辦公室培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料.doc

辦公室培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料一、收文辦理收文辦理：指收到送達(dá)本單位或本部門文件后，單位或部門內(nèi)部組織實(shí)施穩(wěn)健運(yùn)作的過(guò)程。主要包括：簽收、啟封、登記、擬辦、請(qǐng)辦、分發(fā)、穿越、承辦、催辦和處置辦畢公文等環(huán)節(jié)。（一）簽收：指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。作用：一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；二是保證文件運(yùn)行安全。注意：1、逐件清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；2、急件注明簽收的具體時(shí)間。（二）啟封：簽收后開啟公文。注意：1、統(tǒng)一啟封（專人啟封）或送相關(guān)科室、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟；2、啟封后檢查公文的完整。（三）登記：對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、收文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期及辦理情況等逐項(xiàng)填寫清楚。注意：1、平件、密件和急件一般應(yīng)分別進(jìn)行，分清輕重緩急；2、登記序號(hào)不留空號(hào)，不出重號(hào)，登錄項(xiàng)目都應(yīng)完整準(zhǔn)確；3、字跡工整、不濫用簡(jiǎn)稱，對(duì)無(wú)標(biāo)題文件代擬簡(jiǎn)明、確切標(biāo)題。（四）擬辦：秘書部門（辦公室）對(duì)需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景資料，送領(lǐng)導(dǎo)同志審核定奪。是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的是為決策活動(dòng)提供可選擇方案。注意：1、認(rèn)真研讀公文，真正弄清公文意圖、問(wèn)題的性質(zhì)和實(shí)際情況；2、意見要簡(jiǎn)明、具體、得體；3、兩個(gè)或兩個(gè)以上方案，將傾向性意見放前；4、意見書寫應(yīng)工整、清晰，并簽注擬辦人姓名、日期；5、可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪；6、提出意見供領(lǐng)導(dǎo)批示的程序應(yīng)從分管領(lǐng)導(dǎo)開始。（五）請(qǐng)辦：辦公室根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批示或主管部門研辦。對(duì)需要兩個(gè)以上部門管理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。（六）分發(fā)：辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知辦理。事關(guān)公文是否準(zhǔn)確、迅速得到辦理的決定性工作。注意：分發(fā)應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。（七）傳閱：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或授權(quán)，按一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示。注意：1、選擇合理的傳閱路線形式，正確排序，隨情況變化作適當(dāng)調(diào)整；2、可適當(dāng)分流，如復(fù)制副本；3、建立傳閱登記手續(xù)等；4、應(yīng)隨時(shí)掌握公文去想，避免漏傳、誤傳和延誤。（八）承辦：主管部門對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及卡部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)提出處理意見并代擬文稿，一并送情上級(jí)機(jī)關(guān)審批。只有經(jīng)過(guò)承辦，公文才能產(chǎn)生切實(shí)效用，這是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。注意：1、熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級(jí)有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)；2、為使公文所針對(duì)的問(wèn)題得到有效處理，必須深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究。3、加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系；4、有效運(yùn)用面談、會(huì)議、電話溝通、現(xiàn)場(chǎng)辦公等多種承辦方式；5、分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序；6、注重對(duì)承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。（九）催辦：辦公室對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促經(jīng)檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)緊急或重要公文應(yīng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)定期催辦，并隨時(shí)或定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。（十）處理辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。二、會(huì)議工作會(huì)議：指有組織有領(lǐng)導(dǎo)的商議事情的集合。他his現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動(dòng)形式。會(huì)議工作包括三部分：會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后。（一） 會(huì)前準(zhǔn)備工作提前做好策劃業(yè)就是會(huì)議方案，確保會(huì)議按部就班召開。1、設(shè)立會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)。根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小，考慮是否設(shè)立會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)一般包括秘書組，會(huì)務(wù)組，后勤組等各個(gè)小組。小會(huì)和一般的會(huì)議可根據(jù)需要靈活掌握。2、確定會(huì)議議題。會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象，就是議題。注意：（1）下一級(jí)會(huì)議可以解決的或個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問(wèn)題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議談?wù)?；?）