提高風險意識,加強風險管理,深化項目精細管理案例分析.doc

提高風險意識，加強風險管理，深化項目精細管理案例分析第一個方面：工程項目活動以合同為準繩，加強過程控制，提高合同履約率，重視開源節(jié)流，做好工程結算，提高區(qū)域贏利能力。以這個題目，從“投標評審、合同簽約、過程履約、成本管理、開源節(jié)流、分包招標、工程結算”等方面說明,重點講述21個典型案例: 一、招投標文件的評審 大家知道，發(fā)包人發(fā)出的招標文件是“要約邀請”，不是要約，而我們向發(fā)包人投遞的投標書（含承諾）是“要約”，發(fā)包人向我們發(fā)出的中標通知書是“承諾”，發(fā)包人一旦發(fā)出中標通知書，合同即成立！ 可見，合同的風險管理應從招投標階段開始，更為重要的是，隨著建筑市場的慘烈競爭，發(fā)包人往往通過招標文件將很多的風險轉移給我們，特別是市場的、技術的和工期的風險。施工總包合同是維系我們與發(fā)包人的唯一紐帶，合同管理又是我們建筑企業(yè)管理的靈魂，是我們企業(yè)風險管理的源頭。 所以，在招投標階段，我們應加強對招標文件特別是作為招標文件附件的合同條件進行認真閱讀和分析；盡管評審往往難以實質改變招標文件，但，我們評審的目的不是去實行性地改變發(fā)包人的招標文件，而是要通過招標文件的認真評審切實洞悉投標項目的各個目標要求與風險，做出恰當?shù)摹⒑侠淼?、有相對競爭力的投標文件，并做出相應的隱蔽性的對策，為得標后的效益創(chuàng)造提供條件。 下面，就招投標文件的評審，我簡單說明注意哪些問題： （一）評審注意的方面： 、認真審查發(fā)包人主體資格及信用狀況 案例1：濟南財稅大廈工程，已經交付使用7年多了，但合同對方履約合同不利，拖欠我們公司工程款1000多萬元，嚴重損害了我們的利益。這個項目的合同條件是個非常好的，但在經營階段有兩點我們沒有重視：一是合同對方是否適格，二是該項目手續(xù)是否齊全。當時經營階段的疏忽，為我們現(xiàn)在的維權留下了弊端。 因為這個項目的手續(xù)不齊全，發(fā)包人的合同主體也有瑕疵，給我們訴訟帶來了很大的被動。當然，該項目竣工后我們也沒有做好客戶關系管理，沒有重視對方的企業(yè)年檢和信息跟蹤，工程尾款的風險管理也不夠，導致該業(yè)主的企業(yè)資質已吊銷，人去樓空，維權困難重重。 所以，在營銷階段，審查發(fā)包人主體資格及信用狀況是一項重要的準備工作：一是發(fā)包人的主體資格是否合法，二是發(fā)包人建設資金是否已落實，三是發(fā)包人的信用狀況，是否有不良記錄，這為將來合同能得到及時、完全地履行奠定一個良好的基礎。 2、認真審查與充分把握項目工期、質量、結算、付款、違約責任等主要合同條件，為減少市場風險奠定基礎。 案例2：不科學的投標工期 2007年5月，西北公司在寧夏大武口承接了一個地下一層、地上三層、局部四層的、由八個區(qū)組成的建筑面積六萬多平方米的行政與科技文化中心項目，工期為167天。 背景：發(fā)包人招標文件要求的工期就是167天。 現(xiàn)實：距離該項目開工已經過去近兩年！ 同志們：這就是現(xiàn)實，我們必須直面現(xiàn)實，有句話：科學來不得半點虛假，工期也自有其合理的工期，決策者千萬不要拍腦袋。 盡管，后來也與業(yè)主有工期順延的書面資料，但我們已付出了很多。 案例3：無法實現(xiàn)的質量等目標 2003年，公司在鄭州承接了一個由5個多層框架結構組成的群體項目，建筑面積為3萬平方米，我們的投標承諾質量目標為“魯班獎”，并承諾在業(yè)主資金不到位的情況下連續(xù)施工五個月不停工（該項目工期為290天）。 背景：質量目標自報，但達不到罰款40萬元，我們也承諾了質量、工期違約金各66萬。 現(xiàn)實：大家應該比我更清楚魯班獎的評定條件，這樣的項目很難會評為魯班獎。 而且，當時市場鋼材價格已到2900元/噸，而報價為2700元/噸，為什么要簽這樣條款的合同呢？我親自落實我們這個項目的經營人員?；卮鹗牵何覀兘浝碚f了，合同簽訂后和校領導簽一個備忘錄，達不到魯班獎也可以；實際上,我們成了最大的受害者。 結果：竣工后，經過分公司、項目部的一起努力，通過積極溝通，補辦簽證，調換資料（包括收回已遞交的結算書）等非常措施，結算效益370多萬，把本已虧損幾百萬的即將事實扭轉過來，風險多大，何等艱難！ 案例4：風險很大的結算條款 2006年，青島公司承接了一個建筑面積28萬平方米的項目，濰坊白浪金沙廣場，其中，有一條關于進度報量和竣工結算的條款：“承包人上報的報量與結算不得超出5%，否則，按照審定數(shù)額的10%罰款，直接從竣工結算中扣除”，明顯的霸王條款！ 