項(xiàng)目溝通管理(ppt 43頁).ppt

項(xiàng)目溝通管理 目錄 9 1項(xiàng)目溝通9 2信息發(fā)送9 3項(xiàng)目會(huì)議9 3績效報(bào)告 溝通管理 高級管理人員往往花費(fèi)80 的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通 普通管理者約花費(fèi)50 的時(shí)間用于傳播信息 Ludlow R EffectiveCommunication項(xiàng)目溝通管理是 確保及時(shí) 正確地產(chǎn)生 收集 發(fā)布 儲(chǔ)存和最終處理項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程 提供了成功所必須的人 思想和信息之間的重要聯(lián)系 溝通計(jì)劃編制 確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求 何人 在何時(shí) 需要何種信息 以及信息提供的方法 項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中的作用 項(xiàng)目經(jīng)理90 的時(shí)間花在溝通上項(xiàng)目經(jīng)理必須諳熟與下列幾種人的溝通技巧 高層管理者項(xiàng)目隊(duì)伍與之競爭的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 同級別的人 客戶項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中的中心角色 項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中的作用 促進(jìn)者 Facilitator 協(xié)調(diào)者 Coordinator 領(lǐng)導(dǎo) 保持小組或團(tuán)隊(duì)的凝聚力 溝通裁決人 Referee 或沖突解決者 Solver 談判代表 Negotiator 傾聽者 Listener 解釋者 Interpreter 避免制造障礙 綜合信息 管理信息流項(xiàng)目經(jīng)理必須控制溝通但是項(xiàng)目經(jīng)理不能控制所有信息 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的交流技能 怎樣簡明扼要說明任務(wù)的性質(zhì) 怎樣告知員工去做什么 如何做 怎樣鼓勵(lì)圓滿完成任務(wù)的員工 怎樣與職員一起探討問題 聽取他們的意見 了解他們的感情 怎樣有效地委托職責(zé) 以便了解員工應(yīng)該向你提出的問題 作為領(lǐng)導(dǎo) 怎樣解釋在特定環(huán)境中你的失常行為 溝通的形式和技巧 溝通的形式書面的和口頭的內(nèi)部的和外部的正式的和非正式的縱向的和橫向的溝通的技巧傳媒的選擇寫作風(fēng)格 積極或被動(dòng)的口吻 詞匯選擇表達(dá)技巧 體態(tài)語言 直觀手段的設(shè)計(jì)會(huì)議管理技術(shù) 準(zhǔn)備議程 處理時(shí)間沖突 溝通的媒介 電話有聲郵件電子郵件書信備忘錄電視會(huì)議通用軟件系統(tǒng) 溝通方法 口頭溝通 面對面 電話 電視會(huì)議正式口頭 講演 介紹 非正式口頭 談話 書面溝通 內(nèi)部備忘錄 外部信件正式書面 項(xiàng)目章程或管理計(jì)劃 非正式書面 工程師筆記 備忘錄 溝通方式的選擇 當(dāng)需立即采取措施時(shí) 書面和口頭溝通是最好的方法當(dāng)解決爭端或批評某一團(tuán)隊(duì)成員時(shí) 非正式口頭溝通比較合適大約55 的溝通是非語言溝通體態(tài)語言 面部表情和聲調(diào)在溝通中起著重要的作用開放式問題問 什么 與 為什么 這類問題可以促進(jìn)溝通 Openquestions不能用 是 或 不是 來回答 有效聆聽 溝通是兩面的 Speak Listen溝通的核心是理解 不僅需要被理解 而且還需要理解 有效聆聽的常見障礙 假裝聆聽注意力分散偏見和固執(zhí)缺乏耐心急于得出結(jié)論 提高聆聽技巧 集中精力聽積極主動(dòng)地聆聽提問不要打斷 溝通場合 會(huì)見演講會(huì)議談判調(diào)查 9 2信息發(fā)送 將所需信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人 行動(dòng)計(jì)劃格式 項(xiàng)目干系人分析 9 3項(xiàng)目會(huì)議 項(xiàng)目會(huì)議類型如何使會(huì)議有效 項(xiàng)目會(huì)議類型 情況評審會(huì)議解決問題會(huì)議技術(shù)設(shè)計(jì)評審會(huì)議 情況評審會(huì)議 由項(xiàng)目經(jīng)理主持 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員 客戶或高層管理人員參加定期召開 如每周一次目的 通知項(xiàng)目進(jìn)展情況 找出問題 制定行動(dòng)方案 解決問題會(huì)議 當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)存在的問題或潛在的問題時(shí) 立即與其他有關(guān)人員召開解決問題會(huì)議目的 尋找好的解決問題的方法 9步驟解決問題法 Step1 描述問題Step2 找出問題的潛在原因Step3 收集數(shù)據(jù)并找出最可能的原因Step4 找出可能的解決方案Step5 評價(jià)可行方案Step6 確定最佳解決方案Step7 修訂項(xiàng)目計(jì)劃Step8 實(shí)施解決方案Step9 確定問題是否得以解決 技術(shù)設(shè)計(jì)評審會(huì)議 對于包括設(shè)計(jì)階段的項(xiàng)目 需要一次或更多次的技術(shù)設(shè)計(jì)評審會(huì)議目的 確?？