關(guān)于基層單位檔案工作管理精細(xì)化的探究.doc

關(guān)于基層單位檔案工作管理精細(xì)化的探究 文/河北省秦皇島市海港區(qū)檔案館范春媛 【摘要】本文以基層單位檔案工作為研究對(duì)象，根據(jù)筆者的理解和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做到管理精細(xì)化作出一番探究，并提出建設(shè)性意見(jiàn)供參考。 關(guān)鍵詞基層單位；檔案工作；管理；精細(xì)化；問(wèn)題；措施 基層單位，在過(guò)去很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，其運(yùn)行和管理工作都沒(méi)有得到外界的關(guān)注和重視，作為記錄基層單位工作和發(fā)展的主要文獻(xiàn)資料基層單位檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項(xiàng)工作內(nèi)容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)最大程度地做好各項(xiàng)工作，管理精細(xì)化或許就是解決這些問(wèn)題的答案。 一、基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題 檔案的管理，是一個(gè)單位、企業(yè)十分重要的一項(xiàng)工作，但是對(duì)于絕大多數(shù)單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴(yán)重不足的基層單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作基本上都是名存實(shí)亡。就基層單位檔案工作中存在的問(wèn)題而言，主要分為以下幾大類(lèi)：第一，社會(huì)、單位到員工對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門(mén)”，都不是大家愿意接手進(jìn)行管理的工作；導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因有許多，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至每一個(gè)單位的職工都需要對(duì)自身的這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)以及信息的傳遞負(fù)責(zé)。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識(shí)不夠強(qiáng)；大家認(rèn)為檔案管理是可有可無(wú)的內(nèi)容，不到使用的時(shí)候基本不會(huì)接觸到，同時(shí)對(duì)檔案管理的相關(guān)方法以及措施也很少有所涉及，這些問(wèn)題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒(méi)有具體的管理措施，也沒(méi)有日常的檢查和管理工作，對(duì)于檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實(shí)力都不夠，在信息更新上嚴(yán)重滯后，沒(méi)有專業(yè)的人才進(jìn)行具體的工作管理，也沒(méi)能做到與時(shí)俱進(jìn)，引入先進(jìn)的管理方法以及管理設(shè)備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴(yán)重的不標(biāo)準(zhǔn)、不到位等一系列的問(wèn)題；專業(yè)人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問(wèn)題之一，而企業(yè)檔案工作管理認(rèn)識(shí)不足的同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)中每個(gè)職工對(duì)于檔案管理工作一知半解；而沒(méi)有統(tǒng)一的管理措施和管理體系機(jī)制則使得管理方式落后，年限久一點(diǎn)的檔案資料在保存的過(guò)程中發(fā)生丟失，給相關(guān)工作的展開(kāi)帶來(lái)了巨大的影響?？偠灾?，基層單位檔案工作管理問(wèn)題嚴(yán)重，發(fā)展以及改革勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。 二、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施 要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問(wèn)題，那么對(duì)基層單位檔案工作管理做出相應(yīng)的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細(xì)化管理的措施才能夠?qū)⒒鶎訂挝粰n案工作做好。首先，無(wú)論是基層社會(huì)、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實(shí)際行動(dòng)上對(duì)單位檔案的管理工作提高重視以及關(guān)注度，投入更多的人力、物力和財(cái)力對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內(nèi)容，而這項(xiàng)深入改革的措施則需要落到實(shí)處，如何才能做到讓全體員工和整個(gè)社會(huì)都對(duì)基層單位檔案工作能夠有一個(gè)更高的關(guān)注度呢。第一，我們需要改變對(duì)檔案管理工作的舊思想、過(guò)去式的認(rèn)識(shí)，從社會(huì)認(rèn)可度、崗位職稱、工作內(nèi)容重視度等方面給檔案管理工作一個(gè)更為輕松的環(huán)境；在保證外部環(huán)境相對(duì)寬松的同時(shí)，我們需要從內(nèi)在因素著手對(duì)基層單位檔案工作管理展開(kāi)改革，在統(tǒng)一對(duì)基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎(chǔ)上，我們還需要在實(shí)際行動(dòng)中有著強(qiáng)力的表現(xiàn)，這需要我們的單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個(gè)較為重要的位置上，自己帶頭學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)和技能，自己帶頭對(duì)單位檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，甚至在人數(shù)不多的單位中，可以采取輪班的方式對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。其次，引入專業(yè)的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對(duì)單位的員工開(kāi)設(shè)相關(guān)的講座以及學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓職工對(duì)檔案管理工作以及檔案的認(rèn)識(shí)有一個(gè)更為系統(tǒng)、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發(fā)展的過(guò)程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡(jiǎn)單，甚至在外人看來(lái)就是一個(gè)可有可無(wú)、沒(méi)什么技術(shù)含量的工作，但是深入到具體的工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)龐大的工作體系，包含了許多工作內(nèi)容，需要我們從點(diǎn)滴做起，從小事做起，構(gòu)建合理的管理方式和系統(tǒng)才能夠?qū)n案管理工作行之有效地一直延續(xù)下去。因此專業(yè)的技術(shù)人才對(duì)于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個(gè)職工了解和認(rèn)識(shí)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關(guān)手續(xù)的辦理更為高效。同時(shí)，完善檔案管理的體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。 三、基層單位檔案工作管理發(fā)展展望 基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發(fā)展中遺留下來(lái)的問(wèn)題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發(fā)展的角度來(lái)看，只要我們能夠從點(diǎn)滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至系統(tǒng)化并非癡人說(shuō)夢(mèng)。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對(duì)基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題不能視而不見(jiàn)，應(yīng)該痛下決心進(jìn)行深層次的改革和完善，在改革的過(guò)程中應(yīng)該克服各個(gè)方面的困難和問(wèn)題，努力將各項(xiàng)改革措施和手段執(zhí)行下去，推行開(kāi)來(lái)。當(dāng)改革措施取得一定成效后，需根據(jù)具體的實(shí)際情況，對(duì)管理措施進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整，但工作不能夠半途而廢，而應(yīng)推行到底。只有這樣，發(fā)展之路才能走得更為長(zhǎng)久；同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作我們需要在全國(guó)的基層單位建立一個(gè)適用性較為廣泛的管理體系和機(jī)制，推行一些管理效率和較為先進(jìn)的管理措施，讓各個(gè)基層單位在檔案工作管理中學(xué)習(xí)和參考，根據(jù)自身單位的自身具體情況，發(fā)展出符合自己?jiǎn)挝粚?shí)際情況和發(fā)展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。 四、結(jié)語(yǔ) 通過(guò)上文，從基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施以及基層單位檔案工作管理發(fā)展展望等方面展開(kāi)一番剖析可以看出，我國(guó)基層單位檔案管理工作在發(fā)展的過(guò)程中遺留下來(lái)許多的問(wèn)題，深化改革難度較大，發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)，基于基層單位檔案有著十分重要的價(jià)值，改革的形勢(shì)更是刻不容緩，因此，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，我們需要從普及社會(huì)對(duì)檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機(jī)制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識(shí)，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。 參考文獻(xiàn)： 1齊建華.淺談新時(shí)期檔案和諧管理模式的構(gòu)建J;湖北檔案，xx年Z1期. 2林紅棉.我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理模式