如何切實(shí)地提高管理的效率.doc

如何切實(shí)地提高管理的效率-明陽(yáng)天下拓展培訓(xùn)管理的目的是為了追求更大的效益,效益要以效率為基礎(chǔ),所以,從根本上來(lái)說(shuō),還是要提高效率,管理人員大多對(duì)管理的對(duì)象盯得很緊,想方設(shè)法來(lái)提高效率,做生產(chǎn)的通過(guò)提高單班產(chǎn)量來(lái)提高效率,做銷(xiāo)售的通過(guò)各種促銷(xiāo)手段來(lái)提高銷(xiāo)售量,那么,做管理的呢?是不是也應(yīng)該提高效率?而且管理是源頭呢.抓效率也應(yīng)該從源頭抓起吧.為了提高管理的效率,請(qǐng)你回答一下下面幾個(gè)問(wèn)題,看看你的回答能否讓自己滿(mǎn)意.1)你的管理有沒(méi)有重復(fù)?首先解釋一下,這里的重復(fù),不是指你自己在重復(fù)某一項(xiàng)工作,而是指你管理的內(nèi)容與同事或下屬管理的內(nèi)容相重復(fù).我剛學(xué)習(xí)做主管的時(shí)候,總是擔(dān)心下屬管理不好,喜歡過(guò)問(wèn)甚至參與一些下屬的管理,時(shí)間長(zhǎng)了,我發(fā)現(xiàn)這樣沒(méi)有什么效果,反而浪費(fèi)了我的一些時(shí)間,把一些該管而沒(méi)有人管的事遺漏了,下屬也不因?yàn)槲覅⑴c他的管理而有所感激.后來(lái),我就改進(jìn)了一些方法,比如下屬管理的東西我盡量不直接參與,但是,我為他們提供一些服務(wù),而這些服務(wù)以前是從來(lái)沒(méi)有人會(huì)去做的,這樣一來(lái),下屬不僅能管理好自己的事,還因?yàn)槲业姆?wù)讓他做事更方便,更有效率,如此一來(lái),大家分工明確,各盡職守,部門(mén)整個(gè)的效率也提高了.管理人員重復(fù)管理的原因是多方面的,其中對(duì)下屬的不放心,自己業(yè)務(wù)更精都是重要的原因.為了提高下屬的能力和自信,即使你的業(yè)務(wù)能力強(qiáng),也應(yīng)該學(xué)會(huì)克制一點(diǎn)自己,否則,你就會(huì)把代替下屬做事變成習(xí)慣,你自己的管理呢?那不就失職了嗎?至于下屬的能力,如果總不能令你放心,你應(yīng)該檢討一下事情是不是該做的事,或者下屬是不是真心努力了,新人讓你不放心情由可原,如果一個(gè)舊人老是很努力而工作又不能讓你放心,他的努力就要打個(gè)問(wèn)號(hào)了,只怕是光用力不用心吧!2)你的資源有沒(méi)有閑置要想取得效益,不可能不投入資源,所以,資源的有效運(yùn)用需要你經(jīng)常留心,人,財(cái),物,關(guān)系等等,看得見(jiàn)的看不見(jiàn)的資源要心中有數(shù),什么時(shí)候能用上一定不能忘了.特別要提醒的是人力資源.管理是個(gè)復(fù)雜的東西,復(fù)雜的原因之一是需要管理的對(duì)象太多,可是我們通常只看到有幾個(gè)帶肩章的干部在管理,其實(shí)人人都可以參與管理,象TQC,TPM這類(lèi)活動(dòng),T就是全員參與管理的意思,象品質(zhì),流程改善這些東西,只有全員參與管理,才能取得最佳效率.還有一些事務(wù)性的管理人員,以事情搞定了為管理的標(biāo)準(zhǔn),所以人這個(gè)資源在他眼里就不是那么寶貴,但是,我也要提醒這樣的管理者,事是搞不定的,今天的完了還有明天的事呢?所以利用一下手中的資源為未來(lái)做點(diǎn)準(zhǔn)備,你不更安心嗎?3)問(wèn)題解決了還會(huì)再發(fā)生嗎?解決問(wèn)題是管理者的基本工作,一個(gè)接一個(gè)問(wèn)題,解決的越多越老練,如果碰到的是難題,解決了還可以當(dāng)一回英雄,所以,有時(shí)我們?cè)u(píng)價(jià)一個(gè)管理人員的能力,開(kāi)頭第一句就是”解決問(wèn)題的能力強(qiáng)”,可見(jiàn)解決問(wèn)題多為我們大家看重.可是,我們也許是人多了,不光是能解決問(wèn)題,還能制造不少問(wèn)題,這樣,制造問(wèn)題,解決問(wèn)題,循環(huán)往復(fù),一點(diǎn)進(jìn)步都沒(méi)有,時(shí)間久了,連英雄的成就感都沒(méi)有了.一個(gè)優(yōu)秀的管理人員,不能滿(mǎn)足于做英雄人物,他要的是效益,而且是最大的效益,所以,最好不要發(fā)生問(wèn)題,解決問(wèn)題總是要花很多成本的吧.要預(yù)防問(wèn)題的發(fā)生,就要分析問(wèn)題產(chǎn)生的根源,從根上解決問(wèn)題,這樣解決一個(gè)就消滅一個(gè),問(wèn)題不會(huì)重新登門(mén),所以,真正做得好的管理人員,有時(shí)顯得無(wú)所事事,這就是其中的原因.下面講一個(gè)真實(shí)的例子吧.