電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用.pptx

1、,電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用主講老師：老慢,一、 電子表格軟件概述 二、 數(shù)據(jù)的輸入與編輯 三、 公式與函數(shù)的應(yīng)用 四、 數(shù)據(jù)清單及其管理分析,【整章內(nèi)容為新大綱新增】,本章構(gòu)成：,電子表格，又稱(chēng)電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格。,一、常用的電子表格軟件,第一節(jié) 電子表格軟件概述,Excel2003的默認(rèn)用戶(hù)界面,Excel2013的默認(rèn)用戶(hù)界面,電子表格軟件的主要功能有： (1)建立工作簿； (2)管理數(shù)據(jù)； (3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享； (4)制作圖表； (5)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。,二、電子表格軟件的主要功能,Excel軟件啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)

2、空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。 在Excel 2003中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有3張工作表，每張工作表由65 536行和256列組成；在Excel 2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有l(wèi)張工作表，該工作表由1 048 576行和16 384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。,(一)、建立工作簿,用戶(hù)通過(guò)Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單無(wú)格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢

3、索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。,（二）管理數(shù)據(jù),通過(guò)Excel，用戶(hù)可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。,（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享,Excel提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線(xiàn)圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖?、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系；不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)、圖例

4、、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說(shuō)服力。,（四）制作圖表,Excel自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿(mǎn)足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Excel的功能。,（五）開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng),1點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中的 Excel 快捷命令 2點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo) 直接點(diǎn)擊（單擊或雙擊）位于桌面的 Excel 快捷方式圖標(biāo),（一）Excel 軟件的啟動(dòng),三、Excel 軟件的啟動(dòng)與退出,3通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話(huà)框啟動(dòng) Excel 軟件 4打開(kāi)現(xiàn)成的 Excel 文件,三、Excel 軟件的啟動(dòng)與退出

5、,1點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕 2點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令 3按擊快捷鍵“Alt+ F4” 注意：如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，按擊“Alt+ F4”鍵后，光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍在運(yùn)行，Excel軟件并未退出。,（二）Excel 軟件的退出,Excel 軟件的默認(rèn)用戶(hù)界面因版本不同而有所區(qū)別。 1.Excel 2003 及以下版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成； 2.Excel 2007 及以上版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成；,四、Excel 軟件的用

6、戶(hù)界面,Excel2003的默認(rèn)用戶(hù)界面,主要包括： （一）Excel 文件的新建與保存 （二）Excel 文件的關(guān)閉與打開(kāi) （三）Excel 文件的保密與備份 （四）Excel 文件的修改與刪除,五、Excel 文件的管理,1Excel 文件的新建 (1)敲擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵； (2)打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板； (3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕（Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄）。,（一）Excel 文件的新建與保存,2Excel 文件的保存 (1)通過(guò)敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存 (2)通過(guò)敲擊快捷

7、鍵“Ctrl+S”鍵進(jìn)行保存 (3)通過(guò)單擊常用工具欄（適用于 Excel2003）或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄（適用于 Excel 2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存 (4)通過(guò)“文件”菜單（或 Excel2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存,（一）Excel 文件的新建與保存,1Excel 文件的關(guān)閉 (1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。 (2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。 (3)敞擊快捷鍵“Ctrl+ F4”。 上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctrl+N”鍵等方式

8、創(chuàng)建新工作簿。,（二）Excel 文件的關(guān)閉與打開(kāi),2Excel 文件的打開(kāi) (1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Excel文件打開(kāi)。 (2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。 (3)通過(guò)Excel“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。 (4)通過(guò)常用工具欄（適用于Excel2003）或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄（適用于Excel 2013）中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。 (5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+O”鍵進(jìn)行打開(kāi)。,（二）Excel 文件的關(guān)閉與打開(kāi),1Excel 文件的保密 (1)打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框； (2)在“另存為”對(duì)話(huà)框中，點(diǎn)擊“工具”下拉菜單中的“常規(guī)選項(xiàng)”； (3)在打開(kāi)的“保存選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中根據(jù)需要輸入Ex

9、cel文件的打開(kāi)權(quán)限密碼或修改權(quán)限密碼，也可以勾選“建議只讀”，點(diǎn)擊“確定”； (4)保存Excel文件。,（三）Excel 文件的保密與備份,2Excel 文件的備份 (1)打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框； (2)在“另存為”對(duì)話(huà)框中，點(diǎn)擊“工具”下拉菜單中的“常規(guī)選項(xiàng)”； (3)在打開(kāi)的“保存選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中，勾選“生成備份文件”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”； (4)保存Excel文件。,（三）Excel 文件的保密與備份,1Excel 文件的修改 Excel文件的修改通常在已打開(kāi)的Excel文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。 2Excel

