時間管理講師版

時 間 管 理 用羅盤管理你的時間 目錄 時間管理的目的及定義 時間管理的步驟 時間管理的工具 控制浪費時間的因素 為什么要學習時間管理 現(xiàn)狀： . . 收益： 客戶經(jīng)理的忙、盲、茫 客戶經(jīng)理工作繁瑣，沒有重點 資料錄入 停復機辦理 生日關懷 帳單查詢 客戶拜訪 營銷任務 內(nèi)部溝通 卡類寄送 信息化推廣 禮品發(fā)送 客戶電訪 幫助客戶 挑選號碼 培訓 忙盲茫 俱樂部活動 領導交辦的臨時任務 工作計劃和總結(jié) 業(yè)務咨詢 處理投訴 欠費提醒 業(yè)務受理 為什么要學習時間管理 現(xiàn)狀： . . 收益： 可以了解什么是時間 可以減輕工作壓力 可以提高工作效率 可以兼顧身體健康 可以 ”贏 ”得事業(yè) 時間管理的目的 贏 時間是什么 ? 時間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線（韋氏大詞典 ) “時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是 一維性，是一種特殊的資源。 ” (哲學家 ) 過去 現(xiàn)在 未來 構成時間管理的要素是 ， 時間管理的目的是對 的控制。 事件 事件 TIME是什么？ Target（目標） 時間的目標需要確立 Instruction（引導） 時間的引導需要計劃 Management（管理） 時間的應用需要管理 Execution（執(zhí)行） 時間的計劃需要執(zhí)行 時間的特性 無法開源 無法節(jié)流 無法替換 無法追回 時間的特性 無法開源 無法節(jié)流 無法替換 無法追回 漠視時間的原因 看不見的不會感到浪費 感覺不到浪費不會難過 不會難過就沒有壓力 沒有壓力就不會珍惜 怎么讓時間看的見 ? 時間就是金錢 ,時間就是生命 ? 感受時間的存在訓練 你的單位時間價值是多少 ? 8 250 0.83 50 400 8 250 10 0.42 25 200 8 250 5 0.25 15 120 8 250 3 0.16 10 80 8 250 2 0.08 5 40 1 每分鐘 價值 （元） 每小時 價值 （元） 每天 價值 （元） 日工作 時間 （小時） 年工作 時間 （天） 年收入 （萬元） 時間掌控能力測試： 1 16 “yes” 你在時間管理上需改進 912 “yes” 你需要重新審視你的時間行動指南 58 “ yes” 方向正確，但需要提高沖勁 04 “yes” 恭喜！堅持并保留你的方法 你是否真的需要學習時間管理？ 目錄 時間管理的目的及定義 時間管理的步驟 時間管理的工具 控制浪費時間的因素 時間管理的步驟 1、分析你當前的時間支配情況 2、審核目標 3、將目標分解成可管理的任務 4、安排時間計劃 5、確定浪費時間的因素 6、實施計劃 7、評估計劃并進行調(diào)整 帕金森定律： 1、工作總會拖到最后一分鐘才會做完 2、工作也會壓縮在有限的時間之內(nèi)完成 帕金森的結(jié)論： “一份工作所需要的資源與工作本身并沒有太大的關系，一件事情被膨脹出來的重要性和復雜性，與完成這件事情花的時間成正比?！?相信可能體驗 審核目標 MBO KPI KBI KCI GS BSC 結(jié)果衡量的標準 過程衡量的標準 企業(yè)內(nèi)部溝通工具 集團戰(zhàn)略目標 為什么要設定目標（ Target ）？ 1953年，耶魯大學，應屆畢業(yè)生 20年后 3%同學財富 97%同學財富 3%的同學做了 6件事情： 1、目標 2、達成目標的好處 3、達成目標遇到的障礙 4、達成目標必需的知識與技能、團隊和人員 5、行動計劃 6、具體時間 目標的分解 目標的分解 目標多杈樹 樹干代表目標； 每一根樹杈代表子目標。 葉子代表實現(xiàn)子目標的因素。 