蛻敉饣蚺鷾?zhǔn)項(xiàng)目承約人提出的設(shè)計(jì)方案 如何使會(huì)議有效 會(huì)前 確定會(huì)議是否真正必要確定會(huì)議的目的確定誰需要參加會(huì)議 說明會(huì)議目的事先將會(huì)議議程表分發(fā)給被邀請者準(zhǔn)備會(huì)議材料安排會(huì)議室 如何使會(huì)議有效 會(huì)中 按時(shí)開始會(huì)議指定記錄員評論會(huì)議的目的和議程表督促而不是支配會(huì)議 項(xiàng)目經(jīng)理不必主持所有討論 而應(yīng)讓其他參加者主持相應(yīng)主題的討論在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)會(huì)議成果不要超過會(huì)議計(jì)劃召開的時(shí)間評價(jià)會(huì)議進(jìn)程 會(huì)議有效性檢查 如何使會(huì)議有效 會(huì)后 在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)公布會(huì)議成果 會(huì)議總結(jié)文件總結(jié)文件應(yīng)該明確所做的決定 并列出行動(dòng)細(xì)目 包括誰負(fù)責(zé) 預(yù)計(jì)完工日期和預(yù)期的交付物將會(huì)議成果分發(fā)給所有被邀請參加會(huì)議的人 9 3績效報(bào)告 收集和發(fā)布績效信息 包括狀況報(bào)告 進(jìn)度測量和預(yù)測 項(xiàng)目的績效指標(biāo) 1 累計(jì)預(yù)算 BCWSBudgetedCostofWorkScheduled累計(jì)實(shí)際成本 ACWPActualCostofWorkPerformed累計(jì)掙值 實(shí)際工作價(jià)值 BCWPBudgetedCostofWorkPerformed資金效率 CPICostPerformanceIndex預(yù)計(jì)完工總成本 EACEstimatedActualCost累計(jì)成本差異 CVCostVariance累計(jì)進(jìn)度差異 SVScheduleVariance 項(xiàng)目的績效指標(biāo) 2 預(yù)算累計(jì)量 CBCCumulativeBudgetedCost相當(dāng)于BCWS實(shí)際成本累計(jì)量 CACCumulativeActualCost相當(dāng)于ACWP盈余累計(jì)量 CEVCumulativeEarnedValue相當(dāng)于BCWP 項(xiàng)目績效指標(biāo)之間的關(guān)系 累計(jì)盈值 BCWP 累計(jì)預(yù)算 BCWS 完工比例累計(jì)成本差異 CV 累計(jì)掙值 BCWP 累計(jì)實(shí)際成本 ACWP 累計(jì)進(jìn)度差異 SV 累計(jì)掙值 BCWP 累計(jì)預(yù)算 BCWS 資金效率與進(jìn)度效率 資金效率 CPI CostPerformanceIndex 累計(jì)掙值 BCWP 累計(jì)實(shí)際成本 ACWP CEV CAC表明到目前為止這項(xiàng)工作的成本效率 即每單位實(shí)際花費(fèi)所掙得的值進(jìn)度效率SCI ScheduleCompletionIndexSCI 累計(jì)掙值 CEV 累計(jì)預(yù)算成本 CBC BCWP BCWS表明到目前為止這項(xiàng)工作的進(jìn)度效率 指標(biāo)的解釋 項(xiàng)目績效指標(biāo)之間的關(guān)系 項(xiàng)目完成時(shí)的總預(yù)算成本 BAC BudgetatComplete 預(yù)計(jì)完工總成本 EAC EstimateAtComplete 是當(dāng)前已完成工作的成本加上未完成工作經(jīng)修正過的預(yù)計(jì)成本EAC 總預(yù)算成本 資金效率 BAC CPI 假設(shè)項(xiàng)目未完工部分將按照目前的效率去進(jìn)行 EAC CAC BAC CEV 假設(shè)項(xiàng)目未完工部分將按計(jì)劃規(guī)定的效率進(jìn)行 EAC CAC 重估后剩余工作量的成本 重估所有剩余工作量的成本做出預(yù)測 掙值管理的指標(biāo) 例 假設(shè)現(xiàn)有一個(gè)小型個(gè)人理財(cái)信息系統(tǒng)項(xiàng)目 合同總價(jià)為10萬元 擬在12周內(nèi)開發(fā)成功 項(xiàng)目采用原型法方式開發(fā) 為了簡單起見 將該項(xiàng)目分為3個(gè)大的活動(dòng) 需求分析與原型制作 原型改造與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)測試與轉(zhuǎn)換 預(yù)算累計(jì)量 CBC BCWS 單位 千元 實(shí)際成本累計(jì)量 CAC ACWP 單位 千元 每周累計(jì)完成比率 掙值累計(jì)量 CEV BCWP 單位 千元 CBC CAC CEV單位 千元 到第8周時(shí) CPI CEV CAC 54 68 0 794 SPI CEV CBC 54 64 0 844 完工總成本 EAC 總預(yù)算成本 資金效率 BAC CPI