德州公安局紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)及服務(wù)要求

德州市公安局紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)及服務(wù)要求（一）總則德州市公安局檔案數(shù)字化掃描采購項(xiàng)目主要是對(duì)德州市公安局檔案室部分庫存紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，數(shù)量約280萬頁。包括檔案的拆卷、前處理、掃描、錄入、錄入校對(duì)、質(zhì)檢、復(fù)檢、裝訂、數(shù)據(jù)掛接、掃描后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入德州市公安局規(guī)定的應(yīng)用軟件系統(tǒng)并能正常運(yùn)行等相關(guān)內(nèi)容，本次采購供應(yīng)商必須按競(jìng)爭性磋商文件的要求，對(duì)所有服務(wù)內(nèi)容全部進(jìn)行報(bào)價(jià)，不得缺陷漏項(xiàng)。1.1系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)1.1.1掃描部分館藏約280萬頁紙質(zhì)檔案及少量聲像檔案等資料；（不區(qū)分紙質(zhì)頁面大小和紙質(zhì)類型，統(tǒng)一按照A4紙張）。1.1.2檔案數(shù)據(jù)條目錄入；1.1.3檔案拆裝還原，對(duì)于部分檔案需要修補(bǔ)、重新更換檔案盒和打印封面、目錄。1.1.4三年數(shù)據(jù)免費(fèi)維護(hù)服務(wù)。1.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中華人民共和國檔案法國家檔案局CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1-1999歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T22-2000檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 188942002紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005（二）加工技術(shù)要求供應(yīng)商必須響應(yīng)每一項(xiàng)加工技術(shù)要求。2.1質(zhì)量要求 2.1.1供應(yīng)商必須使用具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)字化加工平臺(tái)軟件進(jìn)行生產(chǎn)，保證加工質(zhì)量及可追溯性。2.1.2掃描圖像格式為：多頁TIFF 和多層PDF文件，同時(shí)進(jìn)行OCR識(shí)別。2.1.3彩色掃描，掃描分辨率不低于300dpi，對(duì)于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集等情況，可將分辨率提高到600dpi。2.1.4圖像完整清晰掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大，每一幅掃描圖像傾斜度小于1無黑邊。2.1.5掃描圖像無錯(cuò)頁、漏頁。2.1.6著錄信息和掃描圖像必須一一對(duì)應(yīng)。2.1.7檔案裝訂還原，不得損壞、遺失原始檔案。2.1.8采用平板進(jìn)紙方式掃描，盡量確保紙張掃描時(shí)放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。2.1.9掃描時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對(duì)比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。2.1.10對(duì)于檔案中的“筒子頁”，應(yīng)當(dāng)平攤開后進(jìn)行整幅掃描。折子頁等超長頁進(jìn)行分頁掃描后，要拼接成一頁。2.2成品格式要求2.2.1成品數(shù)據(jù)能與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫掛接。2.2.2只有滿足要求，掛接在系統(tǒng)中正確使用的檔案才認(rèn)定為成品。成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并通過目錄索引系統(tǒng)能正確調(diào)用。 