現(xiàn)實：我們項目商務經理的業(yè)務水平參差不齊，業(yè)務素質高的商務經理也難保就不出差錯，但是，一旦出差錯，10%的罰款決不是小數(shù)目，而且，這樣的約定也不利于最后的竣工結算工作。 說明：假設1000萬元的工作量，若遍報1051萬元，則罰款100010%=100萬！ 結果：在該項目議標的過程中，我們提出其不合理性，并提出我們的建議，最后雙方達成的協(xié)議為：處罰按超過部分的3%。 出現(xiàn)上述同樣的情況，則罰款：513%=1.53萬。 這樣，一旦有差錯或為了多收款多報工程量或為竣工結算準備的技術處理等問題，最后，處罰的數(shù)額就非常小了。 案例5：條件苛刻的違約責任 2008年底，公司在廣州承接了一個地產項目，20萬平米，項目毛利尚可，但是，招標文件規(guī)定：“發(fā)包人、設計、監(jiān)理和其他承包方等的圖紙、指令和活動等非乙方原因導致的停窩工，發(fā)包人只確認工期順延，不承擔任何經濟損失”，很明顯是顯失公平的合同條款（依據(jù)我國合同法第54條規(guī)定：1、因重大誤解訂立的；2、在訂立合同時顯失公平的；當事人一方有權請求人民法院或者仲裁機構變更或者撤銷）。 情況：該招標文件沒有進行評審，在合同評審過程中有提出，但經過分公司與發(fā)包人的溝通結果表示不可修改；該合同在我司停放一個多月也沒有蓋章，發(fā)包人先后兩次發(fā)函：不在要求的時間內送到，表示放棄該項目。 結果：我們沒有放棄進一步洽商的努力，在局有關領導的支持下，第二次去洽商，經過近兩個小時的談判，業(yè)主最后同意：“非乙方原因導致的停窩工，單次連續(xù)停窩工10天以內的，發(fā)包人只確認工期順延，不承擔經濟損失，單次連續(xù)停窩工10天以上的，發(fā)包人既確認工期順延，也承擔給乙方經濟損失”。而且，這樣約定也隱含了兩點：一是單次連續(xù)停窩工10天以上的，發(fā)包人承擔的損失自停窩工之日起計算，二是只要不是乙方原因導致的停窩工損失，都由發(fā)包人承擔損失。 體會：找足理由，決不放棄，就有好結果。 3、核實工程量清單與清楚報價要求 案例6：過大的清單量的合理對策 2007年底，上海公司在投標的靜安香格里拉項目，通過核算工程量發(fā)現(xiàn)有一個變形縫子目的工程數(shù)量超乎常規(guī)，按照市場價格計算結果會高出實際接近2000萬元。 現(xiàn)實：我們依據(jù)圖紙的真實數(shù)量與市場價來計算該項的實際成本，對投標單價做了調低處理，盡管，該項目沒有中標，但在同一報價水平上的情況下，我們是有競爭力的。 原因：我們分析，我們的競爭對手可能做了招標文件編制者的工作，故意把數(shù)量加大，目的是使我們報出的價格失去競爭力。所以，投標階段認真分析清單量是非常重要的，對報價的科學與合理，對風險的轉移，對將來的索賠等，都是不可或缺的第一步。 所以，一方面，要組織經驗豐富的項目商務經理，認真核實工程量清單，為報價做積極準備，無論是單價包干還是合同總價包干，把握清單量的準確性，都是至關重要的；另一個方面，清楚報價內容及要求，道理非常簡單，這對報價的最終結果影響很大。 案例7：模糊的報價范圍的經濟損失 2001年，公司投了一個國家梁庫項目，交納了5萬元的投標保證金，工程造價大約3000多萬，應該說我們是發(fā)包人的第一入選單位，因為我們在梁山與其有過合作。 現(xiàn)實：就安裝的室外部分是否包括在報價范圍內，我們的報價人員自己認為不包括，所以，也就沒有計算在內。 結果：發(fā)包人認為招標文件書寫清楚，應在報價之內，當時招標文件也明確說明，沒有列項的視為包含在其它項目中。最終，公司沒有為了得標去承擔200萬元的經濟風險，最后放棄了中標，也失去了5萬元的投標保證金。 還有一點，提醒大家注意：清單子目具體，具體做法、材料品牌、產地或內容或說明可能不詳。對這類的子目報價，商務人員一定要做認真分析，必要時與技術人員、擬派的項目經理溝通，不必事事在招標文件答疑中問個清楚，給自己將來的開源斷了后路。 比如，鐵欄桿不扶手，沒有具體做法，就不要問了，按照當?shù)爻Ｒ?guī)做法和較低的市場價考慮即可，尤其，投標時實行總價評標的時候。將來，可以通過圖紙會審或設計變更來做文章啊。 （二）投標文件的成本分析 不知道大家是否贊同我這個觀點：不做成本分析的報價是盲目的報價，不尊重成本分析結果的報價是“自我滅亡”的報價！ 