計算機(jī)教程_辦公軟件.ppt

1、2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,第 6 章,辦公軟件,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,第六章 辦公軟件,辦公軟件簡介 文字處理軟件 電子表格軟件 演示文稿軟件,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.1 辦公軟件簡介,在日常工作中所使用的應(yīng)用軟件稱為辦公軟件。 目前，在我國最具代表性的辦公軟件有: 微軟公司的 Office 金山公司的 WPS,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.1 辦公軟件簡介,一、微軟 Office Office 是微軟公司開發(fā)的一個集Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook和FrontPage等多種組件于

2、一體的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，是目前最為流行的辦公軟件。 多代 Office 產(chǎn)品：Office 95Office 97Office 2000Office XPOffice 2003Office 2007,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.1 辦公軟件簡介,二、金山 WPS WPS 是金山公司推出的國產(chǎn)品牌辦公軟件產(chǎn)品，包含 WPS 文字、WPS 表格、WPS演示三大功能軟件，對應(yīng)于微軟的 Word、Excel、PowerPoint。 最早版本的 WPS 1.0 運行在 DOS 系統(tǒng)上，曾經(jīng)是上個世紀(jì) 90 年代初中期我國最流行的漢字處理軟件。 自1999年以來也陸續(xù)開發(fā)了 WPS 2000

3、、WPS 2001、WPS 2002、WPS 2003、WPS 2005 等多代產(chǎn)品，以期與微軟 Office 的同代產(chǎn)品競爭。 隨著產(chǎn)品升級，WPS 的功能、界面和操作方式已越來越接近微軟 Office。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2 文字處理軟件,6.2.1 基本操作 6.2.1.1 Word 的啟動與退出 6.2.1.2 認(rèn)識 Word 主窗口,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.1 基本操作,6.2.1.3 使用幫助 一、使用“Office 助手” 搜索幫助主題 設(shè)置“Office 助手” 二、使用“Microsoft Word 幫助”對話框 三、使用

4、“這是什么？”功能,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.1 基本操作,6.2.1.4 文檔的基本操作 一、新建文檔 二、打開文檔 三、保存文檔 四、關(guān)閉文檔 五、打印文檔,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.2 文檔編輯,6.2.2.1 插入點的移動 鼠標(biāo)方法 首先單擊或拖動滾動條使操作位置出現(xiàn)在可見的文檔編輯區(qū)中 然后單擊要操作的位置。 鍵盤方法如表6-1所示,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.2 文檔編輯,6.2.2.2 輸入文本 Word有兩種文字輸入狀態(tài)，即“插入”和“改寫” 使用BackSpace鍵和Delete鍵刪除插入點字符。 輸入特殊

5、字符：選擇“插入”菜單的“符號”命令。 自動更正功能 段落生成與合并 自動分行與強(qiáng)制分行 插入文件,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.2 文檔編輯,6.2.2.3 文本的選定、復(fù)制、移動和刪除 一、選定文本：“先選定，后操作” 選定一個單詞：雙擊一個單詞 選定一個句子：按下Ctrl鍵的同時單擊該句子 選定一行：單擊相應(yīng)位置的選定欄 選定一個段落：雙擊相應(yīng)位置的選定欄 選定全部文檔：三擊選擇欄 選定某一范圍的連續(xù)文本：鼠標(biāo)拖放 選定矩形區(qū)域內(nèi)的文本：Alt鍵+拖動鼠標(biāo) 選定不連續(xù)區(qū)域的文本：Ctrl鍵 撤消選定：單擊編輯區(qū)中任一位置或方向鍵,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)

6、系,6.2.2 文檔編輯,二、剪切、復(fù)制和粘貼命令 “剪切”命令將選定內(nèi)容刪除并放入剪貼板 “復(fù)制”命令將選定內(nèi)容放入剪貼板 “粘貼”命令 將剪貼板的當(dāng)前內(nèi)容復(fù)制到插入點位置 Windows剪貼板與Office剪貼板,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.2 文檔編輯,三、復(fù)制、移動和刪除操作 復(fù)制操作：將選定內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)位置。 移動操作：將選定內(nèi)容移動到目標(biāo)位置。 刪除操作：刪除選定內(nèi)容。 鼠標(biāo)拖放： 使用鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放時，默認(rèn)是移動操作。若同時按下Ctrl鍵，則是復(fù)制操作。 使用鼠標(biāo)右鍵進(jìn)行拖放，釋放右鍵后將彈出菜單，以選擇操作效果。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)

