企業(yè)規(guī)章制度與員工手冊制定.ppt

1、企業(yè)規(guī)章制度設計原則與員工手冊制定,提綱,1、新法對規(guī)章制度的基本要求； 2、企業(yè)規(guī)章制度的類型和架構(gòu)； 3、考勤制度的常見誤區(qū)與應對； 4、獎懲制度的常見問題和處理； 5、假期政策的制定原則和關鍵內(nèi)容; 6、績效考核制度的問題與操作。,3,有勞動法、勞動合同法了企業(yè)規(guī)章制度還有用嗎？,規(guī)章制度的三項作用,A、是法律法規(guī)的實施細則 勞動法第25條：嚴重違反規(guī)章制度的解雇！ 某石化公司員工打架解雇爭議案例,5,規(guī)章制度的三項作用,B、對法律法規(guī)空白點的有效延伸 勞動合同法第23條：可以約定保密事項！ 某國有大型企業(yè)設計院副院長跳槽爭議,6,規(guī)章制度的三項作用,C、是處理勞動爭議的法律依據(jù) 某外資

2、企業(yè)離職員工追討加班費爭議,7,法律對企業(yè)規(guī)章制度的要求,勞動法、勞動合同法第4條 最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋第19條 最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）第16條 廣東省高級人民法院、廣東省勞動爭議仲裁委員會關于適用勞動爭議調(diào)解仲裁法 、 勞動合同法若干問題的指導意見 第20條,法律對規(guī)章制度要求的關鍵詞,1、經(jīng)過民主程序 2、不違反法律法規(guī)及政策規(guī)定 3、向員工公示或者告知,9,用人單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時 , 應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論 , 提出方案和意見 , 與工會或者職工代表平等

3、協(xié)商確定。,1、制定中的民主程序,10,在規(guī)章制度實施過程中, 工會或者職工認為用人單位的規(guī)章制度不適當?shù)?, 有權(quán)向用人單位提出 , 通過協(xié)商修改完善。,1、修改中的民主程序,11,勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額管理 注意：不要擴大化！案例：某外資企業(yè)總部搬遷引發(fā)民主程序討論,民主程序涉及的規(guī)章制度范圍,12,民主程序的理解和操作,單方?jīng)Q定還是民主共決？ 沒有工會怎么辦？ 職工代表如何產(chǎn)生和管理？,13,某外資企業(yè)職工代表產(chǎn)生運作流程,14,1、成立職工代表推選機構(gòu)：,由公司HR負責，公司指定和員工主動報名結(jié)合，共同組成籌備機構(gòu)，專項負責職工

4、代表推選，具體人員和人數(shù)根據(jù)公司情況由HR代表公司確定。,15,2、制定推選方案和推選辦法,由籌備機構(gòu)制定具體的職工代表推選方案和推選辦法，并且經(jīng)過向公司所有員工進行公開公示后，確定為實際操作規(guī)則。,16,3、按照推選方案推選職工代表,1、職工代表的具體條件：設定若干基本條件 2、職工代表的構(gòu)成包括：普通員工比例、女員工比例、青年員工比例和管理人員比例 3、職工代表推選范圍： 4、職工代表投票推選規(guī)則： 5、成為推選代表的票數(shù)規(guī)則： 6、最終被推選代表的公示： 7、當選職工代表的確認和公示： 8、職工代表負責和執(zhí)行人員的推選。,17,民主程序的實際操作,如何選擇工會或職工代表協(xié)商方式 如何避免

5、工會或職工代表的尖銳問題 如何討論表決規(guī)章制度 如何面對不同意見或反對意見,18,地方規(guī)定：廣東 勞動合同法實施前制定的規(guī)章制度，雖未經(jīng)過勞動合同法第四條第二款規(guī)定的民主程序，但內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示或告知的，可以作為用人單位用工管理的依據(jù)。,19,地方規(guī)定：廣東,勞動合同法實施后，未經(jīng)民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據(jù)。 但規(guī)章制度或者重大事項的內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動者公示或告知，勞動者沒有異議的，可以作為勞動仲裁和人民法院裁判的依據(jù)。,20,2、不違反法律法規(guī)和政策規(guī)定,（1）不能與法律禁止性規(guī)定抵

