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海涯國際大酒店管理手冊 1 目 錄 第一編 總經(jīng)理辦公室管理手冊 第一章 總經(jīng)理辦公室各崗位職責 一、總經(jīng)理 1 二、副總經(jīng)理 2 三、財務總監(jiān) 4 四、辦公室主任 5 五、辦公室主任助理 6 六、總經(jīng)理秘書 7 七、文員 7 八、車隊主管 8 九、司機 9 第二章 總經(jīng)理辦公室工作程序及標準 一、接聽電話程序及標準 9 二、接待來訪程序及標準 10 三、日程的設(shè)計及其安排程序標準 10 四、安排約見的原則程序及標準 10 五、聯(lián)絡、聯(lián)系業(yè)務程序及標準 11 六、調(diào)查事務程序及標準 11 七、轉(zhuǎn)達領(lǐng)導意見或命令的程序及標準 11 八、整理、清掃事務的程序及標準 11 九、文件整理業(yè)務的程序及標準 11 十、用品的整理的程序及標準 12 十一、車隊操作程序及標準 12 十二、車輛報修程序及標準 13 十三、文件傳遞程序及標準 13 海涯國際大酒店管理手冊 2 第三章 總經(jīng)理辦公室管理制度 一、會議制度 18 二、部門工作日報管理制度 20 三、各部門辦公室管理規(guī)定 21 四、酒店內(nèi)部文件、資料管理制度 22 五、酒店值班制度 22 六、印鑒管理制度 27 七、公文打印管理制度 27 八、辦公用品的管理制度 27 九、酒店傳真管理制度 27 十、報刊管理制度 28 十一、名片管理制度 29 十二、酒店外來文件閱辦制度 29 十三、檔案文件借閱制度 29 十四、公文處理暫行規(guī)定 30 十五、文件收發(fā)管理制度 33 十六、關(guān)于差旅費開支的管理辦法 34 十七、車隊油料管理制度 36 十八、車輛鑰匙管理制度 37 十九、關(guān)于對重大責任投訴處理的規(guī)定 37 二十、關(guān)于案件申報制度 37 二十一、危機管理辦法 38 二十二、消費簽單、折扣權(quán)限管理規(guī)定 39 二十三、保密制度 40 第四章 管理表格 一、文件傳閱單 43 二、招待餐申請單 44 三、用印申請單 44 海涯國際大酒店管理手冊 3 四、電話留言單 45 五、出差申請單 46 六、文件銷毀申請單 47 七、文件傳真?zhèn)鞒龅怯洷?48 八、傳真文件登記表 48 九、車輛使用前檢查表 49 第二編 人力資源部管理手冊 第一章 人力資源部崗位職責 一、經(jīng)理 50 二、經(jīng)理助理 51 三、人事勞資主管 51 四、后勤主管 52 五、宿舍管理員 52 六、員工廚師 53 七、質(zhì)檢員 53 八、駐店醫(yī)生 54 九、勞資檔案員 55 十、培訓主管 55 十一、培訓員 56 第二章 人力資源部工作程序及標準 一、專題調(diào)研工作程序標準 56 二 、公文收文工作程序標準 57 三、公文發(fā)送工作程序標準 57 四、員工招聘與錄用工作程序標準 58 五、辦理新員工入職手續(xù)工作程序標準 59 六、人事檔案管理工作程序標準 60 七、員工請假工作程序標準 60 海涯國際大酒店管理手冊 4 八、季度 /年度優(yōu)秀員工評選工作程序標準 61 九、員工轉(zhuǎn)正工作程序標準 62 十、辦理員工晉級或晉職工作程序標準 63 十一、辦理員工崗位調(diào)整 (部門內(nèi)調(diào)整 )工作程序標準 63 十二、辦理員工崗位調(diào)整 (跨部門調(diào)整 )工作程序標準 64 十三、辦理員工降級或降職工作程序標準 64 十四、辦理員工辭 /離職程序標準 65 十五、辦理社會保險 66 十六、培訓需求分析工作程序標準 66 十七、制定培訓計劃工作程序標準 67 十八、員工入職培訓工作程序標準 67 十九、帶員工參觀酒店工作程序標準 68 二十、訓導師隊伍管理工作程序標準 69 二十一、員工崗前培訓管理工作程序標準 70 二十二、員工崗位培訓管理工作程序標準 70 二十三、員工專題培訓工作程序標準 71 二十四、員工晉級培訓工作程序標 準 71 二十五、培訓評估工作程序標準 72 第三章 人力資源部管理制度 一、檔案管理制度 73 二、員工宿舍管理制度 74 三、員工考勤管理制度 75 四、加班管理規(guī)定 77 五、請、休假管理規(guī)定 78 六、酒店質(zhì)檢工作制度 79 七、更衣室管理制度 80 八、員工食堂衛(wèi)生管理制度 81 九、員工餐廳管理制度 82 海涯國際大酒店管理手冊 5 十、員工食堂管理工作制度 83 十一、工資管理制度 84 第三編 財務部管理手冊 第一章 財務部各崗位職責 一、經(jīng)理崗位職責 87 二、文員崗位職責 88 三、總賬會計崗位職責 89 四、記賬員崗位職責 90 五、會計崗位職責 91 六、總出納崗位職責 92 七、營收主管 (日審 ) 崗位職責 95 八、應收會計崗位職責 96 九、夜審崗位職責 97 十、收銀主管 崗位職責 99 十一、前廳收銀領(lǐng)班崗位職責 101 十二、前廳收銀員崗位職責 102 