7、系,6.2.2 文檔編輯,6.2.2.4 文本的查找與替換 一、查找文本 示例： 打開 “如何組裝電腦.doc” 文件 查找“CPU” 二、替換文本 示例： 打開 “如何組裝電腦.doc” 文件 將“電腦” 替換為“微機(jī)”,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.2 文檔編輯,6.2.2.5 撤消與恢復(fù) 要撤消前一步操作，單擊“常用”工具欄的“撤消”按鈕 （或按Ctrl+Z）。 要恢復(fù)被撤消的操作，可單擊“常用”工具欄的“恢復(fù)”按鈕 （或按Ctrl+Y）。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),所謂排版，就是按照一定要求設(shè)置文檔的外觀 Word支持“所見

8、即所得”（即在文檔編輯區(qū)的顯示格式就是實際的打印格式） 文檔排版分為3個層次，依次： 字符排版（或稱字符格式化） 段落排版（或稱段落格式化） 頁面排版（或稱頁面格式化）,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),6.2.3.1 字符級排版技術(shù) 為一個或多個字符設(shè)置一項或多項格式屬性 一、字符格式化方法 （1）使用“格式”工具欄 （2）使用“字體”對話框 如 X2,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),二、字符的常用格式屬性 （1）字體 如宋體、楷體、黑體等 （2）字形 常規(guī)、傾斜、加粗、加粗傾斜 （3）字號 使用TrueType技術(shù) （4

9、）修飾效果 如紅字、下劃線、X2、X2 等 （5）字符的間距、縮放和位置 三、其他特殊格式 “工具”菜單中“語言”子菜單的“中文簡繁轉(zhuǎn)換”命令。如 “飛馬” “飛馬” “格式”菜單中“中文版式”子菜單的相關(guān)命令可為文字加拼音（如顓(zhun) 頊(x)）、加圈、縱橫混排等特殊處理,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),6.2.3.2 段落級排版技術(shù) 段落是文本、圖形或其他對象的集合，以段落標(biāo)記結(jié)束。 段落排版是指設(shè)置整個段落的外觀，包括對齊、段落縮進(jìn)、行間距和段間距等段落格式，一般操作步驟如下： （1）將插入點移至某段 （2）使用“格式”工具欄中的相關(guān)按鈕；或者選

10、擇“格式”菜單中的“段落”命令。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),6.2.3.2 段落級排版技術(shù) 一、段落對齊方式 二、段落縮進(jìn) 三、設(shè)置行間距與段間距,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),6.2.3.3 頁面級排版技術(shù) 頁面排版是指設(shè)計文檔的整體外觀，包括頁面設(shè)置、頁眉和頁腳、腳注和尾注、分節(jié)等。 一、頁面設(shè)置 選擇“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，設(shè)置： 頁邊距：正文區(qū)與紙張邊緣的4個邊距，如圖6.16所示。 紙張：打印紙大小 版式：頁眉、頁腳與紙張邊緣的距離，加行號 文檔網(wǎng)格：設(shè)置是否使用網(wǎng)格控制每頁的行數(shù)及每行的字?jǐn)?shù)等

11、,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),二、頁眉和頁腳 頁眉和頁腳是指出現(xiàn)在頁面的正文區(qū)上、下邊界與紙張上、下邊界之間的文字或圖像信息，如徽標(biāo)、標(biāo)題、作者、頁碼、日期等。 選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令，進(jìn)入頁眉編輯狀態(tài)。 編輯頁眉或頁腳時，既可以像編輯普通文本那樣操作，也可以使用“頁眉和頁腳”工具欄插入“域代碼”（如自動圖文集、頁碼 、頁數(shù)、日期或時間等）。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),三、腳注和尾注 腳注和尾注是對文檔中特定對象的注釋。 腳注和尾

