金算盤軟件操作手冊-第一章總分類賬

第一章 總分類賬 1 如果覺得本文尚可 麻煩點下評哦如果覺得本文尚可 麻煩點下評哦 第一章第一章 總分類賬總分類賬 在日常的財務(wù)處理中 工作量最大的就是憑證填制 如果使用本系統(tǒng)相關(guān)的功能模塊 就 可只需數(shù)秒鐘來填制這些憑證了 因為大量的記賬憑證是由采購 銷售 庫存等各種單據(jù) 以 及固定資產(chǎn) 工資核算 應(yīng)收賬款 應(yīng)付賬款 現(xiàn)金銀行模塊等有關(guān)單據(jù)自動生成的 并且復(fù) 核憑證 記賬 結(jié)賬和查詢打印賬證表均可由系統(tǒng)自動完成 第一節(jié)第一節(jié) 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 在總控窗體的財務(wù)管理模塊中點擊 總分類賬 即可進(jìn)入 本模塊的主要功能是制作憑 證 復(fù)核憑證 記賬 結(jié)賬 以及查詢 打印相關(guān)賬表 通常 日常財務(wù)處理的作業(yè)流程是 先制作憑證 再復(fù)核 記賬 然后結(jié)賬 憑證的來源有三種 一是業(yè)務(wù)單據(jù)生成的憑證 二是通用轉(zhuǎn)賬 期末調(diào)匯 損益結(jié)轉(zhuǎn) 壞 賬計提 減值準(zhǔn)備產(chǎn)生的憑證 三是手工填制的憑證 一旦產(chǎn)生憑證 用戶就可以通過快捷 賬表 查詢相關(guān)的賬表數(shù)據(jù) 本系統(tǒng)允許用戶通過編碼欄上的命令按鈕對系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置 也可在系統(tǒng)運行過程中動 態(tài)設(shè)置 第二節(jié)第二節(jié) 填制憑證填制憑證 填制憑證的方法和手工基本一致 系統(tǒng)會根據(jù) 有借必有貸 借貸必相等 的原則自動檢 查憑證的平衡關(guān)系 2 第一章 總分類賬 一 增加憑證一 增加憑證 1 1 憑證填制 憑證填制 雙擊財務(wù)管理模塊總分類賬節(jié)點項下 日常業(yè)務(wù) 中的 憑證填制 選擇模板 憑證字 號及日期 然后輸入摘要 科目及金額 再單擊 確定 按鈕或 下一張 按鈕即可完成對該 張憑證的錄入操作 憑證模板 系統(tǒng)預(yù)置了記賬憑證 記賬憑證二 記賬憑證三 復(fù)幣式憑證 立信 JTR101 記賬憑證 立信 JTR104 轉(zhuǎn)賬憑證 立信 TR101 記賬憑證 立信 TR104 轉(zhuǎn)賬憑證 立信 TW101 外幣記賬憑證 金算盤 記賬憑證等十類憑證模板供用戶選擇 其中金算盤 記賬憑證模 板適用于金算盤專用套打紙 如果需要調(diào)整輸入欄目或打印格式 修改各欄目的標(biāo)題 等等 用戶可自行設(shè)計滿足該類需要的模板 關(guān)于模板的設(shè)計請參閱 單據(jù)設(shè)計 一章 憑證來源 分為手工錄入和業(yè)務(wù)單據(jù)兩大類 系統(tǒng)將自動識別各憑證的來源 其中 具體 的業(yè)務(wù)單據(jù)有 固資費用 采購發(fā)票 銷售發(fā)票 收款單 付款單 應(yīng)收借項 應(yīng)付貸項 通 用轉(zhuǎn)賬等 如果憑證是手工填制的 其憑證來源為 手工錄入 如果憑證是由系統(tǒng)根據(jù)具體 業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成的 其憑證來源為具體的單據(jù)名稱 憑證字號 主要指憑證類型和憑證編號 單擊 憑證字號 欄的下拉按鈕 即可新增 修改 刪除或選擇憑證類型 憑證號自動 產(chǎn)生 可修改 日期 系統(tǒng)自動將當(dāng)前注冊日期默認(rèn)為憑證填制的日期 用戶可以修改 摘要 錄入記賬憑證的摘要有兩種方法 不常用的摘要 可直接輸入 常用摘要 可通過 新增功能將其保存到摘要詞典中 以后需輸入該摘要時即可選擇錄入 在摘要欄中單擊鼠標(biāo) 并單擊下拉按鈕 選擇 新增 出現(xiàn) 新增摘要 對話框 Error Reference source not found 1 第一章 總分類賬 3 圖 1 1 輸入摘要編號及摘要內(nèi)容 然后單擊 確定 按鈕即可完成簡單摘要的新增操作 在日常操作中通常需要錄入部分內(nèi)容變動而其他部分不變的摘要 如 張三報差旅費 李四報差旅費 等 為了減少重復(fù)錄入 可以將摘要變?yōu)?XXX 報差旅費 而 XXX 為 變動部分 如 職員 這樣 以后錄入這類摘要時就只需輸入變動部分的內(nèi)容了 不必每次 重復(fù)錄入那些不變的摘要內(nèi)容 從而節(jié)省了工作時間 該功能在本軟件中的具體實施過程如下 首先 新增摘要時在 變動內(nèi)容 中選擇 職員 單擊 添加 按鈕 再在其后輸入 報差旅費 使 摘要內(nèi)容 的值為 職員 報差旅費 保存該條摘要 然后 輸入憑證分錄時 選中該條摘要 隨后錄入會計科目 若該科目有職 員輔助核算 在用戶錄入職員的值 假定錄入的值為 張三 后 摘要會自動變?yōu)?張三報 差旅費 若錄入的科目無職員輔助核算 則摘要會變成 報差旅費 科目 在系統(tǒng)初始化時已經(jīng)設(shè)置了科目 因此 輸入科目時可直接選擇 為方便用戶快速 選擇科目 系統(tǒng)提供了多種輸入科目的方法 同時 允許用戶動態(tài)增加新科目 快速輸入科目的方法 動態(tài)搜索法 輸入科目的編號或名稱 系統(tǒng)將按輸入的字符逐字搜索 直到查找到為止 若光標(biāo)位置在 科目 欄 單擊 F12 鍵后還可以通過輸入科目名稱的拼音打頭字符 如管理費用的拼音打頭 為 glfy 來自動定位對應(yīng)科目 滾動搜索法 用下拉列表框中的滾動條逐條滾動搜索 直到查找到為止 列表搜索法 將光標(biāo)定位到 科目 欄 按下 Ctrl L 鍵 在彈出的科目列表中運用排序 滾動 篩 選等方法查找科目 待找到所需科目后 選定該科目 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 引用編碼 功能 即可將該科目引用到當(dāng)前操作的憑證中 若用戶錄入的科目設(shè)置有輔助核算 須同時錄入其輔助核算項目的值 否則不能存盤該張 4 第一章 總分類賬 憑證 如果在賬套屬性中設(shè)置了 銀行分錄必錄付款方式 選項 銀行科目所在分錄的 付款 方式 欄不能為空 設(shè)置了 銀行分錄必錄票據(jù)號 選項 銀行科目所在分錄的 票據(jù)號 欄 不能為空 否則不能存盤該張憑證 同樣 應(yīng)收應(yīng)付性質(zhì)科目在賬套屬性中設(shè)置了 對賬號必 須錄入 選項 填制手工憑證則必須錄入 金額 在輸入借貸方金額時 系統(tǒng)將根據(jù) 借貸必相等 的原則進(jìn)行平衡檢查 如果憑證 的借貸方金額不等 系統(tǒng)將不允許存盤 并顯示出借貸方差額 為避免這種情況 用戶可在錄 入最后一筆分錄時 在金額欄直接敲回車鍵 這樣 系統(tǒng)將自動補平該張憑證的借貸方差額 在錄入金額時 用戶還可以直接輸入數(shù)字和運算符號 系統(tǒng)將調(diào)用簡易智能計算器進(jìn)行簡單的 計算 并將運算結(jié)果返回到金額欄 2 2 指定現(xiàn)金流量 指定現(xiàn)金流量 如果在科目設(shè)置時指定了現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物科目 在輸入或瀏覽記賬憑證單據(jù)時將光標(biāo)定 位到現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物科目所在的分錄 并單擊憑證右側(cè) 現(xiàn)金流量 按鈕 或者在記賬憑證列 表中將光標(biāo)定位到現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物科目所在的分錄 然后單擊 編輯 鈕或鼠標(biāo)右鍵 在彈 出菜單中選擇 現(xiàn)金流量 菜單項 會出現(xiàn) 現(xiàn)金流量明細(xì) 對話框 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 2 圖 1 2 用戶可以根據(jù)當(dāng)前憑證的業(yè)務(wù)內(nèi)容 確定憑證中的分錄金額屬于現(xiàn)金流量表中的哪個欄目 如果需要進(jìn)行多次分配 拆分 可以單擊 新增 按鈕 增加新的分配項目并分配相應(yīng)的金 