管理體系文件管控制度.doc

Ltd 管理文件管控制度管理文件管控制度 一級管理文件 二級管理文件 本管理文件修訂歷史信息 本管理文件修訂歷史信息 當前版本 A 最新更新日期 12 2 編制 內(nèi)控部 編制部門負責人審核 內(nèi)控部審核 N A 批準 批準執(zhí)行日期 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 2 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 2 頁 最新更新作者 原始編撰人 批準人CEO 歷史版本更新日期修訂者批準人主要修訂摘要 2009A2009 12 2 CEO初次擬定 1目的 4 2適用范圍 4 3定義解釋 4 3 1一級管理文件一級管理文件 4 3 2二級管理文件二級管理文件 4 3 3制度制度 Policy 4 3 4流程流程 Procedure Process 4 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 3 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 3 頁 3 5作業(yè)說明書作業(yè)說明書 Statement of Work SOW 4 3 6文件編碼文件編碼 4 3 7記錄表式記錄表式 5 3 8歸口部門歸口部門 5 4職責規(guī)范 5 4 1本制度編撰職責 本制度編撰職責 5 4 2管理文件歸口部門職責 管理文件歸口部門職責 5 4 3內(nèi)控部的審閱職責 內(nèi)控部的審閱職責 5 5管理程序 5 5 1機構代碼機構代碼 5 5 2管理文件類別代碼管理文件類別代碼 5 5 3歸口部門職能代碼歸口部門職能代碼 6 5 4管理文件的編號管理文件的編號 6 5 5文件的版次和變更記錄文件的版次和變更記錄 7 5 6管理文件的編撰 審核 批準管理文件的編撰 審核 批準 7 5 7管理文件的發(fā)放管理文件的發(fā)放 8 5 8管理文件的修改管理文件的修改 9 5 9管理文件的執(zhí)行管理文件的執(zhí)行 10 5 10管理文件的終止管理文件的終止 10 5 11管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎懲管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎懲 10 5 12管理文件標準模版管理文件標準模版 10 5 13管理文件流程圖標準模版管理文件流程圖標準模版 10 6參考文件 10 7記錄表式 10 8記錄保存 11 9文件的有效性 11 10 附錄 11 10 1流程圖流程圖 11 10 2附件附件 11 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 4 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 4 頁 1目的 對 集團 Ltd 及其子屬機構管理體系所涉及的各職能范疇內(nèi)的管理制度 管理流程 作業(yè)說明書和其他 形式的管理文件的編撰 修訂 發(fā)布 歸檔及宣貫等管理行為實施標準化控制 確保公司管理體系內(nèi)各項管理 文件的客觀性 規(guī)范性 統(tǒng)一性 持續(xù)性以及執(zhí)行的有效性 2適用范圍 本管理制度適用于 Ltd及其集團直屬職能部門和各級有控制權的子公司 以下簡稱 子屬機構 3定義解釋 3 1一級管理文件一級管理文件 Ltd 總部各管理職能部門編制并獲批準執(zhí)行的 對 Ltd在集團范圍內(nèi)的運營及管理起宏觀管理控制作用的 文件 定義為一級管理文件 由子屬機構編制但影響范圍超過子屬機構職責范圍的管理文件也視為一級管理文 件 例如適用于某兩個子公司 或跨部門的制度和流程 由一級管理文件批準人簽署方為有效 3 2二級管理文件二級管理文件 Ltd 子屬機構根據(jù) Ltd集團批準執(zhí)行的一級管理文件并結合子屬機構管理需要編制并獲批準執(zhí)行的 不超 越子屬機構職責范圍的 定義為二級管理文件 參見3 1 超越子屬機構職責范圍的屬于一級管理文件 3 3制度制度 Policy 