案例8：拍腦袋的決策是最大的浪費 2007年的一深夜，我接到一分公司合約科長的電話，說是他們在定一個標，總價包干項目，大概3000萬左右，價格很低了，已經低于他分析的成本（含稅）100多萬了，分公司領導說還要下調，他左右不了，向我反映。我要他立即給我把他測算成本給我發(fā)了過來，我看了之后，發(fā)現(xiàn)不止200萬，我非常擔憂，并親自電話給那位仁兄，得到回答：有很多索賠機會，而且，利用其他項目上的廢舊物資，可以節(jié)省很多現(xiàn)場臨設和模板等開支。 事實：從其他項目上調配的物資不是錢嗎？！索賠機會是有，但風險是多大啊。 結果：項目中標了，現(xiàn)在，以標價分離結果看將虧損460多萬元，達到16%的負差！項目正在實施，我們也及時提出了索賠的途徑和意見，目前，通過分公司的積極運做，該項目已獲得了一些補償，但尚未取得滿意結果，我們還會繼續(xù)關注這個項目，幫助我們項目部能夠禰補這個虧空，這是我們所期待的。 （三）投標文件的方案優(yōu)化 案例9：2008年一房地產開發(fā)公司到山東省高院上訴我司，意在推翻地方中院的一審判決，其中，涉及到一個使用了竹膠板沒有抹灰是否計算抹灰的問題，我們主張：使用了竹膠板增大了我們的措施費用，我們要么不計算竹膠板，仍應按圖紙計算內墻天棚抹灰，要么計算竹膠板，不再按圖紙計算內墻天棚抹灰；對方卻以技術標書有句話而不同意我們的觀點。我們的技術標書有這樣一句話：為了降低項目成本保證工程質量，我司使用竹膠板作為模板體系。 事實：之前，為了其他項目的結算工作，我們去省定額站取得了其書面回復：“使用竹膠板的，竹膠板不另計算，內墻天棚抹灰仍按圖紙計算”。但是，一經訴訟，經過高院的造價鑒定，因為有技術標書的那個表述，省定額站主管人員也愛莫能助了，省站負責人給我電話說：沒有技術標書的那個話是可以計算抹灰的。 結果：因為技術標書用詞不當或不妥，60多萬的抹灰受益沒有計算回來。所以，投標文件不僅要滿足招標文件和投標要求，也要技術先進、經濟合理，更要與商務標書相吻合，用詞恰當。 可見，無論是技術、商務還是營銷，也無論是經營負責人還是分公司領導，都要充分重視招投標文件的評審，包括質量目標、工期目標，特別是成本的周密分析，為合理報價提供可靠的依據(jù)，為事后開源創(chuàng)造良好條件。 二、分供合同簽約注意的幾個方面 1、嚴格采用書面形式，禁止采取口頭協(xié)議。 案例10：公司一原附屬單位，欠分包單位工程款100多萬元，在過了合同約定支付的期限后，與分包單位簽訂了一個還款協(xié)議，約定分四次支付，并約定在最后一筆款項沒有按時支付的情況下，支付分包單位20萬元的違約金。 事實：前三次款項都基本按時支付了，最后一筆款項沒有按時支付，據(jù)公司當事人說：事前與分包單位進行了電話溝通，對方同意延遲幾天支付；然而，支付期限剛過一天，我們就收到了法院送來的訴狀。 結果：因為口頭協(xié)議和承諾在產生爭議時，提供證據(jù)非常困難，而且也不符合國家建筑法與合同法的規(guī)定，不受法律保護。最后，我們不得不吞下自己親手釀造的苦果：額外支付法院的訴訟費和20萬元的違約金！ 2、合同主體要合法 根據(jù)建設部2004年第124號文房屋建筑和市政基礎設施工程分包管理辦法的規(guī)定：勞務作業(yè)分包和專業(yè)工程分包必須分包給具有相應資質的法人單位?？梢?，把勞務和專業(yè)工程分包給沒有相應資質的法人單位和自然人是不合法的。合同主體不合法的法律風險是很大的，輕則受到罰款，重則受到行政處罰。 在這個方面，公司是有深刻教訓的，希望我們不要有僥幸心里，要嚴格合同主體的合法性！ 3、合同文本要規(guī)范，簽訂程序要謹慎 首先，我們必須采用公司合約部門制訂的合同示范文本，不得采用分供方提供的“格式合同”，特別是材料采購/機械租賃合同，因為這些格式合同條款往往不完善，而且多數(shù)存在對我們買受人不利的條款。 其次，在經過雙方洽商達成一致意見后，先由分供方簽字、蓋章，然后，由我們的合同管理人員在與備份的合同原稿逐字逐行核對無誤之后，再簽字和蓋章。 第三，在合同簽訂時，雙方要在每頁合同上簽字和蓋章或加蓋騎縫章。 第四，在合同中明確，合同條款以打字體為準，手寫體或對手寫體修改處，必須要雙方蓋公章才有效。目的在于合同簽訂與履行的嚴肅性，避免產生爭議。 案例11：一分公司有個結算拿到公司終審過程中，產生了一個爭議：按照合同規(guī)定結算執(zhí)行定額計費，定額計費程序中有一個3%的風險系數(shù)，而該合同又約定工程量按照圖紙實際計算，兩者有矛盾，涉及40多萬元。 