會議的籌劃與管理【強(qiáng)烈推薦】

會議的籌劃與管理 童小清 會務(wù)工作的重要性 會務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果。加強(qiáng)會務(wù)工作科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)，做好各類會議的服務(wù)工作，是會議取得預(yù)期效果的重要保證。 會務(wù)工作 一、會前準(zhǔn)備工作 二、會中服務(wù)工作 三、會后有關(guān)工作 一、會前準(zhǔn)備工作 （一）組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé)。 （二）會議審批。 （三） 制訂會議方案 。一般包括以下內(nèi)容：會議名稱、內(nèi)容、日程、時間、會期、地點(diǎn)、與會人員、經(jīng)費(fèi)來源、組織機(jī)構(gòu)、材料準(zhǔn)備和其他事項(xiàng)。制定會議方案要遵循合理、精簡、節(jié)儉的原則，科學(xué)籌劃，精打細(xì)算。召開電視電話會議一般不超過 1個小時。會議方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。 （四） 制發(fā)會議通知 。會議通知包括以下內(nèi)容： 1.會議名稱。 2.會議內(nèi)容。 3.參加會議人員。 4.會期、時間、地點(diǎn)。 5.其他事項(xiàng) 。 如發(fā)言材料準(zhǔn)備、報名單、派記者報道等。報名單宜采用傳真形式。參會對象一般不得由他人代會，如有特殊情況不能按要求參會的，須請假并說明原因，承辦人要及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時要落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)。 （五） 印制會議材料 。包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會議典型材料、會議指南等。 會議指南 包括以下內(nèi)容： 一是 會議日程 。應(yīng)明確會議期間每天上午、下午的議程、主持人、會議地點(diǎn)等。 二是 會議須知 。主要明確用餐地點(diǎn)、作息時間、會議紀(jì)律等。 三是 人員名單 。包括與會人員的姓名、性別、單位職務(wù)、住房號。必要時，還應(yīng)明確會場座位、乘坐車號、用餐桌號等。 四是 分組名單 。會議分組討論時，應(yīng)明確與會人員的編組、召集人、聯(lián)絡(luò)員、討論地點(diǎn)等。 （六） 會議證件 。大型會議要印制會議憑證，包括請柬、出席證、列席證、代表證、記者證、工作證、車輛通行證等。會務(wù)人員應(yīng)留有備用證件，以便與會人員遺忘、丟失時補(bǔ)領(lǐng)。領(lǐng)導(dǎo)同志出席會議的證件應(yīng)提前請秘書領(lǐng)取或提前送到。 （七） 會場布置 。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。 1.設(shè)置會標(biāo) 。 2.確定會議桌擺放形式 。匯報會、座談會、小型工作會議，可以不設(shè)主席臺，會場可以設(shè)置成方形、長方形、回字形、圓形等。報告會設(shè)主席臺。 3.布置主席臺 。包括主席臺設(shè)置、座次安排、擺放席簽、話筒、鮮花等。需要另設(shè)發(fā)言席的，通常放在主席臺右側(cè)前方位置。 4.安排主席臺座次 。按照行政級別高低排位，高者在前，低者在后；同一級別同一單位的，除任職文件另有規(guī)定外，按任職先后排序；同一級別不同單位的，按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)排序。 人員的先后順序確定后，在排位的技術(shù)層面上，先確定主位 1號，距離主位越近的席次和席位越高，距主位越遠(yuǎn)的席次和席位越低，座次按左右依次排列。按照面向代表席的方向，如果人數(shù)為單數(shù)，中間為 1，左為 2，右為 3，左右順排；如果人數(shù)是雙數(shù)，則以中為準(zhǔn)，其左為 1，右為 2，左右順排。 如果是報告會，一般采取報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人相間排列辦法安排。匯報、座談式桌型，來賓與主人相向而坐，來賓座位面對門口，主人坐在來賓對面，座次安排同主席臺。 主 席 臺 代 表 席 1 3 2 5 4 主 席 臺 代 表 席 1 3 2 4 1 3 2 5 4 8 6 12 10 7 9 11 13 14 15 16 17 18 1 3 2 5 4 7 6 9 8 六 七 八 九 10 11 12 13 14 1 3 2 5 4 1 3 2 5 4 客 方 主 方 4 6 2 3 1 5 3 5 1 4 2 6 主 方 客 方 5.設(shè)置會場提示 。如設(shè)置“會議入口處、簽到處、某某會議在某某會議室召開、會場內(nèi)請勿吸煙、會議期間請關(guān)閉手機(jī)”等。 （八） 后勤服務(wù)工作 。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、集體照相、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排，為與會人員預(yù)定車、船、機(jī)票等。 （九） 進(jìn)行會前檢查 。包括檢查照明、音響、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備完好情況，席簽姓名打印、位置擺放是否正確，環(huán)境是否衛(wèi)生整潔等。 （十） 向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況 。 二、會中服務(wù)工作 會務(wù)人員提前 1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。 （一） 做好簽到工作 。及時統(tǒng)計核對人數(shù)，發(fā)現(xiàn)未到會的，應(yīng)及時催促。到會情況要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。 （二） 搞好會議材料分發(fā) 。涉密的會議材料會后收回。 （三） 組織人員進(jìn)場 。住地與會場不在一起的，要提前引導(dǎo)與會人員乘車前往開會地點(diǎn)。大型會議車輛較多時，應(yīng)與公安交警部門聯(lián)系開道車，必要時對車輛通行路線進(jìn)行交通管制。會務(wù)人員要引導(dǎo)與會人員及時進(jìn)入會場，并在指定位置就座。找準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)座位，提醒領(lǐng)導(dǎo)提前 3 5分鐘進(jìn)場并引導(dǎo)就座。 （四） 安排錄音和記錄 。重要會議領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)全程錄音，指定專人記錄。負(fù)責(zé)記錄的人，一般不同時做其它服務(wù)工作。記錄人會后負(fù)責(zé)整理形成會議紀(jì)要。 （五） 組織頒獎儀式 。會務(wù)人員應(yīng)預(yù)先組織上臺領(lǐng)獎人員進(jìn)行排練，明確上臺領(lǐng)獎的線路、批次，前后順序和頒獎領(lǐng)導(dǎo)，或工作人員進(jìn)行模擬演練，以免出錯。頒獎時，會務(wù)人員應(yīng)在場指揮、引導(dǎo)；安排服務(wù)人員適時播放音樂、為頒獎領(lǐng)導(dǎo)遞送獎牌、獎品、證書等。 （六） 掌握會場動態(tài) 。會間要密切關(guān)注會場情況，隨時掌握會場動態(tài)，認(rèn)真、及時做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的有關(guān)事項(xiàng)。做好內(nèi)外聯(lián)系、信息傳遞等工作。隨時注意并維持好會場內(nèi)外秩序，會間從嚴(yán)控制非參會人員進(jìn)入會場。 三、會后有關(guān)工作 （一）會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。 （二）跟蹤督查會議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況。 （三）及時整理會議記錄、錄音，形成會議紀(jì)要。 （四）會議文件材料及時存檔。如市政府及辦公室召開的會議，一般要留 3套材料存檔，一套完整的會議材料包括會議通知、簽到單等）送交檔案室，一套附在文件、會議紀(jì)要、抄告單后面，一套辦會處室留存?zhèn)洳椤?（五）費(fèi)用結(jié)算。