10、文件的刪除 (1)選中要?jiǎng)h除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。 (2)用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Excel文件，選擇刪除命令。,（四）Excel 文件的修改與刪除,第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯,本節(jié)構(gòu)成： 一、 數(shù)據(jù)的輸入 二、 數(shù)據(jù)的編輯 三、 數(shù)據(jù)的保護(hù),（一）數(shù)據(jù)的手工錄入 Excel 中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。 1在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù) 2在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù) 3在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù) 4在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù),一、數(shù)據(jù)的輸入,1相同數(shù)據(jù)填充。 2序列填充 3填充

11、序列類(lèi)型的指定 利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類(lèi)型，如填充日期值時(shí)，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。,（二）單元格數(shù)據(jù)的快速填充,Excel 可以獲取 SQL Server、Access 等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。,（三）導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù),1數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼 2數(shù)據(jù)的剪切與粘貼,二、數(shù)據(jù)的編輯,（一）保護(hù)工作簿 Excel 可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。 1限制編輯權(quán)限 2設(shè)置工作簿打開(kāi)權(quán)限密碼 （二）保護(hù)工作表 在 Excel 2013 中，可以對(duì)工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對(duì)工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保

12、護(hù)需輸入正確的密碼。 （三）鎖定單元格 (1)啟用保護(hù)工作表； (2)選定需要保護(hù)的單元格或單元格區(qū)域，依次單擊“開(kāi)始”、“單元格”、“格式”和鎖定單元格”，完成保護(hù)單元格設(shè)置。,三、數(shù)據(jù)的保護(hù),第三節(jié) 公式與函數(shù)的應(yīng)用,本節(jié)構(gòu)成： 一、 公式的應(yīng)用 二、 單元格的引用 三、 函數(shù)的應(yīng)用,（一）公式的概念及其構(gòu)成 公式是指由等號(hào)“=”、運(yùn)算體和運(yùn)算符在單元格中按特定順序連接而成的運(yùn)算表達(dá)式。 運(yùn)算體:是指能夠運(yùn)算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱(chēng)、函數(shù)等； 運(yùn)算符:是使 Excel 自動(dòng)執(zhí)行特定運(yùn)算的符號(hào)。,一、公式的應(yīng)用,1公式的創(chuàng)建 Excel 中，創(chuàng)建公式的方式包括手動(dòng)輸入和移動(dòng)點(diǎn)擊輸入

13、。 手動(dòng)輸入公式的具體步驟為： (1)選定目標(biāo)單元格。 (2)在目標(biāo)單元格或其對(duì)應(yīng)的編輯欄中輸入等號(hào)“=”，輸入的內(nèi)容在單元格和編輯欄中同步顯示。 (3)輸入第一個(gè)運(yùn)算體、第一個(gè)運(yùn)算符、第二個(gè)運(yùn)算體，以下類(lèi)推，直至最后一個(gè)運(yùn)算體。如有小圓括號(hào)，應(yīng)注意其位置是否適當(dāng)以及左括號(hào)是否與右括號(hào)相匹配。 (4)確認(rèn)新創(chuàng)建的公式。,（二）公式的創(chuàng)建與修改,公式編輯和修改的方法有： (1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。 (2)選中公式所在的單元格，按“F2”鍵后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。 (3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中做相應(yīng)更改。,2公式的編輯和修改,對(duì)于只由一個(gè)運(yùn)算

14、符或者多個(gè)優(yōu)先級(jí)次相同的運(yùn)算符（如既有加號(hào)又有減號(hào)）構(gòu)成的公式，Excel 將按照從左到右的順序自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算； 但對(duì)于由多個(gè)優(yōu)先級(jí)次不同的運(yùn)算符構(gòu)成的公式，Excel 則將自動(dòng)按照公式中運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)次從高到低進(jìn)行智能運(yùn)算。,（三）公式的運(yùn)算次序,1查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果 (1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進(jìn)入編輯狀態(tài) (2)選中公式中需要查看其運(yùn)算結(jié)果的運(yùn)算體和運(yùn)算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運(yùn)算結(jié)果，該運(yùn)算結(jié)果同時(shí)處于被選中狀態(tài)。 (3)按“Esc”鍵或者“Ctrl+Z”組合鍵（或單擊“撤銷(xiāo)”按鈕），運(yùn)算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達(dá)式的原來(lái)內(nèi)容。 需注意的是，所查看內(nèi)