某個(gè)小車(chē)間,車(chē)間里的垃圾平時(shí)就倒在門(mén)口垃圾桶里,因?yàn)槔按罅艘稽c(diǎn),所以一個(gè)星期才會(huì)滿(mǎn),大家也就一周叫來(lái)岔車(chē)倒一次,可是,這樣車(chē)間里進(jìn)進(jìn)出出總是看到垃圾,主管就要求每天倒一次,規(guī)定輪流值班,三令五聲,罰款加檢查.總是有執(zhí)行得不好的時(shí)候,有時(shí)晚一天,有時(shí)晚兩三天,時(shí)間一長(zhǎng),眼看又要恢復(fù)到一周倒一次的水平了.主管無(wú)奈,閉門(mén)苦思,最后做出一個(gè)不驚人的決定:把盛垃圾的大鐵桶扔掉!從此,車(chē)間的門(mén)口再也見(jiàn)不著垃圾了.4)作為一個(gè)講效率的管理人員,你是不是不夠貪心呢?貪心是個(gè)貶義詞,但要講效率,有時(shí)該貪還得貪,怎么個(gè)貪法呢,當(dāng)然不是偷懶,而是做一件事時(shí),爭(zhēng)取達(dá)到幾個(gè)目的,也就是所謂的一箭雙雕或者一箭多雕.比如現(xiàn)在很流行的博客,很多業(yè)余作者都能寫(xiě)一些好文章, 自己可以練一下筆頭,還能夠吸引大家來(lái)欣賞,說(shuō)不定還能交上幾個(gè)筆友,發(fā)展下去,哪一天編成書(shū)賺錢(qián)也不是不能想.過(guò)去我們常講:做人不能太貪心,做事一定要專(zhuān)一,這些道理今天講起來(lái)還是沒(méi)有錯(cuò),只不過(guò)有的東西因?yàn)闀r(shí)代的變化,技術(shù)的發(fā)展等因素,道理要會(huì)靈活運(yùn)用才行.就象前面提到的博客的例子,如果沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)技術(shù)手段,哪來(lái)的博客呢?運(yùn)用新的技術(shù)手段,也可以提高管理的效率,有的是信息傳遞更迅速,有的是資金往來(lái)更便捷,一定還有其他有用的東西,留意一點(diǎn)你的效率還可以繼續(xù)提升的.5)你是否有效利用了時(shí)間呢?時(shí)間也是管理者的資源之一,可是這個(gè)資源是大家共同占有的資源,這里的大家是除你之外,還有上級(jí),下級(jí),同事以及一些你可能都不認(rèn)識(shí)的家伙.為了不浪費(fèi)時(shí)間,當(dāng)然首先你自己不能無(wú)所事事,也就是說(shuō)你需要有個(gè)工作日程表,也就是計(jì)劃,沒(méi)有人打擾你時(shí),盡量按計(jì)劃來(lái)做.可是,這種時(shí)候真還不多,經(jīng)理人員的工作性質(zhì)本身就是大量瑣碎的,無(wú)法預(yù)測(cè)的事情占了相當(dāng)大的部分,所以,為了能省一點(diǎn)時(shí)間給自己,你還不得不動(dòng)些腦筋.也許你可以檢討一下會(huì)議的時(shí)間,現(xiàn)在很多的企業(yè),會(huì)議成為管理的重要手段,有的甚至成為主要手段,如果主管因?yàn)樾菁俣荒芰邢瘯?huì)議,下面的管理人員都樂(lè)開(kāi)了花,這一周可以好好放松放松了吧.盡管個(gè)人管理的時(shí)間很重要,但我還是飽受會(huì)議浪費(fèi)時(shí)間之苦,所以不得不提出來(lái),在我看來(lái),無(wú)效的會(huì)議浪費(fèi)的不僅是開(kāi)會(huì)那一點(diǎn)時(shí)間,也不僅僅是參加會(huì)議人員的時(shí)間,而是幾倍的人員甚至十幾倍的時(shí)間,所以,不在這方面動(dòng)點(diǎn)腦筋去摳?jìng)€(gè)人那點(diǎn)時(shí)間,無(wú)異于撿了芝麻丟西瓜.怎么樣節(jié)約會(huì)議時(shí)間呢?我主張解決實(shí)際問(wèn)題開(kāi)短會(huì),討論大問(wèn)題開(kāi)長(zhǎng)會(huì),但實(shí)際上我們經(jīng)常開(kāi)的是不長(zhǎng)不短的會(huì),也基本是用來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題的,所以,每次開(kāi)會(huì)都會(huì)浪費(fèi)時(shí)間.而需要時(shí)間來(lái)仔細(xì)討論的問(wèn)題,我們要么不開(kāi)會(huì),要么開(kāi)成了短會(huì).還有一種比較浪費(fèi)時(shí)間的情況是虛事多,迎來(lái)送往,寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà).虛事也是事,想不做點(diǎn)虛事是不可能的,有的管理人員學(xué)習(xí)了授權(quán),把所有的虛事都交由其他人代勞,時(shí)間長(zhǎng)了,自己完全成了實(shí)干家.比如寫(xiě)東西,先口述,記錄,擬稿,修改,定稿,把過(guò)程越搞越復(fù)雜.實(shí)際上,大多數(shù)時(shí)候自己寫(xiě)也許更省事