文檔格式規(guī)范.doc

文檔格式規(guī)范 目 錄 1 文檔格式規(guī)范 1 1 1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求 1 1 1 1 文件的整體要求 1 1 1 2 文件編制的具體要求 1 1 2 表格文件的編制要求 5 2 文檔命名規(guī)范 5 1 文檔格式規(guī)范 1 1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求 1 1 1 文件的整體要求 1 1 1 1 文件編制的基本要求 a 文件均采用 A4 紙幅面 文件的名稱應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確 一般不超過 20 個(gè)漢 字 b 文件的內(nèi)容應(yīng)表達(dá)準(zhǔn)確 清楚 簡(jiǎn)明 嚴(yán)謹(jǐn) c 同一文件中術(shù)語(yǔ) 符號(hào) 代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一 表達(dá)同一術(shù)語(yǔ)的概念應(yīng)前后一致 采用的術(shù)語(yǔ)尚無標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定時(shí)且容易產(chǎn)生不同理解的 應(yīng)給出定義或說明 d 文件中的縮略詞 語(yǔ) 應(yīng)采用有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)委員會(huì)認(rèn)定的縮略詞 語(yǔ) 自定縮略詞 語(yǔ) 應(yīng)簡(jiǎn)明 確切 能反映主題 縮略詞 語(yǔ) 在文件中首次 出現(xiàn)時(shí)應(yīng)做說明 e 文件中引用的標(biāo)準(zhǔn)和文件應(yīng)是現(xiàn)行有效 f 文件中應(yīng)采用國(guó)務(wù)院正式公布 實(shí)施的簡(jiǎn)化漢字 1 1 1 2 文件封皮的基本要求 a 文件封面的內(nèi)容分為標(biāo)題 編制信息和公司名稱三部分 b 文件標(biāo)題分為 標(biāo)題 和 副標(biāo)題 標(biāo)題 描述項(xiàng)目名稱 字體 小 初 黑體 居中 副標(biāo)題 描述文件名稱 字體 小一 黑體 居中 標(biāo)題 和 副標(biāo)題 空一行 c 文件編制信息包含三個(gè)要素 編制 審核 批準(zhǔn) 小四 宋體 加粗 書寫對(duì)應(yīng)人員姓名 姓名中文采用小四宋體 西文采用小四 Times New Roman 版本號(hào) 小四 宋體 加粗 書寫文件版本號(hào) 采用小四 Times New Roman 日期 小四 宋體 加粗 書寫文件 編制日期 采用小四 Times New Roman d 公司名稱為公司的全稱 在文件編制信息后空一行 三號(hào) 黑體 e 所有文字性文件或規(guī)范性文件中都必須包含文件修改記錄 文件修改記 錄放在第二頁(yè) 目錄從第三頁(yè)開始 f 封面頁(yè) 文件修改記錄頁(yè)均不插入頁(yè)腳頁(yè)碼 目錄頁(yè)的頁(yè)腳中間對(duì)齊插 入頁(yè)碼 格式為 I II g 目錄標(biāo)題 目錄 字體 三號(hào) 黑體 通過全文自動(dòng)生成目錄項(xiàng) word2003 插入 引用 目錄 word2007 引用 目錄 制表符前導(dǎo) 符 格式 正式 顯示級(jí)別 3 級(jí)即可 各級(jí)目錄字體均 為小四 宋體 h 封面頁(yè) 文件修改記錄表字體格式要求 如下所示 1 1 2 文件編制的具體要求 1 1 2 1 文件正文格式 a 正文需要插入頁(yè)眉頁(yè)腳 頁(yè)眉 左對(duì)齊插入公司 logo 右對(duì)齊插入文檔編碼與文檔標(biāo)題 宋體 10 頁(yè)腳 中間對(duì)齊插入頁(yè)碼 數(shù)字格式 小五 Times New Roman 1 2 3 b 章和條的標(biāo)題的字體 小四 黑體 c 正文的中文字體 小四 宋體 西文字體 小四 Times New Roman d 首行縮進(jìn)兩個(gè)漢字 e 圖和表的標(biāo)題的字體 小四 黑體 圖 表后空一行 書寫正文 f 行間距 1 5 倍 g 頁(yè)邊距 上 2 54cm 下 2 54cm 左 3 17cm 右 3 17cm 1 1 2 2 層次劃分及編號(hào) a 文件正文與附錄應(yīng)按其內(nèi)容分成若干層次 b 