6、觸,21,案例：某培訓公司員工手冊規(guī)定 員工入職前，應到當?shù)厥屑夅t(yī)院進行入職體檢，醫(yī)院出具的體檢報告必須證明該候選人身體健康，無任何傳染病或其他不適合應聘崗位工作的疾病。,22,案例 員工稱：2007年1月18日，在網(wǎng)上向DN公司投遞了應聘測試技術(shù)員崗位的簡歷。之后，順利通過筆試和面試。該公司人力資源部通知自己被錄用，和他談了薪水等待遇，并要他到指定的醫(yī)院參加入職體檢，如果體檢合格他就可以到公司上班了。1月27日，到醫(yī)院體檢，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是乙肝病毒攜帶者，檢查結(jié)果顯示其病毒不具有傳染性。 但是，DN公司依然拒絕錄用。員工遂訴至法院，要求依法確認不予錄用違法，并且請求依法判令賠償精神損害撫慰金50萬

7、元。,23,就業(yè)促進法,第三十條用人單位招用人員，不得以是傳染病病原攜帶者為由拒絕錄用。 經(jīng)醫(yī)學鑒定傳染病病原攜帶者在治愈前或者排除傳染嫌疑前，不得從事法律、行政法規(guī)和國務院衛(wèi)生行政部門規(guī)定禁止從事的易使傳染病擴散的工作。,24,2、不違反法律法規(guī)和政策規(guī)定,（2）處罰和管理性規(guī)定上不能沒有依據(jù)！,25,舉例：某機場考勤制度規(guī)定 1.具有看管性質(zhì)且實行輪班的工種崗位，按照實際消耗工時的60計算工作時間。 2.具有等待間歇特點且明顯受航班密度影響的崗位，工作時間內(nèi)發(fā)生的等待時間按照50計算工作時間；在工作時間外發(fā)生的等待時間按照40計算工作時間。 3.對于航班結(jié)束后留守值班的崗位按照實際消耗工時

8、的30計算工作時間。,26,診斷：,原因在于錯誤使用非經(jīng)審批的工時制度 綜合計算或者不定時制度基本可以解決 工作時間安排合法也是解決方法之一,27,某軟件公司員工手冊規(guī)定： 員工試用期間有以下情況之一的，屬于不符合錄用條件,公司有權(quán)與其解除勞動合同： 1、應聘前患有精神病、傳染病及其他嚴重影響工作的疾病而在應聘時未書面聲明的； 2、應聘前有吸毒等劣跡的； 3、應聘前有違法行為的； 4、試用期內(nèi)嚴重違反勞動紀律或公司規(guī)章制度的。,28,案例,馬某是某商場招商部經(jīng)理，2008年9月，商場副總經(jīng)理口頭通知馬某，因招商部工作原因，將其辦公室進行調(diào)整。馬某以工作不便為由沒有調(diào)整辦公室。 商場根據(jù)獎懲管理

9、規(guī)定中“拒不執(zhí)行上級命令，不服從管理、不服從正常工作調(diào)動、分配”的屬于嚴重違紀，解除了馬某的勞動合同。 馬某不服告至仲裁。 商場的處理是否合法？,29,直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度應當公示,或者告知勞動者。,3、規(guī)章制度公示告知,30,公示或者告知的方式,1、員工簽收 2、培訓員工 3、公告欄公布 4、網(wǎng)路公布 5、其他 郵寄送達的操作！,31,幾個問題的回應和處理,員工出差沒有參與制度討論，對員工有效嗎？ 員工表示不同意制度內(nèi)容，怎么辦？ 電子郵件告訴員工了，事后不承認怎么辦？,32,案例,北京某企業(yè)有名女工經(jīng)常與公司發(fā)生爭議，并且屢屢獲勝。公司遂嚴格制度，強化管理。此后，該女員工在孕期