在目標多杈樹中，目標與子目標的關系： A、子目標是實現(xiàn)目標的策略； B、目標是子目標的結(jié)果； C、子目標實現(xiàn)之“和”一定是目標的實現(xiàn)。 描繪目標多杈樹的技巧： 首先，寫下你的目標； 然后，思考實現(xiàn)目標有哪些策略，列出并添加到子目標框里； 最后，考慮完成每個子目標的因素，添加到葉子代表的框里。 價值觀 目標 子目標 任務 Specific 具體的 Measurable 量化的 Attainable 可以達到的 Recorded 書面的 Time bound 有時限的 分解目標的法則 個人績效指標 單 位 關鍵績效 領域 KPA 權重 KPI指標 指標說明 集團大客 戶服務指 標 10.0% 1、集團客戶規(guī)模 94000 戶 15.0% 2、集團信息化收入 390 萬 20.0% 3、集團成員帳務捆綁率 關鍵人物和 普通成員 % 20.0% 4、集團信息化（ MAS） /行業(yè)應用解決方案（ ADC）推廣 MAS、 ADC和 行業(yè)應用終端 到達數(shù) 戶 10.0% 5、中高端客戶保有率 81 % 10.0% 6、滿意度調(diào)查 （某一類一等縣分公司客戶服務室年度工作目標） 案例：請將年度目標分解為周目標 正面詞語組成 符合整體平衡 自力可以完成 檢驗目標的三條標準 （ 1） 把預期目標寫下來（當然目前這只是一個假設） （ 2） 列出達到目標之后，所有可以得到的好處（找到實現(xiàn)目標的動力） （ 3） 根據(jù)假設的目標結(jié)合自身情況做出 SWOT分析（優(yōu)勢劣勢機會威脅的分析） （ 4） 列出達成目標所需的資源（包括需要提升的技能或可以提供協(xié)助的人及組織） （ 5） 根據(jù)以上分析結(jié)合 SMART原則調(diào)整原先設定的目標 （ 6） 制定具體的行動計劃 目標實現(xiàn)六個步驟： 目錄 時間管理的目的及定義 時間管理的步驟 時間管理的工具 控制浪費時間的因素 四代時間管理理論 第一代時間管理： 備忘錄（便箋） 第二代時間管理： 計劃與準備 （日歷登記簿） 第三代時間管理： 計劃 /排序 /控制（計劃手冊） 第四代時間管理： 自然法則與羅盤理論 四代時間管理的優(yōu)缺點 理論的演進 特點 優(yōu)點 缺點 第 1代時間管理 備忘錄型 應變力很強 沒有壓力 隨意，忽略整體 規(guī)劃 第 2代時間管理 記事簿規(guī)劃與準備 追蹤約會事件，達成率比較高 產(chǎn)生凡是都要計劃的習慣，缺少思考的空間 第 3代時間管理 強調(diào)價值規(guī)劃，制訂優(yōu)先順序 以價值為導向，提高生產(chǎn)率 忽略自然法則 缺乏遠見 第 4代時間管理 自然法則與羅盤理論 和諧、平衡 第四代時間管理涉及到的 8個領域 健康 工作 心智 人際關系 理財 家庭 心靈 思考 休閑 人 體 的 生理 排毒 過 程 晚間 11-凌晨 1點 / 肝的排毒時間： 凌晨 1-3點 /膽的排毒時間：（一定要睡覺休息） 凌晨 3-5點 /肺的排毒時間： 此即為何咳嗽的人在這段時間咳得最劇烈；因排毒動作已走到肺經(jīng)，不應用止咳藥，以免抑制廢積物的排除。 凌晨 5-7點 / 大腸的排毒時間： 應上廁所排便 。 凌晨 7-9點 / 小腸大量吸收營養(yǎng)的時間： 應吃早餐！ 周密的日計劃能為您贏得時間 8分鐘 時間管理教皇：賽韋特說 60分鐘 計劃時間 實際花費的時間 實際花費的時間 總的花費時間 計劃時間 節(jié)省時間 每周工作計劃排程表 （ Instruction ） 序號 對象 時間比重 主要工作項目 *月 *日 *月 *日 *月 *日 *月 *日 *月 *日 需要資源 完成情況 實際使用時間(分鐘) 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 1 2 3 4 5 6 7 1星期二上午部門召開分析會 ,你的材料還沒準備 ,預計需要 3小時 . 