提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡(jiǎn)要的文字材料，并提前經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給相關(guān)同志閱讀以準(zhǔn)備；（3）臨時(shí)提出的一般議題不宜倉(cāng)促安排，以保證會(huì)議質(zhì)量；（4）盡可能將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論。3、確定會(huì)議議程和日程。議程，指會(huì)議上議題或議案談?wù)摰某绦?，是?huì)議的概論安排。日程，是一定時(shí)間內(nèi)對(duì)會(huì)議內(nèi)容的具體安排。注意：議程安排送領(lǐng)導(dǎo)審定后提前送相關(guān)同志。若協(xié)調(diào)不好，會(huì)造成工作被動(dòng)。4、確定與會(huì)人員。指提出會(huì)議出席、列席人員名單。出席會(huì)議人員多數(shù)情況是固定的，但也有一些會(huì)議需要秘書人員根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)要求初步提出與會(huì)人員名單。5、會(huì)議資料的準(zhǔn)備。指根據(jù)會(huì)議需要提前安排撰寫主持詞、會(huì)議講話、編寫會(huì)議指南、制作相關(guān)證件等（出席證、列席證、工作證等）6、會(huì)議通知。會(huì)議通知時(shí)會(huì)議組織者將會(huì)議情況和需要與會(huì)人員提前了解的事宜告知有關(guān)方面和個(gè)人的過(guò)程。一般分口頭通知和書面通知，除臨時(shí)召開或規(guī)模小的回憶外，一般采用書面通知。注意：書面通知請(qǐng)注意收文程序的牽手；電話通知要注意接聽者做好記錄，通知方也做好相應(yīng)記錄。7、會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)要提前做好布置，根據(jù)會(huì)議需要做好布標(biāo)、主席臺(tái)、座牌、鮮花、音響、分會(huì)場(chǎng)的指示牌、飲水等準(zhǔn)備工作。逐項(xiàng)落實(shí)，切忌遺漏，確保不出問(wèn)題。注意：會(huì)議座次安排很有講究。方桌會(huì)議：桌子橫放，以面對(duì)正門的一方為上（座牌中、左、右）；桌子豎放，以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上。座牌擺放，國(guó)際慣例以右為尊，商務(wù)禮儀遵守國(guó)際慣例；國(guó)內(nèi)政務(wù)交往中，往往采用中國(guó)的傳統(tǒng)，以左為尊。主席臺(tái)式座位安排：主要領(lǐng)導(dǎo)居中，依次為左、右、左、右。圓桌會(huì)議：是一種平等、對(duì)話的協(xié)商會(huì)議形式。不用拘泥很多禮節(jié)，以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置即為比較主要的座位。8、會(huì)議的吃飯住宿。吃：提前了解與會(huì)人員的習(xí)俗、口味，有沒(méi)有禁忌，是否同一個(gè)酒店吃飯，擺放桌簽以確定桌號(hào)，以門為準(zhǔn)點(diǎn)，居中為上、以右為上、以遠(yuǎn)為上；擺放座牌，次序或會(huì)議相反。?。嘿e館有多少房間，參會(huì)人員需住宿統(tǒng)計(jì)。房間設(shè)施、賓館服務(wù)等。（二）會(huì)議期間的工作1、簽到：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人員數(shù)和現(xiàn)實(shí)會(huì)議是否符合法定人數(shù)的重要手段。2、發(fā)放文件資料：由工作人員以報(bào)到、簽到發(fā)放或擺放在坐席上的方式及時(shí)準(zhǔn)確將會(huì)議文件資料發(fā)放到與會(huì)者手中。3、引導(dǎo)就座：可以通過(guò)會(huì)議指南中的座區(qū)圖或由工作人員引導(dǎo)。避免會(huì)場(chǎng)混亂。4、做好會(huì)議記錄：是運(yùn)用特定的載體形式（筆錄或錄音）對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況和內(nèi)容所作出的記載，是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的真實(shí)憑證。會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。5、會(huì)場(chǎng)服務(wù)：即音響、攝像、飲水、空調(diào)、醫(yī)療等服務(wù)。會(huì)議期間要根據(jù)情況及時(shí)靈活處理臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）會(huì)后工作1、整理會(huì)議記錄：對(duì)會(huì)議原始記錄及時(shí)進(jìn)行整理，對(duì)錯(cuò)、漏、記錄表達(dá)不清的地方進(jìn)行核對(duì)訂正，達(dá)到準(zhǔn)確、完整。2、印發(fā)講話材料或會(huì)議紀(jì)要：按要求及時(shí)將會(huì)以紀(jì)要或會(huì)議講話材料印發(fā)有關(guān)單位學(xué)習(xí)或辦理。3、會(huì)議工作總結(jié)：對(duì)會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行督查、反饋，并總結(jié)會(huì)議中的得失等。4、會(huì)議文件立卷：對(duì)會(huì)議過(guò)程中形成的整套文件材料立卷歸檔。三、事務(wù)工作（一）電話處理：電話是現(xiàn)代通訊的必備工具，辦公室大量通過(guò)電話上傳下達(dá)、溝通信息、聯(lián)系工作、匯報(bào)請(qǐng)示等。1、接聽電話。接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會(huì)。（1）要及時(shí)接電話。（2）確認(rèn)對(duì)方。（3）講究藝術(shù)。（4）調(diào)整心態(tài)。（5）做好記錄，及時(shí)處理。2、撥打電話。（1）預(yù)先將通話內(nèi)容整理好；（2）問(wèn)候并自我介紹；（3）簡(jiǎn)述電話內(nèi)容。（二）領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)：指領(lǐng)導(dǎo)交辦的非本職工作或業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的事務(wù)。這不僅是對(duì)辦事者的高度信任，也是鍛煉其的重要方法，還便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部屬能力素質(zhì)做全面的了解或考察。1、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的原則：（1）迅速快捷；（2）周密細(xì)致；（3）認(rèn)真負(fù)責(zé)；（4）保守秘密；（5）嚴(yán)守紀(jì)律。2、辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的基本要求：（1）準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)意圖；（2）區(qū)分主次緩急；（3）及時(shí)協(xié)調(diào)關(guān)系。一是掂身量言；二是以誠(chéng)待人；三是平心靜氣；四是臨機(jī)處置；（4）及時(shí)反饋信息。（三）接待來(lái)訪：接待來(lái)訪我們就強(qiáng)調(diào)下基本要求?；疽螅簾崆榻哟J(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理，做好來(lái)訪人員思想工作。一、 公文基本知識(shí)（一） 公文的概念黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，知道、布置和商洽供，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具。