人民郵電出版社-《cl在財務中的應用》.ppt

1、Excel在財務中的應用,項目二 Excel在賬務處理中的應用,項目二 Excel在賬務處理中的應用,學習目標,【知識目標】 了解使用Excel實現賬務電算化的步驟和方法。 掌握SUMIF函數和IF函數的格式。 【能力目標】 學會使用Excel實現賬務處理的操作。 學會使用Excel生成總賬、明細賬等操作。,李娜在熟練掌握Excel基礎操作之后，開始嘗試用Excel建賬。 豐源公司的賬戶期初數據如表2-1所示。 該公司2010年9月份的具體業(yè)務如下：公司為增值稅一般納稅人，增值稅稅率為17%，所得稅稅率為25%。材料核算采用先進先出法。原材料月初庫存量為500噸。 工作情境分析 若要完成豐源公

2、司2010年9月份的賬務處理流程，需分成以下幾項工作任務：建賬設置賬戶輸入期初余額輸入記賬憑證生成總賬生成明細賬。,工作情境,一、任務分析 所謂建賬即用Excel建立一個工作簿，并建立若干張工作表，用以分別存放會計科目及其期初余額、記賬憑證，以及根據記賬憑證自動生成的總賬和明細賬等。 在該任務中需要明確工作簿與工作表的關系，用到的操作技能是新建工作簿與工作表、對工作表進行重命名。,任務一建賬,二、任務實施 操作步驟如下。 （1）在工作盤E盤建立“豐源公司”文件夾，在該文件夾下建立“總賬”文件夾。 （2）啟動Excel，在總賬文件夾下建立總賬工作簿“1009總賬.xls”。 （3）雙擊工作表Sh

3、eet1標簽，輸入一個新工作表名字“封面” （4）在“封面”工作表中輸入以下信息，如圖2-1所示。,任務一建賬,（5）將Sheet2命名為“1009會計科目及余額表”。 （6）將Sheet3命名為“憑證模板”。 （7）增加工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6，分別命名為“1009憑證”、“1009總賬及試算平衡表”和“1009明細賬”。 以上操作的結果如圖2-2所示。見數據模型。,任務一建賬,任務二設置賬戶,一、任務分析 設置賬戶即建立一個“會計科目及余額表”，會計科目是會計記賬的核心，它主要有三個方面的功能：一是會計分錄的對象；二是記賬的標準；三是制表的綱目。在日常的會計核算中，會

4、計科目一般分為一級科目、二級科目及明細科目，其中一級科目是國家財政部統一規(guī)定的。,任務二設置賬戶,二、任務實施 操作步驟如下。 （1）在工作表“1009會計科目及余額表”的A1單元格中輸入“科目編碼”，B1單元格中輸入“科目名稱”，選擇A列，打開格式菜單，選擇單元格命令，打開“單元格格式”對話框，設置數字類型為文本。 （2）在工作表“1009會計科目及余額表”的A2至A75單元格中分別輸入新會計準則體系的科目編碼及相應的子科目編碼，在B2至B75單元格中分別輸入新會計準則體系的科目名稱及相應的子科目名稱。,任務二設置賬戶,（3）選擇A1和B1單元格，單擊工具欄上的“填充顏色”按鈕，填上青綠色。

5、 （4）選擇A1：B75單元格區(qū)域，單擊工具欄上的“邊框”按鈕右側的下拉按鈕，從中選擇“所有框線”，加上“田”字型邊框。 （5）選擇C2單元格，選擇“窗口”菜單中“凍結窗格”命令，將A1和B1單元格及其內容固定在現有位置，不隨行列的翻動而隱藏。以上操作的結果如圖2-3所示。,任務三輸入期初余額,一、任務分析 輸入期初余額即在“1009會計科目及余額表”中輸入2010年9月各賬戶期初數據，并實現試算平衡。在輸入期初數據時，需注意總賬科目余額與下級科目余額之間的關系：總賬科目余額=下級科目余額之和。在進行試算平衡時，要設置試算平衡公式：借方總賬科目余額之和=貸方總賬科目余額之和。,任務三輸入期初余

