淺論秘書的說話藝術.doc

目 錄摘要 1關鍵詞 1Abstract 1Keywords 1一 、秘書在組織結構中的作用2(1) 溝通橋梁作用 2(二)參謀職能作用 2(三)助手信息作用 2(四)門面形象作用 2二 、秘書說話藝術的概念2三 、秘書說話藝術的內容2(一)秘書說話六要素 2(二)說話要有分寸 3四 、秘書說話藝術面對的對象 3(一) 對上司領導 3(二) 對欲求之人 4(三) 對競爭對手 4五 、作為秘書說話應注意的幾個要點4(一) 要講真話,不弄虛作假4(二) 說話要有分寸,不能片面武斷4(三) 說話要注重效率,言簡意賅5(四) 說話注意分清自己的位置,切勿越權5(五) 說話注意方式，避免與上司沖突 5參考文獻 7 淺論秘書的說話藝術 摘要 隨著改革開放的深入以及市場經濟的不斷發(fā)展,秘書部門逐漸成為公司及企業(yè)內部溝通的重要橋梁。身為秘書不僅要能干、能寫,更重要的是能說、會說。在秘書的工作中,秘書人員往往要與組織內外、上下級、左右人員互相傳遞信息、交流思想、協(xié)調關系。如果沒有一定的說話能力,不掌握一定的說話技巧,顯然是行不通的。因此,這就要求秘書人員必須加強語言藝術的修養(yǎng),提高語言的表達能力,掌握好秘書說話的藝術。關鍵詞 秘書 ； 說話藝術 ； 人際關系Abstract With the reform and opening up and the market economy continues to develop, secretary sector has become an important bridge company and internal communication. As secretary not only capable, able to write, more important is to say, he will say. In the work of the secretary, secretarial staff often within and outside the organization, on the lower level, about people talk to each other, exchange ideas and coordinate relations. Without some ability to speak, do not speak to master certain skills, it is clearly not feasible. Therefore, it requires secretarial staff to strengthen language arts training, improving language skills, master the art of speaking secretary.Keywords art of speaking secretary一 、秘書在組織結構中的作用(一)溝通橋梁作用。秘書是上下溝通，左右協(xié)調，內外重要聯(lián)絡位置在領導和管理的中的一部分。上級發(fā)出指令，下級的意見提交，信息的傳遞都要通過秘書來實現(xiàn)。如果秘書沒有良好的溝通和協(xié)調能力，那么秘書要充當好上下，左右的接受者，傳遞和表達信息的權利是非常困難的。這樣一個多元化的溝通環(huán)境，就必須要求秘書具有一門獨特的說話藝術，即要找到準確的角色定位，以便適合溝通的對象和表達的目的。 (二)參謀職能作用?，F(xiàn)在秘書人員已經今非昔比，從以前文秘工作由“偏見辦文”到如今的“說話與辦文并重”。