10、沒有任何理由曠工三天，公司于是向她發(fā)出通知，稱根據(jù)公司員工手冊第八章第六條，無故曠工三天者屬于嚴重違紀，可以立即解聘，因此解除了該員工的勞動合同。 該員工不服訴至仲裁委，提出員工手冊未告知無效。公司舉證證明制度已經(jīng)經(jīng)過民主程序，并且其本人簽字確認的勞動合同附件寫明，本公司依法制定的各規(guī)章制度，包括員工守則、紀律條例、考勤制度等與勞動合同具有同等法律效力，員工知道內(nèi)容并愿意遵守。 請問：這名女員工能否打贏這場官司？為什么？,33,現(xiàn)代企業(yè)管理制度體系,34,企業(yè)規(guī)章制度常見問題分析,制度體系尚未完整； 過于分散，缺乏集中、統(tǒng)一、歸納性的規(guī)定； 形式內(nèi)容多屬人事制度模式，與現(xiàn)代企業(yè)人力資源制度體系

11、相去甚遠，也不符合勞動合同用工體制及勞動合同法規(guī)范下的模式； 部分內(nèi)容、規(guī)定與現(xiàn)行法律政策相悖； 實體與程序不能有效結(jié)合和相輔相成。,35,企業(yè)制度建設常見問題,拿來主義： 直接復制成功同業(yè)制度 歷史傳承： 計劃制度與市場制度簡單疊加 應付問題： 明顯針對性、缺乏系統(tǒng)性,36,企業(yè)管理中的常見核心制度,勞動合同管理 考勤和工時制度 假期和福利管理 行為規(guī)范和紀律處分 考核制度與運用,37,員工手冊的類型和特點,1、制造企業(yè)：強調(diào)服從管理 懲罰措施詳盡 2、服務行業(yè)：強調(diào)行為規(guī)范 行為指引具體 3、商業(yè)企業(yè)：強調(diào)商業(yè)道德 處罰措施嚴厲 4、IT金融行業(yè)：凸現(xiàn)人性文化 福利大于管理,38,員工手冊

12、的基本內(nèi)容,企業(yè)文化部分：總經(jīng)理致辭、公司簡介、公司的理念等 企業(yè)管理流程：勞動合同管理、入職離職指引、申訴 日常管理細則：行為規(guī)范、考勤、獎懲、保密等 企業(yè)福利待遇：社會保險、補充福利、有薪假期等,企業(yè)員工手冊范本示例,服務業(yè) 制造業(yè) 商業(yè) IT業(yè),40,考勤制度 常見問題列舉及解決建議,41,問題所在,缺少工時制度適應的不同考勤管理； 加班管理與加班費應在考勤制度中加以具體規(guī)范和體現(xiàn)； 對遲到、早退、曠工的處罰不合法； 加班費的計算基數(shù)沒有清晰或者與現(xiàn)行法律相悖。,42,診斷建議,明確規(guī)定適用的工時種類，并報請批準； 將罰款、扣款過當變更為其他形式； 完善整個加班管理，申請、審批、備案流程

13、； 嚴格遵照法律規(guī)定三種加班費計算方法，并對計算基數(shù)予以合法規(guī)定。,考勤與工時制度的類型,A 標準工時制 每日8小時，每周40小時； B 不定時工作制 生產(chǎn)特點、工作特殊需要和職責范圍關系，無法按照標準工時衡量或需要機動作業(yè) C 綜合計算工時制 因工作性質(zhì)特殊，需連續(xù)作業(yè)或季節(jié)限制，采用周、月、季、年等為周期,44,工時制度與加班管理,1. 標準工時制； 2. 不定時工作制； 3. 綜合計算工時工作制。,45,標準工時制運用誤區(qū),1. 只要每周工作時間不超過40小時就不支付加班費； 2. 平時延長工作時間給予調(diào)休而不支付加班費； 3. 安排加班是單位的”權(quán)利“； 4. 實行倒班制逢法定節(jié)假日而

14、不支付加班費； 5. 只要職工申請就可超時加班。,46,問題？,不定時工作制 存在遲到早退問題嗎？ 某電腦企業(yè)銷售人員解聘爭議,47,案例 某企業(yè)是一家玩具加工廠，依據(jù)該廠的規(guī)定施行的是計時工資，每月按照出勤的小時數(shù)來核算工資。由于該企業(yè)的生產(chǎn)任務一直比較重，一般員工每天的工作時間都在10小時左右。 李某自2000年開始在該企業(yè)工作，在2008年6月份李某向公司提出辭職，理由是在職期間公司沒有依法向其支付加班費。提出兩項請求：1、補發(fā)2000年至2008年6月期間的加班費以及25%的賠償金；2、支付2000年至2008年的經(jīng)濟補償金以及50%的賠償金 李某的請求應否達到法律的支持？,48,特殊