十三、康樂收銀領(lǐng)班崗位職責 103 十四、康樂收銀員崗位職責 104 十五、成本主管崗位職責 105 十六、采購員崗位職責 108 十七、收貨員崗位職責 110 十八、倉管員崗位職責 111 第二章 財務部管理制度 一、酒店財務制度 113 二、會計機構(gòu)及監(jiān)督 115 三、會計核算與報告的一般原則 115 四、貨幣資金和結(jié)算資金的管理 116 海涯國際大酒店管理手冊 6 五、銀行支票的使用和管理 116 六、發(fā)票的使用管理 117 七、物資采購管理制度 117 八、存貨的核算和管理 118 九、成本的管理 119 十、費用支出管理 119 十一、會計科目和會計報表 120 十二、財產(chǎn)管理制度 120 十三、財務部安全管理制度 (部門 ) 122 十四、前臺收銀備用金管理 制度 126 十五、收款員行為準則 126 十六、財務計劃管理規(guī)定 127 十七、庫房安全管理制度 128 十八、庫房衛(wèi)生管理規(guī)定 129 十九、庫房收發(fā)貨管理制度 130 二十、倉管工作行為規(guī)范 131 二十一、各種項目消費卡的管理制度 132 第四編 公關(guān)銷售部管理手冊 第一章 公關(guān)銷售部崗位職責 一、公關(guān)銷售部經(jīng)理崗位職責 133 二、經(jīng)理助理崗位職責 133 三、文員崗位職責 134 四、銷售經(jīng)理崗位職責 135 五、美工崗位職責 135 第二章 公關(guān)銷售部工作程序及標準 一、散客預訂流程 136 二、預訂更改流程 137 海涯國際大酒店管理手冊 7 三、預訂取消流程 138 四、團隊預訂流程 139 五、參觀酒店流程 141 六、銷售訪問工作流程 143 第三章 公關(guān)銷售部管理制度 公關(guān)銷售部工作制度管理條例 145 第五編 前廳部管理手冊 第一章 前廳部崗位職責 一、經(jīng)理 147 二、前臺主管 147 三、大堂副理 148 四、商務中心服務員 149 五、禮賓領(lǐng)班 150 六、行李生 150 七、電話房接線生 151 八、預訂員 152 第二章 前廳部服務程序及標準 一、前臺接待服務標準 153 二、文件名超額預訂處理工作標準 153 三、擔保預訂服務標準 154 四、經(jīng)預訂未抵達的客人處理工作標準 154 五、內(nèi)外線尋呼酒店經(jīng)理服務標準 155 六、書面預訂客房服務標準 155 七、團隊預訂客房服務標準 156 八、更改預訂服務標準 156 九、取消預訂服務標準 157 十、團隊房間分配工作標準 158 海涯國際大酒店管理手冊 8 十一、未預訂客人入住服務標準 158 十二、 VIP 客人預訂申請?zhí)幚順藴?158 十三、回答客人問詢服務標準 159 十四、留言處理工作標準 160 十五、查詢服務工作標準 161 十六、會客登記服務標準 162 十七、前臺辦理入住登記、驗證服務標準 162 十八、散客房間分配工作標準 162 十九、預訂散客入住服務標準 163 二十、建立客戶檔案工作標準 164 二十一、客人續(xù)住服務標準 164 二十二、團隊客人考試住服務標準 165 二 十三、住店客人換房服務標準 166 二十四、貴重物品保險箱服務標準 166 二十五、客人丟失物品處理標準 167 二十六、客人損壞酒店財物處理工作標準 167 二十七、客人及員工緊急報警處理標準 168 二十八、客人投訴處理工作標準 169 二十九、客人留物轉(zhuǎn)服務標準 170 三十、刑事案件 (以偷盜為例 )處理工作標 準 171 三十一、解決客人需求工作標準 171 三十二、客人受傷事件處理標準 172 三十三、傳真收發(fā)服務標準 172 三十四、文件打印服務標準 173 三十五、電傳收發(fā)服務標準 174 三十六、復印裝訂服務標準 174 三十七、秘書、翻譯服務標準 175 三十 八、換房行李服務標準 176 海涯國際大酒店管理手冊 9 三十九、散客離店行李服務標準 176 四十、行李存放服務標準 177 四十一、團隊入店行李服務標準 177 四十二、接轉(zhuǎn)電話服務標準 178 四十三、電話叫醒服務標準 180 四十四、電話留言服務標準 181 第三章 客房崗位職責 一、客房部經(jīng)理崗 位職責 182 二、客房部經(jīng)理助理崗位職責 183 三、文員崗位職責 183 四、樓層主管崗位職責 183 五、樓層領(lǐng)班崗位職責 184 六、樓層服務崗位職責 184 七、服務中心文員崗位職責 185 八、公共區(qū)域主管崗位職責 185 九、公共區(qū)域領(lǐng)班崗位職責 186 十、清潔員崗位職責 186 十一、園藝工崗位職責 187 十二、庫房領(lǐng)班崗位職責 187 十三、洗衣房主管崗位職責 187 十四、洗衣房領(lǐng)班崗位職責 188 十五、布草房領(lǐng)班崗位職責 188 十六、客衣服務員崗位 職責 189 十七、干洗工崗位職責 189 十八、熨燙工崗位職責 190 十九、燙平工崗位職責 190 二十、水洗工崗位職責 190 二十一、布草洗滌工崗位職責 191 海涯國際大酒店管理手冊 10 二十二、布巾服務員崗位職責 191 二十三、員工制服服務員崗位職責 192 二十四、裁縫崗位職責 192 海涯國際大酒店管理手冊 11 第一章 總經(jīng)理辦公室崗位職責 一、總經(jīng)理 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級： 董事長 直接下級： 副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總辦主任及各部門經(jīng)理 【 崗位職責 】 1.