德州公安局紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)項目技術(shù)及服務(wù)要求

德州市公安局紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)項目技術(shù)及服務(wù)要求（一）總則德州市公安局檔案數(shù)字化掃描采購項目主要是對德州市公安局檔案室部分庫存紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，數(shù)量約280萬頁。包括檔案的拆卷、前處理、掃描、錄入、錄入校對、質(zhì)檢、復(fù)檢、裝訂、數(shù)據(jù)掛接、掃描后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入德州市公安局規(guī)定的應(yīng)用軟件系統(tǒng)并能正常運行等相關(guān)內(nèi)容，本次采購供應(yīng)商必須按競爭性磋商文件的要求，對所有服務(wù)內(nèi)容全部進行報價，不得缺陷漏項。1.1系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)1.1.1掃描部分館藏約280萬頁紙質(zhì)檔案及少量聲像檔案等資料；（不區(qū)分紙質(zhì)頁面大小和紙質(zhì)類型，統(tǒng)一按照A4紙張）。1.1.2檔案數(shù)據(jù)條目錄入；1.1.3檔案拆裝還原，對于部分檔案需要修補、重新更換檔案盒和打印封面、目錄。1.1.4三年數(shù)據(jù)免費維護服務(wù)。1.2技術(shù)標準及規(guī)范中華人民共和國檔案法國家檔案局CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1-1999歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T22-2000檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 188942002紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005（二）加工技術(shù)要求供應(yīng)商必須響應(yīng)每一項加工技術(shù)要求。2.1質(zhì)量要求 2.1.1供應(yīng)商必須使用具有自主知識產(chǎn)權(quán)數(shù)字化加工平臺軟件進行生產(chǎn)，保證加工質(zhì)量及可追溯性。2.1.2掃描圖像格式為：多頁TIFF 和多層PDF文件，同時進行OCR識別。2.1.3彩色掃描，掃描分辨率不低于300dpi，對于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集等情況，可將分辨率提高到600dpi。2.1.4圖像完整清晰掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大，每一幅掃描圖像傾斜度小于1無黑邊。2.1.5掃描圖像無錯頁、漏頁。2.1.6著錄信息和掃描圖像必須一一對應(yīng)。2.1.7檔案裝訂還原，不得損壞、遺失原始檔案。2.1.8采用平板進紙方式掃描，盡量確保紙張掃描時放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。2.1.9掃描時，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。2.1.10對于檔案中的“筒子頁”，應(yīng)當平攤開后進行整幅掃描。折子頁等超長頁進行分頁掃描后，要拼接成一頁。2.2成品格式要求2.2.1成品數(shù)據(jù)能與檔案管理系統(tǒng)進行無縫掛接。2.2.2只有滿足要求，掛接在系統(tǒng)中正確使用的檔案才認定為成品。成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并通過目錄索引系統(tǒng)能正確調(diào)用。 經(jīng)技術(shù)處理后的圖像文件應(yīng)同時封裝為多層pdf文件，并將封裝好的文件存儲到相應(yīng)文件夾中。2.3 加工設(shè)備及人員的要求供應(yīng)商在本項目中投入的設(shè)備、人員需滿足項目實施質(zhì)量及工期要求。項目工作人員需具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實際操作經(jīng)驗。2.4其他要求采購人負責提供檔案所需的工作場所及辦公桌椅，不收取水、電費和場地費；檔案掃描所需的任何相應(yīng)設(shè)備由供應(yīng)商自己提供。