事實：經過了解，該分包合同經過雙方談妥后由分包方書寫的，關于3%的風險系數(shù)的計取也是分包方擅自加上的，我們的同志（印章多由辦公室負責）在不知情的情況下，簽了字蓋了章。 結果：我們的意見非常明確，按實際辦理結算就不能計算3%的風險系數(shù)，否則，不符合定額規(guī)定，經過數(shù)次談判，對方同意放棄3%的風險系數(shù)。 所以，在生意場上，請只相信自己的眼睛！ 4、明確分包商現(xiàn)場代表的姓名與職責 案例12：在公司某工程的施工過程中，有一筆12萬元的款項由分包方項目經理簽字領走，在我方帳目上列為已付工程款，但在之后欠款糾紛的法律訴訟中，因為我們沒有按照合同約定付至對方的帳號上，且在合同中也找不到分包方項目經理有領取工程款的權限，最終，我們支付給分包項目經理的12萬元被法院視為個人借款行為。 因此，我們必須在分供合同中明確分包方現(xiàn)場代表的姓名與職責，便于合同履行，在施工過程中，我們更要按照合同的約定處理有關事務。 5、違約責任要對等，計算方法要具體 在材料采購合同中，一般約定在我們需求方（買受人）支付款項不到位的情況下，按照欠款額以一定方法和比例向出賣人支付違約金，不少采購租賃合同約定違約金支付比例是每天3、5，甚至是3%、5%不等，這是風險非常大的約定。 舉例13：幾年前，公司一個項目部簽訂的周轉工具租賃合同約定：貨到后20日支付全部租賃費用，否則，每拖延一天按照欠款額的3支付違約金，共欠款3.5萬多元，兩年后，對方提起訴訟，本金加違約金合計14多萬元。因為合同約定不合理和履約不利，盡管經過開庭前努力的協(xié)商，最終，以支付7萬元的代價使對方撤訴，挽回不少損失，但公司還是蒙受不小的經濟損失。 因此，在簽訂分供合同時，作為買方我們是占主動地位的，不妨以“同期中國人民銀行的貸款利率”作為計算違約罰金的違約條款。 同時，為約束材料供應商保證材料按合同規(guī)格、品牌、產地、質量和時間進場，各項條款不僅要明確具體，而且違約條款也要完善，以便于操作和維護企業(yè)利益。 要求：材料驗收單必須經過主管材料員、材料員和項目副經理三人簽字，防止出現(xiàn)我們某個分公司以次充好、以假充真損害企業(yè)利益的現(xiàn)象，如，采購18厚的竹膠板，而供應商進場的卻是12（14）厚的。 6、要恰當約定爭議的處理條款 案例14：2008年底，公司為追回超付工程款維護公司合法權益，在濟南市長清區(qū)法院立案起訴了一個淄博的分包單位。有的同志要問了，為了不在濟南市歷下區(qū)法院起訴？ 這是因為我們在合同中約定爭議處理不確定，依據(jù)法律規(guī)定：我們可以在項目所在地起訴，這樣增大了我們的訴訟成本。 所以，在合同中約定在有利于我們操作的“在中建八局（第一建設有限公司）法人所在地人民法院訴訟”，決不能約定在項目所在地或合同對方法人單位所在地人民法院訴訟。 7、約定安全生產和勞動保險費用。 一般來講，分包合同單價是不包括勞動保險費用的，除發(fā)包人招標文件明確，我們的合同價款一般也不計勞動保險費用，除危險作業(yè)意外傷害保險費用。 依據(jù)建設部建質字2006366號文件-關于轉發(fā)財政部、國家安全生產監(jiān)管部門高危行業(yè)企業(yè)安全費用財務費用管理暫行辦法的通知，我們在今后的分包商招標文件中明確：分包單價要包括勞動保險費用和安全施工生產費用，且分包方要為其管理人員和勞務人員辦理勞動保險，費用由其承擔。 一旦發(fā)生傷害和意外事故，我們的利益就會得到最大的保護。 8、改變原合同條款的簽證、補充協(xié)議等的效力問題要在合同中約定 為規(guī)避項目部不規(guī)范簽證、補充協(xié)議帶來的風險，以及強化合同履行的嚴肅性，必須在分供合同中約定：補充協(xié)議、合同外的、改變合同條款的簽證、以簽證形式確認分包單價的經濟資料等都必須經過原合同簽訂部門審批同意簽字和蓋章后生效。 三、合同履行應注意的方面 如果把工程承包市場比作大海，那么，工程項目管理過程就是一次探索寶藏的大海航行，舵手就是我們的項目經理，而工程合同則是指引我們前進的燈塔。 一個項目經濟效益的好壞，合同履行最關鍵，因為在合同實施過程中肯定會發(fā)生一些新的情況，如變更、簽證等，多涉及到經濟的問題，因此，對合同履行要給予足夠的重視。 （一）總包合同履行應注意的方面 有一句話與各位共享：承包商不是慈善家，所以要敢于索賠，發(fā)包人也不是慈善家，所以，承包商要善于索賠。所以，我們要做好以下幾件事情： 1、必須對現(xiàn)場簽證、材料價格的確認手續(xù)要完善。