制度是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中共同遵守的規(guī)范經(jīng)營管理行為的 且具有長期普遍約束力的規(guī)定和準則的總 稱 通常制度提出標準 明確授權范圍 規(guī)定 對與錯 是與非 等問題 同時制度可以明確管理行為目標 并規(guī)定獎懲措施 制度在管理文件體系中的地位最高 3 4流程流程 Procedure Process 流程是一組將業(yè)務行為的輸入要素轉化為有效輸出的相互關聯(lián) 相互作用的活動系列 強調(diào)的是業(yè)務行為前后 發(fā)生的順序 目的是提供效率的保障以及避免損失 流程通常按價值鏈按設計 以期實現(xiàn)最經(jīng)濟的工作流設 計 流程強調(diào)的是資金 物資和信息的 流轉 流程一般是閉環(huán) 其終點是目標的輸出 流程一般隸屬于其 對應的制度 也可以被包含在其對應的制度文本之中 當制度包含了對工作流的描述和說明 制度和流程就合 二為一了 大的流程也可能由若干的制度組成 流程除了說明性文字外 典型的特征是還有流程圖 流程的作 用是讓共同配合的各職能部門遵循既定的規(guī)范進行協(xié)作 以提高運營效率 降低執(zhí)行成本 3 5作業(yè)說明書作業(yè)說明書 Statement of Work SOW 作業(yè)說明書是制度和流程的 細則 目的是給控制流程執(zhí)行人提供更為詳細的說明和標準 作業(yè)說明書的作 用是讓從事相同作業(yè)的操作人員來遵循相同的操作規(guī)范 從而實現(xiàn)規(guī)范化管理 避免人為偏差帶來的損失 作 業(yè)說明書是底層的管理文件 在不違反上級制度或流程的情況下 一般由執(zhí)行部門自行編制并遵照執(zhí)行 3 6文件編碼文件編碼 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 5 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 5 頁 文件編碼是為保持管理文件的系統(tǒng)性 規(guī)范性 易辨識性和可追溯性 以及為便于文件檢索歸檔備查而設定的 文件代碼 其由機構代碼 文件類別代碼 歸口部門職能代碼 文件順序號等部分構成 其標準形式為 機構 代碼 文件類別代碼 歸口職能部門代碼 序列號 3 7記錄表式記錄表式 記錄表式是管理文件執(zhí)行中需要應用的用于記錄相關交易事項的基本信息和審批信息的記錄表單 分為原初表 單和引用表單 原初表單是指管理文件初撰時 為實現(xiàn)管理控制節(jié)點的可執(zhí)行性 操作性而設計的反應控制節(jié)點的表單 其特點是直接隸屬于該管理文件 引用表單是某管理文件編撰時 修訂時 為文便管理文件信息的參閱 避免重復信息而在該管理文件中引 用其他已經(jīng)頒布執(zhí)行的管理文件中的記錄表單 相對于原初表單而言 稱為引用表單 3 8歸口部門歸口部門 歸口部門也是管理文件的責任部門 一般為管理文件所規(guī)范的業(yè)務領域的實際管理部門 如財務部是各類財務 管理文件的責任部門和歸口部門 對于跨業(yè)務領域的管理文件 歸口責任部門由共同領導的上級主管人員指 定 最高至CEO 歸口職能部門代碼是根據(jù)相關人事管理制度中對職能部門進行的定義和編碼 在本管理制 度中作為管理文件編碼的組成部分用于標識不同部門下的不同職能 4職責規(guī)范 4 1本制度編撰職責 本管理制度由CEO授權內(nèi)控部歸口編撰 修訂和解釋 各相關管理文件編撰歸口部門配合實施 4 2管理文件歸口部門職責 負責所管理業(yè)務領域內(nèi)所有管理文件的編撰和修訂 對于跨業(yè)務領域的管理文件 由共同領導的上級主管人員 最高至CEO 指定負責人 4 3內(nèi)控部的審閱職責 內(nèi)控部負責管理文件的 控制有效性審核 以避免不同部門 不同版本之間的管理控制規(guī)定有沖突 或避免 不同部門的制度之間的管理控制缺失 內(nèi)控部的 控制有效性審核 是管理文件經(jīng)有效審批人簽署生效的前 提 5管理程序 5 1機構代碼機構代碼 以營業(yè)執(zhí)照法定名稱中字號的首位大寫英語字母或漢語拼音字母構成 代表 Ltd 總部 代表子屬機構浙江 有限公司 SC代表子屬機構四川 有限公司 代表 科技有限公司 SG代表 新加坡 JW代表 系各子公司 