聞聯(lián)播”開始計(jì)算，至正常的就寢時(shí)間止，人一生就要在電視機(jī)前度過2128天(晝夜)，約6年。其余的內(nèi)容

3、我們以天計(jì)數(shù)。人一生要笑：623天。做飯：560天。感冒：500天。學(xué)習(xí)：440天。這440晝夜是指學(xué)校以外的學(xué)習(xí)。接受中小學(xué)義務(wù)教育：405天。節(jié)日活動(dòng)、家庭聚會(huì)、學(xué)友聯(lián)誼：375天。書信往來、填各類表格：305天。,案例,美國一位著名的大學(xué)教授，曾經(jīng)向數(shù)百人提出這樣的問題：如果今天是你生命的最后一天，你有什么感觸？結(jié)果很多人回答的是沒有多讀書，沒有好好的約束自己，沒有嘗試新的事物，沒有多花點(diǎn)時(shí)間與家人相處等等。,小故事,有兩個(gè)人到非洲考察，迷路了，忽然一只兇猛的獅子朝他們跑過來，其中一人馬上從旅行袋中拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一個(gè)人便搖搖頭說：“沒用，你怎么跑也跑不過獅子?！蓖檎f：“嗨，你當(dāng)然

4、不知道，在這個(gè)緊要的關(guān)頭最重要的是我要比你跑的快?！?故事的啟示,在現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)必須與 時(shí)間競(jìng)爭(zhēng),時(shí)間的定義,時(shí)間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的。 時(shí)間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。 過去 現(xiàn)在 未來,時(shí)間的特征,時(shí)間是不可替代的 時(shí)間沒有辦法儲(chǔ)存 時(shí)間無法增加 時(shí)間借不到、買不到、租不到 時(shí)間以穩(wěn)定的速度無法阻擋的消失,故事啟示,爭(zhēng)取時(shí)間重要 合理分配時(shí)間更重要,爭(zhēng)取時(shí)間重要 合理分配時(shí)間更重要,那么時(shí)間管理是,時(shí)間管理理論的歷史進(jìn)程,第四代時(shí)間管理,屬于自然法則和羅盤理論 優(yōu)點(diǎn)：效率方向?qū)?第三講 第四代時(shí)間管理,第四代時(shí)間管理的要素與核心 完成人生的四大需求與能力 現(xiàn)代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)

5、自然法則,自然法則-農(nóng)場(chǎng)法則,1、農(nóng)業(yè)上有一種播種收割定律，耕作的時(shí)序以及收割的多寡，受自然法則影響。 2、無論是國家還是個(gè)人，均存在一個(gè)均衡點(diǎn)。 3、人與社會(huì)、群體之間都有一種相互依存、依賴的關(guān)系，這種關(guān)系，能從心靈的深處，滿足個(gè)人的心理、物質(zhì)、精神及社會(huì)文化四種需求。四種需求的結(jié)合，將內(nèi)心的那種熱忱釋放出來，找到真正的自我。,人生的領(lǐng)域,1,1,課程內(nèi)容,時(shí)間管理是什么？ 如何進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)間管理的五大法寶 明確目標(biāo) 分清輕重緩急 合理地分配時(shí)間 制定規(guī)則 合理授權(quán),大石塊 沙子 水,最大限度的裝滿小桶,時(shí)間的價(jià)值,無形價(jià)值 把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭

6、關(guān)系、人際關(guān)系等。 有形價(jià)值 所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社交關(guān)系、會(huì)在以后帶來有形的報(bào)酬。,你的時(shí)間價(jià)值幾何,你的時(shí)間價(jià)值：每天/每小時(shí)/每分鐘 元,時(shí)間管理是研究如何合理、有效地組織、運(yùn)用時(shí)間資源，以達(dá)到工作和生活的目標(biāo)。,時(shí)間管理核心理念Time Management,Work smarter, not harder,時(shí)間管理法寶之一Time Management,明確目標(biāo),愛麗絲漫游奇境記對(duì)白,“請(qǐng)你告訴我，我該走哪條路？” “那要看你想去哪里？”貓說。 “去哪兒無所謂?！睈埯惤z說。 “那么走哪條路也就無所謂了。”貓說。,人要有明確的目標(biāo)。,人不是因?yàn)楣ぷ鞫心繕?biāo)，而是因?yàn)槟繕?biāo)而工作,設(shè)

7、定目標(biāo),設(shè)定目標(biāo)的原則,設(shè)定有效目標(biāo)的原則可以用SMART來表示. 設(shè)定目標(biāo)的SMART原則 R可以被證明和觀察（強(qiáng)調(diào)成果）,No wind favors him who has no destined port. 風(fēng)不會(huì)偏愛沒有目的港的人,設(shè)定目標(biāo),制定計(jì)劃,那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失敗,如果你沒有認(rèn)真做計(jì)劃,目標(biāo)計(jì)劃書,時(shí)間分配不合理,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,帕雷托原則 （Pareto Principle）,80/20原則,必須做的,應(yīng)該做的,可以做的,美國某鋼鐵公司總裁舒瓦普向一位效率專家利請(qǐng)教：

8、“ 如何更好地執(zhí)行計(jì)劃的方法？ ” 利聲稱可以給舒瓦普一樣?xùn)|西，在 10 分鐘內(nèi)能把他公司業(yè)績提高 50% 。接著，利遞給舒瓦普一張白紙，說： “ 請(qǐng)?jiān)谶@張紙上寫下你明天要做的 6 件最重要的事。 ” 舒瓦普用了約 5 分鐘時(shí)間寫完。利接著說： “ 現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和公司的重要性次序。 ” 舒瓦普又花了約 5 分鐘做完。利說：“ 好了，現(xiàn)在這張紙就是我要給你的。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項(xiàng)最重要的。不看其它的，只做第一項(xiàng)，直到完成為止。然后用同樣辦法對(duì)待第 2 項(xiàng)、第 3 項(xiàng) 直到下班為止。即使只做完一件事，那也不要緊，因?yàn)槟憧傇谧鲎钪匾氖?。你可以試著每天這樣做，直到

