《公務(wù)禮儀》PPT課件

第一章會議禮儀,會議的重要性,大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高,第一節(jié)會議的籌備,一、擬定會議的主題：擬定會議主題。會議的主題，即會議的指導(dǎo)思想。會議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之后，才可以據(jù)此一一加以確定。,二、會議通知的發(fā)送,1、發(fā)送形式正式通知非正式通知,2、發(fā)送內(nèi)容：,一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應(yīng)明確會議的起止時(shí)間。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。,3、會議通知和委托書的樣式,見P244、245,4、注意事項(xiàng)見P245-246,三、了解會議的與形式性質(zhì),按參會人員可分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議有產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會等；公司內(nèi)部會議包括工作定期的周例會、月例會、年終總結(jié)會以及表彰會、計(jì)劃會等等。,三、制發(fā)會議的姓名卡和會議證件四、會議資料的準(zhǔn)備及發(fā)放五、準(zhǔn)備會議所需要的用品和設(shè)備,六、會議議題、議程和日程的擬定,議題的收集和篩選議程,議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn),每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間,下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾,第二節(jié)會議組織,一、熱情歡迎與會者會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。,二、會議簽到為掌握到會人數(shù)，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。,三、會場的布置,（一）、會址的選擇必須制作一個(gè)會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計(jì)的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。,.場地大小.附屬設(shè)施齊全.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備.會場氛圍.場地不受外界干擾,.附屬設(shè)施.準(zhǔn)備會議文件,選擇會場,布置會場,會議類型與場所的搭配,#舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn)）。#研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。,#重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。#對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場幾所在城市的交通必須便利。,討論：各種會場的利與弊,u字形會場，比較適應(yīng)非大型會議，參會者距離較近。,圍桌式會場，一般適宜討論或參會人數(shù)不多的會議。,課桌式會場效果，適合人數(shù)較多的會議,課桌式會場，會議室課桌式擺放也有所不同，有的從中間設(shè)通道，有的從兩面設(shè)通道，此照片為通道在兩側(cè)。,會場氣氛布置,會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛，是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。,會標(biāo)將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。,會徽即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運(yùn)會會徽“中國印”。,其他燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光要亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴(yán)肅端正，適合一般工作會議；,旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強(qiáng)化會議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點(diǎn)綴會議氛圍，又能減輕與會者長時(shí)間的疲勞。,便條（一）鐘苗：最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財(cái)務(wù)部與研發(fā)部之間因辦公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調(diào)解決。請你就選擇會議地點(diǎn)和布局以及會議議程的安排提出相應(yīng)建議，供會議籌備過程參考。請于明天下班前將建議交給我。謝謝！行政經(jīng)理蘇明2004年3月25日,（二）、會議座位安排原則,1、大型會議的排座原則有哪些大型會議一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。最大特點(diǎn)是應(yīng)分設(shè)主席臺與觀眾席。,主席臺排座大型會議主席臺,一般應(yīng)面對會場主入口,與群眾席面對面.每一個(gè)成員面前的桌上,均應(yīng)擺放雙向桌簽。主席團(tuán)排座原則前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。主持人坐席一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但應(yīng)就座于前排。,群眾席排座主席臺之下的一切坐席均稱為群眾席。自由式擇座即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，自由擇席而定。按單位就座可依參加單位的筆畫、拼音順序，也可按平時(shí)約定俗成的序列?？勺郧巴筮M(jìn)行橫排，也可自左而右進(jìn)行豎排。同一樓層，應(yīng)以前排為高，或以左排為高，樓層不同，則樓層越高，排序越低。,（單數(shù)）（雙數(shù)）,2、小型會議中座位如何安排,小型會議，一般參加者較少、規(guī)模不大的會議。主要特點(diǎn)是全體與會者均應(yīng)安排座位，不設(shè)立專用主席臺。小型會議的排座可采取三種形式。,自由擇座即不排定固定的具體位置，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。面門設(shè)座一般以面對會議室正門之外為會議主席的位置，其他與會者可在兩側(cè)自由而又依次就座。依景設(shè)座即會議主席的位置不必面對會議室正門，而是應(yīng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等等，其他與會者的排座，略同于前者。