6、額,二、任務實施 操作步驟如下。 （1）選擇C1單元格，輸入“期初借方余額”；選擇D1單元格，輸入“期初貸方余額”。 （2）定義有明細科目的匯總科目的計算公式。在輸入時因為只要求輸入最低級科目的余額，上級科目的余額要根據設置的公式自動進行計算，所以匯總科目的單元格數據是通過其他單元格數據加總得出的。,任務三輸入期初余額,（3）將豐源公司2010年9月會計科目（非匯總科目）的期初余額輸入該工作表中，輸入結果如圖2-4所示。 （4）用格式刷把C1：D1刷成和A1相同格式，選擇C1：D75，加上邊框。 （5）選擇A76：B76單元格，單擊工具欄上的“合并及居中”按鈕，在合并后的單元格中輸入“合計”二

7、字。 （6）在C76中輸入“=”，打開名稱框旁邊的下拉按鈕，選擇SUMIF函數，打開編輯函數參數的窗口。 （7）選擇C76，在編輯欄單擊A:A，按F4鍵，把相對地址切換為絕對地址，回車確認。 （8）用填充柄把C76的公式復制到D76，得到貸方余額之和也為10711050。,任務三輸入期初余額, SUMIF函數是條件求和函數。 【類型】邏輯函數 【格式】SUMIF（搜索范圍，搜索條件，求和范圍） 【功能】可以根據其他區(qū)域中的值，通過使用SUMIF工作表函數對區(qū)域求和。 例如：C76= SUMIF（A:A，?，C:C）,一、任務分析 輸入記賬憑證即建立一個“1009憑證”工作表，在此表中輸入所有業(yè)

8、務憑證。記賬憑證清單應具有記賬憑證的所有信息，應設置類別編號、憑證日期、附件、摘要、科目編碼、總賬科目、明細科目、借方金額、貸方金額、制單人、審核人、記賬人等字段。此外，在輸入過程中要設置一定的數據校驗功能，如日期格式、金額格式、科目編碼和科目名稱的有效性等。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬,二、任務實施 1制作憑證模板 操作步驟如下。 （1）打開工作表“憑證模板”，設計憑證輸入的表頭。 （2）設置A1:L3單元格邊框為“田”字型，中線為藍虛線，邊線為藍實線。 （3）設置“類別編號”、“憑證日期”、“附件”、“摘要”、“科目編碼”等列的數據有效性。 （4）設置“總賬科目”列和“明細科目”列的取

9、值公式。 （5）設置“借方金額”、“貸方金額”的格式。 （6）定義平衡檢查公式。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬, VLOOKUP函數用于表格數組的首列查找值，并由此返回表格數組當前行的對應列的值。 【類型】查找與引用函數 【格式】VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup） 【功能】在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬, LEFT函數用于基于所指定的子字符數返回其母字符串中從左邊數起的第1個或前幾個字符。 【類型】文本函數 【格式】LEFT

10、（text，num_chars） 【功能】基于所指定的字符數返回文本字符串中的第1個或前幾個字符。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬,2輸入記賬憑證 操作步驟如下。 （1）選擇“憑證模板”表，將憑證模板復制到“1009憑證”中。 （2）根據公司發(fā)生的業(yè)務，輸入會計分錄。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬,3審核憑證與過賬 由于Excel本身是一個電子表格軟件，憑證都放在數據清單里面，為了清晰的表明憑證是否審核或是否記賬，還可以靈活地使用為單元格填充顏色的方法來表示是否審核或是記賬。例如，無填充顏色表示未審核，藍色填充表示已經審核，黃色填充表示已經記賬。,任務四輸入、審核記賬憑證及記賬,一、任務分析

11、 總分類賬，簡稱總賬，是根據總分類科目（一級科目）開設賬戶，用來登記全部經濟業(yè)務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。總分類賬所提供的核算資料，是編制會計報表的主要依據，任何單位都必須設置總分類賬。 試算平衡表是列有總分類賬中所有賬戶及余額的簡單表格。這份表格有助于檢查記錄的準確性和編制財務報表。,任務五生成總賬、試算平衡表,二、任務實施 1制作總賬及試算平衡表 操作步驟如下。 （1）復制“1009會計科目及余額表”的A1:D76區(qū)域。 （2）選中“1009總賬及試算平衡表”A1單元格，右擊打開快捷菜單，選擇“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇單選項“值和數字格式”后單擊“確