額 第一章 總分類賬 5 建議用戶在日常的憑證處理過程中預(yù)先對現(xiàn)金流量進(jìn)行分配 這樣操作之后 可以快速 簡單地編制現(xiàn)金流量表 但如果在日常操作中沒有預(yù)先分配現(xiàn)金流量 也可以通過電子報表模 塊中的現(xiàn)金流量表編制向?qū)磉M(jìn)行分配 3 3 往來核銷 往來核銷 新建的賬套 應(yīng)當(dāng)在錄入具有應(yīng)收 應(yīng)付性質(zhì)的科目時進(jìn)行往來核銷 選定分錄 然后單擊 往來核銷 按鈕即可核銷 更詳細(xì)的操作解釋 請參閱 應(yīng)收應(yīng)付 相關(guān)章節(jié) 4 4 業(yè)務(wù)資料 業(yè)務(wù)資料 如果憑證是通過其他單據(jù) 如 收付款單 發(fā)票等 自動生成的 那么在查詢該憑證時單 擊憑證右側(cè) 業(yè)務(wù)資料 按鈕 可以查看到相關(guān)的具體業(yè)務(wù)單據(jù)的內(nèi)容 二 快速錄入憑證分錄和快速生成記賬憑證二 快速錄入憑證分錄和快速生成記賬憑證 在日常財務(wù)處理中 通常會有很多同類的工作 如在一張憑證中有多條分錄對應(yīng)科目相同 只是金額不同 對此情況 系統(tǒng)提供了 復(fù)制分錄 和 打開快速錄入 功能 又如 有多個 憑證分錄一致或幾乎一致只是科目分錄金額不同 系統(tǒng)提供 憑證復(fù)制 調(diào)用樣板憑證 功 能快速處理 快速錄入分錄 復(fù)制或粘貼分錄時 在憑證區(qū)內(nèi)選定要復(fù)制的分錄 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 復(fù)制分錄 或 粘貼分錄 在憑證錄入界面點擊鼠標(biāo)右鍵出現(xiàn) 打開快速錄入 單擊此 項 在錄入一條分錄后 敲擊回車鍵上條分錄自動復(fù)制過入下條 只需添入金額即可 快速生成記賬憑證 憑證復(fù)制時 選定所要復(fù)制的憑證 在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵 選 擇 復(fù)制憑證 后 同樣右鍵單擊 新增憑證 再右鍵 粘貼憑證 即可 在憑證頭錄入界面 右鍵彈出 調(diào)用樣板憑證 單擊該菜單 選定所取樣板即可 三 修改憑證三 修改憑證 單擊 業(yè)務(wù) 菜單下的 憑證列表 進(jìn)入憑證列表窗口 選擇需要修改的憑證后單擊 編輯 按鈕 或單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出菜單中選擇 修改 菜單項 進(jìn)入修改憑證窗口 將光標(biāo)移至需修改處 直接修改即可 6 第一章 總分類賬 注意 只能修改手工錄入的憑證 不允許修改由業(yè)務(wù)單據(jù)生成的憑證 若要修改由業(yè)務(wù)單據(jù)生 成的憑證 須刪除該憑證后調(diào)整相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù) 再重新生成憑證 已復(fù)核的憑證須取消復(fù)核后才能修改 四 刪除憑證四 刪除憑證 單擊日常業(yè)務(wù)列表中的 憑證列表 進(jìn)入憑證列表窗口 選擇需要刪除的憑證后單擊 編輯 按鈕 或單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出菜單中選擇 刪除 菜單項即可刪除該張憑證 需 注意只能修改或刪除自己填制的憑證 不能修改或刪除他人填制的憑證 已復(fù)核的憑證不允許修 改或刪除 確需修改或刪除已復(fù)核憑證時 須由復(fù)核人取消復(fù)核后 制單人才可修改或刪除 五 沖銷記賬憑證五 沖銷記賬憑證 通常情況下 在填制憑證時可以隨意修改憑證 但在憑證復(fù)核 記賬或結(jié)賬之后 必須依 次取消結(jié)賬 取消記賬和取消復(fù)核后方可對其進(jìn)行修改 系統(tǒng)提供沖銷記賬憑證的功能 自動生成指定被沖銷記賬憑證的紅字憑證 但只能沖銷手 工錄入 并且已經(jīng)記賬的憑證 在憑證錄入窗口中單擊 沖銷 按鈕 指定需要沖銷的已記賬 的憑證 包括確定會計年度 會計期間 憑證類型和憑證編號 單擊 確定 后 系統(tǒng)在當(dāng) 前會計期間自動生成一張與所指定記賬憑證對應(yīng)的紅字沖銷憑證 六 作廢記賬憑證六 作廢記賬憑證 在填制憑證的過程中 難免會出錯 對于需作廢的憑證 系統(tǒng)提供 作廢 功能 但已作 廢的憑證不能取消作廢 若要保留原憑證 只能重新輸入 不能作廢他人填制的憑證 不能作 廢已經(jīng)復(fù)核或記賬的憑證 單擊日常業(yè)務(wù)列表中的 憑證列表 進(jìn)入憑證列表窗口 選擇需要作廢的憑證 進(jìn)入該 憑證的修改狀態(tài) 在 作廢 處單擊 出現(xiàn)標(biāo)志 表示作廢成功 也可以在進(jìn)入憑證列表窗口后 在窗口右下角的 全部顯示 處做上顯示標(biāo)志 列 表中將顯示 作廢 欄 選擇需要作廢的憑證 并單擊對應(yīng)的 作廢 欄 使之標(biāo)記為 同樣可作廢該選定的憑證 第一章 總分類賬 7 七 語音報數(shù)七 語音報數(shù) 如果您的計算機(jī)配備有多媒體部件 填制憑證時您可以在憑證體內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出 菜單中選擇 打開語音報數(shù) 打開語音報數(shù)功能 系統(tǒng)就會根據(jù)您錄入的借貸方金額為您自 動報數(shù) 八 預(yù)算報警八 預(yù)算報警 如果您在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置時設(shè)置了 科目預(yù)算 并且在預(yù)算方案中選擇了 自動報警 填制憑證時您就可以通過在憑證體內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵 并在彈出菜單中選擇 打開預(yù)算報警 菜 單項打開預(yù)算報警功能 這樣 當(dāng)某科目在業(yè)務(wù)中的實際發(fā)生數(shù)超過了所設(shè)置的預(yù)算數(shù)時 系 統(tǒng)便會自動給出報警提示 提醒用戶對該項預(yù)算予以及時的控制處理 九 赤字報警九 赤字報警 對于具有現(xiàn)金 銀行性質(zhì)的科目 系統(tǒng)內(nèi)部提供了赤字報警功能 不論在收款單 付款單 還是在憑證中錄入具有現(xiàn)金 銀行性質(zhì)的科目 只要自動報警開關(guān)已打開 系統(tǒng)就會計算該筆 業(yè)務(wù)發(fā)生后該科目的余額 若該余額小于零 系統(tǒng)會彈出報警窗口進(jìn)行提示 十 樣板憑證十 樣板憑證 一張憑證制作完畢后 如果覺得該憑證會經(jīng)常用到 包括摘要 科目都不會變動 只是每 次的發(fā)生額產(chǎn)生變化 就可以使用樣板憑證功能 將該憑證保存為樣板憑證 以便下次制作類 似憑證時 不用輸入重復(fù)部分 只須輸入分錄金額即可 在憑證頭的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇彈出菜單中的 生成樣板憑證 輸入樣板憑證 的編號和名稱 然后保存 調(diào)用樣板憑證時 先進(jìn)入憑證輸入窗口 在憑證頭的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇彈出菜 單中的 調(diào)用樣板憑證 并選擇具體的樣板憑證名稱 系統(tǒng)會自動將樣板憑證的所有分錄 包括摘要 科目 自動復(fù)制到新的憑證窗口中 用戶只須填入各筆分錄的金額即可完成該張 憑證的錄入操作 8 第一章 總分類賬 十一 查詢 整理憑證編號十一 查詢 整理憑證編號 在填制憑證時 系統(tǒng)還特地提供了編號查詢功能 可查詢各類憑證的最大編號 實際張數(shù) 缺號以及作廢的張數(shù) 在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 編號查詢及整理 可查詢到有關(guān)憑證編號的詳細(xì)信 息 其中總單數(shù)指某一會計期間內(nèi)憑證的總數(shù) 包括作廢數(shù) 但不包含缺號數(shù) 使用 編號整理 功能可以對當(dāng)前所有憑證重新編號 保證其編號的連續(xù)性 消除因多次 刪除憑證或網(wǎng)絡(luò)并發(fā)操作情況下可能產(chǎn)生的缺號現(xiàn)象 