（三）安全保密要求3.1保密措施3.1.1供應(yīng)商必須有嚴格保密制度。3.1.2供應(yīng)商在響應(yīng)文件中必須詳細描述保密措施。3.1.3所有工作人員上崗前必須經(jīng)過保密培訓(xùn)。3.2保密責任在檔案數(shù)字化加工過程中造成的泄密事故，由供應(yīng)商承擔全部責任。3.3信息安全1.嚴格遵守有關(guān)保密、檔案法律法規(guī)和德州市公安局的有關(guān)規(guī)定。數(shù)字化加工工作必須在指定的場所內(nèi)進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違反有關(guān)法律法規(guī)的，將追究相關(guān)責任人責任。2.加工單位在簽訂合同時成立項目組，由加工單位和委托單位人員組成。雙方指定專人負責該項目，加工單位項目負責人必須為加工單位公司級負責人，并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。3.項目工作人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實際操作經(jīng)驗。4.簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。5.建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為。6.不同的工序之間采取不同的措施，杜絕泄密事故發(fā)生。7.掃描加工場地要做好安全及保密措施，具備保密設(shè)施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實時監(jiān)控工作人員的操作過程，統(tǒng)一記錄保存。8. 加工現(xiàn)場不允許有移動存儲設(shè)備，任何加工數(shù)據(jù)不能帶出工作區(qū)域，加工設(shè)備不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。9. 加工過程中的廢棄光盤和紙張必須銷毀，在指定地點處理。10. 在數(shù)據(jù)調(diào)用接口程序中必須有保證信息安全的設(shè)計。11.項目完成且經(jīng)過驗收后，加工操作終端上的數(shù)據(jù)須在委托方項目負責人的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，所有硬盤無償歸采購人所有。（四）實施要求4.1實施數(shù)字化流程要求數(shù)字化流程至少應(yīng)包括：檔案領(lǐng)取、資料整理、編碼、起釘拆檔裱、掃描、改名、圖像處理、編輯文件屬性、質(zhì)檢、補掃、檔案排序、目錄打印、檔案裝訂、原始檔案質(zhì)量抽檢、檔案歸還、數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、圖像數(shù)據(jù)備份等。供應(yīng)商所提供的檔案數(shù)字化成品應(yīng)能滿足德州市公安局檔案管理軟件的要求，掛接數(shù)據(jù)能在系統(tǒng)中得到很好地應(yīng)用，對硬件設(shè)備的需求提出合理化建議。4.2檔案版權(quán)要求檔案數(shù)字化入庫后可設(shè)置選擇加入或去除版權(quán)水印，水印不能影響檔案內(nèi)容，在打印時一并打印到紙張。4.3掃描工作環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求完整的數(shù)字化加工一般要以下工序：l 檔案領(lǐng)取本項目涉及檔案數(shù)量大，檔案的正常規(guī)范領(lǐng)取是保障檔案安全的重要前提。供應(yīng)商應(yīng)結(jié)合實際情況，制訂合理的檔案領(lǐng)取歸還制度，專人負責，認真填寫領(lǐng)還檔表格，責任落實到人，建立檔案的再借閱制度，不影響日常業(yè)務(wù)受理及檔案查詢。具體項目格式如下：整檔期間檔案領(lǐng)取、歸還登記表 （A3紙橫）領(lǐng)檔時間領(lǐng)檔人號段領(lǐng)檔數(shù)量（卷）檔案類別還檔人接檔人接檔數(shù)量（卷）檔案類別接檔數(shù)量（卷）接檔時間備注l 資料整理檔案內(nèi)散落的資料要根據(jù)檔案實際情況及卷內(nèi)目錄要求，歸入每宗資料內(nèi)相應(yīng)位置，且根據(jù)系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)上傳規(guī)則標注每宗案卷掃描的先后次序及每宗文件號。l 編碼 根據(jù)檔案管理要求按照確定的編碼規(guī)則，在每頁的左上或者右上角編輯文件頁碼。不允許跳碼、漏碼、重碼。