文件的層次一律用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號(hào) 不同層次的數(shù)字之間加下圓點(diǎn) 相隔 即圓點(diǎn)加在數(shù)字的右下角 最后數(shù)字后面不加標(biāo)點(diǎn) 如 1 1 1 1 1 1 c 文件的層次不宜過多 通常不應(yīng)超過 4 級(jí) 特殊的情況下最多可增至 5 級(jí)或 6 級(jí) 即 第 1 級(jí) 1 第 2 級(jí) 1 1 第 3 級(jí) 1 1 1 第 4 級(jí) 1 1 1 1 序號(hào)應(yīng)左頂格書寫 有標(biāo)題時(shí) 在序號(hào)后空一字距寫標(biāo)題 另起一行寫 具體內(nèi)容 沒有標(biāo)題時(shí) 在序號(hào)后空一字距再寫具體內(nèi)容 層次標(biāo)題力求 簡(jiǎn)短 一般不要超過 15 個(gè)字 標(biāo)題末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 各級(jí)編號(hào)的字體均為小四黑體 d 文件的各層次內(nèi)部 若再需要分點(diǎn)敘述時(shí) 可用 1 這種層次序號(hào) 更小的層次則用 這種層次序號(hào) 1 這種層次序號(hào)之后是 本段標(biāo)題的 標(biāo)題末用句號(hào)或冒號(hào)或空一字 其后接寫正文 或另起一 段 如果沒有本段標(biāo)題 則序號(hào)之后直接寫正文 1 1 2 3 數(shù)值 a 表示非物理量的數(shù) 數(shù)字一至九用漢字 一 二 三 表示 大 于九時(shí) 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 表示物理量的數(shù)值 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 后邊寫上法定計(jì)量單位符號(hào) b 小于 1 的數(shù)值 小數(shù)點(diǎn)前定位的 0 不可省略 代表有效數(shù)字的 0 不可省略 如五位有效數(shù)字 0 125 應(yīng)表示為 0 12500 c 當(dāng)整數(shù)的位數(shù)較多 且其后有三個(gè)以上的 0 或當(dāng)純小數(shù)的小數(shù)點(diǎn)后 面有三個(gè)以上時(shí) 應(yīng)采用 10n作為倍數(shù) n 為正 負(fù)整數(shù) 的寫法 但保 留的有效位中的 0 必須全部寫出 如已明確 80000 的有效位數(shù)為兩 位 則應(yīng)寫成 80 103或 8 0 104或其他形式 d 數(shù)值的整數(shù)部分或小數(shù)部分超過四位數(shù)字時(shí) 包括四位數(shù) 整數(shù)部分向 左 小數(shù)部分向右 每三位數(shù)字應(yīng)空半個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字或一個(gè)字符的位置 表示年號(hào)的數(shù)字除外 如 23 456 2 345 67 12 345 678 9 e 表示偏差范圍的數(shù)值時(shí) 溫度 20 2 或 20 2 不寫作 20 2 f 表示參數(shù)范圍的數(shù)值時(shí) 表示為 2 103 3 103 不寫作 2 3 103 g 帶有尺寸單位的數(shù)值相乘時(shí) 表示為 10mm 50mm 30mm 不寫作 10 50 30mm 1 1 2 4 公式 a 文件中公式需要編號(hào)時(shí) 采用題注自動(dòng)編號(hào) word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 應(yīng)用帶圓括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 開 始連續(xù)編號(hào) 1 2 3 公式的編號(hào)右端對(duì)齊 公式和編號(hào)之間 用 連接 附錄中公式用 A 1 A 2 表示 b 公式中需要解釋的符號(hào)應(yīng)按先左后右 先上后下的順序注釋在公式的下 方 必要時(shí)標(biāo)明單位的符號(hào) 注釋時(shí) 空兩個(gè)漢字用 式中 起排 所要注釋的符號(hào)另起一行空兩個(gè)漢字起排 符號(hào)與注釋之間用破折號(hào) 連接 每條注釋均應(yīng)另起一行書寫 破折號(hào)上下對(duì)齊 注釋內(nèi) 容回行時(shí) 與注釋內(nèi)容第一個(gè)字取齊 如圖 2 所示公式示例 c 公式應(yīng)另起一行居中 