12、注都包含兩個部分：注釋標(biāo)記和注釋文本。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.3 基本排版技術(shù),四、分節(jié)排版技術(shù) 分節(jié)排版是指將一個文檔分為幾個不同的“節(jié)”，以便于在不同的“節(jié)”中使用不同的頁面設(shè)置，如不同的紙型、頁邊距或頁眉頁腳等。 分節(jié)技術(shù)特別適用于排版長文檔，如一本幾百頁的書稿，使不同章節(jié)具有不同的頁面格式。 分節(jié)方法：選擇“插入”菜單中的“分隔符”命令,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),6.2.4.1 格式復(fù)制技術(shù) 一、分解式復(fù)制 復(fù)制操作的常規(guī)含義是對源對象的完整復(fù)制，即對源對象的文本及其格式的復(fù)制。 也可以只復(fù)制源對象的若干屬性。例如：

13、 若只復(fù)制源對象的文本（不含格式），則可以使用“編輯”菜單的“選擇性粘貼”命令，然后在“選擇性粘貼”對話框中選擇“無格式文本”粘貼形式。 若只復(fù)制源對象的格式（不含文本），則可以使用“格式刷”工具。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),二、格式刷技術(shù) 操作步驟： （1）選定已設(shè)置格式的源對象 （2）單擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕 （3）使用“格式刷”指針拖選要排版的目標(biāo)對象 復(fù)制格式多次：把第2步的單擊操作改為雙擊操作。例如，把 X2+Y2=Z2格式化為 X2+Y2=Z2,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),三、復(fù)制段落標(biāo)記

14、 將一個段落的段落標(biāo)記“ ”復(fù)制到另一個段落的段落標(biāo)記“ ”之前的效果是復(fù)制段落格式。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),6.2.4.2 樣式技術(shù) 一、基本概念 樣式是用樣式名表示的一組預(yù)先設(shè)置好的字符和段落格式，使用樣式具有提高排版效率、保證文檔格式一致性、格式易于修改等優(yōu)點。 樣式分為字符樣式和段落樣式兩種。其中，段落樣式包括字符和段落格式，較為常用；而字符樣式只有字符格式。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),二、應(yīng)用樣式 操作步驟： （1）若對段落排版，則將插入點移至該段落；而若對文字排版，則選定該文字。 （2）在“格式

15、”工具欄的“樣式”下拉列表框中，選擇所需樣式,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),三、自定義樣式 簡單方法：在“樣式”下拉列表框中直接創(chuàng)建新樣式。例如，把 X2+Y2=Z2 格式化為 X2+Y2=Z2 步驟： （1）先選定文本“X2”中的上標(biāo)“2”。 （2）在“格式”工具欄中，單擊“樣式”下拉列表框中的文字，使框中文字反白顯示，再輸入樣式名（如“上標(biāo)”），最后按回車鍵。 （3）把自定義樣式“上標(biāo)”依次應(yīng)用于其他兩個“2”,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),四、修改與刪除樣式 方法：在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，從“請選擇要應(yīng)用的格

16、式”區(qū)找到要修改的樣式名并單擊該樣式名右端的三角按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令。 若選擇“刪除”命令，則可刪除指定的樣式。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),6.2.4.3 模板技術(shù) 模板是定義文檔基本結(jié)構(gòu)的格式文件，用于創(chuàng)建新文檔。多個基于相同模板建立的文檔具有相同的排版格式。 一、使用預(yù)定義模板 “新建空白文檔”使用“空白文檔”模板，即Normal 使用其他模板方法： （1）在“新建文檔”任務(wù)窗格中，單擊“根據(jù)模板新建”區(qū)內(nèi)的“通用模板”選項。 （2）在彈出的“模板”對話框中，選擇一個模板 （3）單擊“確定”按鈕,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科

17、學(xué)系,6.2.4 格式重用技術(shù),二、自定義模板 自定義模板就是創(chuàng)建一個文件類型為“文檔模板”（即擴(kuò)展名為 .dot）的模板文件 兩種創(chuàng)建方式： 新建模板：與新建文檔類似 利用已有文檔建立：先打開已有文檔，然后“另存為”一個模板文件。 自定義模板出現(xiàn)于“模板”對話框的“常用”選項卡中,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,圖文混排是指在文檔中既可以輸入文本、也可以配置圖形的排版技術(shù)，從而使文檔圖文并茂，內(nèi)容更加直觀、生動。 根據(jù)來源不同，Word文檔中的圖形大致分為兩類，即外來圖片和自繪圖形。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,6.2.5.