15、容必須以一個(gè)運(yùn)算體（或左小圓括號(hào)）為起點(diǎn)、另外的運(yùn)算體（或右小圓括號(hào)）為終點(diǎn)，否則按“F9”鍵后無(wú)法運(yùn)算，自動(dòng)彈出報(bào)錯(cuò)對(duì)話(huà)框。,（四）公式運(yùn)算結(jié)果的顯示,(1)在單元格顯示運(yùn)行結(jié)果時(shí)，選中單元格，按“Ctrl+”組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”菜單命令（適用于Excel 2013），可切換為顯示公式內(nèi)容。Excel 2003中，依次點(diǎn)擊“工具”、“公式審核”、“公式審核模式”，切換為顯示公式內(nèi)容。 (2)在單元格顯示公式內(nèi)容時(shí)，選中單元格，按“Ctrl+“組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”（適用于Excel 2013，Excel 2003中點(diǎn)擊“公式審核模式”）菜單命令，可切換為顯示運(yùn)行結(jié)果。,2公式默認(rèn)顯

16、示方式的改變,將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值，是采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進(jìn)行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。 選擇選擇性粘貼，選擇“數(shù)值”,3將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值,（一）引用的類(lèi)型 1相對(duì)引用 2絕對(duì)引用（） 3混合引用 混合引用是指所用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中有一個(gè)是相對(duì)引用，另一個(gè)是絕對(duì)引用。,二、單位格的引用,在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤(pán)的方向鍵移點(diǎn)選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方洼來(lái)改變引用的類(lèi)型： 1在單元格地址的列標(biāo)和行標(biāo)前直接輸入“$”符號(hào)。 2輸入完單元格地址后，重復(fù)按“F4”鍵選擇合適的引用類(lèi)型。,（二）輸入單元格引用,

17、跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱(chēng)為三維引用。,（三）跨工作表單元格引用,跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱(chēng)為外部引用。,（四）跨工作簿單元格引用,Excel中，函數(shù)是預(yù)先編寫(xiě)的公式，可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)值執(zhí)行運(yùn)算，并返回一個(gè)或多個(gè)值。 函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名（參數(shù)序列）。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運(yùn)算的各個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。,三、 函數(shù)的應(yīng)用,(1) MAX。 MAX (numberl，number2，.)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。 (2) MIN。 MIN (number

18、l,number2.)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。 (3) SUM。 SUM【numberl,number2.）用于計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。 (4) SUMIF。 SUMIF（range，criteria，sumrange）用于對(duì)滿(mǎn)足條件的單元格求和。 (5) AVERAGE。AVERAGE (numberl，number2，.)用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。,（一）常用函數(shù) 1統(tǒng)計(jì)函數(shù),(6) AVERAGEIF。 AVERAGEIF (range，criteria，average_range)用于返回某個(gè)區(qū)域內(nèi)滿(mǎn)足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值 (7) COU

19、NT。 COUNT (valuel,value2.)用于計(jì)算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個(gè)數(shù)。 (8) COUNTIF。COUNTIF(range,criteria)用于對(duì)區(qū)域中滿(mǎn)足單個(gè)指定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。,（一）常用函數(shù) 1統(tǒng)計(jì)函數(shù),(1) LEN。LEN (text)用于返回文本字符串中的字符數(shù)。 (2) RIGHT。 RICHT (text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)的字符。 (3) MID。 MID（text，startnum，numchars）用于返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的措定數(shù)目的字符。 (4) LEFT。 LEFT（te

20、xt，num_chars）用于返回文本字符串中第一個(gè)字符開(kāi)始至指定個(gè)數(shù)的字符。,2文本函數(shù),IF（logical_test，value _if true，valueif 一 false） 用于判斷“l(fā)ogicaL test”的內(nèi)容是否為真， 如果為真則返回“value_ iftrue”， 如果為假則返回“value_if_ false” 的內(nèi)容。 例：=IF(A160,C,A),3邏輯函數(shù) IF,(1) LOOKUP。 LOOKUP函數(shù)用于返回向量（單行區(qū)域或單列區(qū)域）或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語(yǔ)法形式：向量形式和數(shù)組形式。 向量形式：LOOKUP (lookup_value，lookupve

21、ctor，resultvector)用于在單行區(qū)域或單列醫(yī)域（稱(chēng)為“向量”）中查找值，然后返回第二個(gè)單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。 數(shù)組形式：數(shù)組是指用于建立可生成多個(gè)結(jié)果或可對(duì)在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。數(shù)組區(qū)域共用一個(gè)公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。,4查找與引用函數(shù),(2) INDEX。 INDEX(array，row_num，column_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號(hào)和列號(hào)的索引值給定。 (3) MATCH。 MATCH（lookup_vajue，lookup_array，match_type）用于在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng)，然后返回該項(xiàng)在單