15、人員加班費管理,勞務派遣人員； 非全日制用工； 勞務人員。,49,控制加班費成本管理方式,加強考核，提高工作效率； 加班實行申報審批制； 申報特殊工時制； 通過合同約定工資控制計發(fā)基數(shù)； 嚴格考勤管理制度； 利用時效解決遺留問題。,50,某公司考勤制度示例 工作時間 考勤內(nèi)容 請假審批 請假證明 銷假程序 考勤管理,51,假期福利制度 常見問題列舉及解決思路,52,問題所在,年假的規(guī)定不能適應法律和管理的雙重要求； 病假和事假政策混淆； 對醫(yī)療期沒有正確理解和規(guī)定。,53,建議1,系統(tǒng)管理與規(guī)范福利政策；包括且不限于： 福利種類 適用對象 享受辦法 醫(yī)療期間的工資可由企業(yè)自行規(guī)定，因此應對醫(yī)療

16、期間的福利待遇予以明確； 醫(yī)療期外的福利待遇也應明確固定； 區(qū)分不同休假種類，并分別規(guī)定假期適用的福利辦法。,54,建議2,根據(jù)職工帶薪年休假條例增設年假規(guī)定； 包括且不限于以下內(nèi)容： 年休假的適用對象 年休假的休假程序 年休假未休補償,55,年休假政策要點與操作,職工連續(xù)工作滿一年以上，享受帶薪年休假 帶薪年假的天數(shù)計算根據(jù)職工以前和現(xiàn)在的累計工作時間確定 單位未安排夠職工年休假，應在本年度內(nèi)按照工資300%支付 推遲休年假或不休年假，需要職工的書面申請 年假制度適用于所有簽訂合同的員工, 但不包括非全日制用工及退休人員、實習生等 解除勞動合同的員工也需要休年假，多則不扣，少則要補 企業(yè)年休

17、假制度與國家規(guī)定不一致的，就高不就低。,56,管理帶薪休假的誤區(qū),試用期內(nèi)的員工沒有年假； 年假員工當年不申請休假的逾期作廢； 員工辭職的，可以先安排年假再辦理辭職手續(xù)； 員工達到法定退休年齡終止合同無需折算年假； 項目停工安排員工休息的不用再安排年假； 員工提出年假申請的公司必須批準； 員工請事假、探親假的必須先休完年假； 農(nóng)民工不享受年假。,57,病假與醫(yī)療期制度,病假的請假手續(xù) 職工醫(yī)療期的管理規(guī)定 醫(yī)療期的待遇與病假期間的待遇 醫(yī)療期的連續(xù)與計算方法,58,事假制度的內(nèi)容,事假的審批手續(xù) 事假的審批權(quán)限 事假期間的待遇 事假休假與其他假期的沖銷,59,休假中的幾個特殊問題,病假不批員工

18、可以自己休假嗎？ 事假申請和工作任務有沖突怎么辦？ 三八婦女節(jié)是否一定要給婦女休假？ 一年內(nèi)休了一定天數(shù)的病假，又申請休婚假可以不批準嗎？ 一年或一個月最多可以休多少病假？ 醫(yī)療期滿了，還要批準病假嗎？,60,某公司假期制度示例 假期適用范圍 假期種類 休假批家程序 休假待遇 政策統(tǒng)一性,61,獎懲制度 常見問題列舉及解決思路,62,常見普遍性問題,1、適用法律錯誤 辭退、開除、除名等的濫用 2、沒有法律依據(jù) 罰款、扣款、株連等行為 3、表述不準、概念不清 造成嚴重后果、重大損失 4、違紀行為單一且不具有發(fā)展性,63,案例,尹某稱，1999年8月30日，尹與乙公司簽訂勞動用工合同書，期限為一年