（二）公文寫作的基本要求一是要符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是要符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接；四是要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖；五是要全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況；六是提出的政策、措施要切實(shí)可行；七是表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密；八是文字要精確簡(jiǎn)練；九是文種要使用恰當(dāng)；十是公文格式要規(guī)范。二、 公文種類及分類（一） 公文種類當(dāng)?shù)臋C(jī)關(guān)公文種類主要有十四類：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。行政機(jī)關(guān)公文有十三類：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。（二） 分類公文按其行文關(guān)系，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)、組織向上級(jí)機(jī)關(guān)、組織保送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決議、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或相屬機(jī)關(guān)之間的公文，如函或通知。（三） 公文的格式黨的機(jī)關(guān)公文一般由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等十七個(gè)要素組成。（1）版頭。一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字；二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加括號(hào)表明文種。均用套紅居中印在公文首頁(yè)上半部，通稱“紅頭文件”，表示是機(jī)關(guān)的正式行文。（2）份號(hào)。是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注于公文首頁(yè)的左上角，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）密級(jí)。是公文的密級(jí)等級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)，標(biāo)注于份號(hào)下方。（4）緊急程度。緊急文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（5）發(fā)文字號(hào)。是機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)三部分組成。（6）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名，標(biāo)注于發(fā)文字號(hào)的右側(cè)。（7）標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種三部分組織，使用小標(biāo)宋二號(hào)字體。公文標(biāo)題位于發(fā)文字號(hào)和紅線下方，居中排列。（8）主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，一般在標(biāo)題之下、正文之上頂格標(biāo)明。（9）正文。是公文的主體和核心，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方。（10）附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。公文若有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝訂在一起。（11）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。黨的機(jī)關(guān)公文署名應(yīng)該用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，標(biāo)注于正文右下方位置。（12）成文日期。成文日期要完整地寫明年月日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。（13）印章。公文加蓋印章石發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。（14）印發(fā)傳達(dá)范圍。在成文日期的左下方標(biāo)注。（15）主題詞。主題詞位于抄送機(jī)關(guān)上方。（16）抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及不相屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注于主題詞下方、印制版記上方位置。（17）印制版記。包括公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和日期位于公文末頁(yè)下端同一行的兩端，份數(shù)標(biāo)注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。四、常用公文的寫作方法（一）通知的寫法1、通知分類：印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，指示性通知，知照性通知，事務(wù)性通知，任免、聘用通知。2、重點(diǎn)類通知寫法。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。正文須把握三點(diǎn)：一是對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照?qǐng)?zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”等；二是寫明所引發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；三是提出希望和要求。事務(wù)性通知的寫法。（1）發(fā)文緣由；（2）具體事項(xiàng)；（3）執(zhí)行要求。（二） 報(bào)告的寫法1、 種類：綜合性報(bào)告、專題性報(bào)告、回復(fù)性報(bào)告。2、 專題性報(bào)告寫法以反映情況為主的專題工作報(bào)告一般寫情況、存在的問(wèn)題、今后的打算和意見三部分。以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告一般寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施三部分。因工作失誤向上級(jí)寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主管原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施三部分。（三） 請(qǐng)示的寫法1、 分類事項(xiàng)性請(qǐng)示政策性請(qǐng)示2、 寫法。請(qǐng)示的正文包括原由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分。（四） 函的寫法1、 分類洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、委托函、保送材料函等等。2、 函的寫法一是簡(jiǎn)要介紹背景情況。二是商洽、詢問(wèn)、答復(fù)的事項(xiàng)和問(wèn)題。三是希望和要求，一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?，或?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。3、 函的寫作要求一是