十二 查詢預(yù)算功能十二 查詢預(yù)算功能 在記賬憑證中 系統(tǒng)提供了 查詢預(yù)算 功能 通過該功能可隨時查詢科目的預(yù)算金額 實際金額以及完成情況 單擊記賬憑證單據(jù)體右鍵菜單中的 預(yù)算查詢 選項 然后設(shè)置需要查詢的預(yù)算方案 幣 種以及年度 系統(tǒng)就會自動的顯示對應(yīng)的預(yù)算信息 第三節(jié)第三節(jié) 復(fù)核憑證復(fù)核憑證 一 復(fù)核一 復(fù)核 憑證必須先復(fù)核 再記賬 雙擊財務(wù)管理模塊總分類賬項下 日常業(yè)務(wù) 中的 憑證復(fù)核 出現(xiàn)記賬憑證列表 選 擇需要復(fù)核的憑證后單擊 編輯 按鈕 或單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 復(fù)核 菜單項即可復(fù)核該 張憑證 系統(tǒng)允許一次復(fù)核多張憑證 但必須在賬套屬性中取消 禁止成批復(fù)核記賬憑證 選項的 選擇 否則不能一次復(fù)核或一次取消復(fù)核多張憑證 若要一次性復(fù)核多張憑證 請按以下方法 操作 確認(rèn)賬套屬性中 禁止成批復(fù)核記賬憑證 選項沒有作上選中標(biāo)志 在憑證列表中單擊 編輯 按鈕 或單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 多張復(fù)核 菜單項 第一章 總分類賬 9 單擊 全部選擇 按鈕 系統(tǒng)會在 選定 欄中做上標(biāo)志 然后單擊 復(fù)核 按鈕 一次將所有憑證進(jìn)行復(fù)核 若要根據(jù)條件選擇來對特定的憑證進(jìn)行復(fù)核 請單擊 條件選擇 按鈕 選擇符合條件的 憑證 然后單擊 復(fù)核 按鈕即可 對于選擇性復(fù)核 除上述操作外 還可在多張復(fù)核窗口中直接選擇憑證進(jìn)行復(fù)核 其操作 步驟為 將光標(biāo)移至需要復(fù)核的憑證處 在其對應(yīng)的 選定 欄中單擊鼠標(biāo) 做上標(biāo)志 然后單擊 復(fù)核 按鈕 當(dāng)復(fù)核過程中發(fā)生操作失誤時 您也可以選擇 取消復(fù)核 功能取消該項復(fù)核操作 具體 操作方法與復(fù)核操作類似 注意 不能復(fù)核或取消復(fù)核本人填制的憑證 不能復(fù)核有 錯誤 標(biāo)志或有 作廢 標(biāo)志的憑證 二 標(biāo)記錯誤憑證二 標(biāo)記錯誤憑證 在復(fù)核時 對錯誤的憑證可注明錯誤信息 待填制憑證的操作員修改憑證后 可清除錯誤 標(biāo)記 使之成為正確的憑證 在憑證中單擊 錯誤 按鈕 系統(tǒng)進(jìn)入 記賬憑證錯誤信息 對話框 Error Reference source not found 3 圖 1 3 輸入有關(guān)的錯誤信息即可 制單人一旦根據(jù)錯誤信息修改憑證后 復(fù)核人員可以再次進(jìn)行檢查 如果沒有錯誤 可以 10 第一章 總分類賬 重新進(jìn)入 記賬憑證錯誤信息 對話框 并單擊 清除錯誤信息 按鈕 這樣 該憑證將不再 被打上 錯誤 標(biāo)記而作為正?？捎脩{證 注意 有 錯誤 標(biāo)志或有 作廢 標(biāo)志的憑證 都不能復(fù)核 記賬 有 作廢 標(biāo)志的憑證 不能參加賬冊 報表的數(shù)據(jù)統(tǒng)計 有 錯誤 標(biāo)志或有 作廢 標(biāo)志的憑證 不能進(jìn)行沖銷 但是有 沖銷 標(biāo)志的憑證 可以有 錯誤 標(biāo)志或 作廢 標(biāo)志 第四節(jié)第四節(jié) 記賬記賬 憑證復(fù)核后 用戶可將記賬憑證登記到相關(guān)賬冊 操作方法與復(fù)核憑證的方法類似 請參 閱 憑證復(fù)核 如果記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤 您可以在憑證列表中單擊 編輯 按鈕 選擇 多張取消 來取消記賬 待將憑證修改后再重新記賬 第五節(jié)第五節(jié) 壞賬準(zhǔn)備壞賬準(zhǔn)備 所謂 壞賬 是指無法收回的應(yīng)收款項 企業(yè)應(yīng)當(dāng)在期末分析各項應(yīng)收款項的可收回性 并預(yù)計可能產(chǎn)生的壞賬損失 計提壞賬準(zhǔn)備 計提壞賬通常要確定兩個因素 一是計提壞賬的方法 應(yīng)收款項余額百分比法 賬齡分析法 銷售百分比法 二是計提壞賬的比例 用戶可以按企業(yè)的歷史數(shù)據(jù) 經(jīng)驗以及債務(wù)單位的實際財務(wù)狀況和 現(xiàn)金流量的情況來設(shè)置計提壞賬比例 系統(tǒng)根據(jù)用戶選擇的計提方法和基礎(chǔ)設(shè)置 自動計算出 本次應(yīng)提的壞賬準(zhǔn)備 并自動生成憑證 一 應(yīng)收款項余額百分比法一 應(yīng)收款項余額百分比法 應(yīng)收款項余額百分比法是按應(yīng)收款項期末余額的一定比例計算提取壞賬準(zhǔn)備的一種方法 第一章 總分類賬 11 1 1 計提方法 計提方法 當(dāng)企業(yè)計提壞賬準(zhǔn)備是根據(jù)應(yīng)收款項的余額 按比例計提時 請在此處選擇應(yīng)收賬款余額 百分比法 Error Reference source not found 4 計提日期指生成壞賬準(zhǔn)備憑證的日期 截止日期決定于計提基數(shù)的范圍并可以修改 重新 決定計提范圍 系統(tǒng)顯示的計提日期和截止日期默認(rèn)為系統(tǒng)登錄日期并可以修改 2 2 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置 設(shè)置需計提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收款項科目 系統(tǒng)默認(rèn)列出所有 應(yīng)收 性質(zhì)的科目 用戶可以 根據(jù)實際情況增加 刪除 還可以新增 非應(yīng)收 性質(zhì)的科目 圖 1 4 設(shè)置壞賬準(zhǔn)備科目和對方科目 當(dāng)所有應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備科目和對方科目相同時 用戶可以在 基礎(chǔ)設(shè)置 頁面中的上端指定壞賬準(zhǔn)備科目和對方科目 系統(tǒng)將自動填列表中應(yīng) 收款項科目相對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備和對方科目 用戶將快速輕松的完成科目設(shè)置 用戶也可以根據(jù) 實際情況在列表中修改單個應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備科目和對方科目 當(dāng)壞賬準(zhǔn)備科目相同的 記錄 對方科目也必須相同 設(shè)置計提比例 用戶根據(jù)企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗確定壞賬準(zhǔn)備的提取比例 不同的應(yīng)收款 項科目可設(shè)置不同的計提比例 3 3 計算結(jié)果 計算結(jié)果 點擊計算結(jié)果頁面 系統(tǒng)按應(yīng)收款項科目的借方余額 計提比例 壞賬準(zhǔn)備科目貸方余額 自動計算出本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 計算結(jié)果框是按應(yīng)收款項借方余額和計提比例計算壞賬準(zhǔn)備金 12 第一章 總分類賬 額 應(yīng)收借方余額 截止日期應(yīng)收科目借方余額 壞賬準(zhǔn)備 等于應(yīng)收款項借方余額乘以計提比例 計提結(jié)果框是計算本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備金額 計提結(jié)果框把計算結(jié)果框中的壞賬準(zhǔn)備金額按 壞賬準(zhǔn)備科目進(jìn)行匯總 再根據(jù)壞賬準(zhǔn)備科目的余額 自動計算出本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 這樣 當(dāng)多個應(yīng)收款項科目對應(yīng)一個壞賬準(zhǔn)備科目時 