19、。2000年6月乙公司整合到某集團公司，尹的勞動合同期滿后，雙方未續(xù)簽勞動合同，但尹仍在乙公司工作。2000年10月，乙公司更名為某有限公司。2003年4月29日，某有限公司依照公司規(guī)定，以尹違反車輛維護保養(yǎng)規(guī)程，所駕車輛發(fā)生重大故障，造成經(jīng)濟損失兩萬余元為由，將其除名。 因此，要求撤銷除名決定，恢復勞動關系，簽訂勞動合同。,64,公司稱：尹來到乙公司工作后，簽訂一年期勞動用工合同書，與乙公司建立了有固定期限的勞動合同關系。乙公司更名為某有限公司后，依據(jù)其公司制定的有關規(guī)定，對嚴重違紀的尹某作出除名決定，符合國務院企業(yè)職工獎懲條例第十八條的規(guī)定。 因此，除名決定正確，不同意尹某的要求。,65,

20、爭議焦點,1、某有限公司的除名決定正確嗎？ 2、尹某因過錯帶來經(jīng)濟損失，如何處理？,66,新法下的問題員工管理方式 解除勞動合同/勞動關系（唯一合法方式） 一、違紀： 嚴重違反用人單位的規(guī)章制度的； 嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的； 兼職產(chǎn)生利益沖突的 因欺詐、脅迫乘人之危致使訂立勞動合同無效的； 二、違法： 被勞動教養(yǎng)的 三、犯罪： 被依法追究刑事責任的。,67,診斷建議,糾正“除名”的使用，取“解除勞動合同”而代之； 對違紀行為定性定級，做延展性規(guī)定，以擴大違紀類別的周延； 在不同級別項下列舉詳盡的行為，同時根據(jù)企業(yè)操作過程中曾經(jīng)出現(xiàn)和亟待解決的問題； 針對不同性質(zhì)的違紀行為

21、設計不同級別的處罰方法，如警告、通報批評、解除勞動合同； 著重明確可以解除勞動合同的違紀行為； 處罰程序必不可少，既要及時有效，還需方便執(zhí)行； 同時也要為處分員工設置申訴通道。,68,診斷建議,注意“嚴重”、“重大”等描述范圍的字眼，盡量確定具體的數(shù)額以描述行為的程度； 行為違紀的程度應與處罰級別相適應，做到合理合情； 以取消考核資格、降低考核分數(shù)、取消全勤獎勵等方式達到與“扣款”、“罰款”相類似的效力。,69,獎懲制度基本內(nèi)容,適用范圍 職責分工 紀律種類 處分流程 申訴程序 文書樣本,70,某公司獎懲制度問題分析,71,獎懲辦法制定原則,1）對抗性； 2）完整性； 3）執(zhí)行性。,72,績效

22、考核制度 一般性問題列舉及解決思路,73,問題所在,沒有引用現(xiàn)代企業(yè)人力資源考核理念與方法； 考核流程中缺少目標環(huán)節(jié)，例如目標來源、制定、修訂等； 缺少對考核結(jié)果中等級和分布的規(guī)定； 應設置考核后員工的申訴通道； 考核結(jié)果利用中部分方法于法失當，如降薪、末位淘汰等。,74,考核制度基本內(nèi)容,考核范圍 職責分工 考核原則 考核流程 反饋申訴 結(jié)果運用,考核制度與末位淘汰操作,末位淘汰解決崗位淘汰，實現(xiàn)能上能下目的 勞動合同解決用工淘汰，實現(xiàn)能進能出目的 簡單化的末位淘汰制度與法律規(guī)定相抵觸,76,案例,某外資企業(yè)高管不勝任離職爭議 績效溝通計劃的運用和誤區(qū),77,考核制度關鍵詞,公平、公開、公正

23、 公平一視同仁、標準一致 公開制度公示、結(jié)論告知 公正業(yè)績具體、目標明確,78,案例,某空運公司無固定期限合同員工考核淘汰爭議 某制造企業(yè)考核不勝任解雇員工爭議,79,企業(yè)內(nèi)部五種常用考核,試用期考核 普通年度或階段考核 培訓期滿考核 調(diào)崗考核 醫(yī)療期滿考核 應對現(xiàn)有考核形式做細化歸納，并賦予不同周期和效力。,80,診斷建議,績效管理應由績效計劃、輔導與檢查、評估與反饋、結(jié)果應用四個階段構(gòu)成一個閉環(huán)，四個階段缺一不可。 不同類型考核設置不同的考核周期、考核時間、考核緯度；對考核結(jié)果設置不同層級和正態(tài)分布。 對考核結(jié)果的運用應合法、合情、合理。,81,考核制度能上能下的流程,面談 轉(zhuǎn)崗或者培訓

