文檔格式規(guī)范.doc

文檔格式規(guī)范 目 錄 1 文檔格式規(guī)范 1 1 1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求 1 1 1 1 文件的整體要求 1 1 1 2 文件編制的具體要求 1 1 2 表格文件的編制要求 5 2 文檔命名規(guī)范 5 1 文檔格式規(guī)范 1 1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求 1 1 1 文件的整體要求 1 1 1 1 文件編制的基本要求 a 文件均采用 A4 紙幅面 文件的名稱應(yīng)簡明準(zhǔn)確 一般不超過 20 個漢 字 b 文件的內(nèi)容應(yīng)表達(dá)準(zhǔn)確 清楚 簡明 嚴(yán)謹(jǐn) c 同一文件中術(shù)語 符號 代號應(yīng)統(tǒng)一 表達(dá)同一術(shù)語的概念應(yīng)前后一致 采用的術(shù)語尚無標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定時且容易產(chǎn)生不同理解的 應(yīng)給出定義或說明 d 文件中的縮略詞 語 應(yīng)采用有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)委員會認(rèn)定的縮略詞 語 自定縮略詞 語 應(yīng)簡明 確切 能反映主題 縮略詞 語 在文件中首次 出現(xiàn)時應(yīng)做說明 e 文件中引用的標(biāo)準(zhǔn)和文件應(yīng)是現(xiàn)行有效 f 文件中應(yīng)采用國務(wù)院正式公布 實施的簡化漢字 1 1 1 2 文件封皮的基本要求 a 文件封面的內(nèi)容分為標(biāo)題 編制信息和公司名稱三部分 b 文件標(biāo)題分為 標(biāo)題 和 副標(biāo)題 標(biāo)題 描述項目名稱 字體 小 初 黑體 居中 副標(biāo)題 描述文件名稱 字體 小一 黑體 居中 標(biāo)題 和 副標(biāo)題 空一行 c 文件編制信息包含三個要素 編制 審核 批準(zhǔn) 小四 宋體 加粗 書寫對應(yīng)人員姓名 姓名中文采用小四宋體 西文采用小四 Times New Roman 版本號 小四 宋體 加粗 書寫文件版本號 采用小四 Times New Roman 日期 小四 宋體 加粗 書寫文件 編制日期 采用小四 Times New Roman d 公司名稱為公司的全稱 在文件編制信息后空一行 三號 黑體 e 所有文字性文件或規(guī)范性文件中都必須包含文件修改記錄 文件修改記 錄放在第二頁 目錄從第三頁開始 f 封面頁 文件修改記錄頁均不插入頁腳頁碼 目錄頁的頁腳中間對齊插 入頁碼 格式為 I II g 目錄標(biāo)題 目錄 字體 三號 黑體 通過全文自動生成目錄項 word2003 插入 引用 目錄 word2007 引用 目錄 制表符前導(dǎo) 符 格式 正式 顯示級別 3 級即可 各級目錄字體均 為小四 宋體 h 封面頁 文件修改記錄表字體格式要求 如下所示 1 1 2 文件編制的具體要求 1 1 2 1 文件正文格式 a 正文需要插入頁眉頁腳 頁眉 左對齊插入公司 logo 右對齊插入文檔編碼與文檔標(biāo)題 宋體 10 頁腳 中間對齊插入頁碼 數(shù)字格式 小五 Times New Roman 1 2 3 b 章和條的標(biāo)題的字體 小四 黑體 c 正文的中文字體 小四 宋體 西文字體 小四 Times New Roman d 首行縮進(jìn)兩個漢字 e 圖和表的標(biāo)題的字體 小四 黑體 圖 表后空一行 書寫正文 f 行間距 1 5 倍 g 頁邊距 上 2 54cm 下 2 54cm 左 3 17cm 右 3 17cm 1 1 2 2 層次劃分及編號 a 文件正文與附錄應(yīng)按其內(nèi)容分成若干層次 b 文件的層次一律用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號 不同層次的數(shù)字之間加下圓點 相隔 即圓點加在數(shù)字的右下角 最后數(shù)字后面不加標(biāo)點 如 1 1 1 1 1 1 c 文件的層次不宜過多 通常不應(yīng)超過 4 級 特殊的情況下最多可增至 5 級或 6 級 即 第 1 級 1 第 2 級 1 1 第 3 級 1 1 1 第 4 級 1 1 1 1 序號應(yīng)左頂格書寫 有標(biāo)題時 在序號后空一字距寫標(biāo)題 另起一行寫 具體內(nèi)容 沒有標(biāo)題時 在序號后空一字距再寫具體內(nèi)容 層次標(biāo)題力求 簡短 一般不要超過 15 個字 標(biāo)題末不用標(biāo)點符號 各級編號的字體均為小四黑體 d 文件的各層次內(nèi)部 若再需要分點敘述時 可用 1 這種層次序號 更小的層次則用 這種層次序號 1 這種層次序號之后是 本段標(biāo)題的 標(biāo)題末用句號或冒號或空一字 其后接寫正文 或另起一 段 如果沒有本段標(biāo)題 則序號之后直接寫正文 1 1 2 3 數(shù)值 a 表示非物理量的數(shù) 數(shù)字一至九用漢字 一 二 三 表示 大 于九時 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 表示物理量的數(shù)值 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 后邊寫上法定計量單位符號 b 小于 1 的數(shù)值 小數(shù)點前定位的 0 不可省略 代表有效數(shù)字的 0 不可省略 如五位有效數(shù)字 0 125 應(yīng)表示為 0 12500 c 當(dāng)整數(shù)的位數(shù)較多 且其后有三個以上的 0 或當(dāng)純小數(shù)的小數(shù)點后 面有三個以上時 