22、元格區(qū)域中的相對(duì)位置。,4查找與引用函數(shù),(1) YEAR。 YEAR（serial_number）用于返回某日期對(duì)應(yīng)的年份。 (2) MONTH。 MONTH(serial_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的月份，介于1 - 12之間。 (3) DAY。 DAY (serial_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的天數(shù)，介于1-31之間。 (4) NOW。 NOW( )用于返回當(dāng)前的日期和時(shí)間。,5日期與時(shí)間函數(shù),1SLN。 SLN（cost，salvage，life）用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)以直線(xiàn)法計(jì)提的每一期的折舊值。,（二）基本財(cái)務(wù)函數(shù),2DDB。 DDB（cost，salvage，life，p

23、eriod，factor）用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計(jì)算機(jī)一項(xiàng)固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。,（二）基本財(cái)務(wù)函數(shù),3SYD。SYD（cost，salvage，life，per）用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)按年限總和折舊法計(jì)算的在第“per”期的折舊值。,（二）基本財(cái)務(wù)函數(shù),第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析,本節(jié)構(gòu)成： 一、 數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建 二、 記錄單的使用 三、 數(shù)據(jù)的管理與分析,（一）數(shù)據(jù)清單的概念 Excel中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。 數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類(lèi)型和格式完全相同的Excel工作表。 數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)

24、庫(kù)中的字段名稱(chēng)，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。,一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建,1列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。 2同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。 3避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。 4盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單,（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求,（一）記錄單的概念 記錄單又稱(chēng)為數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話(huà)框。 “記錄單”對(duì)話(huà)框左半部從上到下依次列示數(shù)據(jù)清單第一行從左到右依次排列的列標(biāo)志，以及待輸人數(shù)據(jù)的空白框；右半部從上到下依次是“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)和“

25、新建”“刪除”、“還原”、“上一條”、“下一條”、“條件”、“關(guān)閉”籌按鈕。,二、記錄單的使用,1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn) 通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。,（二）通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄,打開(kāi)“記錄單”對(duì)話(huà)框的方法是： 輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。 Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)依次按擊快捷鍵“Alt +D”、“Alt +O”來(lái)打開(kāi)，或者通過(guò)單擊以定義方式添入”快

26、速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。,2“記錄單”對(duì)話(huà)框的打開(kāi),方法是： 單擊“新建”按鈕，光標(biāo)被自動(dòng)移人第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。在第一個(gè)空白文本框內(nèi)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后，按“Tab”鍵（不能按“Enter”鍵）或鼠標(biāo)點(diǎn)擊第二個(gè)空白文本框，將光標(biāo)移人第二個(gè)空白文本框（按“Shift+ Tab”快捷鍵則移入上一個(gè)文本框），等待數(shù)據(jù)錄入，以下類(lèi)推。 所有記錄輸入完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕，退出“記錄單”對(duì)話(huà)框并保存退出前所輸入的數(shù)據(jù)。,3在“記錄單”對(duì)話(huà)框中輸入新記錄,方法是： 單擊“條件”按鈕，該按鈕變?yōu)椤氨韱巍保瑢?duì)話(huà)框中所有列后文本框中的數(shù)據(jù)都被清空，光標(biāo)自動(dòng)移人第一個(gè)空白文本框，等待鍵入查

27、詢(xún)條件。 鍵入查詢(xún)條件后，單擊“下一條”按鈕或“上一條”按鈕（或上下光標(biāo)鍵）進(jìn)行查詢(xún)。,4利用“記錄單”對(duì)話(huà)框查找特定單元格,方法是： 查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改，修改完畢后按“Enter”鍵或單擊“新建”、“上一條”、“下一條”、“條件”、“關(guān)閉”等按鈕或上下光標(biāo)鍵確認(rèn)。 在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。,5利用“記錄單”對(duì)話(huà)框核對(duì)或修改特定記錄,方法是： 查找到待修改的記錄，單擊“刪除”按鈕，彈出“顯示的記錄將被刪除”的提示框，單擊“確定”按鈕，即可刪除找到的記錄。記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”

28、按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。,6利用“記錄單”對(duì)話(huà)框刪除特定記錄,在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類(lèi)匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。 （一）數(shù)據(jù)的排序 （二）數(shù)據(jù)的篩選 （三）數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總 （四）數(shù)據(jù)透視表的插入 （五）圖表的插入,三、數(shù)據(jù)的管理與分析,1.快速排序 (1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄； (2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。Excel2003中，單擊工具欄中的“升序”或“降序”按鈕；Excel 2013中，單擊“數(shù)據(jù)”功能區(qū)選項(xiàng)卡，單擊“排序和篩選”功能組中的“升序”或“降序”命令按鈕，,（一）數(shù)據(jù)的排序,2.自定義排序 (1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框。Excel2003中，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選定“排序”命令，打