負責組織制定酒店管理目標和年度經(jīng)營計劃 (1)進行旅游市場分析預測，接受董事會下達的年度經(jīng)營指標，； (2)組織研究討論，按經(jīng)營部門進行經(jīng)營指標合理分解； (3)組織制定酒店年度經(jīng)營計劃，并按年度、半年、季度、月份 進行分解； (4)審批各部門年度經(jīng)營計劃和預算計劃。 2.負 責組織建立和完善酒店組織機構(gòu) (1)選擇最佳的組織規(guī)模，組織形態(tài)、管理幅度和管理層級； (2)選聘部門經(jīng)理以上高中級管理人員并授權(quán)； (3)明確各部門的職責，建立酒店內(nèi)部合理而有效的運行機制。 3.負責主持制定和完善酒店各項規(guī)章制度、服務標準和操作程序 (1)根據(jù)酒店管理理念和管理思想，確立酒店的管理模式，組織 制定領(lǐng)導制度等全店性綱領(lǐng)文件； (2)組織各部門制定各級崗位職責、服務標準和操作程序，適時 予以更新、完善； (3)建立各項例會制度、檢查制度，不斷推行深入。 4.主持確立酒店的市場定位，提出市場拓 展方向 (1)明確年度經(jīng)營目標，審批年度銷售計劃，適時提出階段性工 作重點； (2)審批酒店產(chǎn)品價格政策和策略； (3)階段性對市場進行分析預測和指導。 5.負責確立酒店人力資源總體規(guī)劃與建設(shè) (1)確定酒店人才培養(yǎng)規(guī)劃，審批酒店年度培訓計劃，并監(jiān)督實 施； (2)負責高中層以上管理人員的培養(yǎng)、使用和考績、評估，任人 唯賢，知人善任； 海涯國際大酒店管理手冊 12 (3)對擔任培訓負責人，必要時親自授課； (4)保持與員工的溝通，適時親自處理員工投訴，營創(chuàng)良好寬松 的工作氛圍。 6.負責審批財務預算、資金運用 (1)根據(jù)酒店年度財務計劃 和經(jīng)營實際，審批重要設(shè)備的改造以及新增項目的決策方案； (2)定期分析和檢查財務預算及其進展情況，敦促開展增收節(jié)支活動。 7.負責主持酒店的 CI 策劃和計劃的實施 (1)確定酒店的形象定位和發(fā)展規(guī)劃； (2)主持制定酒店 CI 年度計劃及實施舉措； (3)保持與社會各界的廣泛聯(lián)系，塑造企業(yè)良好的外部形象，營 造有利于酒店經(jīng)營發(fā)展社會環(huán)境； (4)在酒店內(nèi)部推行 CI的系統(tǒng)。 8.日常事務性工作 (1)主持召開和參加各種例會（每日晨會、每周辦公會、銷售會 議、財務會議、店級領(lǐng)導會議） (2)定期向董事會及管理公司匯報 工作； (3)聽取部門經(jīng)理的工作匯報，處理應急事務； (4)閱讀各類報表、文件、郵件，審批各類文件、單據(jù)； (5)巡視酒店各部位，給予及時督導、指正； (6)接待各類來訪； (7)例行公務出差。 9.組織學習和創(chuàng)新 (1)密切注意國內(nèi)外旅游發(fā)展動態(tài)和趨勢，廣泛收集信息； (2)借鑒先進的管理、經(jīng)營經(jīng)驗，結(jié)合本酒店的實際進行試點， 推廣學習和創(chuàng)新； (3)適時學習國際，緊跟時代潮流，不斷更新酒店的產(chǎn)品，提高 服務質(zhì)量。 二、副總經(jīng)理 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理 直接下級：客務部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、康 樂部經(jīng)理、保衛(wèi)部經(jīng)理、工海涯國際大酒店管理手冊 13 程部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理 【 崗位職責 】 1.負責協(xié)助總經(jīng)理制定酒店年度經(jīng)營計劃并就長遠規(guī)劃提出合理建議 (1)指導和參與市場調(diào)查，分析產(chǎn)品優(yōu)勢，確定市場定位，審核銷售計劃； (2)針對酒店產(chǎn)品特點，提出經(jīng)營發(fā)展和管理思路； 3.