隨時檢查打碼機是否有漏碼、跳碼現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即更換，打碼時翻頁要仔細。l 起釘拆檔裱糊在檔案掃描前用起釘器拔掉檔案中的釘書釘及金屬物，檔案要拆分成獨立的頁，不得有粘連的情況，以方便掃描。在拆檔案的過程中要注意保護原始檔案，不能對原檔案造成人為的損壞；對裝訂邊過小導(dǎo)致裝訂后會壓字的，以及客戶要求的其它需要裱糊的檔案進行裱糊。裱糊應(yīng)不改變紙質(zhì)載體原貌，不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡。A4掃描用A4文檔掃描儀對A4紙幅文檔掃描，掃描時，注意技術(shù)參數(shù)的合理調(diào)節(jié)，使圖像質(zhì)量達到最佳。l A3掃描用A3文檔掃描儀對A3紙幅文檔掃描。掃描分辨率不得小于300DPI，圖像存儲格式為TIFF和PDF，掃描的圖片文件存放到本機硬盤。在掃描過程中，不要對原檔案造成損壞；仔細檢查掃描的檔案是否有夾頁，避免有漏掃或重掃的情況發(fā)生；并應(yīng)根據(jù)不同的檔案質(zhì)量（字跡的清晰度）隨時對掃描亮度、對比度以及圖像尺寸進行調(diào)節(jié)，以確保掃描出來的圖片字跡清晰，亮度合格，圖像完整；掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大。l 改名合并A3、A4圖片數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案實際頁碼對電子文件進行頁碼改名，刪掉重復(fù)掃描頁，并用工具軟件檢查該宗檔案是否有漏掃描現(xiàn)象。對掃描人員掃描的圖片按紙質(zhì)檔案上編寫的頁碼改成電子頁碼，做到與紙質(zhì)檔案的頁碼一致，并參照每宗條碼號建立電子文件夾名稱。避免因大意造成手誤，錯錄頁碼，特別是條碼號的建立一定要謹慎。l 圖像處理對掃描儀自帶軟件未能處理圖像，利用工具軟件對圖像進行例如：圖像糾偏、去黑邊、去黑斑、壓縮、圖像格式規(guī)范等系列處理，對不清晰圖像的核查。l 編輯文件屬性根據(jù)數(shù)據(jù)上傳檔案分類要求結(jié)合原始目錄對每卷檔案逐頁進行影像屬性編輯。l 質(zhì)檢對圖片文件分類屬性、分辨率、存儲格式、字節(jié)量大小、光亮度、對比度、傾斜度等結(jié)合原始檔案進行質(zhì)量檢驗，不合格數(shù)據(jù)必須補掃。對已經(jīng)完成更名的電子圖像使用單機質(zhì)檢程序進行逐頁的質(zhì)量檢查，包括頁碼、亮度、字跡的清晰度、分辨率、掃描格式等，質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)以日期命名保存到本地硬盤。質(zhì)檢人員在質(zhì)檢的時候，仔細檢查其頁碼是否正確，有無掃錯頁、掃漏頁以及掃重頁等情況；掃描的頁面是否完整，亮度是否合格，字跡是否清晰以及分辨率是否大于或等于300DPI，掃描格式、文件命名格式是否達到客戶要求。還要對掃描人員的各種錯誤作相應(yīng)的記錄，及時反饋給相關(guān)負責人和掃描人員，以便及時更正其錯誤，項目負責人也可以以此來了解本項目目前的運行狀況，隨時作出調(diào)整。質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)由項目負責人對其進行抽查，若發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)人員，責令其改正。并做好相關(guān)記錄上報公司，按公司的規(guī)章制度對相關(guān)人員進行處理。l 補掃對質(zhì)檢后的錯誤數(shù)據(jù)進行修改和補充掃描的過程。l 電子檔案抽檢質(zhì)量抽檢人員在當天質(zhì)檢后數(shù)據(jù)中抽取35%的數(shù)據(jù)進行質(zhì)檢，不能滿足100%的合格率，則該批數(shù)據(jù)必須重新質(zhì)檢。l 檔案排序根據(jù)檔案頁碼還原資料排列。l 目錄打印依靠目錄打印程序，調(diào)取制作好的電子數(shù)據(jù)，打印卷內(nèi)目錄，更新檔案卷內(nèi)目錄。打印前把電子封皮和目錄與原檔對照一下，確定無誤后放入打印機打印。打印時發(fā)現(xiàn)檔案皮表面毛燥的應(yīng)更換新檔案皮再進行打印。l 檔案裝訂按照原檔案裝訂模式進行還原性裝訂。裝訂過程中，要注意對原始檔案的保護。裝訂后要三孔一線，以左齊、下齊為原則，并檢查有無掉頁等情況。l 原始檔案質(zhì)量抽檢對裝訂好的原始檔案進行質(zhì)量抽檢，檢查是否裝訂不整齊、掉頁等現(xiàn)象。l 檔案歸還對照檔案領(lǐng)取記錄，按批次歸還檔案。