能精確地計算出本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 壞賬準(zhǔn)備科目余額 截止日期應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備科目的余額 本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 等于壞賬準(zhǔn)備減去壞賬準(zhǔn)備科目余額 此外 壞賬準(zhǔn)備金額和本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備金額可以修改 4 4 生成憑證生成憑證 在憑證設(shè)置頁面選擇所需憑證類型 憑證模板 憑證摘要 預(yù)覽憑證頁面 可瀏覽所生成 的憑證 確認(rèn)無誤后 點 完成 生成憑證 Error Reference source not found 5 圖 1 5 二 賬齡分析法二 賬齡分析法 賬齡分析法是對應(yīng)收款項按賬齡劃分 然后對各賬齡區(qū)間應(yīng)收款項確定不同的估計壞賬的 百分比 據(jù)以確定各賬齡區(qū)間應(yīng)收款項中無法收回的壞賬金額 最后將各區(qū)間應(yīng)收款中估計壞 賬金額加總 求得全部應(yīng)收款項中的壞賬金額 第一章 總分類賬 13 1 1 計提方法 計提方法 當(dāng)企業(yè)計提壞賬準(zhǔn)備是根據(jù)不同賬齡區(qū)間應(yīng)收款項的余額 按相應(yīng)區(qū)間比例計提時 請在 此處選擇賬齡分析法 系統(tǒng)顯示的計提日期和截止日期默認(rèn)為系統(tǒng)登錄日期并可修改 計提日期為生成壞賬準(zhǔn)備 憑證的日期 截止日期決定計提基數(shù)的范圍并可修改 重新決定計提范圍 2 2 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置 設(shè)置需計提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收款項科目 系統(tǒng)默認(rèn)列出所有 應(yīng)收 性質(zhì)的科目 用戶可以 根據(jù)實際情況增加 刪除 賬齡分析法中應(yīng)收科目只能是 應(yīng)收 性質(zhì)的科目 設(shè)置壞賬準(zhǔn)備科目和對應(yīng)的費用科目 在 基礎(chǔ)設(shè)置 頁面上端指定壞賬準(zhǔn)備科目和對方 科目后 系統(tǒng)自動將指定的科目填入所有應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備欄和對應(yīng)科目欄內(nèi) 用戶也 可根據(jù)實際情況修改單個應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備科目和對方科目的設(shè)置 3 3 賬齡區(qū)間 賬齡區(qū)間 系統(tǒng)根據(jù)輸入的天數(shù)自動生成賬齡分析區(qū)間 用戶根據(jù)企業(yè)的實際情況設(shè)置每個賬齡區(qū)間 的估計壞賬率 賬齡分析日期 用戶可以選擇按應(yīng)收款項的開票日或到期日計算應(yīng)收款項的賬齡 分析數(shù)據(jù)范圍 用戶可以根據(jù)企業(yè)實際情況選擇分析數(shù)據(jù)范圍 系統(tǒng)提供了三種分析數(shù)據(jù) 范圍 分析所有往來明細(xì) 分析未核銷往來明細(xì) 多付款項單列分析 分析所有往來明細(xì) 各賬齡區(qū)間的應(yīng)收金額包含所有往來明細(xì) 分析未核銷往來明細(xì) 各賬齡區(qū)間的應(yīng)收金額只包含未核銷的往來明細(xì) 多付款項單列分析 各賬齡區(qū)間的應(yīng)收金額只包含借方未核銷往來明細(xì) 而貸方未核銷數(shù) 據(jù)在多付款項欄單獨列示 多付款項不計提壞賬準(zhǔn)備 4 4 計算結(jié)果 計算結(jié)果 計算結(jié)果框 系統(tǒng)按各賬齡區(qū)間應(yīng)收款項科目的借方余額 壞賬率自動計算出各賬齡區(qū)間 的壞賬準(zhǔn)備 并把各賬齡區(qū)間的壞賬金額匯總 各賬齡區(qū)間壞賬準(zhǔn)備 各賬齡區(qū)間應(yīng)收金額乘 14 第一章 總分類賬 以壞賬率 計提結(jié)果框是計算本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備金額 壞賬準(zhǔn)備科目余額 截止日期應(yīng)收科目對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備科目的期末余額 本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 壞賬準(zhǔn)備減去壞賬準(zhǔn)備科目余額 此外 壞賬準(zhǔn)備金額和本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備金額可以修改 如果壞賬準(zhǔn)備科目或?qū)Ψ娇颇坑?單位核算屬性時 則系統(tǒng)自動計算出的本次計提壞賬準(zhǔn)備金額是不允許修改的 5 5 生成憑證生成憑證 在憑證設(shè)置頁面選擇所需憑證類型 憑證模板 憑證摘要 在預(yù)覽憑證頁面 可瀏覽所生 成的憑證 確認(rèn)無誤后 點擊 完成 生成憑證 三 銷售百分比法三 銷售百分比法 銷售百分比法是按當(dāng)期銷售金額的一定百分比估計壞賬損失的一種方法 1 1 計提方法 計提方法 當(dāng)企業(yè)計提壞賬準(zhǔn)備是根據(jù)銷售收入余額 按一定比例計提時 請在此處選擇銷售百分法 當(dāng)選擇方法為銷售百分比法時 需要輸入計提日期 起止日期 計提日期默認(rèn)為系統(tǒng)登錄日期 計提日期為生成壞賬準(zhǔn)備憑證的日期 起止日期默認(rèn)為當(dāng)前期間的起止日期 可重新輸入日期 決定計提范圍 2 2 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置 此處需要輸入壞賬準(zhǔn)備計入科目 對方科目 銷售收入科目和需要計提的比例 3 3 計算結(jié)果 計算結(jié)果 完成基礎(chǔ)設(shè)置后 點擊下一步可以得到計算結(jié)果 得到本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 軟件提供了修 改功能 可以對壞賬準(zhǔn)備和本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改 銷售收入 起止日期范圍內(nèi) 銷售收入科目的貸方累計發(fā)生額 壞賬準(zhǔn)備 銷售收入乘以計提比例 壞賬準(zhǔn)備余額 截止日期范圍內(nèi)壞賬準(zhǔn)備科目的余額 第一章 總分類賬 15 本次應(yīng)提壞賬準(zhǔn)備 壞賬準(zhǔn)備減壞賬準(zhǔn)備余額 4 4 生成憑證生成憑證 在憑證設(shè)置頁面選擇所需憑證類型 憑證模板 憑證摘要 在預(yù)覽憑證頁面 可瀏覽所生 成的憑證 確認(rèn)無誤后 點擊 完成 生成憑證 第六節(jié)第六節(jié) 減值準(zhǔn)備減值準(zhǔn)備 企業(yè)會計制度 要求對流動資產(chǎn) 長期投資 固定資產(chǎn) 無形資產(chǎn)和在建工程計提減值 準(zhǔn)備 計提壞賬準(zhǔn)備 存貨跌價準(zhǔn)備 固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備在相應(yīng)章節(jié)均作了介紹 對于短期投 資跌價準(zhǔn)備 長期投資減值準(zhǔn)備 委托貸款減值準(zhǔn)備 在建工程減值準(zhǔn)備和無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 我們可以在本系統(tǒng)中 減值準(zhǔn)備 去實現(xiàn) 一 基礎(chǔ)設(shè)置一 基礎(chǔ)設(shè)置 設(shè)置相關(guān)的減值科目和損益科目 如設(shè)置資產(chǎn)類科目 短期投資 的減值準(zhǔn)備科目為 短 期投資跌價準(zhǔn)備 損益科目為 投資收益 計提的短期投資跌價準(zhǔn)備 對資產(chǎn)科目的明細(xì)分 