經(jīng)技術(shù)處理后的圖像文件應(yīng)同時(shí)封裝為多層pdf文件，并將封裝好的文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾中。2.3 加工設(shè)備及人員的要求供應(yīng)商在本項(xiàng)目中投入的設(shè)備、人員需滿足項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量及工期要求。項(xiàng)目工作人員需具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。2.4其他要求采購人負(fù)責(zé)提供檔案所需的工作場(chǎng)所及辦公桌椅，不收取水、電費(fèi)和場(chǎng)地費(fèi)；檔案掃描所需的任何相應(yīng)設(shè)備由供應(yīng)商自己提供。（三）安全保密要求3.1保密措施3.1.1供應(yīng)商必須有嚴(yán)格保密制度。3.1.2供應(yīng)商在響應(yīng)文件中必須詳細(xì)描述保密措施。3.1.3所有工作人員上崗前必須經(jīng)過保密培訓(xùn)。3.2保密責(zé)任在檔案數(shù)字化加工過程中造成的泄密事故，由供應(yīng)商承擔(dān)全部責(zé)任。3.3信息安全1.嚴(yán)格遵守有關(guān)保密、檔案法律法規(guī)和德州市公安局的有關(guān)規(guī)定。數(shù)字化加工工作必須在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，確保場(chǎng)所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違反有關(guān)法律法規(guī)的，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。2.加工單位在簽訂合同時(shí)成立項(xiàng)目組，由加工單位和委托單位人員組成。雙方指定專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)目，加工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須為加工單位公司級(jí)負(fù)責(zé)人，并列出具體的項(xiàng)目操作標(biāo)準(zhǔn)及流程、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、人員及保證措施。3.項(xiàng)目工作人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。4.簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育。5.建立嚴(yán)格的保密制度，加強(qiáng)管理，杜絕工作人員對(duì)檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為。6.不同的工序之間采取不同的措施，杜絕泄密事故發(fā)生。7.掃描加工場(chǎng)地要做好安全及保密措施，具備保密設(shè)施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺(tái)上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作人員的操作過程，統(tǒng)一記錄保存。8. 加工現(xiàn)場(chǎng)不允許有移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，任何加工數(shù)據(jù)不能帶出工作區(qū)域，加工設(shè)備不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。9. 加工過程中的廢棄光盤和紙張必須銷毀，在指定地點(diǎn)處理。10. 在數(shù)據(jù)調(diào)用接口程序中必須有保證信息安全的設(shè)計(jì)。11.項(xiàng)目完成且經(jīng)過驗(yàn)收后，加工操作終端上的數(shù)據(jù)須在委托方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下銷毀，所有硬盤無償歸采購人所有。（四）實(shí)施要求4.1實(shí)施數(shù)字化流程要求數(shù)字化流程至少應(yīng)包括：檔案領(lǐng)取、資料整理、編碼、起釘拆檔裱、掃描、改名、圖像處理、編輯文件屬性、質(zhì)檢、補(bǔ)掃、檔案排序、目錄打印、檔案裝訂、原始檔案質(zhì)量抽檢、檔案歸還、數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、圖像數(shù)據(jù)備份等。