領導者不能沒有規(guī)劃和決策活動的參謀者，這進一步印證了秘書的參謀角色。秘書人員在這個重要的位置，如何說服并提醒領導更要注重講話的藝術。只有在正確的時間，正確的情況下，說正確的，有分量的話，才是有效的。此外，秘書及時向領導建議時，不要忘了，自己只起到輔助作用，沒有必要把自己作為政策的制定者，所以說要認清自己的身份。對于一些事情的意見和建議，點到為止，不表達自己太多的觀點。 (三)助手信息作用。秘書工作始終是圍繞領導開展的。因此，秘書應努力建立一個有效的領導“對接”語言，有效的和領導進行溝通。首先，要了解并掌握所要表達的意圖和思想;其次要能夠及時提供，他最關心的信息給領導。在“聽”和“答”的過程中，秘書必須做到簡練，注重效率，讓自己所說的話一語即中，字約意豐。(四)門面形象作用。秘書的言談舉止代表了一個企業(yè)機構的門面形象。因此，秘書應該看起來能優(yōu)雅地使用語言，辦事能干，說話幽默風趣。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是禮貌性的用語；二是幽默性的用語；三是贊美性的用語；四是含蓄性的用語;五是委婉性的用語。二 、秘書說話藝術的概念 說話不僅是一種技能，它更是一門藝術。一句正確的話，它可以使一個人改變一生的命運;相反，一個字不恰當?shù)脑?，就可能會破壞一個人的生活。秘書只有掌握了說話的藝術和溝通的技巧，才能在生活和工作中取得成功。自古以來，語言是充滿魅力和無窮無盡的力量，作為人類不可缺少的工具在人類歷史的人際溝通等方面發(fā)揮了不可替代的作用。在古戰(zhàn)場，口才好的人可以停止爭執(zhí)，將敵對化作兩國之間的友誼。這便充分印證了 “一人之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強于百萬之師”這句話。其實，說話的好處遠遠不止于此。正是由于人們認識到了說話的重要性，才涌現(xiàn)出了一批又一批杰出的演說家,他們憑借著自己的一副好口才來傳達自己的精神和意志，在聞名遠揚的同時也成就了自己的事業(yè)和夢想。其實，人生在世，每個人都有一個夢想，都渴望成功，要想成功，不能忽視談話這一關鍵組成部分。古語云 “一言可以興邦，一言可以喪邦”，口才好可以幫助人們成功。三 、秘書說話藝術的內容（一） 秘書說話的六要素在日常工作中，人們需要傾訴，有時嘴尖，鋒芒畢露，有時更需要委婉的話，收斂鋒芒。在當今社會，雖然是有競爭力的，它需要你的才華宣傳，彰顯你的個性，但在某些對話時，更需要隱藏自己的才華，表現(xiàn)得謙虛得體，這樣你才會很容易被對方接受，幫助你的發(fā)展。1、說話簡潔明快秘書說話簡潔明了，能正常工作，因此可以給人留下印象聰明。在一般情況下，人們不喜歡黑乎乎的東西，花草樹木也需要陽光才能生長，更不用說人了！給出了悲觀的談話感，人都會有疑惑，進攻和壓迫。2、擁有個性的聲音一些秘書，重視語言和語音完全按自己的才華，個性，場合和情感表達，他表達的變化讓人覺得這是一種享受。如何使聲音顯示自己的個性呢？秘書可以作為自我的對象，記錄了自己的說話并認真聽取，以了解自己說的不對的。通過檢查發(fā)音注意力的技巧，同時提高自己，掌握技巧。3、語氣肯定。秘書的工作是為領導服務，有主見，果斷的印象可以讓人感受到你是很有氣場很能干的秘書。因此，作為秘書人員肯定的語氣，你可以給人們的感覺有主見。4、學會傾聽秘書想讓別人聽自己說什么，首先要學會傾聽。聽完后，如果你不能在內容上和對方的想法一致，那么你就可以告訴對方：“你所講的，實際上我本身也考慮過?！