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 6 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 6 頁 5 2管理文件類別代碼管理文件類別代碼 5 2 1類別 在功能上 管理文件分為集團層面管理文件 法務管理文件 內(nèi)審管理文件 內(nèi)控管理文 件 信息系統(tǒng)管理文件 財務管理文件 供應鏈管理文件 人力資源管理文件 行政總務 后勤管理文件 銷售 市場管理文件 制造運營管理文件 技術工藝管理文件 質(zhì)量管理文 件 含計量 工程項目管理文件 其他管理文件等 在形式上 管理文件包含制度 流程和作業(yè)說明書 制度和流程可以屬于一級管理文件范 疇 也可以屬于二級管理文件范疇 作業(yè)說明書一般屬于二級管理文件范疇 5 2 2類別代碼說明 序號文件類別文件類別代碼代碼說明歸口部門 1 行政常務管理文件 ADMIAdministration 總裁辦 2 法務管理文件 LALegal Affairs 法務部 3 審計管理文件 IAInternal Auditing 內(nèi)審部 4 內(nèi)控管理文件 ICInternal Controlling 內(nèi)控部 5 信息系統(tǒng)管理文件 MISManagement of Information SystemIT部 6 財務管理文件 FNFinancial 財務部 7 供應鏈管理文件 SCSupply Chain 供應鏈管理部 8 人力資源管理文件 HRHuman Resource 人力資源部 9 總務后勤管理文件 GAGeneral Affairs 綜合管理部 10 銷售 市場推廣管理文件 SMSales Marketing Development 銷售及市場推廣部 11 制造運營管理文件 MFGManufacturing Operation 事業(yè)部 12 技術工藝管理文件 TETechnology Engineering 技術部 研發(fā)部 13 質(zhì)量管理文件 QSQuality System 質(zhì)量管理部 14 工程項目管理文件 PMProject Management 建設工程管理部 15 其他管理文件 OTOther Management Documentation 各職能部門 5 3歸口部門職能代碼歸口部門職能代碼 以人力資源部 組織管理制度 中規(guī)范的各部門職能列表中確定的職能及其代碼為準 5 4管理文件的編號管理文件的編號 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 7 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 7 頁 5 4 1一級管理文件編號規(guī)則 一級管理文件編號由 總部機構代碼 管理文件類別代碼 歸口部門職能代碼 順序號 構成 順序號按照文件 類別 職能類別劃分 均按最低職能類別范疇自1起永續(xù)編號 例 ADMI AO 01 5 4 2二級管理文件編號規(guī)則 1 當一級制度存在時 二級管理文件編號由 總部機構代碼 子屬機構代碼 管理文件類別 代碼 歸口部門職能代碼 一級管理文件順序號 二級文件順序號 其中管理文件類別 代碼和職能代碼均沿用一級文件的代碼 二級文件順序號按照文件類別 職能劃分 均自1起 例 C B 01 01 2 當一級管理制度尚未建立時 二級職能部門或子公司由于業(yè)務和管理需要而編撰管理 制度時 其文件編號規(guī)則為 XX 子屬機構代碼 管理文件類別代碼 歸口部門職能代 碼 00 二級文件順序號 均按最低職能類別范疇自1起永續(xù)編號 例 XX SC FN TAX 00 01 5 4 3流程和作業(yè)說明書編號規(guī)則 1 當制度文件已經(jīng)生效 但需要另外制定細則或繪制流程圖時 即沒有以組成部分包含 在制度文件當中 流程 的編號以對應的制度編號后加 P流程順序號 的形 式編號 如 ADMI AO 01 P01 作業(yè)說明書以對應的制度編號后加 S作業(yè) 說明書順序號 的形式編號 如 ADMI AO 01 S01 2 當制度文件尚未制定時 參照一級或二級管理文件的編號規(guī)則編寫 但其 文件順序 號 以 00 表示 例 ADMI AO 00 P01 或 ADMI AO 