公司收發(fā)文管理制度.doc

收發(fā)文管理制度第一章 總則第一條 為了規(guī)范000物業(yè)管理有限我司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我司”）對(duì)收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高我司工作質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。第二條 我司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布我司規(guī)章制度、請(qǐng)示、指示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為我司服務(wù)。第三條 我司所收發(fā)文件由人事行政課統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。人事行政課行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文管理工作。收發(fā)文人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫(xiě)收文登記表和發(fā)文登記表。人事行政課必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一的原則做好我司的收發(fā)文管理工作。第二章 發(fā)文辦理第四條 發(fā)文，發(fā)文辦理是指我司對(duì)外發(fā)出的公文，首先要擬稿，稿子寫(xiě)好后要送部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，然后報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，簽發(fā)后送印，印制好校對(duì)后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個(gè)工作程序：一、 擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)人或我司的發(fā)文意圖條理化、顯物化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵程序之一。我司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚。二、 核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。三、 會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送人事行政課行政專(zhuān)員對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式、語(yǔ)句是否規(guī)范等。四、 簽發(fā)：重要請(qǐng)示、報(bào)告、制度及辦法等一律送物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)。五、 發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)、設(shè)計(jì)版面格式等。六、 繕印：繕印是指按已簽發(fā)的文稿進(jìn)行繕寫(xiě)或打印，并由相關(guān)人員負(fù)責(zé)校對(duì)。七、 用?。河糜∈侵溉耸滦姓n對(duì)已繕印號(hào)的公文進(jìn)行蓋章。八、 發(fā)文登記：發(fā)文登記是指由行政專(zhuān)員對(duì)待發(fā)公文登記造冊(cè)，以備存查。九、 分發(fā)：分發(fā)是指由行政專(zhuān)員把用過(guò)印并已登記過(guò)的公文通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ玎]寄、傳真、電子郵件、專(zhuān)人遞送、來(lái)人簽收等）傳遞給收文單位（各部門(mén)對(duì)接的單位由各部門(mén)派專(zhuān)人送達(dá)）。十、 注發(fā)：注發(fā)是指由行政專(zhuān)員對(duì)發(fā)文辦理結(jié)果予以注明。如誰(shuí)經(jīng)手，發(fā)了一份什么文件，經(jīng)由什么渠道發(fā)出等。十一、 存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，行政專(zhuān)員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。第三章 收文辦理第六條 收文是指外部機(jī)關(guān)送達(dá)我司的公務(wù)文書(shū)和材料，包括文件、電報(bào)、其他文字資料等。收文辦理是指對(duì)來(lái)自我司外部的文件所實(shí)施的處置與管理。工程管理類(lèi)收文暫按工程部有關(guān)規(guī)定辦理。收文辦理主要包括以下幾個(gè)程序：一、 簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來(lái)文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點(diǎn)，核實(shí)來(lái)文數(shù)量、封皮編號(hào)與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無(wú)誤后，方方可簽字、蓋章、注時(shí)。二、 收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。三、 擬辦：在收文登記后，由行政專(zhuān)員送物業(yè)負(fù)責(zé)人審核，符合有關(guān)規(guī)定的，人事行政課應(yīng)及時(shí)提出辦理意見(jiàn)和建議，送請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)人批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。四、 批辦：批辦是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)。五、 分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見(jiàn)，分送有關(guān)部門(mén)或承辦人員辦理。六、 傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見(jiàn)傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門(mén)間安排主管部門(mén)先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時(shí)。如有閱批意見(jiàn)，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)，做好補(bǔ)辦工作。文件傳閱前，要認(rèn)真登記，閱完后進(jìn)行檢查，隨時(shí)掌握文件的去向。七、 承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見(jiàn)，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或負(fù)責(zé)人具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦單位要主動(dòng)會(huì)同有關(guān)單位協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。八、 催辦：催辦是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見(jiàn)，由人事行政課督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。九、 注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在收文登記簿或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。第四章 公文管理（立卷歸檔）第七條 無(wú)論是收文還是發(fā)文，都要按檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進(jìn)辦結(jié)的公文，也要妥善保管，以備隨時(shí)調(diào)用。公文管理主要包括以下幾個(gè)程序：一、 制定立卷類(lèi)目表：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合我司的實(shí)際情況制定我司立卷類(lèi)目表。二、 歸卷：按立卷類(lèi)目表上規(guī)定的項(xiàng)目準(zhǔn)備卷夾或櫥柜，并隨時(shí)把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類(lèi)目里面。三、 調(diào)用：對(duì)已經(jīng)歸卷的任何一份公文要能隨時(shí)調(diào)出，以便為我司工作服務(wù)。四、 4、立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。五、 歸檔：把已經(jīng)立好且經(jīng)過(guò)驗(yàn)收的案卷向檔案部門(mén)移交。六、 銷(xiāo)毀：把一些沒(méi)有保存價(jià)值的公文按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。第五章 附則第八條 發(fā)文登