較長(zhǎng)的公式應(yīng)盡可能在等號(hào)處回行 或者在 等符號(hào)處回行 公式中分?jǐn)?shù)線的橫線 長(zhǎng)短要分清 主要的橫線 應(yīng)與等號(hào)取平 d 在同一份文件中需要互相引用公式時(shí) 可直接寫出該公式的編號(hào) 圖 1 公式示例 1 1 2 5 量 單位 符號(hào) a 計(jì)量單位 數(shù)學(xué)符號(hào)按照法定規(guī)定 不使用自定義或容易產(chǎn)生歧義的符 號(hào) b 表示量值時(shí) 應(yīng)寫出其單位 度 分和秒 平面角度 的單位符號(hào)應(yīng)緊跟 數(shù)值后 其他單位符號(hào)與量值間空一個(gè)半角字符 如 20 26 km c 如需說明習(xí)慣用的非法定計(jì)量單位和法定計(jì)量單位相應(yīng)的換算關(guān)系時(shí) 可在法定計(jì)量單位后圓括號(hào)注明 d 量用符號(hào)表示時(shí) 采用下角標(biāo)區(qū)別取值變化 如 d0 d1 d2 e 在同一文件中 對(duì)同一度量對(duì)象應(yīng)采用統(tǒng)一的單位來表示 f 文件的文字?jǐn)⑹鲋形淖终f明不用符號(hào)代替 1 1 2 6 插表 a 插表排在有關(guān)條文之后 先見引文后見插表 b 插表采用題注自動(dòng)編號(hào) word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 表 和數(shù)字之間空一個(gè)半角字符 如表 1 表 2 表 號(hào)與表題間空兩個(gè)半角字符 表號(hào)和表題放在插表的上方居中位置 采 用 黑體 小四 居中 表頭填充深度 15 灰色 五號(hào) 宋體加粗 居中 表 內(nèi)文字采用 五號(hào) 宋體 續(xù)表同樣 如表 1 所示 c 每個(gè)表應(yīng)有表題和邊框 欄中使用的單位應(yīng)標(biāo)注在該欄表題名稱的下方 或右方 插表中所有計(jì)量單位相同時(shí) 應(yīng)在插表的右上方統(tǒng)一描述單位 如 單位 km d 跨頁(yè)表 需設(shè)表題 例如 表 5 續(xù) 黑體小四 或重復(fù)標(biāo)題行 e 插表中有參數(shù) 不大于 不小于 或 最大 最小 時(shí) 應(yīng)用符號(hào) max min 表示 不得用文字書寫 f 插表中相鄰的參數(shù)或內(nèi)容相同時(shí) 合并單元格表示 g 空白單元格采用全角中劃線 h 所有表頭加底色 15 深度灰色 i 插表和文字間空一行 1 1 2 7 插圖 a 插圖排在有關(guān)內(nèi)容附近 先見引文后見插圖 b 插圖的編號(hào)采用題注自動(dòng)生成 word2003 插入 引用 題注 word2007 引用 插入題注 從 1 開始連續(xù)編號(hào) 如 圖 1 圖 2 c 每一幅插圖應(yīng)有圖題 并置于圖的編號(hào)之后 圖號(hào)和圖題寫在圖的下方 居中位置 圖頭采用小四 黑體 繪圖工具最好采用 visio 繪制或 uml 圖 d 無關(guān)系時(shí)單獨(dú)排序 單獨(dú)截圖 同一編號(hào)插圖有若干圖組成應(yīng)按 a b 順序編號(hào) e 插圖和文字間空一行 1 2 表格文件的編制要求 a 表格文件一般由封面 里頁(yè) 首頁(yè) 續(xù)頁(yè)組成 必要時(shí)可加 編制說明 b 表格文件均采用 A4 幅面 表格大于 A4 幅面的應(yīng)折疊成 A4 大小 c 同一表格應(yīng)自上而下分類填寫 每類之間可留適當(dāng)空格 但要保持序號(hào) 的連續(xù)性 d 橫向編排的表格 表題應(yīng)設(shè)置在表的上方 頁(yè)碼在版面的右 左 下方 e 設(shè)計(jì)文件中的表格編寫 按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 2 文檔命名規(guī)范 a 文件命名嚴(yán)格按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容 版本號(hào)版本號(hào)形式 例如 數(shù)據(jù)庫(kù)制圖項(xiàng)目實(shí) 施計(jì)劃 V1 0 b 模板文件的文件命名按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容 模板模板 版本號(hào)版本號(hào)形式 例如 數(shù)據(jù)庫(kù)制圖項(xiàng)目配置文件清單 模板 V1 0 c 多人合作撰寫文檔 文