2領導交待你周一需上交一份有關某集團的調(diào)查報告 ,你還需要 1小時才能做完 . 3你的好朋友明晚結(jié)婚 ,請你去吃喜酒 . 4你正在念網(wǎng)絡大學 ,明晚期末考試了 , 時間是 19:00-21:00. 5明晚 8 點有個 1 小時長的你最喜歡的電視節(jié)目 6市場部門明早 9 點到 11 點有一場新業(yè)務講座 ,領導讓你參加 7你今晚開始頭疼得厲害 ,想明天去看醫(yī)生 8最近股市上揚 ,你想在明天下午 3點前到銀行辦理基金申購業(yè)務 . 9 你已經(jīng)有很長時間沒有打電話給外地的父母 . 假設現(xiàn)在是星期天的晚上，你要計劃明天的日程，右邊是要做的事情： 練習：計劃明天日程 考試 買基金 參加朋友婚禮 給家里電話 看醫(yī)生 分析材料 調(diào)查報告、業(yè)務講座等 看電視 明確自己的價值觀 健康 工作 心智 人際關系 理財 家庭 心靈 思考 休閑 思考：當任務出現(xiàn)沖突的時候怎么辦？ 圍繞價值觀安排任務、處理矛盾！ 參加網(wǎng)大考試 VS 參加同學婚禮 VS 看電視 明確自己的價值觀 什么是價值觀？ 代表一個人對周圍事物的 是非、善惡 和 重要性 的評價。 相對而言，在你的心里： 什么是對的？ 什么是不對的？ 什么是好的？ 什么是壞的？ 什么是重要的？ 什么是次要的？ 明確你的價值觀 看得見的 看不見的 你的名譽 愛情 快樂 健康 友情 家庭和諧 時光倒流 事業(yè)成功 知識經(jīng)驗 500萬存款 房子 車子 周游世界 50元 50元 50元 50元 50元 50元 150元 150元 150元 150元 150元 150元 150元 第四代時間管理涉及到的 8個領域 健康 工作 心智 人際關系 理財 家庭 心靈 思考 休閑 工作中處理任務矛盾的一般原則： 工作中的價值導向原則 準備報告 拜訪朋友 VS 重要集團離網(wǎng) 參加新業(yè)務培訓 VS 公事為先 客戶為先 要事為先 急事為先 擬訂營銷方案 整理辦公用品 VS 準備調(diào)查報告 準備經(jīng)分材料 VS 相關的時間管理工具 1、優(yōu)先矩陣 2、 ABC分析法 3、帕雷托原則 （ 20/80法則） 4、時間管理的加減乘除 時間管理工具 1-優(yōu)先矩陣 重要緊急 不緊急 不重要壓力人 從容人 老好人 大閑人 案例：請將以下事件分類 1、明天上午班組衛(wèi)生半小時，周末單位裝修走道塵埃很大。 （ ） 2、每周一的早會 1小時 （ ） 3、開會中領導來電交辦：給 XX領導辦理手機業(yè)務，盡快到 XX領導辦公室， XX領導已在等（ ） 4、與衛(wèi)生局約好星期二去做駐點服務一天（ ） 5、廣電中心財務要求要拿到下半年集團帳號的帳務情況，單位要財務大檢查。（ ） 6、星期一晚上準備周二培下午培訓教材（ ） 7、周二下午四點案例培訓（ ） 8、同事住院一直沒有時間去探望，周一晚上 7點到 9點前往探望。（ ） 9、周三上午召開農(nóng)村信息化推廣會議在市政府（ ） 10、上報上月 KPI（ ） 11、完成周三會議材料約要花費 3個小時（ ） 12、周二晚上有一場自己感興趣的彩妝講座晚 7點到 9點。 （ ） 13、確定兩節(jié)首席客戶經(jīng)理的走訪計劃，周二上午上報省公司（ ） 14、金卡用戶在外地漫游打電話告訴客戶經(jīng)理，周四要到日本漫游，周三下午到家要拿到租機。 （ ） 15、周一到周三每天都有一位 XX單位的領導生日需要送禮儀鮮花。 （ ） 16、水文局的某張 GPRS專網(wǎng)卡無法傳輸數(shù)據(jù)，及 XX地方的專網(wǎng)卡費用異常，需馬上查詢（ ） 17、與綜合部溝通領導周二駐點服務小禮品及車務安排。 （ ） 18、 XX集團批理回流，選一批 100個號碼供回流選號用時約一小時（ ） 19、后天下午與部門經(jīng)理一起走訪林業(yè)局，處理集團網(wǎng)資費變動爭議問題約 2小時。 （ ） 20、氣象局領導讓馬上上門推薦企業(yè)信息機。 （ ） 21、有用戶突然要來辦公室找你要單位的組網(wǎng)方案。 （ ） 22、領導突然到辦公室檢查檔案管理。 （ ） 時間管理工具 2-ABC分析法 ABC分析法在實踐中應用建議 每天只需計劃完成 1-2個 A類工作，總共約 3小時 計劃另外完成 2-3個 B類工作，總共約 2小時 其余劃歸 C類工作，總共約 1小時 時間管理工具 3-帕累托原理 20%的 時間 80%的成果 80%的時間 20%的成果 帕雷托原則（二八原則） 在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。 帕雷托原則在實踐中的應用 時間 工作效率 6:00 12:00 100% -50% +50% 時間管理工具 4-時間的加、減、乘、除法則 時間的加法就是找出在時間管理中隱藏的時間。 時間的減法就是減少無謂的時間浪費。 (如何避免帕金森陷阱 ) 時間的乘法就是如何成倍提高工作效率，而不 是延長工作的時間。 時間的除法就是根除浪費時間的習慣。 (如何應對 ”拖延 ”的習慣 ) 時間加法的方式 善于利用等候和空擋時間 創(chuàng)照時間區(qū) 逆勢操作 背包原則 注意平時積累素材 地理上的批量處理 時間上的批量處理 時間減法的方式 5分鐘思考法 1分鐘：決定目標及課題 2分鐘：思考的擴張及探求 2分鐘：整理思緒，做出結(jié)論 時間乘法的方式 物歸其所，物歸原處 建立有效的工作環(huán)境（方便、固定） 文件處理 時間除法的方式（針對 “ 拖延 ” ） 調(diào)整思維方式 避免過分追求盡善盡美 給自己獎勵 案例 值班經(jīng)理的一個早上 8： 00-8： 05 了解一下組員是否都上班了 8： 05-8： 15 現(xiàn)場巡查，檢查臺席是否符合現(xiàn)場的規(guī)范，大家是否都穿制服，此時有個組員反映臺席有問題，不能正常使用 8； 15-8： 25 告知現(xiàn)場管理臺席問題并幫員工更換臺席 8： 25-8： 30 倒水并上洗水間 8： 30-9： 00 簽入工號了解公告便簽內(nèi)容，對于重要且緊急的內(nèi)容通過便簽方式發(fā)送給各組員 9： 00-9： 10 接到話務員求助三個，咨詢大多是剛剛發(fā)的便簽內(nèi)容 9： 10 準備監(jiān)聽（一個錄音還未聽完） 9： 20-9： 50 出現(xiàn)一個話務員升級投訴，處理升級投訴 9： 50-10： 10 到休息室調(diào)整了一下（覺得自己處理了一個投訴情緒上也有點波動，擔心此時做監(jiān)聽會不客觀），順便遇到一個同事和同事說了一下這個投訴客戶的事情 10： 10 開始監(jiān)聽 （聽完一通錄音） 10： 30-10： 40 其他組的組員以本組值班經(jīng)理不在為由，咨詢了些熱點問題，你提供了咨詢 10： 40-11： 00看到公告中發(fā)出所有話務員領取新本子的通知，想到本組人員好象本子快寫完了，反正要領的，那就到上面領取了并發(fā)給了組員 11： 00 本想繼續(xù)監(jiān)聽錄音，但看一下時間再過一個小時就下班了，反正也聽不了多少，反正晚上還可以聽。 11： 00-11： 10此時突然想起來，區(qū)域經(jīng)理昨天和自己說過，找個時間過去找他一下，馬上沖到區(qū)域經(jīng)理辦公室，看不到區(qū)域經(jīng)理，詢問辦公室的同事才知道區(qū)域經(jīng)理被老板召去開會了，看來只有改時間了。 