比缓笤僭儐枌Ψ剑骸澳悄闳绾慰创@件事呢？”將決定權交于對方。這樣的談話不但要保護對方的自尊，同時也謙虛地承認自己不是完美的表現(xiàn)。同時這種方式又可以得到對方的贊同。5、語調變化要自然談到秘書人員，無論什么樣的語言基調都應該是流暢自然，刻意的聲音只能達到相反的效果。一般情況下，有時候說話不是一個人，是很多人時，秘書應做到以下幾點：當前面一個聲音小時，就可以啟動相應的低沉的聲音，如此之低，體積小，穩(wěn)定;當一個響亮的人，你必須提高你的聲音以引起他人的注意。6、思路要清晰有條理秘書說話必須講清楚有順序，否則，說了半天，領導不理解，就會產生厭倦，甚至不想繼續(xù)聽下去。因此，為了使自己的語言清晰，有次序，一定要注意：說話要有重點，語言要簡潔，清晰和果斷;目的必須明確，毫不含糊不清。（二） 說話要有分寸秘書說話要把握分寸，必須注意以下幾點：首先，當你說話，找出自己的身份。任何人在任何場合都有自己的特定的身份。也就是自己所扮演的角色地位。例如，在家里，對父母來說你是兒子或女兒;對子女來說,你又成了父親或母親。對老人說話的語氣很顯然是和晚輩不一樣的。其次，談話盡量做到客觀和現(xiàn)實。從現(xiàn)實的一切，真實地反映客觀現(xiàn)實。有些人喜歡猜測別人的想法，不太現(xiàn)實，信口開河，但這樣做事情只會更糟糕。四 、秘書說話藝術面對的對象分析（一）對上司領導老板在下屬面前一般維護自己的尊嚴心理，因此，在與老板談話時，秘書要盡量考慮到這種心態(tài)。尤其是當你與老板意見不一時，即使你的意見是正確的，我們也應該注意，說話收斂鋒芒，用委婉的語氣表達自己的意見，從而使老板接受。尤其是在大家的面前，但我們需要用說話來維持領導的威嚴。如果你表現(xiàn)出太多自己的想法，效果會適得其反。秘書作為下屬，領導的指導工作，當然要服從。但現(xiàn)實是復雜的，而不是一個完整的概述。有時候，從他們自己的觀點領導當然有其安排的道理;可從自己的觀點，這可能意味著內在的“隱情”了。在這一點上，如果你盲目服從，勉強支撐，其結果可能會損害雙方的利益，使他們出現(xiàn)矛盾。與其如此,你不如向領導訴說一下自己的“苦衷”。那么該如何訴說呢?首先應選準時機。領導作出的工作安排和指示，一般是不能輕易改變的，因為這些都是領導經過慎重思考才作出決定的，為了工作更好的展開，也要維護其權威性。所以，你訴說“苦衷”時就應該注重一次成功的效果。切記：如果一次不能說服他，那么他的態(tài)度就會變得更加堅定、明確，可能再也不會有耐心和閑心來聽你的再次訴說了。而想要達到一次訴說成功的目的就必須選準時機,這一點是非常重要的。其次是語言中肯。不管你是什么“苦衷”，有多大，切記不要急于進辦公室的領導，對領導不尊重，愛管閑事。你這樣的訴說只會讓領導認為你是在和他對著干,故意找事。相反,你應該平心靜氣，語言中肯的同領導訴說。這將顯示你尊重領導，也讓領導不覺得“壓力”，領導者能夠愉快地聽你說什么。（二） 對欲求之人人活在這個世界上，都會求助別人，當你想求助別人時，即使你其他條件再優(yōu)惠，再好，也放下架子，收起自己的優(yōu)勢，以真誠，謙遜地表達自己的訴求。這樣，才容易使對方接受，同時向你提供幫助。如果在求的人面前過分展露自己的才能，對方可能就會想：既然你這么能干,何必要來求我呢? 它很可能被對方拒絕。這時，你們的談話，你的心不是應該隱藏起來，而是相互搭配，但在交談中，必須擺正態(tài)度，而且還顯得誠懇，這樣便可以實現(xiàn)和諧，從而達到預期的目的。（三）對競爭對手在當今社會，越來越激烈的競爭，面對各種各樣的競爭對手，你最好的方式是與他們有一個適度的對話溝通。