供應(yīng)商檔案交接人員先把需要歸還的檔案排序，清點數(shù)量，準備好檔案交接清冊與采購人交接人員進行檔案交接工作。l 數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。l 圖像數(shù)據(jù)備份按照擬訂的數(shù)據(jù)備份原則對掃描電子檔案數(shù)據(jù)進行備份。4.4編制案卷目錄宗內(nèi)文件目錄是以文件（證件）為單位著錄的，置于卷首。用以介紹宗內(nèi)文件的成分和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計宗內(nèi)文件。具體項目格式如下：宗內(nèi)文件目錄（A4紙縱） 移交日期： 年 月 日序號責任者文件名稱日期頁號備注表中各項內(nèi)容的填寫：宗內(nèi)目錄表應(yīng)按宗內(nèi)文件排列的順序填寫，宗內(nèi)目錄表上的內(nèi)容應(yīng)與宗內(nèi)文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登、不漏登、不錯登。（1） 序號：宗內(nèi)文件按照排列順序編的流水號，每份文件有一個順序號。（2） 責任者：宗內(nèi)文件所屬部門的名稱。（3）文件名稱：即宗內(nèi)文件的名稱。（4）日期：按文件的形成時間填寫。（5）頁號：指宗內(nèi)文件所在之頁的編號。（6）備注：留待宗內(nèi)材料發(fā)生變化情況之用。4.5案卷封面格式檔案的包裝，采用卷皮與檔案盒（袋）相結(jié)合的形式包裝檔案為好，即盒（袋）內(nèi)裝數(shù)卷檔案的形式?；具_到了對檔案進行相對密封保管的條件。4.5.1案卷格式：案卷封面宗內(nèi)文件目錄宗內(nèi)文件封底4.5.2案卷封面的填寫全宗號；類別號；目錄號；檔案號4.6檔案盒脊背的填寫檔案盒脊背項目包括：全宗號；類別號；目錄號；起止卷號；盒號；保管期限4.6.1全宗號：立檔單位形成的全部檔案的代碼。4.6.2類別號：全宗內(nèi)各類別檔案排列編號的總代碼。4.6.3目錄號：全宗內(nèi)各類檔案案卷目錄的統(tǒng)一代碼。4.6.4起止卷號：是指盒內(nèi)檔案的權(quán)屬號。4.6.5盒號：庫存檔案存放流水號。4.7 服務(wù)要求4.7.1供應(yīng)商需遵守檔案業(yè)務(wù)性標準規(guī)范，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)性標準規(guī)范，以及軟件工程標準規(guī)范。4.7.2供應(yīng)商有完整的售后服務(wù)方案。 4.8項目人員安排 供應(yīng)商將根據(jù)項目實際情況成立項目組,項目組由項目經(jīng)理、項目組長及具體加工人員組成。（1）項目人員崗位安排項目經(jīng)理： 對項目進行統(tǒng)籌安排，處理項目較大事務(wù)。項目組長： 對項目進行具體事項進行安排、管理。檔案處理： 提取檔案、歸還檔案、制工單、還原裝訂等工作。配 送： 將已經(jīng)整理好的資料送到需要資料的相應(yīng)崗位人員手中（比如：掃描、質(zhì)檢等）。著 錄： 對檔案信息進行錄入工作。掃 描： 將文檔資料按要求進行數(shù)字化加工，形成圖片存放在本地指定磁盤。質(zhì) 檢： 對已經(jīng)處理好的掃描圖片進行質(zhì)量控制（比如：檔號是否對應(yīng)、去污、重頁、錯頁、錯卷、漏頁、歪斜校正、亮度判斷、掃描黑屏、旋轉(zhuǎn)、頁面不全等相關(guān)掃描錯誤的控制、校正），圖片數(shù)據(jù)存放在本地指定磁盤。復(fù) 檢： 對已經(jīng)質(zhì)檢后的圖片數(shù)據(jù)進行全面再次檢查（包括質(zhì)檢錯誤類型外，還要保正數(shù)據(jù)是否在綜合過程中是否丟失等）、監(jiān)督、修改，從而保證數(shù)據(jù)綜合的全面性、準確性、 安全性。綜合數(shù)據(jù)： 將復(fù)檢后存放在數(shù)臺復(fù)檢電腦中的成品數(shù)據(jù)，按數(shù)字化要求及光盤容量要求合并在一起，數(shù)據(jù)按要求盤號存放指定的本地磁盤?？?盤： 對復(fù)檢后的數(shù)據(jù)按要求將數(shù)據(jù)刻進DVD光盤，并保證數(shù)據(jù)刻全、準確、可讀、可利用。（2）項目人員具體安排工序名稱人員總數(shù)項目主管1人前處理1人錄入2人錄入校對1人掃描4人質(zhì)檢1人驗收數(shù)據(jù)綜合刻盤管理服務(wù)器總合計10人注：人員安排不得少于以上人數(shù)（3）項目設(shè)備安排本項目的設(shè)備配置：該項目所需所有設(shè)備都由施工公司提供，不得少于6臺電腦、2臺掃描儀。（五）其他5.1知識產(chǎn)權(quán)行為供應(yīng)商在實施本項目時不得侵犯他人（法