負責指導、審核、完善酒店經(jīng)營部門的各項規(guī)章制度 (1)審核、組織制定分管部門的各項管理制度、服務程序及標準，并指導執(zhí)行； (2)針對各部門特點提出建議，指導分管部門逐步完善 檢查、指導酒店日常經(jīng)營管理活動，確保酒店管理水準 (3)檢查業(yè)務部門各崗位 責任、服務程序的落實執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題予以及時指導； (4)負責各業(yè)務部門的日常業(yè)務協(xié)調(diào)與檢查，保證酒店的服務質(zhì)量標準； (5)主持每月銷售分析會，敦促、指導分管部門相互協(xié)調(diào)，確保任務的完成； (6)負責主持每雙周的酒店質(zhì)量檢查，及時處理所發(fā)現(xiàn)的各項問題。 4.協(xié)調(diào)對客關(guān)系 (1)保持與長住戶、寫字樓租戶的友好溝通與聯(lián)系； (2)負責代替總經(jīng)理接待 VVIP,必要時親自參與促銷活動，如重要的展銷會等。 (3)廣泛聽取客戶意見，處理重大投訴； (4)保持同旅游管理部門和相關(guān)部門友好聯(lián)系。 5.負責分管部門管理隊 伍的建設(shè) (1)負責分管部門管理人員的選聘、使用、評估、考績、獎懲和任免等工作； (2)及時予以業(yè)務指導與培訓，鼓勵中層骨干吸收新知識，不斷提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)； 6.日常事務性工作 (1)審閱每天的業(yè)務報表，了解當天的出租率、收入水平和 VIP 接待情況； (2)出席晨會、辦公會及相關(guān)例會、專題會、高層會議； 海涯國際大酒店管理手冊 14 (3)檢查、巡視酒店營業(yè)和服務質(zhì)量情況，參加酒店行政總值、各項例檢等； (4)對重要往來客戶業(yè)務接待和重大投訴接待； (5)必要的公事出差。 7.完成總經(jīng)理交辦的其他工作 (1)認真對待，提出有效建議 ； (2)及時組織完成。 三、財務總監(jiān) 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理 直接下級：財務部經(jīng)理 【 崗位職責 】 1.負責組織制定酒店財務計劃和財務預算 (1)組織營業(yè)部門制定部門收支、成本費用等計劃和預算； (2)審查核定計劃外重大收支項目； (3)制定酒店年度收支、成本費用等計劃和預算； (4)協(xié)調(diào)平衡酒店年度經(jīng)營計劃并合理分解到部門； (5)落實完成計劃的措施，對執(zhí)行中存在的問題提出改進意見。 向總經(jīng)理提出各項財務管理建議，做好參謀和助手，嚴格把關(guān)。 (6)參加財務分析例會，分析研究 酒店財務收支和成本控制情況， 及時發(fā)現(xiàn)問題，提出改進措施； (7)隨時掌握各營業(yè)部門的收支和成本控制情況，指導部門開源節(jié) 流，內(nèi)部挖潛，努力創(chuàng)收； (8)組織酒店的全面經(jīng)濟核算，對重要經(jīng)濟事項作出效益評價，為 總經(jīng)理決策提供科學依據(jù)。 2.負責資金使用管理和財產(chǎn)管理 (1)做好酒店資金的籌措、投放和使用計劃，提高資金的效益，降 低資金成本。 (2)嚴格執(zhí)行國家金融機關(guān)和酒店有關(guān)資金使用的管理規(guī)定，明確 資金使用審批權(quán)限，堅持審批原則； (3)嚴格執(zhí)行國家外匯管理規(guī)定，指導做好外匯管理工作； (4)組織督導財 務人員做好酒店財產(chǎn)的系統(tǒng)管理工作； 3.負責指導、審核、完善酒店財務管理的各項規(guī)章制度 海涯國際大酒店管理手冊 15 (1) 指導、審核財務部制定的各崗位職責、規(guī)章制度和操作程序， 健全責任制，建立良好的財務會計秩序； (2)審核、完善酒店財務管理制度和會計核算制度，嚴格會計監(jiān)督， 并親自督導實施； (3)審核、完善采購、庫存計劃，控制采購、收貨、庫存、發(fā)放等 工作，并建立和完善相應的規(guī)章制度，力爭采購進貨價平質(zhì)優(yōu)、庫存適量、物盡其用。 4.負責財會管理隊伍的建設(shè) (1)組織制定財務各級人員的培訓計劃和授課培訓，不斷提高財務 人員的業(yè)務素質(zhì)； (2)負責高、中級財務管理人員的選聘、使用、評估、考績、獎懲 和任免等工作； (3)關(guān)心財務人員的生活和思想動態(tài)，鼓勵他們依法履行職責，培 養(yǎng)艱苦創(chuàng)業(yè)的精神。 5.負責內(nèi)、外部關(guān)系的協(xié)調(diào) (1)協(xié)調(diào)財務部與各部門的關(guān)系，確保各營業(yè)部門的經(jīng)營工作正常 開展； (2)保持與財政、銀行、稅務、工商、保險、外匯等機關(guān)建立良好 的關(guān)系，爭取政府有關(guān)部門的支持和指導。 6.日常事務工作 (1)每日閱讀收入、成本報表，掌握各營業(yè)部門的經(jīng)營指標完成情況； (2)參與主要經(jīng)濟合同、協(xié)議的談判、簽署，并監(jiān)督執(zhí)行情況； (3)審 核各類財務報表和單據(jù)； (4)參加相應的例會 ； (5)接待有關(guān)來訪； (6)必要的公事出差。 7.完成總經(jīng)理交辦的其他工作。 (1)認真對待，提出有效建議； (2)及時組織完成。 四、總經(jīng)理辦公室主任崗位職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理 海涯國際大酒店管理手冊 16 直接下級：辦公室主任助理 【 崗位職責 】 1. 主持 總經(jīng)理 辦公室全面工作。 2. 協(xié)助總經(jīng)理 組織起草 酒店 的年度工作計劃、總結(jié)， 負責起草 以酒店 名義發(fā)出的各項決議、決定、規(guī)劃等。 3. 組織制訂和匯編全 酒店 各項規(guī)章制度，發(fā)布各項行政規(guī)定、通知和通報。 4. 圍繞 酒店 工作，廣泛收集各方面信息， 為領(lǐng)導決策提供真實可靠的依據(jù)。 5. 負責批轉(zhuǎn)上級來文、審核 酒店 行政發(fā)文和對外發(fā)布材料，負責簽發(fā) 總經(jīng)理辦公室 發(fā)文。 6. 負責 總經(jīng)理 辦公會議題的收集，協(xié)助 總經(jīng)理 做好 總經(jīng)理 辦公會的組織安排。在 總經(jīng)理 的領(lǐng)導下，了解、檢查和督促 總經(jīng)理 辦公會決議、決定的落實情況。做好有關(guān)協(xié)調(diào)工作。 7. 負責審核 酒店 重要活動安排和工作安排、 酒店 大事記等材料。 8. 負責 總經(jīng)理辦公室 經(jīng)費的總體安排。 9. 負責做好 總經(jīng)理辦公室 人員的思想工作和考核工作。 10.成領(lǐng)導交辦的其它工作 。 五、總經(jīng)理辦公室主任助理崗位職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理辦 公室主任 直接下級：車隊主管、辦公室文員 【 崗位職責 】 1.經(jīng)理安排的傳達事務，接待來訪者，接聽電話。 2.總經(jīng)理辦公室文件的收發(fā)、整理及歸檔。 3.總經(jīng)理工作日程的設(shè)計及安排；聯(lián)絡、聯(lián)系業(yè)務。 4.總經(jīng)理所需文件資料、各項用品及備品的準備。 5.總經(jīng)理個人辦公室及會議室的整理及清掃事務。 6.總經(jīng)理安排的代行業(yè)務及調(diào)查事務。 7.總經(jīng)理辦公室文書工作。 8.行政工作會議的記錄、會議紀要整理等文字工作，編輯 工作 信息 、 大事記等。 9.總經(jīng)理辦公室 文字 打 印工作。 海涯國際大酒店管理手冊 17 10.負責 總經(jīng)理辦公室 網(wǎng)絡終端管理及電子郵件的接 收和發(fā)送工作。 11.負責總經(jīng)理及來訪者的 接待和服務工作。 12.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。 六、總經(jīng)理秘書崗位職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理辦公室主任 直接下級：辦公室文員 【 崗位職責 】 1.經(jīng)理安排的傳達事務，接待來訪者，接聽電話。 2.總經(jīng)理辦公室文件的收發(fā)、整理及歸檔。 3.總經(jīng)理工作日程的設(shè)計及安排；聯(lián)絡、聯(lián)系業(yè)務。 4.總經(jīng)理所需文件資料、各項用品及備品的準備。 5.總經(jīng)理個人辦公室及會議室的整理及清掃事務。 6.總經(jīng)理安排的代行業(yè)務及調(diào)查事務。 7.總經(jīng)理辦公室文書工作。 8.行政 工作會議的記錄、會議紀要整理等文字工作，編輯 工作 信息 、 大事記等。 9.總經(jīng)理辦公室 文字 打 印工作。 10.負責 總經(jīng)理辦公室 網(wǎng)絡終端管理及電子郵件的接收和發(fā)送工作。 11.負責總經(jīng)理及來訪者的 接待和服務工作。 12.完成領(lǐng)導交辦的其它工作。 七、文員崗位職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：總經(jīng)理秘書 【 崗位職責 】 1.負責部門辦公用品管理，其職責為： （ 1） 編制辦公用品采購、印制計劃。 （ 2） 每月制作辦公用品領(lǐng)用及費用報表。 （ 3） 管理部門辦公用品庫，辦理領(lǐng)用及出庫手續(xù)。 （ 4） 負責辦公用品使用調(diào)查及控制。 海涯國際大酒店管理手冊 18 （ 5） 負責接待用品的采購事宜。 2.負責公務電話安裝、配置申請，每月制作電話費統(tǒng)計報表。 3.負責辦公室及會議室的衛(wèi)生清理工作。 4.負責辦公室打字、文印、材料裝訂工作。 5.負責辦公室文書檔案管理。 6.完成主任交辦的其他工作。 八、車隊主管職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：主任助理 直接下級：駕駛員 【 崗位職責 】 1.在辦公室主任的領(lǐng)導下，向主任助理負責車隊的正常運轉(zhuǎn)和行政管理工作。 2.