供應(yīng)商所提供的檔案數(shù)字化成品應(yīng)能滿足德州市公安局檔案管理軟件的要求，掛接數(shù)據(jù)能在系統(tǒng)中得到很好地應(yīng)用，對(duì)硬件設(shè)備的需求提出合理化建議。4.2檔案版權(quán)要求檔案數(shù)字化入庫后可設(shè)置選擇加入或去除版權(quán)水印，水印不能影響檔案內(nèi)容，在打印時(shí)一并打印到紙張。4.3掃描工作環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求完整的數(shù)字化加工一般要以下工序：l 檔案領(lǐng)取本項(xiàng)目涉及檔案數(shù)量大，檔案的正常規(guī)范領(lǐng)取是保障檔案安全的重要前提。供應(yīng)商應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制訂合理的檔案領(lǐng)取歸還制度，專人負(fù)責(zé)，認(rèn)真填寫領(lǐng)還檔表格，責(zé)任落實(shí)到人，建立檔案的再借閱制度，不影響日常業(yè)務(wù)受理及檔案查詢。具體項(xiàng)目格式如下：整檔期間檔案領(lǐng)取、歸還登記表 （A3紙橫）領(lǐng)檔時(shí)間領(lǐng)檔人號(hào)段領(lǐng)檔數(shù)量（卷）檔案類別還檔人接檔人接檔數(shù)量（卷）檔案類別接檔數(shù)量（卷）接檔時(shí)間備注l 資料整理檔案內(nèi)散落的資料要根據(jù)檔案實(shí)際情況及卷內(nèi)目錄要求，歸入每宗資料內(nèi)相應(yīng)位置，且根據(jù)系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)上傳規(guī)則標(biāo)注每宗案卷掃描的先后次序及每宗文件號(hào)。l 編碼 根據(jù)檔案管理要求按照確定的編碼規(guī)則，在每頁的左上或者右上角編輯文件頁碼。不允許跳碼、漏碼、重碼。隨時(shí)檢查打碼機(jī)是否有漏碼、跳碼現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即更換，打碼時(shí)翻頁要仔細(xì)。l 起釘拆檔裱糊在檔案掃描前用起釘器拔掉檔案中的釘書釘及金屬物，檔案要拆分成獨(dú)立的頁，不得有粘連的情況，以方便掃描。在拆檔案的過程中要注意保護(hù)原始檔案，不能對(duì)原檔案造成人為的損壞；對(duì)裝訂邊過小導(dǎo)致裝訂后會(huì)壓字的，以及客戶要求的其它需要裱糊的檔案進(jìn)行裱糊。裱糊應(yīng)不改變紙質(zhì)載體原貌，不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡。A4掃描用A4文檔掃描儀對(duì)A4紙幅文檔掃描，掃描時(shí)，注意技術(shù)參數(shù)的合理調(diào)節(jié)，使圖像質(zhì)量達(dá)到最佳。l A3掃描用A3文檔掃描儀對(duì)A3紙幅文檔掃描。掃描分辨率不得小于300DPI，圖像存儲(chǔ)格式為TIFF和PDF，掃描的圖片文件存放到本機(jī)硬盤。在掃描過程中，不要對(duì)原檔案造成損壞；仔細(xì)檢查掃描的檔案是否有夾頁，避免有漏掃或重掃的情況發(fā)生；并應(yīng)根據(jù)不同的檔案質(zhì)量（字跡的清晰度）隨時(shí)對(duì)掃描亮度、對(duì)比度以及圖像尺寸進(jìn)行調(diào)節(jié)，以確保掃描出來的圖片字跡清晰，亮度合格，圖像完整；掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大。l 改名合并A3、A4圖片數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案實(shí)際頁碼對(duì)電子文件進(jìn)行頁碼改名，刪掉重復(fù)掃描頁，并用工具軟件檢查該宗檔案是否有漏掃描現(xiàn)象。對(duì)掃描人員掃描的圖片按紙質(zhì)檔案上編寫的頁碼改成電子頁碼，做到與紙質(zhì)檔案的頁碼一致，并參照每宗條碼號(hào)建立電子文件夾名稱。避免因大意造成手誤，錯(cuò)錄頁碼，特別是條碼號(hào)的建立一定要謹(jǐn)慎。l 圖像處理對(duì)掃描儀自帶軟件未能處理圖像，利用工具軟件對(duì)圖像進(jìn)行例如：圖像糾偏、去黑邊、去黑斑、壓縮、圖像格式規(guī)范等系列處理，對(duì)不清晰圖像的核查。l 編輯文件屬性根據(jù)數(shù)據(jù)上傳檔案分類要求結(jié)合原始目錄對(duì)每卷檔案逐頁進(jìn)行影像屬性編輯。l 質(zhì)檢對(duì)圖片文件分類屬性、分辨率、存儲(chǔ)格式、字節(jié)量大小、光亮度、對(duì)比度、傾斜度等結(jié)合原始檔案進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，不合格數(shù)據(jù)必須補(bǔ)掃。