00 S01 5 4 4記錄表式編號 1 管理文件所涉及的記錄表單編號如下 FM 文件編號 文件表單順序號 2 文件表單順序號 以管理文件管理程序描述過程中表單出現(xiàn)的先后順序連續(xù)自1起編 號 5 5文件的版次和變更記錄文件的版次和變更記錄 管理文件版次由編撰發(fā)布年號表示 英文字母構成版次編號 首版自A起 管理文件文本中應包含 變更記錄表 以記錄文件歷史版本信息并方便后續(xù)期間查詢 詳見標準管理文件模 版 5 6管理文件的編撰 審核 批準管理文件的編撰 審核 批準 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 8 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 8 頁 5 6 1一級管理文件 1 編撰 由CEO或其他集團職能部門 子屬機構最高負責人根據(jù)管理需要指定具體責任人負責編 制 但一般的編撰職責歸屬認定原則是以某職能部門管轄業(yè)務領域范圍為標準 對于跨 業(yè)務領域的管理文件 由共同領導的上級主管人員 最高至CEO 指定負責人 2 審核 由文件編撰部門最高負責人負責文件審核 3 批準 由CEO或其指定授權人負責批準執(zhí)行 4 總體上來說 凡涉及資金運用或資產(chǎn)價值變動的制度新設或修訂 同級財務負責人的 聯(lián)合審批是必須的 如集團制度對應CFO 各子屬機構的制度對應同級財務負責 人 凡涉及員工權益的需由制度影響范圍內(nèi)的 最高負責人聯(lián)合審批 如影響整個 集團的有關員工權益的規(guī)定需由集團 總監(jiān)聯(lián)合審批 此項規(guī)定適用于各級管理文 件 5 內(nèi)部控制有效性審核 一級管理文件必須經(jīng) Ltd集團內(nèi)控部進行內(nèi)部控制有效性審核后才可報經(jīng)CEO批準 5 6 2二級管理文件 1 編撰 編撰職責界定參考一級管理文件 2 審核 由文件編撰部門負責人負責文件審核 3 批準 子屬機構總經(jīng)理負責或職能部門最高負責人批準執(zhí)行 屬于集團直屬的垂直管 理部門 在該直線管理部門范圍內(nèi)都有影響的管理文件 需由該部門最高主管審批 如垂直管理部門VP 4 內(nèi)部控制有效性審核 文件必須經(jīng)集團內(nèi)控部進行內(nèi)部控制有效性審核后才可報經(jīng) 同級管理文件批準人 批準 子屬機構若設有專職內(nèi)控部負責人 二級管理文件的 內(nèi)控審核由集團內(nèi)控部負責 集團的二級管理文件由集團直屬內(nèi)控部負責人審核 二 級管理文件若僅對一級管理文件或二級制度進行細化 如流程或作業(yè)說明書 而無跨 部門的規(guī)定或與其他制度無沖突 可無須內(nèi)控部的事前審核 但也須按本制度規(guī)定的 編號規(guī)則進行編號 并參照標準制度格式進行編撰 然后將文檔提交內(nèi)控部備案 以 將該文件納入整體管理文件管控體系 5 7管理文件的發(fā)放管理文件的發(fā)放 5 7 1文件發(fā)放歸口管理部門 1 一級文件發(fā)放歸口管理部門為總裁辦 由CEO秘書或CEO指定的他人負責 2 二級文件發(fā)放歸口管理部門為總經(jīng)理辦公室 由總經(jīng)理秘書或總經(jīng)理指定的他人負 責 僅在職能部門內(nèi)部適用的二級管理文件 如作業(yè)說明書 可由該職能部門負責人 進行內(nèi)部發(fā)布 5 7 2文件發(fā)放控制程序 1 定稿文件需打印并制作一份書面正式文本 經(jīng)相關批準人簽署后 加蓋文件 正本 印鑒 正本管理文件制作完成后需在集團或子屬機構檔案室歸檔保管 同時文件發(fā)放 歸口管理部門還需將此正本掃描以制作成不可被編輯的電子檔 如PDF格式 交由內(nèi) 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 9 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 9 頁 控部在管理文件發(fā)布系統(tǒng)內(nèi)公布 如OA等 同時 文件發(fā)放歸口管理部門還需制作 發(fā)文公告 由該管理文件有效簽署人簽批后才可啟動發(fā)文程序 2 定稿文件的電子檔由內(nèi)控部保存 