工程造價的爭議是施工合同履行中最常見的糾紛，在施工過程中不可避免發(fā)生設計變更、現(xiàn)場簽證和材料認價等，而在合同簽訂時卻難以“一次性包死”。 案例15：樂凌市影視中心的簽證問題。有的有簽字未蓋章，有的有蓋章未簽字，且簽字人員混亂，因為合同沒有明確簽證的確認手續(xù)，多數(shù)簽證得不到業(yè)主的認可，爭議額達到100多萬元，導致工程結算難以順利進行，最后，我們不得不走訴訟的路子。項目停工五年后，我們的債權才最終確定為1573萬元，尚欠我們工程款314萬元，占工程總造價的20%，企業(yè)利益受到不小的損失。最新動態(tài)：已收回100萬，簽定了還款協(xié)議，由政府承擔還款。 對策：民法通則第43條規(guī)定：企業(yè)法人對它的法定代表人及其他工作人員的經營活動，承擔民事責任。所以，若合同沒有明確發(fā)包人委托和派出的管理人員及其職權，特別是對變更、簽證、材料價格確認等有簽認權的人員、程序和生效條件等沒有約定清楚的情況下，至少要在簽證上蓋上發(fā)包人的公章。 另外，需要注意：一旦出現(xiàn)發(fā)包人代表、監(jiān)理工程師發(fā)生更換時，依據(jù)合同我們要求發(fā)包人應提前以書面形式通知我們，因為，不少房地產公司多采用頻繁更換現(xiàn)場代表這一招，來損害我們施工總承包人的利益。 、熟悉合同各項條款，對合同沒有約定的新情況的出現(xiàn)或對事先約定的事項進行變更的，均要及時形成書面文字。 在商言商。我們千萬不要相信業(yè)主的口頭承諾，因為口頭承諾不符合合同法的規(guī)定。所以，在新情況出現(xiàn)或事先約定的事項有了變更時，都要及時形成書面文字，雙方以補充協(xié)議、簽證或會議紀要等形式出現(xiàn)，由雙方現(xiàn)場代表簽字、蓋章，這實質上是建設工程施工合同的組成部分。 案例16：3年前，公司做了一個基礎設施項目，報價優(yōu)惠了十幾個點，按照常規(guī)還應賺一筆，而最終，項目部卻沒有利潤的。最重要的一個原因是：沒有吃透合同條款，對項目施工過程中出現(xiàn)的新情況和變更，相信業(yè)主的“竣工后辦理”的口頭承諾，沒有按照合同約定的時間與程序及時形成書面記錄，喪失了簽證辦理的有利時機，導致鋼材等數(shù)百萬的材料差價沒有算回。 3、函件、會議紀要等資料傳遞要及時、有效 因為變更或簽證即使是客觀事實，若傳遞時間錯過了合同約定的期限或有悖于合同約定的程序，應得利益也會受到喪失。 案例17：公司已訴訟終結的一個項目。 合同約定：所有材料由我們承包人采購，且必須經過發(fā)包人、監(jiān)理工程師確認后方可采購進場。 現(xiàn)場操作：鋼材、砼等需要找差價的材料，僅鋼材在前期價格漲幅不大時有過兩次簽字確認，后期就沒有了；我們項目部卻在沒有取得發(fā)包人認可的情況下，鋼材等材料依然采購進場，直至竣工也沒有取得發(fā)包人確認。 導致后果：僅鋼材差價就達到達數(shù)百萬元難以順利找補！ 這里，就會議紀要的制作與傳遞應注意的問題，我說明四點： （1）在會議紀要紙張上留有會議內容記錄的空間； （2）要與會人員先簽字后開會，會議內容直接記錄在有簽字欄目的頁面上。但若， （3）在業(yè)主出具會議紀要的情況下，傳遞給我們簽字/簽收前，我們要先認真閱讀并與有關人員核對，如果業(yè)主發(fā)來的會議紀要有悖于事實時，要及時反饋給業(yè)主，并在返回的會議紀要上注明我們的主張或意見以及答復的時限和要求； （4）在核對無誤后再簽字和蓋章，并注明收到時間；蓋公章時注意：蓋騎縫章。 需要注意：日常工作中，業(yè)主在發(fā)放會議紀要等資料時，會要求我們在他的文件發(fā)函記錄上簽字，請大家一定要先閱讀內容，確保準確無誤之后，再簽上你的大名。 4、重視現(xiàn)場技術、經濟等資料的保管 高院關于審理建設施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋第19條規(guī)定：“當事人對工程量有爭議的，按照施工過程中形成的簽證等書面文件確認。承包人能夠證明發(fā)包人同意其施工，但未能提供簽證文件證明工程量發(fā)生的，可以按照當事人提供的其他證據(jù)確認實際發(fā)生的工程量”。這條規(guī)定為我們解決了“有事實無簽證”的后顧之憂。但同時又給我們提出了兩點要求：一是有證明發(fā)包人同意我們施工的證據(jù)，二是有其他證據(jù)能夠確認實際發(fā)生的工程量，這兩點缺一不可！ 