對(duì)已經(jīng)完成更名的電子圖像使用單機(jī)質(zhì)檢程序進(jìn)行逐頁的質(zhì)量檢查，包括頁碼、亮度、字跡的清晰度、分辨率、掃描格式等，質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)以日期命名保存到本地硬盤。質(zhì)檢人員在質(zhì)檢的時(shí)候，仔細(xì)檢查其頁碼是否正確，有無掃錯(cuò)頁、掃漏頁以及掃重頁等情況；掃描的頁面是否完整，亮度是否合格，字跡是否清晰以及分辨率是否大于或等于300DPI，掃描格式、文件命名格式是否達(dá)到客戶要求。還要對(duì)掃描人員的各種錯(cuò)誤作相應(yīng)的記錄，及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人和掃描人員，以便及時(shí)更正其錯(cuò)誤，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也可以以此來了解本項(xiàng)目目前的運(yùn)行狀況，隨時(shí)作出調(diào)整。質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行抽查，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)人員，責(zé)令其改正。并做好相關(guān)記錄上報(bào)公司，按公司的規(guī)章制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處理。l 補(bǔ)掃對(duì)質(zhì)檢后的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和補(bǔ)充掃描的過程。l 電子檔案抽檢質(zhì)量抽檢人員在當(dāng)天質(zhì)檢后數(shù)據(jù)中抽取35%的數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)檢，不能滿足100%的合格率，則該批數(shù)據(jù)必須重新質(zhì)檢。l 檔案排序根據(jù)檔案頁碼還原資料排列。l 目錄打印依靠目錄打印程序，調(diào)取制作好的電子數(shù)據(jù)，打印卷內(nèi)目錄，更新檔案卷內(nèi)目錄。打印前把電子封皮和目錄與原檔對(duì)照一下，確定無誤后放入打印機(jī)打印。打印時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案皮表面毛燥的應(yīng)更換新檔案皮再進(jìn)行打印。l 檔案裝訂按照原檔案裝訂模式進(jìn)行還原性裝訂。裝訂過程中，要注意對(duì)原始檔案的保護(hù)。裝訂后要三孔一線，以左齊、下齊為原則，并檢查有無掉頁等情況。l 原始檔案質(zhì)量抽檢對(duì)裝訂好的原始檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，檢查是否裝訂不整齊、掉頁等現(xiàn)象。l 檔案歸還對(duì)照檔案領(lǐng)取記錄，按批次歸還檔案。供應(yīng)商檔案交接人員先把需要?dú)w還的檔案排序，清點(diǎn)數(shù)量，準(zhǔn)備好檔案交接清冊(cè)與采購人交接人員進(jìn)行檔案交接工作。l 數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。l 圖像數(shù)據(jù)備份按照擬訂的數(shù)據(jù)備份原則對(duì)掃描電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。4.4編制案卷目錄宗內(nèi)文件目錄是以文件（證件）為單位著錄的，置于卷首。用以介紹宗內(nèi)文件的成分和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)宗內(nèi)文件。具體項(xiàng)目格式如下：宗內(nèi)文件目錄（A4紙縱） 移交日期： 年 月 日序號(hào)責(zé)任者文件名稱日期頁號(hào)備注表中各項(xiàng)內(nèi)容的填寫：宗內(nèi)目錄表應(yīng)按宗內(nèi)文件排列的順序填寫，宗內(nèi)目錄表上的內(nèi)容應(yīng)與宗內(nèi)文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登、不漏登、不錯(cuò)登。（1） 序號(hào)：宗內(nèi)文件按照排列順序編的流水號(hào)，每份文件有一個(gè)順序號(hào)。（2） 責(zé)任者：宗內(nèi)文件所屬部門的名稱。