管理文件歸口負責部門需要修訂時需從內(nèi)控部獲取 正式版進行修訂 3 啟動發(fā)文程序需填寫 發(fā)文申請單 見附件三 FM ADMI AO 02 03 發(fā)文申 請單中需確定文件發(fā)放范圍 子公司范圍及職能部門范圍 以及是否需要文件接收 對象簽署回覽版和需要簽署回覽版的人員范圍的要求 4 在公司公開管理文件發(fā)布系統(tǒng)內(nèi)公布的文件不需要通過 文件簽收單 的形式進行簽 收 其他形式公布的需準備 文件簽收單 見附件一 FM ADMI AO 02 01 文 件簽收單 需制作一式二份 一份正本發(fā)放歸口管理部門留存 一份正本送交檔案 室 文件接收對象根據(jù)公布的管理文件進行瀏覽和理解后需在 文件簽收單 上簽 字 以郵寄或傳真的方式將 簽收單 返還發(fā)文歸口管理部門 5 文件發(fā)放前后 根據(jù)公司需要 由文件編制部門負責召集文件執(zhí)行說明會 以促進管 理文件的有效執(zhí)行 6 僅在單個職能內(nèi)部有影響的二級管理文件 如流程圖和作業(yè)說明書 可以不必遵循 上述發(fā)文 簽收 回覽的規(guī)定 5 7 3管理文件的回覽 無論是否以電子版發(fā)布或是以紙質(zhì)文件發(fā)布 在 發(fā)文申請單 中要求進行回覽的 文件接收部門負 責人必須組織本部門轄屬人員進行文件傳達 并要求轄屬人員在 回覽版 見附件二 FM ADMI AO 02 02 文件回覽板 上簽字 回覽版由文件發(fā)放歸口管理部門存檔備查 5 7 4管理文件的保存 1 管理文件的正本由發(fā)文機構所在的檔案管理部門保存 管理文件管理部門必須妥善保 管文件 不得遺失 損毀 2 僅在單個職能內(nèi)部有影響的二級管理文件 如流程圖和作業(yè)說明書 由該部門負責 人指定專人進行該文件的紙質(zhì)或電子檔案的保存 但需將電子檔提交內(nèi)控部備案 5 8管理文件的修改管理文件的修改 1 修改可由原編制部門提出 也可以由其他職能部門提出 2 有修改需求時 須向原始文件編撰部門提出修改申請 填寫 文件修改申請表 見附 件四 FM ADMI AO 02 04 文件修改申請表 通過文件原發(fā)審核 批準部門核 準后 由原編撰部門負責進行文件修改 修改后的管理文件的發(fā)布遵循新制度發(fā)文的 申請和審批規(guī)定 修改后的宣貫和回覽可以只就管理文件變動部分進行 3 修改文件發(fā)布后 檔案室需同時保存新舊版本的正本 電子版本的制作和發(fā)布參考新 管理文件發(fā)布的規(guī)定 5 9管理文件的執(zhí)行管理文件的執(zhí)行 集團管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁 第 10 頁 文件編號 ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機構 集團 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁 第 10 頁 5 9 1各級管理文件必須被嚴格執(zhí)行 否則將按執(zhí)行缺陷記錄并納入年度績效考核中 5 9 2制度或流程建設一般會存在相對滯后的情形 在實際執(zhí)行過程中如遇制度或流程沒有 明確規(guī)定的情形 執(zhí)行人應本著公司利益最大化的原則視情況同上級主管和內(nèi)控部進行溝通并 采用最佳實踐方案 內(nèi)控部須評估該例外事項可能發(fā)生的概率并決定是否要發(fā)起對原制度或流 程的修訂 5 10 管理文件的終止管理文件的終止 由于業(yè)務流程變更或新的管理制度的生效 原有的管理文件需要廢止的 必須經(jīng)由原審批程序進行審閱并確定 終止日期 未經(jīng)有效審批不得終止原管理文件的執(zhí)行 在新制度和流程發(fā)布后 除非新制度中特別說明 原則 上是后發(fā)布制度 流程的規(guī)定取代前發(fā)布的制度 流程 5 11 管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎懲管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎懲 5 11 1管理文件的執(zhí)行效果由集團內(nèi)控部 內(nèi)審部根據(jù)計劃實施內(nèi)