11： 10-11： 30 下來工作時，組員說下周業(yè)務考試，但還沒有業(yè)務資料，希望幫他們復印一下業(yè)務資料，以便可以回家復習，組長想想反正現(xiàn)在還有點時間就幫他們復印了。 11： 30-11： 55 看了一下公告便簽的新內(nèi)容，接受了 5個話務員的咨詢 11： 55-12： 00 安排交接工作 原先值班經(jīng)理有兩個任務： 1. 監(jiān)聽 5條錄音 2. 做好小組培訓的準備工作 在值班經(jīng)理的在執(zhí)行計劃的過程中，你覺得有哪些問題，原因是什么？（執(zhí)行監(jiān)聽 5條錄音的過程中，有哪些干擾事件） 各小組討論五分鐘，派代表發(fā)言 參考答案 存在的問題 原因 沒有完成監(jiān)聽工作量（計劃完成5個） 拖延，沒有界定緩急先后 用了 20分鐘進行心態(tài)的調(diào)整 不能自我約束 提供其他組員的咨詢 不懂得拒絕 領取新本子 沒有分輕重要和非重要工作 去見區(qū)域經(jīng)理 想到什么做什么 幫助組員復印資料 不懂得拒絕 認為時間很短也聽不了幾個錄音 錯誤的認識 目錄 時間管理的目的及定義 時間管理的步驟 時間管理的工具 控制浪費時間的因素 浪費時間的因素 干擾 不速之客 電話 案頭工作 耽擱（克服拖延） 會議 旅行 如何應付干擾 快速行動 積極授權 如何應付不速之客 確定你的不速之客是否有即時的麻煩或必須迅速處理的問題。 如有可能，確定另外的時間約見這位訪客。（如， 我想我能幫助你。但現(xiàn)在我正忙于其它事。我們能在午飯后見面談這事嗎？ ） 如有可能，將不速之客引薦給另一位合適的人。（例如， “我現(xiàn)在不能脫身，但可以找 *看能否幫忙。告訴我你們倆得出的結(jié)果。 ） 如果你必須會見某人，放下你的工作之前要記下你中斷的地方。干擾結(jié)束后迅速回到原處。 控制你的電話 不要讓它們來控制你 對電話進行篩選，利用助理或語音郵件； 可能時把致電者引薦給某個其他人； 如果你必須接聽電話，要保證使它簡短并且有針對性（事先確定你想為此花的時間，不要超過預定的時間）； 提高你打電話的技巧，縮短你需要為此花費的時間； 在一天當中拿出一段時間來專門接聽電話，讓每個人都知道你的這種安排； 在一間沒有電話的房間里工作； 盡可能多地用電子郵件代替電話。 如何應對案頭工作 努力做到文件只處理一次，或回復、歸檔、傳遞，或扔掉。 對于需要迅速處理的，用電子郵件或電話親自溝通。你也可以直接在你收到的備忘錄上進行回復； 避免在你送回的文件上簽署 讓我們討論 的意見。取而代之的是，你可以設定一個見面的具體時間。 克服拖延 -拖延時間的原因 計劃過度：你可能以延長計劃過程來回避開始工作。 完美主義：任務永遠不能完全完成，使得你難以繼續(xù)下一項行動。 厭倦：任務看起來不討人喜歡或令人生厭，所以你拖延著不辦。 截止期要求太高 ：緊張的截止期限可能刺激某些人的工作情緒。當你因拖延工作而導致腎上腺素上升時，項目則可能因為時間不夠而失敗。 克服拖延 -解決辦法 為克服拖延，要確定什么時候以及為什么你容易拖延。捫心自問： 別的人能做這些事情嗎？我能將項目分解成有完成期限的小塊任務嗎？ 如果你有開始工作的困難，那就定一個強制性的開始時間，并從這里著手。如果任務令人不愉快或單調(diào)乏味，那就為自己準備些激勵因素，如：成功完成任務時給自己一份獎勵。 如何應對會議 參加任何會議之前，確定你是否是最佳代表。如果你肯定會議值得參加，要確保該會議有明確的目標和建議的結(jié)果。 如果你沒有收到會議議程，可要求提前瀏覽議程。讓其他人知道，除非你對會議的目的有更多了解，否則你不能選派最佳人選與會。 只安排參加會議中與你有關的部分。 如果是你在主持會議，要在會議召開之前分發(fā)會議議程和要點以供參考。如此可保證所有與會者的時間得到最