所以，對難以取得發(fā)包人書面確認的事實情況，我們應特別重視現(xiàn)場原始資料的收集和保管，包括施工日記、帶有日期照片、錄象、往來信函及所有的原始設計資料、原始的交接簽收記錄等，必須分門別類，加以收集和保管，為日后竣工結算提供可能依據(jù)，也為一旦發(fā)生訴訟準備證據(jù)。 案例18：公司一項目主體施工分包單位（南通三建）就停工損失提出了索賠，原分公司也簽署了一個60多萬元的協(xié)議，我們結算終審時認為證據(jù)不足，未給予確認，對方因此提上了法庭。“誰主張，誰舉證”，為此，我們圍繞著對方提出的“停工時間、人員窩工、機械停滯、二次進場”等費用搜集證據(jù)，我們找到了施工日志、施工組織設計、當?shù)刂鞴懿块T發(fā)布的關于冬季施工停工的有關規(guī)定等，完整的資料給我們減少了30萬元的損失，維護了我們的利益。 （二）分供合同履行中應注意的方面 請注意以下三個方面： 1、在分包范圍發(fā)生變化時特別是在減少的情況下，要及時簽訂補充協(xié)議或辦理工程盤點簽證，雙方簽字和蓋章，防止被對方索賠和結算時發(fā)生爭議。 2、先簽合同后進場施工，沒有合同不結算，更不能付款。這是一條我們必須堅持的原則。沒有合同，就沒有依據(jù)，不能結算；沒有合同卻付款，既不符合財務管理規(guī)定，更容易引起法律糾紛。 3、優(yōu)先履行違約責任大的合同 完全履約是完美的理想狀態(tài)，在不能完全履行分供合同時，要么先履行違約責任大的合同，要么與其達成一個諒解備忘錄。 因為，在一些供應合同中約定在我們需求方支付款項不到位的情況下，按照欠款額每拖延一天以一定比例（一般是3、5不等）向供應方支付違約金，如此巨大風險的分供合同應優(yōu)先履行，否則，一旦發(fā)生訴訟，違約金往往是本金的數(shù)倍、十幾倍甚至是幾十倍，造成難以挽回的損失。 教訓慘疼，各位切記！ 四、經濟簽證的管理方面 項目的簽證管理是維護我們承包人合法利益的重要工作，簽證的程序與時間一般在合同中都有明確約定，但在實際操作過程中往往走了型，遺害不淺。 （一）總包簽證的管理 1、堅持“先算后簽，先簽后干”的原則 在生意場上，作為商人的我們不要相信口頭承諾。即使合同中約定對發(fā)包人代表或工程師的口頭指令要服從，但要在合同約定的時間內取得書面確認，否則，就不要繼續(xù)干下去。有個著名的國際承包商總裁說：“業(yè)主給多少錢，干多少活；給什么錢，干什么活?！?。 2、簽證用詞要準確，內容表述要全面 案例19：公司一項目，有個關于“建筑垃圾外運”的簽證：現(xiàn)場建筑垃圾外運10公里，簽證單價是16.8元/M3。該簽證本意是外運原場地上堆積幾年的建筑垃圾，不是我們施工產生的，但沒有明確，產生爭議，造成了損失。 所以，凡涉及經濟利益的簽證等資料在遞交給業(yè)主之前，都要經過項目商務經理，商務經理負責把關簽證的內容和用詞，不僅要與合同的約定相符合，也要與地方定額/國家計價規(guī)范的規(guī)定相吻合，用詞要準確，沒有歧義，表述要全面。 3、利益最大化原則 工程施工過程有一個永恒不變的現(xiàn)象就是“變”，承包范圍變、材料性質變、施工環(huán)境變等等，所以，變更條款在整個合同條件中的地位舉足輕重，作為一個項目經理，你必須時刻關注著合同條件的一切變化，著眼于項目管理的“大畫面”，看著發(fā)包人兜里的大錢，與發(fā)包人、監(jiān)理工程師建立起良好的溝通渠道和關系，做好“第三次營銷”，項目僅是我們花小錢掙大錢的平臺。 （二）分包簽證的管理 在管理分包商簽證時，請把握好以下幾個方面： 1、以合同為依據(jù)，從嚴把關。 禁止將分包合同范圍內的內容再簽證。例如，勞務費按照建筑面積平方米單價包干的項目，材料的場內運輸、工作面內的垃圾清理、安全文明施工用工等已包括在合同單價中，就不得再給予簽證等等。 2、各負其責的三人簽字和上報審批原則 案例20：在山東一項目，項目部給分包隊伍簽了一個60米的場內土方運輸?shù)姆职炞C，是否給予結算的問題與分包方產生爭議。 事實上，執(zhí)行預算定額工日，人工價格按照市場價，定額工日已經包含了200米以內的場內運輸。 所以，60米的場內運輸已含在定額工日內，即使給予了簽證，也不給予結算。因為“承認事實不等于給予計算費用或補償”，我們規(guī)定：由工長來確認簽證的事實，項目商務經理來確認是否給予計價或給予多少，項目經理是項目管理的第一責任人，也是項目風險抵押承包的主要負責人，必須審核所有的經濟簽證。 