18、1 插入圖片 3種方法： （1）通過Windows剪貼板 （2）使用“插入”菜單中“圖片”子菜單的“來自文件”命令，插入一個圖片文件中的圖片。 （3）使用“插入”菜單中“圖片”子菜單的“剪貼畫”命令。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,6.2.5.2 設(shè)置圖片格式 設(shè)置方法 “圖片”工具欄 選擇“格式”菜單的“圖片”命令，打開“設(shè)置圖片格式”對話框,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,一、設(shè)置文字環(huán)繞方式 所謂文字環(huán)繞，是指圖片周圍的文字分布情況。主要有嵌入型、四周型、緊密型等文字環(huán)繞方式。 設(shè)置方法：先選定圖片，然后單擊“圖片”工具欄

19、中的“文字環(huán)繞”按鈕 ，在彈出菜單中選擇需要的環(huán)繞方式,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,二、移動圖片 兩種方法： 把鼠標(biāo)移至圖片上方，當(dāng)指針變?yōu)榭梢苿有螤?時，就可將圖片拖放至任何位置 。 打開“設(shè)置圖片格式”對話框，在其“版式”選項卡中選擇除嵌入型之外的任何一種環(huán)繞方式，再單擊“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框進(jìn)行精確設(shè)置。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,三、縮放與裁剪圖片 縮放圖片是指縮小或放大圖片，并保持原圖整體外觀。 裁剪圖片是指隱藏圖片的部分區(qū)域,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,6.2

20、.5.3 自繪圖形 通過“繪圖”工具欄，可以在文檔中繪制圖形（如自選圖形、文本框和藝術(shù)字等），也可以為圖形填充顏色、制作陰影和三維等效果。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,一、繪制圖形 一般步驟： （1）在“繪圖”工具欄中，單擊一個繪圖按鈕。 （2）在畫布上按下鼠標(biāo)左鍵并拖動，松開后即可繪制出圖形 。 二、修飾圖形 設(shè)置如下常用屬性： 填充色 線條格式 陰影和三維效果,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,三、組合圖形 操作步驟： （1）選定需要組合的所有對象（注：按下Ctrl或Shift鍵） （2）鼠標(biāo)右擊選定對象，從彈出菜單中選擇其

21、“組合”子菜單中的“組合”命令 四、疊放圖形 方法：鼠標(biāo)右擊某個對象，從彈出菜單中選擇其“疊放次序”子菜單中的相關(guān)命令，如“置于頂層”、“置于底層”等。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,6.2.5.4 插入其他圖形對象 一、插入藝術(shù)字 單擊“繪圖”工具欄中的“藝術(shù)字”按鈕,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5 圖文混排,二、使用文本框 插入文本框：單擊“繪圖”工具欄的“文本框”按鈕 文本框的特殊之處在于：為用戶提供一個獨立于文檔其他正文的編輯、排版區(qū)域。例如，設(shè)置一個與整篇文檔不同的文字方向。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.5

22、 圖文混排,三、輸入數(shù)學(xué)公式 操作步驟： （1）執(zhí)行“插入”菜單的“對象”命令，選中“Microsoft 公式 3.0” （2）當(dāng)插入點位置出現(xiàn)公式編輯區(qū)時，一般也自動彈出“公式”工具欄。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.6 表格處理,Word提供“表格”菜單，以便建立、處理表格。 表格由若干行和若干列組成，處于行列交叉處的小格子稱為單元格。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.6 表格處理,一、建立表格 （1）插入表格 選擇“表格”菜單中“插入”子菜單的“表格”命令 單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕 單擊“常用”工具欄的“表格和邊框”按鈕 （2）為單元格輸

23、入內(nèi)容 每個單元格內(nèi)也允許輸入文字、圖形、甚至另一個表格。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.6 表格處理,二、調(diào)整表格 （1）選定單元格、行或列 （2）插入和刪除行、列或單元格 （3）單元格的合并與拆分 （4）調(diào)整表格的行高和列寬,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.6 表格處理,三、設(shè)置表格屬性 選擇“表格”菜單的“表格屬性”命令，設(shè)置： 在“表格”選項卡中，可設(shè)置表格在頁面中的對齊和環(huán)繞方式。若單擊“邊框和底紋”按鈕，可設(shè)置表格和單元格的邊框和底紋；若單擊“選項”按鈕，可設(shè)置單元格的邊距和間距。 在“行”和“列”選項卡中，可以精確指定表格的行高和列寬。,20