別計提時 應(yīng)在減值準(zhǔn)備科目下設(shè)置明細(xì) 如對 短期投資 明細(xì)科目 股票 債券 等分 別計提減值準(zhǔn)備時 應(yīng)在 短期投資跌價準(zhǔn)備 科目下設(shè)置相應(yīng)明細(xì)科目 二 操作流程二 操作流程 在總分類賬模塊期末業(yè)務(wù)中 點擊 減值準(zhǔn)備 功能項 即可進(jìn)入減值準(zhǔn)備向?qū)?Error Reference source not found 6 計提準(zhǔn)備日期計提準(zhǔn)備日期 設(shè)置計提減值準(zhǔn)備的計提日期 系統(tǒng)將默認(rèn)取系統(tǒng)登錄日期 用戶可修改計提日期 系統(tǒng) 根據(jù)計提日期 確定以后各頁面的取數(shù)范圍 設(shè)置資產(chǎn)科目設(shè)置資產(chǎn)科目 在這個頁面選擇計提減值準(zhǔn)備資產(chǎn)科目 可以選擇末級科目和非末級科目 但不能同時選 擇具有上下級關(guān)系的非末級科目和末級科目如 1101 與 1101 01 就不能同時選擇 16 第一章 總分類賬 錄入市價錄入市價 對應(yīng)資產(chǎn)科目錄入減值準(zhǔn)備科目和損益科目 如資產(chǎn)科目 無形資產(chǎn) 的減值準(zhǔn)備科目為 無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 損益科目為 營業(yè)外支出 計提的無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 在可收回金 額處錄入該資產(chǎn)科目現(xiàn)在的市價后 系統(tǒng)將自動算出本次計提減值準(zhǔn)備 圖 1 6 剖析數(shù)據(jù)項目 賬面成本 系統(tǒng)會根據(jù)第一步錄入的計提日期為截止日期取當(dāng)前資產(chǎn)科目期末余額 已提減值準(zhǔn)備 系統(tǒng)會根據(jù)當(dāng)前計提日期取減值準(zhǔn)備科目的余額 計提前凈額 等于本頁面中 賬面成本 項目數(shù)據(jù)減去 已提減值準(zhǔn)備 項目的數(shù)據(jù) 可收回金額 即現(xiàn)在資產(chǎn)可變現(xiàn)的金額 當(dāng)轉(zhuǎn)回的金額大于已計提減值準(zhǔn)備賬面余額時 只能轉(zhuǎn)回已計提減值準(zhǔn)備 本次計提后凈額等于 賬面成本 減去 已提減值準(zhǔn)備 再減去 本次計提減值準(zhǔn)備 本次計提減值準(zhǔn)備 當(dāng)已提減值準(zhǔn)備等于零時 本次計提減值準(zhǔn)備應(yīng)等于賬面成本減去可 收回金額 當(dāng)已提減值準(zhǔn)備不等于零時 分兩種情況 1 小于賬面成本減去可收回金額 這 時本次計提減值準(zhǔn)備應(yīng)等于賬面成本減去可收回金額再減去已提減值準(zhǔn)備 2 大于賬面成本 減去可收回金額時 本次計提減值準(zhǔn)備應(yīng)等于本次計提減值準(zhǔn)備應(yīng)等于賬面成本減去可收回金 第一章 總分類賬 17 額再減去已提減值準(zhǔn)備 這時結(jié)果為負(fù)即轉(zhuǎn)回已提減值準(zhǔn)備 選擇科目 對需要計提減值準(zhǔn)備的科目打上選擇標(biāo)志 可以使用 全部選擇 全部取消 功能鍵 或直接用鼠標(biāo)在選擇處打上標(biāo)志 欄目設(shè)置 用戶可根據(jù)情況通過 欄目設(shè)置 重新設(shè)置該頁面的顯示欄目 憑證設(shè)置憑證設(shè)置 錄入憑證類型 憑證模板以及摘要 根據(jù)需要選擇憑證生成方式 按相同資產(chǎn)一級科目生成一張憑證 指如果有多行資產(chǎn)的一級科目相同 則將這幾行的計 提數(shù)生成一張憑證 按相同資產(chǎn)明細(xì)科目生成一張憑證 只要資產(chǎn)的明細(xì)科目相同 則生成一張憑證 匯總生成一張憑證 按本次提取的準(zhǔn)備全部生成一張憑證 憑證預(yù)覽憑證預(yù)覽 在憑證預(yù)覽頁面可查看憑證的科目和數(shù)據(jù) 點擊完成后自動生成憑證 實例實例 某公司于 2001 年 6 月 5 日自行研制并申請成功一項專利 入賬價值為 4500 元 由于受假 冒偽劣市場的沖擊 在 2001 年末 其市價大幅度下跌 可收回金額為 2500 元 則在年末 該 公司的會計處理為 借 營業(yè)外支出 計提無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 2000 貸 無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 2000 若經(jīng)過各方努力及相關(guān)法律的出臺 2002 年末該項專利的市價又大幅度回升 可收回凈值 為 6500 元 則會計處理為 借 無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 2000 18 第一章 總分類賬 貸 營業(yè)外支出一計提無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備 2000 第七節(jié)第七節(jié) 科目計息科目計息 如果在對某會計科目進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置時選擇了 計算利息 則可以在該設(shè)定期間期末時使 用科目計息向?qū)ё詣佑嬎阍摽颇吭O(shè)定期間的應(yīng)計利息 并生成相應(yīng)的記賬憑證 單擊期末業(yè)務(wù)中的 科目計息 進(jìn)入 科目計息 對話窗口 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 7 在 計息日期 標(biāo)簽頁中指定 上次計息日期 本次計息日期 以及 適用月利率 本次計息日期必須大于上次計息日期 上次計息日期必須不小于賬套啟用日期 點擊 下一步 或 利息結(jié)轉(zhuǎn) 頁標(biāo)簽 在該頁中設(shè)置 借方科目 和 貸方科目 選 擇需要計算利息的本金科目 在對應(yīng)的 選擇 欄做上標(biāo)記 如果所設(shè)置的借方科目和貸 方科目與所選擇的本金科目有相同的外幣輔助核算 系統(tǒng)就會自動將所設(shè)置的借方科目和貸方科 目填入 借方科目 和 貸方科目 欄 點擊 下一步 或 憑證選項 頁標(biāo)簽 設(shè)置所需的憑證類型和憑證模板 點擊 下一步 或 計算結(jié)果 頁標(biāo)簽 系統(tǒng)將自動計算所選科目在所設(shè)定期間的應(yīng)計利 息 并將計算結(jié)果在該頁予以顯示 圖 1 7 第一章 總分類賬 19 點擊 下一步 或 預(yù)覽憑證 頁標(biāo)簽 可以預(yù)覽到該科目計息業(yè)務(wù)即將生成的憑證的有 關(guān)數(shù)據(jù)信息 點擊 完成 按鈕 進(jìn)入 記賬憑證 單據(jù)窗口 當(dāng)前憑證即是本次科目計息業(yè)務(wù)所生成 的憑證 第八節(jié)第八節(jié) 損益結(jié)轉(zhuǎn)損益結(jié)轉(zhuǎn) 會計期末 損益類科目的余額應(yīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)到 本年利潤 科目中 結(jié)轉(zhuǎn)后 損益類科目的 余額為零 系統(tǒng)可以自動進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)并生成相關(guān)的憑證 單擊期末業(yè)務(wù)中的 損益結(jié)轉(zhuǎn) 出現(xiàn)損益結(jié)轉(zhuǎn)向?qū)?Error Reference source not found 8 在 結(jié)轉(zhuǎn)科目 標(biāo)簽頁中指定本年利潤科目后 選擇轉(zhuǎn)出科目 即需要結(jié)轉(zhuǎn)的科目 系 統(tǒng)自動將指定的本年利潤科目填入轉(zhuǎn)入科目欄內(nèi) 本年利潤科目只需要第一次使用時指定 以 后進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)時系統(tǒng)自動記憶上次指定的本年利潤科目 單擊 下一步 或 憑證選項 頁標(biāo)簽 