負責執(zhí)行酒店下達的年、季、月運營計劃，保證各項任務和經(jīng)濟指標的完成。 3.負責本隊的安全管理工作，落實安全行車措施，開展安全行車教育，做好車隊 行車事務的處理和善后工作。 4.負責車隊的運營管理和業(yè)務開發(fā)，落實服務規(guī)程，加強服務質(zhì)量檢查，及時處理交通事故。 5.負責車隊車輛的技術(shù)管理，掌握管轄車種的技術(shù)性能和車輛狀況，監(jiān)督執(zhí)行車輛保修計劃，提高車隊的工作效率和車輛完好率。 6.及時安排酒店用車。 7.記錄所有內(nèi)部用車，制作內(nèi)部用車統(tǒng)計表并報辦公室主任審核。 8.控制并記錄所有車隊費用（汽油、停車費等），制作每月車輛維修保養(yǎng)計劃。 9.負責車輛組織和人員的調(diào)配工作。 10.負責司機的督導，培訓和考核工作。 11.主持車隊會議。 12.檢查司機的儀容儀 表。 13.檢查每日的車輛清潔狀況。 14.需要時完成出車任務。 15.培訓司機安全行駛及對客服務方面的知識。 16.完成辦公室主任 /主任助理布置的其他工作。 海涯國際大酒店管理手冊 19 九、司機工作職責 【 管理層級關(guān)系 】 直接上級：車隊主管 【 崗位職責 】 1.檢查班前車輛狀況，做好出車準備。 2.以熱情、友好的態(tài)度對待客人，保證準時無誤的接送客人。 3.對內(nèi)部人員用車要堅持原則，準時出發(fā)；嚴格遵守交通安全法規(guī)和有關(guān)條例，確保安全行車。 4.優(yōu)質(zhì)高效地完成預訂用車和臨時用車任務，為客人、酒店和員工提供安全可靠的服務。 5.定期對車 輛進行保養(yǎng)、檢測及簡單的維修，保持車輛的良好狀態(tài)，如有重大事件及時通知酒店，以便及時解決處理。 6.如有緊急用車任務，保證隨叫隨到、服從安排和管理。 7.做好行車記錄。 8.在主管的領(lǐng)導下，按服務規(guī)程和標準完成接送賓客的服務任務。 9.負責每日出車前、行車中、收車后對車輛技術(shù)狀況的檢查工作，保證安全行車。 10.負責車輛及設(shè)備的保管工作，嚴格執(zhí)行治安管理條例及單位安全保衛(wèi)措施。 11.負責賓客行李的運輸、保管工作，做到不損壞、不丟失、無差錯。 12.負責完成車隊下達的各項經(jīng)濟技術(shù)指標。 13.完成主管布置的 其他工作。 第二章 總經(jīng)理辦公室工作程序及標準 一、 接打電話程序及標準 1.接聽電話時，一定要在鈴響一聲后三聲前接起，先聲明“您好、總經(jīng)理辦公室”，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說明領(lǐng)導是否在。 2.對方有事需要轉(zhuǎn)達時，要正確聽取要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，根據(jù)情況詢海涯國際大酒店管理手冊 20 問清楚并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。 3.打出電話時，應充分準備好通話內(nèi)容，主動報出自己的姓名和單位，確認對方身份與所在部門，講明電話來意，表達時要表現(xiàn)出溫文爾雅的氣質(zhì)，不要過分客套。 4.通話完畢，要道別，靜 候?qū)Ψ綊鞌嚯娫捇蛟诙腌娭畠?nèi)輕掛電話。 二、接待來訪 程序及標準 對待來訪者，要分清是否預約，對無預約者，首先充分了解以往交情況，聽取了姓名和要求后，通常請對方稍候，而不是說領(lǐng)導在、不在、見還是不見。 1.對應該會見的人，此時應直接轉(zhuǎn)達對方意圖，并引其進入會客室或領(lǐng)導辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。 2.不宜會見的人，請示領(lǐng)導后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，婉絕對方，或?qū)€人意見報領(lǐng)導接受答復。 3.客人來訪時要禮儀性款待：包括向?qū)?、收存攜帶物品，奉送茶點，迎來送往等。 三、日程的 設(shè)計及其安排 程序及標準 對確定的領(lǐng)導應處理的事項如會見、各種會議的日期和時間等要進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助領(lǐng)導制定出沒有錯漏的日程表。 四、安排約會的原則程序及標準 1.把握領(lǐng)導的日程與行蹤，熟悉領(lǐng)導工作與休息規(guī)律以及興趣點。 2.根據(jù)約會的重要性、性質(zhì)、對方的地位或身份以及約會的緊急程度進行安排。把一些禮節(jié)性、應酬性、娛樂性的約會降調(diào)、降格處理。 3.對萬不得已、不得更改的約會予以重點安排，全力確保。 4.按指示約請對方時，必須尊重對方的意愿和要求，以協(xié)商的原則確定約會時間、地點和出席者。 5.辦公室人員在各自的職責范圍內(nèi)，有權(quán)決定一項與職務內(nèi)容相關(guān)的約會；超出職責范圍的約會，必須向主管匯報。 