24、20/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功能,一、邊框與底紋 為文字、段落、表格等添加邊框或底紋，以示強(qiáng)調(diào) 操作步驟： （1）先選定對象，然后選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令。 （2）在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置，并注意在“應(yīng)用于”框中的應(yīng)用范圍（如文字、段落、表格等）,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功能,二、列表 列表是指連續(xù)多個段落（稱為項目）的序列，使用列表可提高文檔中分類性內(nèi)容的可讀性。 建立列表的常用方法： 1）先選定要作為列表項目的多個相鄰段落 2）單擊“格式”工具欄中的“編號”或“項目符號”按鈕 要改變列表的編號或項目符號，使用

25、“格式”菜單的“項目符號和編號”命令。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功能,三、分欄 采用分欄排版技術(shù)，以避免文本行過寬或過窄，從而提高寬頁文檔的可讀性。 操作步驟： （1）先選定要分欄的段落或不選定，然后選擇“格式”菜單的“分欄”命令。 （2）在彈出的“分欄”對話框中，指定要分欄的“欄數(shù)”、“分隔線”等屬性。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功能,四、自動生成目錄 為了使用自動創(chuàng)建目錄功能，在編排文檔時要注意使用以下技巧： 培養(yǎng)使用“樣式”技術(shù)的習(xí)慣 使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗格,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其

26、他常用功能,四、自動生成目錄 對于基于各級“標(biāo)題”樣式編排的文檔，可使用以下方法創(chuàng)建目錄：使用“插入”菜單中“引用”子菜單的“索引和目錄”命令,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功能,五、宏 宏是隱藏在Word文檔內(nèi)部的程序代碼。Word提供宏機(jī)制的主要目的是便于高級用戶編寫宏程序，以自動編排Word文檔。 Word的宏功能非常強(qiáng)大，正因如此，有些宏程序被惡意編寫，成為臭名昭著的“宏病毒”。 為了便于用戶編寫Word宏程序，Word在“工具”菜單的“宏”子菜單中提供了一組可用于編輯和執(zhí)行宏程序的命令。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.2.7 其他常用功

27、能,六、修訂文稿 第一步：審閱者修訂。選擇“工具”菜單的“修訂”命令使當(dāng)前編輯文檔處于“修訂”狀態(tài)。修改時，將自動使用一些特殊標(biāo)記指示被修訂的內(nèi)容 第二步：原作者接受或拒絕修訂。使用“審閱”工具欄可接受或拒絕對文稿中的修訂,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3 電子表格軟件,6.3.1 Excel 基本知識 一、Excel 主窗口,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.1 Excel 基本知識,二、工作簿（Book） 工作簿是指Excel程序用來處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，以 .xls 為擴(kuò)展名。 在Excel中，創(chuàng)建、保存和打開工作簿文件的操作方式與Word基本相同。,20

28、20/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.1 Excel 基本知識,三、工作表（Sheet） 工作表是由若干行和若干列組成的一張表格，如圖6.45所示，其中的行以數(shù)字1、2、3、.由上至下編號，而列以英文字母A、B、C、由左至右編號。 每個工作表都有一個工作表名(或標(biāo)簽名)并以按鈕形式出現(xiàn)在編輯區(qū)底端的工作表標(biāo)簽區(qū)中。其中，一個工作表名被反白顯示，表示相應(yīng)工作表是當(dāng)前工作表（或稱活動工作表），其內(nèi)容顯示在編輯區(qū)中。 當(dāng)前工作表切換,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.1 Excel 基本知識,四、單元格（Cell）與單元格地址 單元格是指工作表中的一個格子，是Excel用于保