24、再次考核及處理,82,操作基本流程,1。書面確認不勝任目前工作崗位，并進行溝通,2。確認不勝任工作崗位后，部門需安排培訓或調(diào)整其工作崗位；同時書面約定一定評估審查期后的評估指標及后果,接受,不接受,到約定的評估審查期時，根據(jù)約定的評估指標進行結(jié)果審查,雇員書面簽字，表達不接受的意愿 公司有效送達,勝任,仍不勝任,繼續(xù)留用,單方解除,單方解除,83,案例,張某進入某公司從事銷售代表工作，2006年公司以未能完成工作任務發(fā)出績效改進計劃書，安排進行培訓，為期三個月。張某對此不認可，三個月后仍未能完成任務。公司于是延長三個月培訓期并書面通知了張某，并且公司安排專人對張某進行培訓指導，并三次書面溝通，

25、明確培訓期間的工作任務數(shù)額。 培訓期滿，張某仍然沒有完成任務，公司即以培訓未能通過為由解除了勞動合同。 張某不服訴至仲裁。,某公司考核淘汰操作流程參考不勝任職位要求人員轉(zhuǎn)崗降薪與脫崗培訓處置程序,85,處理方式：,對于考核不勝任職位要求的人員，各單位應采取 員工主動離職 勞動合同到期自然終止 協(xié)商一致解除勞動合同 中止履行勞動合同的方式處理。,86,實施步驟：一、面談, 面談準備 1、可供員工選擇的崗位，包括相關崗位的職責、要 求等說明信息； 2、公司關于考核不勝任作轉(zhuǎn)崗處理或脫崗培訓安排 的規(guī)定； 3、確定面談人員及時間、地點等，需確定2名證明人 一并面談，并通知相關人員有關面談的安排。,8

26、7, 面談實施,1、告訴不勝任人員后續(xù)可選擇轉(zhuǎn)崗或脫崗 培訓，并詳細說明期間待遇等相關信息。 2、向不勝任人員提供可供選擇的崗位。 3、當事人接受公司安排的，填寫不勝任職位要求 人員面談記錄表并簽字確認，由部門給予后續(xù) 安排；當事人提出申訴的，在不勝任職位要求 人員面談記錄表說明申訴理由并簽字確認，部 門按員工申訴程序處置；當事人拒不選擇也不簽 字確認的，由2名證明人簽字確認完成送達，由所 在部門按轉(zhuǎn)崗降薪或脫崗培訓處置。,88,二、轉(zhuǎn)崗降薪,1、轉(zhuǎn)崗崗位，業(yè)務應轉(zhuǎn)到行政崗位，其它崗位序列可根據(jù)實際需要保持不變。 2、用人部門與人力資源部協(xié)商確定轉(zhuǎn)崗崗位。 3、人力資源部下發(fā)定崗文件給用人部門

27、；用人部門下發(fā)定崗文件給當事人本人。 4、定崗發(fā)文后，由用人部門履行送達義務，或由當事人反饋申訴意見達成送達目的。,89,1、當事人接受公司安排, 用人部門郵件通告人力資源部并附送達憑證掃描件，原件由部門綜合口存檔備用。 用人部門督促員工辦理工作交接，員工填寫員工轉(zhuǎn)崗工作交接單并到新崗位報到。工作交接單綜合口、工作接受人和員工本人各留存一份。,90,2、當事人提出申訴,請用人部門告知當事人需先行前往新崗位報到上崗工作，其申訴事宜按公司申訴處理程序辦理。,91,3、拒絕申訴、拒絕簽收定崗文件的,1、用人部門以人事文件傳閱登記表進行送達筆錄，安排2名以上證明人簽字確認，并將此憑證掃描件以郵件形式通告