3、及時合理辦理的原則 案例21：一分公司項目主體分包合同約定：鋼材等主要材料按定額含量領料使用，節(jié)余部分甲乙雙方按照6：4分成；在結算時，我們發(fā)現(xiàn)，分包方實際簽字領用的鋼材數(shù)量比按照圖紙設計計算的少上百噸，眾所周知：在目前的施工技術條件下，一噸鋼筋無論如何也是綁扎不出一噸半的，究其原因，分包方領用的材料并沒有全部辦理簽字手續(xù)。最后，不得已按照合同和現(xiàn)場的領料單給予對方十幾萬的“節(jié)余分成”。 所以，按照合同約定及時辦理才是最好最有效的，也是節(jié)流的重要舉措。另外， 請大家注意，在施工過程中發(fā)生的涉及罰款的簽證要對方現(xiàn)場代表書面確認，除非對方同意在支付進度款時扣掉，否則，沒有對方現(xiàn)場代表簽字的罰款單是無效的，在結算時難以扣除，一旦發(fā)生爭議，在法律面前也是沒有效力的。 目前，還存在這樣一種情況：在甲的簽證單上，表明扣乙多少多少工日或者費用等。這樣的簽證對乙是沒有效力的，請有這種做法的同志不要再錯誤下去。 五、如何做好成本管理 企業(yè)要發(fā)展，我們要生存，公司的工程項目成本管理辦法為我們打造了一個展示自我、實現(xiàn)自我價值的舞臺。新的未來取決于新的理念。 標價分離是風險抵押和成本管理的基礎，標價分離，就是項目預算責任成本的計算過程，是明確公司與項目部之間責權利關系的基礎工作，為項目成本的管理提供了重要依據(jù)。那么，如何充分發(fā)揮標價分離對成本管理的指導作用？我認為： 第一步，做好標價分離。根據(jù)項目情況、市場情況和公司標價分離管理辦法等規(guī)定及時進行標價分離，這一步做不好，就不利于下一步項目部的成本管理。 第二步，簽訂項目管理目標責任書和項目管理人員崗位責任書。 作為項目經理，你必須認識到這樣一個事實：你的團隊中只存在兩類人，第一類是為項目部創(chuàng)造利潤，第二類是為項目部創(chuàng)造虧損，你的工作之一就是激勵前一類，消除后一類。 及時與項目管理人員簽訂崗位責任書就成了必需。 第三步，責任成本分解。 任何具體的職責都要落實到具體的人員，否則，看起來是集體負責，最終是沒人負責。所以，項目部要對公司確定的責任成本中的人工費、材料費、機械費、周轉工具、現(xiàn)場經費等各項費用逐一分解，根據(jù)公司核定的責任成本降低率來確定“計劃成本”，并以“管理崗位責任書”的形式認真落實到項目部有關人員，人人扛指標，人人有事干。 第四步，做好成本管理策劃書。 其實，就是依據(jù)合同條件、標價分離書、項目管理目標責任書以及市場環(huán)境等方面，由項目經理牽頭，以合約為組織部門，結合技術、財務、材料、工程等方面的主管人員一起，細分各項指標，找出盈虧的分項與臨界點，對贏利水平低的分項和虧損項，商務與技術協(xié)作，共同尋找對策，或變更或優(yōu)化方案，編制事前控制的計劃。 第五步，及時對比分析。根據(jù)項目的實際情況和成本策劃書，實行月度、節(jié)點進行實際成本與計劃成本和責任成本的對比分析，分析各項指標節(jié)超的原因，以此指導下一個階段的項目成本管理工作。 無論哪一步，成本意識是關鍵。企業(yè)活動的目的是賺錢，項目管理的目的也是賺錢，不賺錢的企業(yè)不是好企業(yè)，不賺錢的項目也不是好項目。全面增強項目部管理人員的成本意識，做好成本管理策劃，保障“目標成本”的實現(xiàn)。 普洛斯項目，你們做的就非常好！ 六、竣工結算與進度報量 結算工作應是我們項目管理的一個重點，總包結算是效益的主要來源，分包結算是費用的主要支出，都與我們的利益息息相關。 （一）總包結算的管理 項目經理是工程結算的第一責任人，當然更離不開工長、技術、材料等人員的支持與密切配合，不管是變更還是簽證，其時效性都將直接影響著工程結算的質量。 請做好以下五個方面的問題： 1、結算資料完整：完整的結算資料是編制高質量結算的前提，過程策劃是關鍵。 2、進行兩級會審：工程結算書在正式編報發(fā)包人之前，必須經過項目部、上級合約部門組織的兩級會審。 首先，項目經理組織項目合約經理、技術負責人、工長、材料等人員，主要從材料實際用量與結算分析的數(shù)量是否吻合上，材料價格的準確性，變更、簽證的完整性，施工組織設計的經濟計算等方面進行會審，以防止少計漏算。 其次，分公司合約負責人組織有關人員、項目經理、項目合約經理進行會審，主要從結算技巧、定額套用、合同符合性以及編制說明的準確性等方面進行會審。 最后，項目合約經理根據(jù)會審的結果與要求，在規(guī)定的時間內調整、上報竣工結算書。 3、編報結算及時：要在合同約定的時間內將完整的結算資料、竣工結算書報送給發(fā)包人，并取得有效的簽收證據(jù)，要合同約定的發(fā)包人代表辦理簽收手續(xù)。 