29、存數(shù)據(jù)的最小單位。 單元格地址用于唯一標(biāo)識工作表中的單元格，由列號和行號組成。如: A2、C5、Sheet3!A2 五、單元格區(qū)域 單元格區(qū)域是指一組相鄰的呈矩形區(qū)域的若干單元格的集合，如圖6.47所示。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.2 工作表的基本編輯操作,一、選定單元格 “先選定，后操作”也是Excel的重要操作方式。 選定單元格的方法,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.2 工作表的基本編輯操作,二、向單元格輸入數(shù)據(jù) （1）直接輸入數(shù)據(jù),2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.2 工作表的基本編輯操作,（2）自動填充 鼠標(biāo)方式： 菜單方式：先

30、選定填充區(qū)域，然后選擇“編輯”菜單的“填充”子菜單中的相關(guān)命令。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.2 工作表的基本編輯操作,三、編輯單元格 編輯單元格包括對單元格及其數(shù)據(jù)的操作。 對單元格的操作包括移動和復(fù)制單元格、插入單元格（或行、列）、刪除單元格（或行、列）等； 對單元格數(shù)據(jù)的操作包括復(fù)制和刪除單元格數(shù)據(jù)，清除單元格內(nèi)容、格式等。 使用“選擇性粘貼”命令只復(fù)制單元格內(nèi)的特定信息，如數(shù)值、公式、格式等,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.3 工作表的基本格式設(shè)置,設(shè)置工作表格式的基本操作主要是指設(shè)置單元格的格式和單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)格式。 一、設(shè)置單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)格式

31、 使用“格式”工具欄或“格式”菜單的“單元格”命令進(jìn)行字體、字號、對齊等常用格式設(shè)置。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.3 工作表的基本格式設(shè)置,Excel會自動控制單元格數(shù)據(jù)的顯示格式。也可以使用圖6.55所示的“單元格格式”對話框明確為單元格指定常規(guī)、數(shù)值、貨幣、日期、時間、百分比、分?jǐn)?shù)、文本和自定義等顯示格式。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.3 工作表的基本格式設(shè)置,二、單元格的合并與拆分 單擊“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.3 工作表的基本格式設(shè)置,三、為單元格設(shè)置邊框和底紋 使用“單元格格式

32、”對話框的“邊框”選項卡,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.3 工作表的基本格式設(shè)置,四、調(diào)整單元格的列寬和行高 使用鼠標(biāo)或“格式”菜單的“列”或“行”子菜單 五、自動套用格式和樣式 使用“格式”菜單中的“自動套用格式”或“樣式”命令，可以利用Excel提供的預(yù)定義表格排版方案,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.4 圖表制作,一、圖表概念 圖表是對工作表數(shù)據(jù)的圖形表示，能夠直觀地反映出數(shù)據(jù)的對比關(guān)系及趨勢。 圖表組成：,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.4 圖表制作,二、使用向?qū)?chuàng)建圖表 （1）首先在工作表中選定用來創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū) （2）然后選

33、擇“插入”菜單的“圖表”命令，啟動“圖表向?qū)А睂υ捒颉Ｖ付ǎ?圖表類型 圖表源數(shù)據(jù) 圖表選項 圖表位置,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.4 圖表制作,三、重新設(shè)置圖表 先選定圖表，然后使用“圖表”菜單中的相關(guān)命令，可以為圖表重新指定已在“圖表向?qū)А敝性O(shè)置的選項，如圖表類型、圖表數(shù)據(jù)源等。 四、編排圖表 可以像處理圖形對象那樣縮放、移動、復(fù)制、刪除圖表，也可以選擇“格式”菜單中的“圖表區(qū)”命令為選定圖表設(shè)置邊框、填充色或其他格式屬性。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.5 公式與函數(shù),一、使用公式 公式是由運算符和操作數(shù)組成的式子。操作數(shù)可以是地址、常量、函數(shù)等

34、，而運算符可以是表6-3所列的算術(shù)、比較和文本等運算符 輸入公式時，必須以等號“=”開頭。如：,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.5 公式與函數(shù),二、單元格地址的3種形式 （1）相對地址：如C2、D2。當(dāng)公式被復(fù)制或移動時，公式中的相對地址將發(fā)生變化 （2）絕對地址：如$C$2、$D$2 （3）混合地址：如$C2、D$2,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.5 公式與函數(shù),三、使用函數(shù) 在單元格輸入公式時，也可以使用Excel函數(shù)作為操作數(shù)。調(diào)用形式如下： 函數(shù)名(參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3，) 其中，函數(shù)名是某個Excel函數(shù)的名稱，如SUM、AVERAGE等；而參