選擇損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的憑證模板和憑證類型 單擊 下一步 或 生成方式 頁標(biāo)簽 選擇是否生成一張憑證還是多張憑證 完成了以上操作后 就可以預(yù)覽按您的要求生成的憑證了 圖 1 8 注意 20 第一章 總分類賬 和手工結(jié)轉(zhuǎn)憑證一樣 系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證的依據(jù)是已登記在賬簿中的有關(guān)數(shù)據(jù) 因 此 在結(jié)轉(zhuǎn)損益前必須先將所有的憑證記賬 否則 結(jié)轉(zhuǎn)出來的憑證將是一張空白或錯誤的憑 證 行政事業(yè)單位的收支結(jié)轉(zhuǎn)的操作與此類似 只需要指定有關(guān)科目即可自動產(chǎn)生收支結(jié)轉(zhuǎn) 憑證 第九節(jié)第九節(jié) 通用轉(zhuǎn)賬通用轉(zhuǎn)賬 通用轉(zhuǎn)賬 也稱自動轉(zhuǎn)賬 主要用于數(shù)據(jù)來源有一定規(guī)律 在一定時期重復(fù)使用的轉(zhuǎn)賬 憑證的制作 系統(tǒng)根據(jù)用戶定義的數(shù)據(jù)來源 轉(zhuǎn)賬方向 計提或分?jǐn)偟谋壤葍?nèi)容自動生成會 計憑證 本系統(tǒng)可以充分利用現(xiàn)有憑證 賬冊的各種數(shù)據(jù)重新自動生成用戶所需的各種憑證 因為 它靈活的取數(shù)公式和強(qiáng)大的取數(shù)范圍 最大限度地保證了新憑證的數(shù)據(jù)來源 一 定義通用轉(zhuǎn)賬憑證一 定義通用轉(zhuǎn)賬憑證 單擊期末業(yè)務(wù)列表中的 通用轉(zhuǎn)賬 在 通用轉(zhuǎn)賬 窗口單擊 編輯 按鈕 或單擊鼠 標(biāo)右鍵 選擇 新增 菜單項 在 轉(zhuǎn)賬名稱 處輸入通用轉(zhuǎn)賬名稱 這時任意兩張通用轉(zhuǎn) 賬憑證的轉(zhuǎn)賬名稱不能重復(fù) 選擇執(zhí)行周期 根據(jù)幣種選擇憑證模板 根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)內(nèi)容選擇 憑證類型 在 附單據(jù) 處輸入附件張數(shù) 轉(zhuǎn)賬名稱 根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的內(nèi)容 給本次轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)命名 要求簡明扼要 能反映轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù) 的內(nèi)容 如 年末計提壞賬準(zhǔn)備 執(zhí)行周期 根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬周期 系統(tǒng)將其分為每月一次 每年一次和轉(zhuǎn)賬不受期間 限制 執(zhí)行周期為空 三類 當(dāng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)為每月必須且只執(zhí)行一次時 您可以將執(zhí)行周期設(shè)置為 每月一次 當(dāng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)為每年必須且只執(zhí)行一次時 您可以將執(zhí)行周期設(shè)置為 每年一次 如果轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一個期間可能進(jìn)行幾次轉(zhuǎn)賬 或轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)可能幾個期間才進(jìn)行一次轉(zhuǎn)賬 對 于這類沒有時間規(guī)律的轉(zhuǎn)賬 您也可以不設(shè)置執(zhí)行周期 第一章 總分類賬 21 在 摘要 處輸入該張通用轉(zhuǎn)賬憑證的摘要內(nèi)容 選擇科目 確定生成憑證時該筆分錄的 數(shù)據(jù)方向和科目性質(zhì) 選擇本次取數(shù)公式的幣種 若科目無外幣核算 系統(tǒng)默認(rèn)為本位幣且不 能選擇幣種 科目 根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容來確定通用轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)出 轉(zhuǎn)入科目 轉(zhuǎn)出科目即原數(shù) 據(jù)科目 轉(zhuǎn)入科目即目標(biāo)數(shù)據(jù)科目 系統(tǒng)允許轉(zhuǎn)出科目是一個非末級的科目 但當(dāng)轉(zhuǎn)入科目和 轉(zhuǎn)出科目都是非末級科目時 系統(tǒng)要求該轉(zhuǎn)入科目的結(jié)構(gòu)與轉(zhuǎn)出科目完全相同 這樣才能實現(xiàn) 它們的子目及明細(xì)科目間的自動轉(zhuǎn)賬 否則 應(yīng)當(dāng)將該筆轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)拆分為多個分錄來實現(xiàn)數(shù)據(jù) 的結(jié)轉(zhuǎn) 若轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入科目均為非末級科目 系統(tǒng)要求兩個科目的結(jié)構(gòu)必須完全相同 即這兩 個科目的輔助核算相同 并且其下級科目的個數(shù) 層數(shù) 編碼及輔助核算也都相同 例如 科 目 501 有 501 01 和 501 02 兩個明細(xì)科目 無輔助核算 科目 321 01 有 321 01 01 和 321 01 02 兩個明細(xì)科目 也無輔助核算 則科目 501 與科目 321 01 的結(jié)構(gòu)相同 方向 指通用轉(zhuǎn)賬憑證分錄的數(shù)據(jù)方向 一般根據(jù)科目的轉(zhuǎn)賬內(nèi)容設(shè)置 若設(shè)置該方向為 借方 則生成轉(zhuǎn)賬憑證時該筆分錄的數(shù)據(jù)就在借方 性質(zhì) 系統(tǒng)將其分為轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入兩類 它決定數(shù)據(jù)的來源及去向 決定系統(tǒng)取數(shù)的先后順 序和公式定義位置 系統(tǒng)先將性質(zhì)為 轉(zhuǎn)出 的分錄的數(shù)據(jù)取出 然后將取出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到性質(zhì) 為 轉(zhuǎn)入 的分錄 注意 系統(tǒng)要求一張通用轉(zhuǎn)賬憑證必須有轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入分錄 一張通用轉(zhuǎn)賬憑證可以有多筆 轉(zhuǎn)出分錄 但只能有一筆轉(zhuǎn)入分錄 如果性質(zhì)為 轉(zhuǎn)入 的分錄中的科目是非末級科目時 系 統(tǒng)只允許有一筆性質(zhì)為 轉(zhuǎn)出 的分錄 根據(jù)科目輔助核算屬性 將光標(biāo)移至需定義公式的欄目 原幣公式 本幣公式 數(shù)量公式 錄入取數(shù)公式 一個取數(shù)公式主要包括取數(shù)模塊 取數(shù)條件 數(shù)據(jù)類型 幣別和數(shù)據(jù)項目五個 要素 現(xiàn)以定義本幣公式講解定義取數(shù)公式的具體操作步驟 單擊 本幣公式 欄后的 出現(xiàn) 取數(shù)公式 對話框 Error Reference source not found 9 選擇公式取數(shù)模塊 總賬 明細(xì)賬 應(yīng)收賬款 應(yīng)付賬款 現(xiàn)金銀行 工資 固定資產(chǎn) 預(yù)算 電子表 采購 存貨 銷售等 若從總賬中取數(shù) 用鼠標(biāo)單擊 總賬 處即可 取數(shù)公式對話框中所列出的總賬 明細(xì)賬不是通常意義上的含義 實際上 在 總賬 中 22 第一章 總分類賬 根據(jù)所指定的科目 