,面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊,主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間,希望顯示等級：讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐,主席可坐在任何一個(gè)位置上,自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌,心的融化,安排食宿和茶水,食宿a.用膳b.住宿茶水,一杯香茶可贏得交易機(jī)會,角色練習(xí),表演會議期間奉茶的禮儀,給客人斟茶的注意事項(xiàng):,當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時(shí)，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。,茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。,上茶時(shí)的七個(gè)程序:,兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面,桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。,四、會場服務(wù)、值班及保衛(wèi),會議要有嚴(yán)密的值班和保衛(wèi)工作，中大型會議，秘書要有24小時(shí)值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。奧運(yùn)會安保16億美元,值班工作,堅(jiān)守崗位；會中協(xié)助搜集有關(guān)信息和資料；控制與會無關(guān)人員隨便出入會場；督導(dǎo)專職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作；備有公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤服務(wù)主管人員的電話通訊錄；協(xié)調(diào)會中各種矛盾等。波茨坦會議,保衛(wèi)工作,重要人員的人身安全；重要文件；會場和駐地；會議設(shè)備；與會者私人貴重物品等。,第三節(jié)會議記錄及善后處理,一、會議記錄(一)、會議記錄可能出現(xiàn)的問題：1、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時(shí)，在利用時(shí)就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。,2、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。,3、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。4、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時(shí)臨時(shí)找?guī)讖埜宓陀涗?，過后就不知去向了。,5、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。,（二）、印發(fā)會議記錄,完善會議記錄起草會議紀(jì)要確定印發(fā)范圍接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件,會議記錄格式（一）會議名稱：會議時(shí)間：會議地點(diǎn)：記錄人：出席與列席會議人員：缺席人員：會議主持人：審閱：簽字：主要議題：發(fā)言記錄：,會議記錄格式（二）公司辦公會議記錄時(shí)間：一九年月日時(shí)地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會議室出席人：缺席人：主持人：公司總經(jīng)理記錄人：辦公室主任劉主持人發(fā)言：(略)與會者發(fā)言：散會主持人：(簽名)記錄人：(簽名)(本會議記錄共頁),二、會議善后處理工作,1、會場清理：安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、歸檔2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作,第四節(jié)參加會議禮儀,一、與會者禮儀,規(guī)范著裝嚴(yán)守時(shí)間維護(hù)秩序?qū)Ｐ穆犞v（學(xué)會記錄）不要中途離席,與會者發(fā)言應(yīng)注意避免的問題,.發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕；.不可取用不正確的資料；.不要盡談些期待性的預(yù)測；.不可做人身攻擊；.不可打斷他人的發(fā)言；,.不可不懂裝懂，胡言亂語；.不要談到抽象論或觀念論；.不可對其他發(fā)言者吹毛求疵；,2、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言禮儀（報(bào)告）,正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)?？邶X清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時(shí)常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。,二、會議主持人禮儀,首先，主持的性質(zhì)是根據(jù)會議活動或活動的性質(zhì)、目的及要求，按照議程規(guī)定的內(nèi)容，承擔(dān)起組織參加者完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的責(zé)任。其次，主持人的權(quán)限應(yīng)由上司確定并明確委托，例如參加者的資格認(rèn)定、程序的安排、發(fā)號施令的權(quán)利，協(xié)調(diào)發(fā)言者順序及時(shí)間的權(quán)利、時(shí)間的控制權(quán)利，對參加者進(jìn)行表揚(yáng)、批評、警告及其他處置的權(quán)利，維護(hù)現(xiàn)場氣氛、程序、安全的權(quán)利。,再次，主任人的技巧應(yīng)能以控制現(xiàn)場、引導(dǎo)程序、營造氣氛、圓滿結(jié)束為目的，對冷場的巧妙刺激，對離題的機(jī)智引開、對分歧的化解，對干擾的成功處理等，這些都需要成熟老練地見招拆招，使會議或活動自始至終圍繞主題。,最后，主持的發(fā)言能促進(jìn)會議或活動的順利進(jìn)行，譬如在說明議題或作結(jié)論時(shí)，聲音要宏亮有力，干脆利落，語言節(jié)奏適當(dāng)放緩，要有適當(dāng)?shù)耐ｎD，節(jié)奏，控制局面。主持應(yīng)保持公平公允，不能帶明顯的感情色彩，保持中性，保持職業(yè)水準(zhǔn)。,案例分析：,案例1：一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？,案例2：一次重要的國際會議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因?yàn)榻M織者的疏忽