海涯國際大酒店管理手冊 21 五、聯(lián)絡、聯(lián)系業(yè)務 程序及標準 1.聯(lián)絡指領(lǐng)導與酒店內(nèi)部、外界與領(lǐng)導之間的聯(lián)系。視不同情況，聯(lián)系方式不同。 2.聯(lián)系工作指向領(lǐng)導傳達某項事情；向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告領(lǐng)導的意志，聽取對方的答復，有時還要將這種答復再次告訴領(lǐng)導，再次進行反饋。 3.為使聯(lián)絡、聯(lián)系工作得以順利進行，應盡可能備齊人名錄、職員名錄、公司名錄、各地電話號碼薄等。此外將名片整理建帳。對往來頻繁、聯(lián)系較多的人還可以建立有家庭住址的通訊錄。 六、 調(diào)查事務 程序及標準 1.調(diào)查分為： （ 1）特命調(diào)查：受領(lǐng)導安排的對事業(yè)及社交上的有關(guān)事項進行調(diào)查。 （ 2）準備性調(diào)查：為領(lǐng)導處理業(yè)務之需所作的資料準備。 2.調(diào)查的基本工作是收集恰當?shù)馁Y料，并將其分類。 七、轉(zhuǎn)達領(lǐng)導意見或命令的 程序及標準 1.將聽到的事情的要領(lǐng)記下來，特別復雜重要的事情要詳細記錄。 2.根據(jù)常識和已有的經(jīng)驗判斷領(lǐng)導的意見和吩咐的事項是否具備可行的條件，是否會有變化，為防遺漏可向領(lǐng)導提出恰當建議。 3.處理結(jié)果必須向領(lǐng)導匯報。如可能，將進行情況以日記形式記錄下來，日后方便查考，了解處理 經(jīng)過。 八、整理、清掃事務的 程序及標準 此項事務由秘書來完成。內(nèi)容包括： 1.領(lǐng)導的桌案整理； 2.領(lǐng)導辦公室整理； 3.會客室、會議室的整理。 每日常規(guī)的清掃日程表可以在征詢領(lǐng)導的意見后確定，還可以事先定出一個月或一年的特殊清掃日程，要明確清掃工作方法。 九、文件整理業(yè)務的 程序及標準 海涯國際大酒店管理手冊 22 領(lǐng)導處理完畢或正在使用的文件，為防止丟失、散亂，需要對文件進行整理。首先要參考領(lǐng)導意見將文件分類，將其放入固定的裝具內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到查找方便、收發(fā)手續(xù)清楚。 十、用品的整理 的 程序及標準 此項事務是指應 將領(lǐng)導工作中所需的各項用品及備品事先準備齊全，不論是領(lǐng)導經(jīng)常需要的用品還是一時需要的都能及時遞上。此工作要根據(jù)領(lǐng)導所在地點的不同而有所不同。 十一、車隊操作程序 及標準 一、 問候客人程序 (1) 微笑； (2) 目光接觸（以顯示誠懇）； (3) 適當?shù)膯柡颍骸霸缟?/下午 /晚上好，先生 /女士，我能為您做些什么？” (4) 知道客人姓名后，要稱呼客人的姓名； (5) 認真傾聽客人說話； (6) 保持良好的儀態(tài)； (7) 使用熱情、禮貌、友好的聲音； (8) 對待酒店的所有客人都要禮貌、尊敬、一視同仁。 二、機場接送客人程序 1.以熱情、友好的態(tài)度對待客人，保證準時無誤地接 送客人； 2.協(xié)助機場代表在機場接送客人，為客人提取行李，在機場代表忙的情況下，引領(lǐng)客人到酒店的車輛，為客人開車門，擺放行李； 3.在行駛的過程中，隨時準備回答客人的問題，為客人提供酒店各營業(yè)場所及市內(nèi)的咨詢； 4.負責賓客行李的運輸、保管工作，做到不損壞、不丟失、無差錯。 三、行車前的準備及下班前的檢查工作程序 1.每天上崗時，先領(lǐng)取鑰匙，認真檢查車輛的狀況（包括油、水、剎車、輪胎及車身等）及車輛清潔狀況； 2.發(fā)現(xiàn)異常情況，記錄在車輛交接班本上，并及時匯報車隊隊長或值班經(jīng)理； 海涯國際大酒店管理手冊 23 3.車隊隊長或值班經(jīng)理在經(jīng) 過核實后，視情形決定是否需要立即維修等； 4.司機下班時自己清點檢查車輛狀況，如有問題及時上報、處理； 5.必須將車輛停放在指定的位置上，鎖上安全鎖并將鑰匙交至值班經(jīng)理 ,交鑰匙時應將所有的證件交齊； 6.車隊隊長調(diào)查車輛發(fā)生異常的原因及責任人，按車隊規(guī)章及獎懲制度給予相關(guān)人員處理。 四、車輛使用控制程序 1.車隊隊長根據(jù)酒店的用車申請單合理安排車輛； 2.必須見車單及有值班經(jīng)理的安排方可出車，不允許私自出車； 3.出車前及收車后，及時向值班經(jīng)理報告，同時報告公里數(shù)； 4.每天將當天所有的出車記錄在車輛行使記 錄表內(nèi)； 5.控制并記錄所有車隊費用（汽油、停車費等），制作每月車輛維修保養(yǎng)計劃； 6.每月底制作所有內(nèi)部用車統(tǒng)計表交辦公室副主任審核?？刂票戆ǜ鞑块T的行駛公里數(shù)、加油費用及停車費等。 十二、車輛報修程序 規(guī)范酒店的內(nèi)部管理，提高酒店文件處理的效率和質(zhì)量，迅速、準確地傳遞內(nèi)外信息，更好地為酒店的經(jīng)營和管理服務。 