可以取出該科目下任意級次科目賬冊中的有關(guān)數(shù)據(jù) 包括期初 期末余額 而在 明細(xì)賬 中 系統(tǒng)僅針對憑證取數(shù) 即只能取出憑證中涉及到的借方或貸方的發(fā)生額 數(shù)據(jù) 如果選擇 電子表 標(biāo)簽 就可以從金算盤的電子表文件中某個 或多個 單元格中取到 數(shù)據(jù) 實際上 電子報表本身可以從財務(wù)管理系統(tǒng)取到數(shù)據(jù) 通過定義電子報表本身的運算關(guān) 系 可以得到所需要的結(jié)果 而通過定義通用轉(zhuǎn)賬憑證又可以自動將電子報表的運算結(jié)果取出 用以生成記賬憑證 因此 從一定意義上說 電子報表和通用轉(zhuǎn)賬的結(jié)合 補充和加強(qiáng)了本系 統(tǒng)的財務(wù)核算功能 圖 1 9 定義取數(shù)公式基本條件 例 指定取數(shù)日期 用鼠標(biāo)單擊 可選項目 中的 日期 在 條件設(shè)置 中通過下拉按鈕選擇取數(shù)數(shù)據(jù)日期 若為本期 用鼠標(biāo)單擊 本期 在 已 選條件 處將顯示出取數(shù)日期條件 如果將取數(shù)日期定為本期 系統(tǒng)將會按照當(dāng)前進(jìn)入系統(tǒng)時的會計周期來確定提取數(shù)據(jù)的具 體日期 這樣 在系統(tǒng)進(jìn)入下一個會計周期時 就會自動按照新的日期來提取數(shù)據(jù) 定義取數(shù)公式基本條件 例 確定數(shù)據(jù)來源科目 系統(tǒng)默認(rèn)為 當(dāng)前科目 即通用轉(zhuǎn)賬 第一章 總分類賬 23 憑證中定義的當(dāng)前分錄的科目 也可通過下拉按鈕重新選擇 選擇 所有 則表示取本套賬中 所有科目的數(shù)據(jù) 選擇 選擇科目 系統(tǒng)會彈出 選擇科目 對話框 Error Reference source not found 0 用戶可通過和按鈕選擇所需科目 系統(tǒng)將在 已選科目 處列示出已選擇的科 目 注意 若將一個非末級科目轉(zhuǎn)入一個末級科目 在設(shè)置取數(shù)公式時 科目必須為 當(dāng)前科目 即在 通用轉(zhuǎn)賬憑證 分錄中所指定的轉(zhuǎn)出科目 實際上 分錄中指定的科目決定了產(chǎn)生憑證 時所生成的分錄數(shù) 比如 551 科目下有 551 01 551 02 和 551 03 三個明細(xì)科目 如果在 通 用轉(zhuǎn)賬憑證 分錄中指定轉(zhuǎn)出科目為 551 系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生三筆分錄 分別對應(yīng)三個明細(xì)科 目 因為憑證中所涉及到的科目必須是明細(xì)科目 而每個分錄具體的數(shù)據(jù) 取決于在取數(shù)公 式中所確定的科目 如果在取數(shù)公式中將科目定為 當(dāng)前科目 系統(tǒng)會取出所指定的各個明 細(xì)科目的有關(guān)數(shù)據(jù) 如期末余額 并依次填入對應(yīng)的三筆明細(xì)科目分錄中 即 當(dāng)前科目 是一個可以變化的科目 系統(tǒng)會根據(jù)憑證產(chǎn)生時的具體情況進(jìn)行調(diào)整 分別變成 551 01 551 02 等各個明細(xì)科目 如果在取數(shù)公式中將科目定為 551 系統(tǒng)仍然會產(chǎn)生三筆明細(xì)科目分錄 但各個分錄的數(shù)據(jù)被確定為總賬科目 551 的數(shù)據(jù) 圖 1 10 如果將一個非末級科目轉(zhuǎn)入一個與其結(jié)構(gòu)完全相同的轉(zhuǎn)入科目 那么 在設(shè)計轉(zhuǎn)出科目 的取數(shù)公式時 科目應(yīng)設(shè)為 當(dāng)前科目 此時如果轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入科目還設(shè)有部門和單位等輔助 核算 則在取數(shù)條件中 還應(yīng)將部門和單位設(shè)為 當(dāng)前部門 和 當(dāng)前單位 這樣 系統(tǒng)在 生成記賬憑證時就會將轉(zhuǎn)出科目的每個明細(xì)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到轉(zhuǎn)入科目的相應(yīng)的明細(xì)科目中去 24 第一章 總分類賬 在數(shù)據(jù)區(qū)域選擇本次取數(shù)類型 通過下拉按鈕選擇 金額 或者 數(shù)量 在 幣別 處選擇取數(shù)幣種為 折本位幣 或者 原幣 選擇數(shù)據(jù)項目 通過和按鈕選擇本次取數(shù)項目 期初余額等 將設(shè)置的條件 數(shù)據(jù)項目等添加到公式編輯框 單擊 加入公式 按鈕 系統(tǒng)即將用戶所 定義的取數(shù)條件 取數(shù)類型 幣種及數(shù)據(jù)項目等內(nèi)容以公式形式添加至公式編輯框 若已定義公式還需與其他公式或表達(dá)式發(fā)生四則運算 用鼠標(biāo)單擊 運算符 中所需的四 則運算符 隨后輸入表達(dá)式或繼續(xù)定義取數(shù)公式 公式定義完畢 單擊 公式校驗 按鈕校驗公式 系統(tǒng)會給出校驗報告 若公式有錯或為 空 不允許存盤退出 若需清除錯誤公式重新定義公式 可單擊 清除公式 按鈕 系統(tǒng)會將 原定義公式全部清除 若公式校驗無誤 可單擊 確定 按鈕存盤退出 取數(shù)公式 對話框 輸入轉(zhuǎn)入分錄摘要 選擇錄入轉(zhuǎn)入科目 確定轉(zhuǎn)入科目方向 單擊 預(yù)覽憑證 按鈕 在有數(shù)據(jù)的情況下 可以即時查看由本張通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記 賬憑證 二 執(zhí)行通用轉(zhuǎn)賬二 執(zhí)行通用轉(zhuǎn)賬 定義通用轉(zhuǎn)賬憑證后 應(yīng)根據(jù)轉(zhuǎn)賬周期進(jìn)行 執(zhí)行轉(zhuǎn)賬 操作 才能生成所需憑證 在 通用轉(zhuǎn)賬列表 中選擇需要進(jìn)行 執(zhí)行轉(zhuǎn)賬 操作的通用轉(zhuǎn)賬憑證 用鼠標(biāo)直接單擊 該通用轉(zhuǎn)賬憑證前的 選擇 欄 作上標(biāo)志 或單擊 轉(zhuǎn)賬 按鈕 選擇 全部選擇 項 將所有通用轉(zhuǎn)賬憑證作上標(biāo)志 單擊 通用轉(zhuǎn)賬列表 左下角的 轉(zhuǎn)賬 按鈕 選擇 執(zhí)行轉(zhuǎn)賬 菜單項 在系統(tǒng)提示信 息下確定是否確實需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬 如果您在提示信息對話框中選擇了 是 系統(tǒng)自動根據(jù)通用轉(zhuǎn)賬憑證所定義的項目和公 式生成記賬憑證 并在通用轉(zhuǎn)賬列表中的 最近轉(zhuǎn)賬時間 及 執(zhí)行 欄填入當(dāng)前執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的 時間及執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員 注意 第一章 總分類賬 25 如果需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行周期為每期一次或每年一次 系統(tǒng)將檢查該通 用轉(zhuǎn)賬憑證在本期是否已經(jīng)執(zhí)行過轉(zhuǎn)賬 如果已經(jīng)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬并且生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或記 賬 系統(tǒng)將給出相應(yīng)提示并退出轉(zhuǎn)賬操作 如果生成的記賬憑證沒有復(fù)核 再次生成的憑證將 覆蓋原有憑證 存在多張通用轉(zhuǎn)賬憑證時 若對全部轉(zhuǎn)賬憑證同時執(zhí)行轉(zhuǎn)賬 考慮到各轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)之間可 能須遵循一定的先后順序 