9、你相信這個(gè)方法有價(jià)值時(shí)，請(qǐng)將你認(rèn)為的價(jià)值給我寄支票。 ” 一個(gè)月后，舒瓦普給利寄去一張 2.5 萬美元的支票，并在他的員工中普及這種方法。 5 年后，當(dāng)年這個(gè)不為人知的小鋼鐵公司成為世界最大鋼鐵公司之一。,設(shè)定優(yōu)先順序的好處,只做重要而且是必要的任務(wù) 每一次只集中在一件事情上,設(shè)定目標(biāo),制定計(jì)劃,逐日調(diào)整,時(shí)間已具體確定的事件 時(shí)間沒有具體確定的待處理事項(xiàng) 電話、記錄等信息,每日計(jì)劃表,時(shí)間管理法寶之二Time Management,分清輕重緩急,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性,重要的事：對(duì)個(gè)人工作

10、生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。,時(shí)間管理矩陣的應(yīng)用案例,李經(jīng)理把要做的當(dāng)天任務(wù)羅列出來：,制定明天時(shí)間計(jì)劃 接待一個(gè)老同學(xué) 向總經(jīng)理匯報(bào)工作 舉行辦公會(huì)議 給外地客戶打電話 與同事聊一部電影 到門診部看病,打分標(biāo)準(zhǔn),重要性、緊急性分?jǐn)?shù)表,時(shí)間管理重要性與緊迫性示意圖,緊急 不緊急,重要 不重要,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,M1擴(kuò)大,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,M2縮小,時(shí)間管理法寶之三Time M

11、anagement,合理地分配時(shí)間,你屬于哪種行為模式？,獅子型,考拉型,緊迫感 喜競(jìng)爭(zhēng) 走路、動(dòng)作較快 進(jìn)餐迅速 討厭耽擱 不耐心,放松 作決定需要一定時(shí)間 走路、動(dòng)作較緩 若有所思 樂于傾聽 耐心,合理地分配時(shí)間核心要點(diǎn)一：根除拖延,拖延的代價(jià),浪費(fèi)了今天 每天都是一個(gè)遺憾的生活 逃避積極的人生 健康不良 待處理問題的不斷增多 長期在壓力下工作的憂慮,與拖延決戰(zhàn),承認(rèn)：拖延是一種無益的生活方式 把大工作分解 當(dāng)機(jī)立斷，直接面對(duì)不愉快的工作 給自己設(shè)定最后時(shí)限 獎(jiǎng)勵(lì)自己,做事拖延的解決,要有能力辨認(rèn)事情的重要性 自我分析，認(rèn)清自己 先做最重要的事情 監(jiān)控自己的進(jìn)度,管理好書桌才能管理好時(shí)間,

12、合理地分配時(shí)間核心要點(diǎn)二：桌面整潔,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情 工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得 每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置 每天下班前將辦公桌整理就緒 把不再需要的東西堅(jiān)決扔掉,活動(dòng),文件的處理,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級(jí) 處理,A B C,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一次 每天排出固定的時(shí)間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項(xiàng)工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案 堅(jiān)決扔掉不必要的文件,善用零星時(shí)間,通勤時(shí)間 旅途時(shí)間 等候時(shí)間 看病 交費(fèi) 等電話 等汽車、飛機(jī),不要隨便打發(fā)你的零星時(shí)間,合理地分配時(shí)間核

13、心要點(diǎn)三：零存整取,測(cè)試一下你的時(shí)間安排方式,合理分配時(shí)間核心要點(diǎn)四：發(fā)掘工作慣性,發(fā)掘工作慣性,晨間型 晚間型 隨時(shí)型,和自己的生物鐘合拍,時(shí)間管理法寶之四Time Management,制定規(guī)則,工作應(yīng)于何時(shí)截止,樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo),影響縮小在最小范圍內(nèi),持之以恒,自我制定規(guī)則、自我遵守紀(jì)律,充分利用記事本,待辦瑣事 物品清單,把腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,一樣的演講不要只講一次,時(shí)間管理法寶之五Time Management,合理授權(quán),爭(zhēng)取外援，節(jié)約時(shí)間,輸出,輸出,輸入,輸入,一人包打天下者,追求團(tuán)隊(duì)協(xié)作者,合理授權(quán),放棄喜歡做的事 放棄

14、怕失去控制的心理 授權(quán) 把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員 隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答,總結(jié)：時(shí)間管理的十一條金律,金律一:要和你的價(jià)值觀相吻合 你一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，你就很難知道什么對(duì)你最重要，當(dāng)你價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。 金律二:設(shè)立明確的目標(biāo) 成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫出來，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。

15、金律三:改變你的想法 美國心理學(xué)之父威廉詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做,時(shí)間管理的十一條金條玉律,金律四:遵循20比80定律. 生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要的事，而

16、不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。 金律五:安排“不被干擾”時(shí)間 每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率，甚至有時(shí)侯這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。 金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限 帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的帕金森法則(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就

17、會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。 金律七:做好時(shí)間日志 你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間把每天花的時(shí)間一一記錄下來，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變,時(shí)間管理的十一條金條玉律,金律八:理解時(shí)間大于金錢 用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對(duì)象，因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起，他花了40年時(shí)間成功，你跟10個(gè)這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)? 金律九:學(xué)會(huì)列清單 把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長長的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感