12、定”按鈕。 （3）刪除二級以下科目所在的行，因為此表的科目均為總賬科目。,任務五生成總賬、試算平衡表,（4）選擇E1單元格，輸入“本期借方發(fā)生額合計”，選擇F1單元格，輸入“本期貸方發(fā)生額合計”；選擇G1單元格，輸入“期末借方余額”，選擇H1單元格，輸入“期末貸方余額”。 （5）選擇A1:H1區(qū)域，將其填充為青綠色。 （6）選擇A1:H48區(qū)域，設置邊框類型為“所有框線”。 （7）設置E2單元格的公式 。 （8）設置F2單元格的公式 。 （9）設置G2單元格的公式 。,任務五生成總賬、試算平衡表, IF函數用于進行真假值判斷，根據邏輯計算的真假值，返回不同結果。 【類型】邏輯函數 【格式】IF

13、（Logical_test，Value_if_true，Value_if_false） 【功能】執(zhí)行真假值判斷，根據邏輯計算的真假值，返回不同的結果。 Logical_test表示計算值為“真”或“假”的任意值或表達式； Value_if_true表示當Logical_test為“真”時返回的值； Value_if_false表示當Logical_test為“假”時返回的值。,任務五生成總賬、試算平衡表,（10）設置H2單元格的公式 。 （11）將E2單元格的公式縱向填充至E47單元格。 （12）將F2單元格的公式縱向填充至F47單元格。 （13）將G2單元格的公式縱向填充至G47單元格。 （

14、14）將H2單元格的公式縱向填充至H47單元格。 （15）選擇E48，輸入“=SUM（E2:E47）”，并將公式橫向向右填充至H48單元格。 （16）選擇I2單元格，選擇“窗口”菜單中“凍結窗格”命令 。,任務五生成總賬、試算平衡表,2重算總賬及試算平衡表 操作步驟如下： 選擇“工具”菜單中“選項”命令，選擇“重新計算”選項卡，在“計算”選項組中選擇“手動重算”單選按鈕和“保存前自動重算”復選框，如圖2-15所示。 設置結束后，可直接按功能鍵F9重算所有工作表或重算活動工作表。從圖2-14中可以看出，試算平衡是成功的。,任務五生成總賬、試算平衡表,一、任務分析 明細分類賬簡稱明細賬，是指根據總

15、分類科目設置的，由其所屬的明細分類科目開設的明細分類賬戶組成，用以記錄某一類經濟業(yè)務明細核算資料的分類賬簿，能提供有關經濟業(yè)務的詳細資料。明細分類賬簿應根據經濟業(yè)務的種類和經營管理的要求分別設置。按其外表形式，明細賬采用活頁式賬簿和卡片式賬簿；按其賬頁格式，明細賬一般分為三欄式明細分類賬簿、數量金額式明細分類賬簿和多欄式明細分類賬簿3種。,任務六生成各類明細賬,二、任務實施 操作步驟如下。 （1）選擇“1009明細賬”工作表的A3單元格。 （2）選擇“數據”菜單中“數據透視表和數據透視圖”命令，打開“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之1”對話框。 （3）在“選定區(qū)域”文本框中輸入要匯總的數據區(qū)

16、域“1009憑證！$A$1:$L$200”。 （4）單擊“下一步”按鈕，在“數據透視表顯示位置”選項中選擇“現有工作表”單選按鈕，具體單元格地址是“=$A$3” 。 （5）單擊“完成”按鈕，進行數據透視表的布局設置。,任務六生成各類明細賬,二、任務實施 操作步驟如下： （6）選擇“數據透視表字段列表”的“憑證日期”字段，再選擇左下角“添加到”按鈕右側下拉列表框中的“行區(qū)域”選項，然后單擊“添加到”按鈕，將“憑證日期”字段添加到“行區(qū)域”中。 （7）隱藏“憑證日期”、“類別編號”、“摘要”、“科目編碼”、“總賬科目”字段的統計單元格，然后用鼠標左鍵按住F3單元格的“數據”不放，拖動到G3單元格的“匯總”中。 （8