因為如果你太出風頭，要展示自己，將不可避免地導致其防止心理和疏遠你的意思。尤其是那些有錢有勢的，稍微有點不滿，他們便彼此的算計。在這一點上，如果你不注意講究說話方式，針鋒相對，它會激起對手的好戰(zhàn)心態(tài)，這樣很多不必要的麻煩就來了。在比較強大的競爭對手面前，你應該說話辦事低調謙遜，不強出風頭，保護自己，同時不斷提升自己的實力，并最終戰(zhàn)勝對手。五 、作為秘書說話應該注意的幾個要點秘書是領導的左膀右臂，在機構中秘書是承上啟下，溝通四方的樞紐?，F(xiàn)在，光會“玩筆”的秘書已經遠遠不夠，還必須能夠說話。秘書說話有利于組織之間良好的內部協(xié)調，有利于信息及時傳遞，有助于建立良好的企業(yè)形象。秘書如何才能成為善說者呢?必須注意以下幾點:（一）要講真話,不弄虛作假秘書工作人員直接導致決策方面，無論是提供信息，協(xié)調關系，或交易，化解矛盾，我們應該說實話，不弄虛作假。事實證明，只有正確處理消息的度，如實反映情況，才能確保領導做出正確的決策。（二）說話要有分寸,不能片面武斷秘書工作的特殊性和工作環(huán)境，要求他們說話應該掌握分寸，避免簡單的，片面的，主觀隨意性。在某些情況下，更多的發(fā)言權麻煩，是缺乏一個合適的度。掌握分寸是比較難辦的，涉及到思維和語言的使用及其他因素?？磫栴}不武斷，是掌握分寸的前提。（三）說話注重效率,言簡意賅秘書說話，必須要注意語言簡潔明確，講究效率,注重效果,切勿繁瑣,含糊不清。 (四)說話注意分清自己的位置,切勿越權作為秘書,要時刻清楚自己所在的位置,以及自己所擔任的角色,在與領導說話匯報時要時刻注意謹言慎行,切不可越權,壓了領導的風頭。（五）說話注意方式，避免與上司沖突領導對我們的認可,以及我們自身價值的認同問題。甚至會影響到自己今后的生活和前途。所以,領導通常都是嚴謹?shù)?、慎重的評價下屬。但領導也是人，人孰能無過,領導難免有疏忽的時候。在這樣的情況下，你千萬不可以讓事情糊糊涂涂的過去,自認倒霉，必須要向領導申辯，讓領導對你作出公正、準確的評價,讓領導刮目相看。在申辯的同時,必須注意說話方式，避免與領導沖突。因此,一定要注意以下幾點:1、問題有價值人無完人,金無足赤。任何事情都不可能完全與實情相契相合。小失誤或誤差不值得到處張揚,大驚小怪，也沒有必要向領導鄭重其事的申辯。哪怕自己受了委屈,遭受了不公平的對待,也要學會以寬容之心對待。只有是一些重大的，涉及原則性的問題，才值得向領導認真申辯一番。2、內容切實質同樣的問題，申辯的方式不同,顯示的價值就不一樣,所引起的重視也就不一樣。因此在申辯之前，不能只停留于問題的一般感受，而要有一種更加深刻的認識和把握。認清事情的實質，這樣既有利于對問題作準確的評價，也可以充分引起領導的重視。如果你漫無目的的說一大堆，思路混亂,沒有重點,是絕對不會引起領導注意的，更別說達到申辯的目的了。3、表達簡明得體因為領導常常公務繁忙，而且與下屬又有上下級之分，一般的申辯未必能讓他引起重視,付出耐心。這就要求我們的語言組織和表達要有技巧,首先語言要簡潔明快,不含糊啰嗦,言簡意賅,重點突出,使領導一聽便白你要表達什么;然后是要做到穩(wěn)重得體,不能沖動、急躁,要讓領導聽之入耳。4、態(tài)度應誠懇申辯是為了讓領導重新肯定和認證自己,而不是讓領導覺得自己是在展示、表現(xiàn)自我,從而讓人產生反感,讓人誤解。因此雖然自己是在申明事實，但也要以謙虛謹慎為本，以誠懇的態(tài)度去申辯。這不僅是一種好的美德，還更能使自己的申辯得到領導的接受。5、方式應事實求是申辯說白了就是讓領導改變他原有的態(tài)度和結論，如果處理不好就會使領