應(yīng)采用 10n作為倍數(shù) n 為正 負(fù)整數(shù) 的寫法 但保 留的有效位中的 0 必須全部寫出 如已明確 80000 的有效位數(shù)為兩 位 則應(yīng)寫成 80 103或 8 0 104或其他形式 d 數(shù)值的整數(shù)部分或小數(shù)部分超過四位數(shù)字時 包括四位數(shù) 整數(shù)部分向 左 小數(shù)部分向右 每三位數(shù)字應(yīng)空半個阿拉伯?dāng)?shù)字或一個字符的位置 表示年號的數(shù)字除外 如 23 456 2 345 67 12 345 678 9 e 表示偏差范圍的數(shù)值時 溫度 20 2 或 20 2 不寫作 20 2 f 表示參數(shù)范圍的數(shù)值時 表示為 2 103 3 103 不寫作 2 3 103 g 帶有尺寸單位的數(shù)值相乘時 表示為 10mm 50mm 30mm 不寫作 10 50 30mm 1 1 2 4 公式 a 文件中公式需要編號時 采用題注自動編號 word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 應(yīng)用帶圓括號的阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 開 始連續(xù)編號 1 2 3 公式的編號右端對齊 公式和編號之間 用 連接 附錄中公式用 A 1 A 2 表示 b 公式中需要解釋的符號應(yīng)按先左后右 先上后下的順序注釋在公式的下 方 必要時標(biāo)明單位的符號 注釋時 空兩個漢字用 式中 起排 所要注釋的符號另起一行空兩個漢字起排 符號與注釋之間用破折號 連接 每條注釋均應(yīng)另起一行書寫 破折號上下對齊 注釋內(nèi) 容回行時 與注釋內(nèi)容第一個字取齊 如圖 2 所示公式示例 c 公式應(yīng)另起一行居中 較長的公式應(yīng)盡可能在等號處回行 或者在 等符號處回行 公式中分?jǐn)?shù)線的橫線 長短要分清 主要的橫線 應(yīng)與等號取平 d 在同一份文件中需要互相引用公式時 可直接寫出該公式的編號 圖 1 公式示例 1 1 2 5 量 單位 符號 a 計量單位 數(shù)學(xué)符號按照法定規(guī)定 不使用自定義或容易產(chǎn)生歧義的符 號 b 表示量值時 應(yīng)寫出其單位 度 分和秒 平面角度 的單位符號應(yīng)緊跟 數(shù)值后 其他單位符號與量值間空一個半角字符 如 20 26 km c 如需說明習(xí)慣用的非法定計量單位和法定計量單位相應(yīng)的換算關(guān)系時 可在法定計量單位后圓括號注明 d 量用符號表示時 采用下角標(biāo)區(qū)別取值變化 如 d0 d1 d2 e 在同一文件中 對同一度量對象應(yīng)采用統(tǒng)一的單位來表示 f 文件的文字?jǐn)⑹鲋形淖终f明不用符號代替 1 1 2 6 插表 a 插表排在有關(guān)條文之后 先見引文后見插表 b 插表采用題注自動編號 word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 表 和數(shù)字之間空一個半角字符 如表 1 表 2 表 號與表題間空兩個半角字符 表號和表題放在插表的上方居中位置 采 用 黑體 小四 居中 表頭填充深度 15 灰色 五號 宋體加粗 居中 表 內(nèi)文字采用 五號 宋體 續(xù)表同樣 如表 1 所示 c 每個表應(yīng)有表題和邊框 欄中使用的單位應(yīng)標(biāo)注在該欄表題名稱的下方 或右方 插表中所有計量單位相同時 應(yīng)在插表的右上方統(tǒng)一描述單位 如 單位 km d 跨頁表 需設(shè)表題 例如 表 5 續(xù) 黑體小四 或重復(fù)標(biāo)題行 e 插表中有參數(shù) 不大于 不小于 或 最大 最小 時 應(yīng)用符號 max min 表示 不得用文字書寫 f 插表中相鄰的參數(shù)或內(nèi)容相同時 合并單元格表示 g 空白單元格采用全角中劃線 h 所有表頭加底色 15 深度灰色 i 插表和文字間空一行 1 1 2 7 插圖 a 插圖排在有關(guān)內(nèi)容附近 先見引文后見插圖 b 插圖的編號采用題注自動生成 word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 從 1 開始連續(xù)編號 如 圖 1 圖 2 c 每一幅插圖應(yīng)有圖題 并置于圖的編號之后 圖號和圖題寫在圖的下方 居中位置 圖頭采用小四 黑體 繪圖工具最好采用 visio 繪制或 uml 圖 d 無關(guān)系時單獨排序 單獨截圖 同一編號插圖有若干圖組成應(yīng)按 a b 順序編號 e 插圖和文字間空一行 1 2 表格文件的編制要求 a 表格文件一般由封面 里頁 首頁 續(xù)頁組成 必要時可加 編制說明 b 表格文件均采用 A4 幅面 表格大于 A4 幅面的應(yīng)折疊成 A4 大小 c 同一表格應(yīng)自上而下分類填寫 每類之間可留適當(dāng)空格 但要保持序號 的連續(xù)性 d 橫向編排的表格 表題應(yīng)設(shè)置在表的上方 頁碼在版面的右 左 下方 e 設(shè)計文件中的表格編寫 按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 2 文檔命名規(guī)范 a 文件命名嚴(yán)格按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容 版本號版本號形式 例如 數(shù)據(jù)庫制圖項目實 施計劃 V1 0 b 模板文件的文件命名按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容 模板模板 版本號版本號形式 例如 數(shù)據(jù)庫制圖項目配置文件清單 模板 V1 0 c 多人合作撰寫文檔 文