1.告車隊主管，及時向主管匯報車輛的情況，以便讓主管盡早的做好車輛運行的工作安排。 2.由車隊主管協(xié)調(diào)車隊內(nèi)部自行維修、排除。如車隊不能自行維修的項目，要向部門上級申請報修。 3.待報告審批后 ，車輛方可進廠修理。修理完成后的車輛。車隊主管與司機要及時對車輛維修的質(zhì)量進行檢驗。確定該車輛維修項目合格后方可出廠投入使用。 4.車隊主管與司機對車輛驗收合格后。車隊對所修車輛的價格、項目內(nèi)容、維修情況做好記錄、存檔登記。車隊主管與司機要在車輛維修記錄本上簽字、登記，以備查驗。 5.求購買需要的車輛配件，包括可自行安裝、維修的項目配件，都適用于以上程序進行操作。 十三、文件傳遞程序及標準 海涯國際大酒店管理手冊 24 1.文件的傳遞程序 (所有上報的文件必須有本部門經(jīng)理的簽字 ) (1)日常報告 (不含費用 ): 部門總經(jīng)理辦公室副總 經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 部門 (2)將要發(fā)生費用的報告 : 部門總經(jīng)理辦公室副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 部門 (3)印制名片的報告 : 部門 總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室 財務 部（先出小樣由行政辦審核） (4)申領(lǐng)禮品的報告 : 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 部門 (5)采購申請單 : 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 部門 采購報帳單總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公 室退財務部 (6)現(xiàn)金 /支票申請單 (必須登記金額 ): 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室部 門 (7)員工應聘表： 人力資源部總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公 室退人力資源部 (8)員工辭職報告： 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 人力資源部 (9)退押金的現(xiàn)金申請單 : 財務部總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室 財務部 (10)轉(zhuǎn)正、晉級、晉職等報告 : 部門業(yè)務培訓考核委員會總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng) 理總經(jīng)理辦公室退人力資源部 (11)請假報告單 : 海涯國際大酒店管理手冊 25 部門經(jīng)理級人員： 部門 總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理 總經(jīng)理辦公室退人 力資源部 主管級（含）以下人員： 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退人力資源部 (12)賓客住房折扣申請單（備注：登記房間類型、數(shù)量、抵離日期、房價、 VIP等級、押金是 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總否收?。?:經(jīng)理辦 公室退前廳部 (13)員工申請宿舍單 : 部門總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室退 人力資源部 (14)審計報告 : 財務部 總經(jīng)理辦公室 副總經(jīng)理總經(jīng)理 按批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門閱后整改退 總經(jīng)理辦 公室 財務部 (15)返傭報告 : 部門財務部總經(jīng)理辦公室副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦 公室部門 (16)員工復職申請 : 部門總經(jīng)理辦公室副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室 退 人力資源部 (17)政府有關(guān)部門所發(fā)的紅頭文件 : 登記后按總經(jīng)理辦公室主任的意見轉(zhuǎn)店領(lǐng)導閱按批示再轉(zhuǎn)呈其他店領(lǐng)導或轉(zhuǎn)有關(guān)部門閱退總經(jīng)理辦公室存檔 總經(jīng)理辦公室須按文件內(nèi)容落實或催辦有關(guān)事宜，適時向店領(lǐng)導通報文件落實的有關(guān)情況。 2.報表的傳遞程序： （