35、數(shù)可以是數(shù)字、文本、地址、公式或其他函數(shù)等。 在單元格中輸入公式常使用以下3種方式：,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.5 公式與函數(shù),（1）使用工具欄中的“自動求和”按鈕 。如： （2）使用“插入”菜單的“函數(shù)”命令。如：,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.5 公式與函數(shù),（3）直接輸入函數(shù)。例如，在一個成績表中，要根據(jù)成績列出學(xué)生是否及格的情況,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,一、數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是指工作表中某個特殊單元格區(qū)域所構(gòu)成的一個二維表。如圖6.69所示,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理

36、,數(shù)據(jù)清單具有以下特性： 第一行稱為標(biāo)題行，其他行稱為記錄行，而每列稱為一個字段。 每一記錄行表示一條記錄。 每一記錄常用于表示某個實體的相關(guān)屬性。例如，在圖6.69所示的數(shù)據(jù)清單中，第3條記錄表示：學(xué)號為2006003的學(xué)生姓名是李小敏， 成績85分，在A班。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,二、記錄排序 記錄排序是指根據(jù)指定字段（或稱排序關(guān)鍵字）的值，按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單中的記錄進(jìn)行排序。 注意：排序后，盡管每條記錄的位置可能發(fā)生變化，但每條記錄中的各個字段仍然處于相同的記錄行。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,排序方法：

37、單擊常用工具欄中的按鈕 使用“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，可指定多個排序關(guān)鍵字,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,三、記錄篩選 篩選是指從數(shù)據(jù)清單中查找并顯示滿足一定條件的記錄。Excel 提供兩種篩選方法，即自動篩選和高級篩選。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,（1）自動篩選 先選定數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”子菜單中的“自動篩選”開關(guān)命令，可使數(shù)據(jù)清單進(jìn)入（或退出）篩選狀態(tài)。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,（2）高級篩選 操作步驟：設(shè)置條件區(qū)；先選定數(shù)據(jù)清單，然后選擇

38、菜單“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選” 例：從“成績表”數(shù)據(jù)清單中找出成績不低于80分的A班學(xué)生記錄,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.3.6 數(shù)據(jù)管理,四、其他常用功能 分類匯總：分類求和、求平均值等 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖：數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快速合并和比較數(shù)據(jù)；而數(shù)據(jù)透視圖則以圖形形式表示數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.4 演示文稿軟件,演示文稿是組織、存放幻燈片的文檔。 6.4.1 基本操作 一、認(rèn)識 PowerPoint 主窗口,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.4.1 基本操作,二、演示文稿的創(chuàng)建、保存、關(guān)閉、打開 Pow

39、erPoint文件的擴(kuò)展名是 .ppt。 三、處理幻燈片 當(dāng)PowerPoint處于幻燈片瀏覽視圖方式時，可以像處理普通圖形對象那樣，選定、移動、復(fù)制、刪除演示文稿中的一張或多張幻燈片。 選擇“插入”菜單的“新幻燈片”或“幻燈片副本”命令可為當(dāng)前演示文稿添加一張新幻燈片。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.4.2 編輯幻燈片,一、版式設(shè)置 版式是幻燈片中各種占位符的布局形式 占位符代表著一些待確定的對象（如標(biāo)題、文本、圖片、表格等） 通過單擊“幻燈片版式”任務(wù)窗格中的某個版式，可改變當(dāng)前幻燈片的版式（如圖6.78所示）。,2020/10/9,中山大學(xué)計算機(jī)科學(xué)系,6.4.2 編輯幻燈片,二、編排文本 文本占位符與文本框類似，可以對輸入的文本進(jìn)行字符級和段落級格式化。 三、添加對象 若幻燈片中有內(nèi)容占位符，則單擊該占位符中央的不同按鈕可以插入表格、圖表、剪貼畫、圖片、組織結(jié)構(gòu)圖和媒體剪輯等對象。 使用“插入”菜單或“繪圖”工具欄中的相關(guān)命令直接在幻燈片中插入所需對象。 四、其他編輯操作 可對幻燈片中的大部分對象進(jìn)行選定、縮放、移動、