4、取得委托合同：在發(fā)包人委托中介機構辦理結算時，要發(fā)包人提供一份審計委托合同或取得有三方簽字的結算審計會議紀要，這對于維護我們總承包人的合法權益非常重要。 5、做好第三次營銷： 巧用社會關系與游戲規(guī)則，針對不同的結算對象采用積極的方式做好有關人員的溝通工作，做好第三次營銷，要充分利用項目這個平臺，爭取最大的效益。 （二）分包結算的管理 如何把握好工程分包結算關？談以下三點建議： 1、尊重分包方的合法地位，及時合理辦理 目前，還有同志持這樣一種觀點：總包結算不辦，分包結算也不能辦。這是極端錯誤的！為什么？ 一是我們項目管理人員流動大，若竣工后再辦理分包結算，不利于準確界定分包方實際施工范圍，不利于糾紛解決。 二是若不及時確定分包結算值，不利于成本控制。 三是不利于及時掌握項目實際成本，嚴重影響項目竣工后的績效考核和兌現(xiàn)。 2、加強分包結算的復審 有個著名國際企業(yè)總裁說：“人是一定會犯錯誤的，所以必需用制度來規(guī)范和約束人們的行為?！保曳浅Ｙ澩挠^點，錯誤既有客觀的也有主觀的，我們的合約經理的業(yè)務素質參差不齊，分包結算的復審制度就是為了減少錯誤帶來的損失，這不管對企業(yè)還是對項目合約經理本人都是有益的，企業(yè)可以減少損失，項目合約經理可以提高自己的執(zhí)業(yè)素質。 首先，項目合約經理必須保障工程量的準確性，有遺留問題可以寫入編制說明，然后，將分包方簽字和蓋章的結算書連同變更、簽證、合同等資料原件上報上級合約部門進行復審。 其次，合約部門應將項目部上報的分包商結算及時安排相應人員進行復審。在分包商確認復審結果的情況下，若無遺留問題要在編制說明或結算封面上注明“雙方其它無爭議”，并辦理結算手續(xù)。 今年，要求所有分包結算要上報公司終審。 3、辦理分包結算前，必須先讓分包商簽字和蓋章，結算書上加蓋的公章必須與合同單位名稱一致。 依據(jù)合同要求分包商上報結算書，且讓分包商在上報的結算書封面上簽字和加蓋公章。非終審單位嚴禁在分包結算書上簽字或蓋章，在人身安全受到威脅的情況下，可以在分包結算書上簽收，但要注明以上級合約部門的審核值為準。 有時候，分包方也會打電話詢問他們的辦事人員是不是某年某月某日把結算書送來了。這個時候，請?zhí)岣呔?，官司可能即將發(fā)生，怎么處理？很簡單，一句話：我去落實一下。避免落下口供。 特別強調：一個合同一份結算，嚴禁肢解分包結算。 （三）進度報量的管理 工程進度報量是否及時、準確，都關系到我們工程進度款的確認、回收及工期索賠等重大問題。 1、向發(fā)包人報量應注意的兩個問題： (1)按照合同約定的時間和程序辦理，積極核對，努力爭取 在合同中一般都明確工程進度報量的時間（包括雙方核對的時間）和程序，一旦我們沒有按照約定同發(fā)包人或其委托人積極核對，則往往以其審批的工程量為付款依據(jù)，那我們會蒙受一些損失。 (2)按照合同約定在每月報量中準確、及時計入變更、簽證等資料。 關于變更簽證的處理合同中往往表述的很清楚，這是我們總承包人極端注意的，因為這不僅涉及到進度款能否及時回收的問題，也涉及到變更簽證能否變現(xiàn)的問題。 2、對分包方報量要注意以下三點： 一是報表要規(guī)范：嚴格按照公司規(guī)定格式和分包合同約定要求分包方上報月進度報量報表，并要求對方加蓋公章和現(xiàn)場代表簽字。 二是審核要認真：所有分包方款項的支付必須經過項目合約經理的審核，嚴禁所謂的“預提”，特別對有甲供料的分包方，在申批表上明確報量所含的甲供料數(shù)額以及其它事項，否則，就容易出現(xiàn)超付工程款問題。 三是會簽要及時：在形成支付分包方款項的報告前，項目部工長、材料、技術、成本員等其他人員要參與書面會簽，明確合同約定的付款比例、有無罰款、扣款等問題。 七、分包商招標注意的方面 分包商招標在我們公司已經越來越規(guī)范了。在實際招標工作中，有以下四個方面值得我們有關管理人員注意： 1、專業(yè)施工必須分包給具有相應資質的施工單位。不符合國家施工分包管理規(guī)定與公司管理辦法的分包單位與自然人不能參與我們組織的投標活動，不能自己造成先天不足的被動狀況，吃一塹，長一智，這一點我們必須堅持。 2、對分包隊伍進行嚴格的資格與實力考察工作 為確?，F(xiàn)場生產活動安全、高效和有序地進行，選擇符合總包合同目標的分包隊伍至關重要，不管是誰的關系，對分包單位的實力考察和其管理班子的施工管理能力進行考察是非常必要