需要在執(zhí)行轉(zhuǎn)賬之前對各轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行順序進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整 在 通用轉(zhuǎn)賬列表 窗口中的通用轉(zhuǎn)賬憑證的排列順序即為轉(zhuǎn)賬的順序 如果需要對某一 通用轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬順序進(jìn)行調(diào)整 只須先將藍(lán)色光條移到該通用轉(zhuǎn)賬憑證 然后單擊窗口右 邊的上移按鈕或下移按鈕 移動該通用轉(zhuǎn)賬憑證在列表中的順序即可 在實際工作中 有時需要取消已經(jīng)執(zhí)行的轉(zhuǎn)賬操作 使系統(tǒng)自動刪除已經(jīng)生成的記賬憑 證 本系統(tǒng)為用戶提供了這種功能 其具體操作方法如下 在通用轉(zhuǎn)賬列表中 將需要取消轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證作上標(biāo)志 單擊通用轉(zhuǎn)賬列表窗口左下角的 轉(zhuǎn)賬 按鈕 在彈出菜單中選擇 取消轉(zhuǎn)賬 項 在系 統(tǒng)提示框中選擇 是 即可取消轉(zhuǎn)賬 由該通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記賬憑證同時被系統(tǒng)自動刪 除 通用轉(zhuǎn)賬憑證列表中的 最近轉(zhuǎn)賬時間 欄也已經(jīng)修復(fù)為上一次的轉(zhuǎn)賬時間 執(zhí)行 欄 自動調(diào)整為上一次執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員 如果由通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或已經(jīng)記賬 則無法取消轉(zhuǎn)賬 第十節(jié)第十節(jié) 期末調(diào)匯期末調(diào)匯 有外幣業(yè)務(wù)的企業(yè)在日常發(fā)生外幣業(yè)務(wù)時 一般以當(dāng)日或期初的國家外匯牌價折合人民幣 記賬 在月末 季末或年末 將外幣余額按期末國家外匯牌價折合為人民幣 作為外幣賬戶的 期末人民幣余額 期末折合后的人民幣余額與原賬面人民幣余額的差額 作為匯兌損益 填制 相應(yīng)的匯兌損益憑證 本系統(tǒng)的 期末調(diào)匯 功能 將輕松 自如地完成手工操作下繁瑣的期 末調(diào)匯工作 在期末業(yè)務(wù)列表中單擊 期末調(diào)匯 出現(xiàn) 期末調(diào)匯 向?qū)?Error Reference source not found 11 26 第一章 總分類賬 圖 1 11 在 幣種 欄中 列有除本位幣以外的所有幣種 系統(tǒng)自動將 幣種匯率 編碼中最近時 間的匯率填入 匯率 欄 若幣種匯率編碼中未輸入?yún)R率 匯率則為零 該匯率可據(jù)實修 改 指定在進(jìn)行期末調(diào)匯操作后所計算出的匯兌收益或損失應(yīng)計入哪一個科目 一般納入當(dāng)期 損益中 列入 財務(wù)費用 匯兌損益 科目 該處可選擇錄入 可手工錄入 也可以即時新 增科目錄入 在 憑證選項 處設(shè)置本次調(diào)匯將生成憑證的憑證模板和憑證類型 在 生成方式 處選擇本次調(diào)匯將生成憑證的生成方式 系統(tǒng)提供了三種生成方式 匯兌 損失憑證 匯兌收益憑證 匯兌損益憑證 可根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點 選擇不同的方式 來生成 憑證 在 預(yù)覽憑證 處 可以預(yù)先查看本次的調(diào)匯憑證 該憑證由系統(tǒng)按照前面指定的期末匯 率 匯兌損益科目 憑證模板和類型以及憑證的生成方式自動生成 默認(rèn)的憑證摘要內(nèi)容為 匯兌損益 可重新輸入 通過預(yù)覽憑證 在確認(rèn)數(shù)據(jù)正確無誤的情況下 單擊 完成 正式生成記賬憑證 注意 有多種外幣和多個科目調(diào)匯時 所有幣種和科目生成一張期末調(diào)匯憑證 通過期末調(diào)匯生成的憑證不能修改 第一章 總分類賬 27 期末調(diào)匯后 如果本期又發(fā)生外幣業(yè)務(wù) 可將原有期末調(diào)匯憑證記賬后 再重新指定期 末匯率 再一次生成期末調(diào)匯憑證 第十一節(jié)第十一節(jié) 期末結(jié)賬期末結(jié)賬 本系統(tǒng)提供分模塊結(jié)賬功能 您只須進(jìn)入各操作模塊并按期末結(jié)賬向?qū)У奶崾局鸩讲僮骷?可輕松對各模塊結(jié)賬 在本系統(tǒng)中 各模塊功能相對獨立 對一個模塊結(jié)賬后 不會影響到其 他模塊的正常操作 各模塊期末結(jié)賬的具體操作步驟基本類似 下面以財務(wù)模塊期末結(jié)賬為例進(jìn)行說明 一 執(zhí)行結(jié)賬一 執(zhí)行結(jié)賬 單擊期末業(yè)務(wù)列表中的 期末結(jié)賬 將光標(biāo)移至需結(jié)賬的期間 選定待結(jié)賬的月份 同時 選擇是否對其他模塊一并結(jié)賬 如果選擇了 對其他模塊一并結(jié)賬 在進(jìn)行下一 步時系統(tǒng)檢查其他所有模塊是否滿足結(jié)賬的要求 即 當(dāng)前期間是否為其他所有模塊沒有結(jié)賬 的最后一個期間 當(dāng)前操作員是否具有其他所有模塊的結(jié)賬權(quán)限 如果不滿足上述結(jié)賬條件 系統(tǒng)將給出相關(guān)提示并自動取消該項設(shè)置 如果滿足結(jié)賬條件 則可進(jìn)入下一步的操作 在完 成對財務(wù)模塊結(jié)賬的同時對其他所有模塊的對應(yīng)期間均作上結(jié)賬標(biāo)志 單擊 下一步 或單擊 結(jié)賬報告 頁標(biāo)簽 進(jìn)入結(jié)賬報告窗口 從結(jié)賬報告中 您可查看到本期為止您的資產(chǎn)總數(shù) 負(fù)債及權(quán)益總數(shù) 您在本期的經(jīng)營結(jié) 果及盈虧數(shù) 以及本期所填制憑證的總張數(shù) 當(dāng)所選擇的待結(jié)賬期間是已結(jié)賬期間或不是未結(jié) 賬的第一個期間時 系統(tǒng)不允許對該期間結(jié)賬 并會給出相應(yīng)的提示 如果存在本期損益類科目未結(jié)平 期末未計提折舊 期末未進(jìn)行期末調(diào)匯 有外幣核算時 憑證編號不連續(xù) 系統(tǒng)會自動提示 如果選擇了 對其他模塊一并結(jié)賬 則在結(jié)賬報告中將一并顯示所有模塊的結(jié)賬報告 如果您確信當(dāng)前會計期間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已處理完畢 請單擊 下一步 或單擊 執(zhí)行結(jié)賬 頁標(biāo)簽 然后單擊 完成 按鈕完成結(jié)賬工作 并根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行數(shù)據(jù)備份 注意 28 第一章 總分類賬 除非是在年末 否則 即使系統(tǒng)給予提示 您也可自行選擇是否繼續(xù)執(zhí)行結(jié)賬 從系統(tǒng)啟用日期算起 上月未結(jié)賬 本月不允許結(jié)賬 本期有未記賬憑證 本期不允許結(jié)賬 結(jié)賬后 在本會計期間內(nèi)不允許再填制憑證 期初余額未平衡 本期不允許結(jié)賬 本期有錯誤憑證未修改 本期不允許結(jié)賬 本期有固定資產(chǎn)變動卡片未生成相應(yīng)憑證 在固定資產(chǎn)增加窗口中選擇了 不生成憑證 選項時除外 本期不允許結(jié)賬 二 取消結(jié)賬二 取消結(jié)賬 如果要取消結(jié)賬 請單擊期末業(yè)務(wù)列表中的 取消結(jié)賬 單擊需要取消結(jié)賬的月份 選擇是否 一并取消其他模塊的結(jié)賬 如果選擇了 一并取消其他模塊的結(jié)賬 則進(jìn) 入下一步時 系統(tǒng)將檢查其他所有模塊在所選擇的期間是否均滿足取消結(jié)賬的要求 即 所有 其他模塊的該期間是否均為已結(jié)賬的最后一個期間 當(dāng)前操作員是否具有對其他所有模塊取消