（3）文件名稱：即宗內(nèi)文件的名稱。（4）日期：按文件的形成時(shí)間填寫。（5）頁號(hào)：指宗內(nèi)文件所在之頁的編號(hào)。（6）備注：留待宗內(nèi)材料發(fā)生變化情況之用。4.5案卷封面格式檔案的包裝，采用卷皮與檔案盒（袋）相結(jié)合的形式包裝檔案為好，即盒（袋）內(nèi)裝數(shù)卷檔案的形式?；具_(dá)到了對(duì)檔案進(jìn)行相對(duì)密封保管的條件。4.5.1案卷格式：案卷封面宗內(nèi)文件目錄宗內(nèi)文件封底4.5.2案卷封面的填寫全宗號(hào)；類別號(hào)；目錄號(hào)；檔案號(hào)4.6檔案盒脊背的填寫檔案盒脊背項(xiàng)目包括：全宗號(hào)；類別號(hào)；目錄號(hào)；起止卷號(hào)；盒號(hào)；保管期限4.6.1全宗號(hào)：立檔單位形成的全部檔案的代碼。4.6.2類別號(hào)：全宗內(nèi)各類別檔案排列編號(hào)的總代碼。4.6.3目錄號(hào)：全宗內(nèi)各類檔案案卷目錄的統(tǒng)一代碼。4.6.4起止卷號(hào)：是指盒內(nèi)檔案的權(quán)屬號(hào)。4.6.5盒號(hào)：庫存檔案存放流水號(hào)。4.7 服務(wù)要求4.7.1供應(yīng)商需遵守檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及軟件工程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。4.7.2供應(yīng)商有完整的售后服務(wù)方案。 4.8項(xiàng)目人員安排 供應(yīng)商將根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況成立項(xiàng)目組,項(xiàng)目組由項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組長及具體加工人員組成。（1）項(xiàng)目人員崗位安排項(xiàng)目經(jīng)理： 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌安排，處理項(xiàng)目較大事務(wù)。項(xiàng)目組長： 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行具體事項(xiàng)進(jìn)行安排、管理。檔案處理： 提取檔案、歸還檔案、制工單、還原裝訂等工作。配 送： 將已經(jīng)整理好的資料送到需要資料的相應(yīng)崗位人員手中（比如：掃描、質(zhì)檢等）。著 錄： 對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入工作。掃 描： 將文檔資料按要求進(jìn)行數(shù)字化加工，形成圖片存放在本地指定磁盤。質(zhì) 檢： 對(duì)已經(jīng)處理好的掃描圖片進(jìn)行質(zhì)量控制（比如：檔號(hào)是否對(duì)應(yīng)、去污、重頁、錯(cuò)頁、錯(cuò)卷、漏頁、歪斜校正、亮度判斷、掃描黑屏、旋轉(zhuǎn)、頁面不全等相關(guān)掃描錯(cuò)誤的控制、校正），圖片數(shù)據(jù)存放在本地指定磁盤。復(fù) 檢： 對(duì)已經(jīng)質(zhì)檢后的圖片數(shù)據(jù)進(jìn)行全面再次檢查（包括質(zhì)檢錯(cuò)誤類型外，還要保正數(shù)據(jù)是否在綜合過程中是否丟失等）、監(jiān)督、修改，從而保證數(shù)據(jù)綜合的全面性、準(zhǔn)確性、 安全性。綜合數(shù)據(jù)： 將復(fù)檢后存放在數(shù)臺(tái)復(fù)檢電腦中的成品數(shù)據(jù)，按數(shù)字化要求及光盤容量要求合并在一起，數(shù)據(jù)按要求盤號(hào)存放指定的本地磁盤。刻 盤： 對(duì)復(fù)檢后的數(shù)據(jù)按要求將數(shù)據(jù)刻進(jìn)DVD光盤，并保證數(shù)據(jù)刻全、準(zhǔn)確、可讀、可利用。（2）項(xiàng)目人員具體安排工序名稱人員總數(shù)項(xiàng)目主管1人前處理1人錄入2人錄入校對(duì)1人掃描4人質(zhì)檢1人驗(yàn)收數(shù)據(jù)綜合刻盤管理服務(wù)器總合計(jì)10人注：人員安排不得少于以上人數(shù)（3）項(xiàng)目設(shè)備安排本項(xiàng)目的設(shè)備配置：該項(xiàng)目所需所有設(shè)備都由施工公司提供，不得少于6臺(tái)電腦、2臺(tái)掃描儀。（五）其他5.1知識(shí)產(chǎn)權(quán)行為供應(yīng)商在實(shí)施本項(xiàng)目時(shí)不得侵犯他人（法