某某某公司聲像檔案管理制度

某某某公司聲像檔案管理制度1目的加強和規(guī)范某某某公司聲像檔案管理。 2適用范圍適用于某某某公司。3定義與述語 某某某公司聲像檔案是指在日常工作以及社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司具有保存價值的錄像、照片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄像（音）帶、光盤和照片組成。4職責4.1某某某公司辦公室負責聲像檔案的歸檔和保存管理。4.2聲像檔案形成單位負責對需要歸檔的聲像資料進行收集、整理、編輯，定期向檔案部門移交歸檔。5內(nèi)容5.1歸檔范圍5.1.1記錄某某某公司重要工作進程、反映廠重大工作成果的聲像資料；5.1.2領導視察、檢查、調(diào)研、會見、工程典禮等重要活動的聲像材料； 5.1.3黨代會、職代會、團代會，以及重要工作會議，專業(yè)會議的聲像材料；5.1.4重要的宣傳、展覽、以及表彰勞動模范、先進生產(chǎn)（工作）者和優(yōu)秀黨員等聲像材料；5.1.5榮獲的獎狀、獎旗、獎杯、證書照片等有紀念意義和憑證性的實物的照片； 5.1.6反映廠精神文明建設，職工文化生活的獲獎的聲像材料；5.1.7歷屆主要領導人的照片；5.1.8其它具有保存價值的聲像材料。5.2歸檔要求5.2.1各項工作活動中形成的聲像材料一般歸檔一份；比較重要的和利用頻繁的聲像材料適當增加歸檔份數(shù)。5.2.2與紙質(zhì)文件配套的電子文件，與紙質(zhì)文件一并歸檔。5.2.3其它各項工作中形成的聲像材料，翌年6月由各部門兼職檔案員和攝錄員對應歸檔的聲像材料進行整理，并經(jīng)部門負責人審定后向本單位檔案部門移交歸檔。5.2.4 歸檔的光盤、照片載體文件，由文件形成部門編寫文字說明，文字說明與載體記錄的信息相符。5.2.5 利用數(shù)碼相機拍攝的,要形成紙質(zhì)照片,電子照片要與紙質(zhì)照片編號一一對應。同時電子照片應做備份。5.2.6照片要求800萬象素以上，對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。5.2.7歸檔的光盤必須是可讀文件。必須在有關設備上演示和檢測，（檢測的內(nèi)容包括：硬件和軟件環(huán)境的有效性和信息記錄格式、有無病毒感染等）運轉(zhuǎn)正常，清潔，無劃痕，確保文件的完整性和內(nèi)容的準確性。5.2.8歸檔的聲像材料必須是原版、原件。6檔案的整理6.1整理原則:聲像檔案的整理應從有利于保持聲像檔案的有機聯(lián)系，有利于保管、便于提供利用為原則，照片、底片和說明一同整理和存放。錄音帶、錄像帶單獨整理和存放。6.2整理方法6.2.1照片的整理方法6.2.1.1照片檔案的分類按年度-問題（機構(gòu)）-保管期限進行分類;6.2.1.2照片的排列按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列；6.2.1.3照片的編號采用：全宗號-年度-保管期限代碼-冊號-張?zhí)?；全宗號：集團公司給立檔案單位編制的代號；年度：照片形成的年度；保管期限代碼：分別用“1、2、3對應代表永久、長期、短期；冊號：某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號；張?zhí)枺赫掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。注：如本照片與其它載體有密切聯(lián)系的，應將其它載體檔案編號標注卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)。6.2.1.4大張照片應單張組卷，單獨存放，并在卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”。6.2.2錄像、錄音帶整理方法6.2.2.1錄像、錄音帶在盒套外貼上標簽，注明題目、日期、盤數(shù)、帶長、時間、聲道、機器型號等。6.2.2.2錄像、錄音帶采用年度-大流水編號。6.2.3 光盤整理方法6.2.3.1光盤的分類：按時間-問題（機構(gòu)）-保管期限分類排序；6.2.3.2光盤的編號：年度-盤號；盤號為年度內(nèi)光盤從“1”開始的順序編號。6.2.3.3光盤應附有標簽，標簽內(nèi)應填寫編號、名稱、保管期限、日期和識別或運行電子文件的軟、硬件環(huán)境。6.2.3.4 電子文件的存儲格式：1.光盤的文件格式：XLS、DOC、JPEG。2.用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接結(jié)技術制作的文件，通用格式為：MPEG、AVI；3.用音頻設備獲得的聲音文件，通用格式為：WAV、MP3。6.3 文字說明編寫方法6.3.1文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等，文字簡潔、語言通順，準確揭示和概括照片的內(nèi)容和全部信息 ，主要人物要標明位置。時間用阿拉伯數(shù)字表示。6.3.2大照片的說明可另用紙書寫，一同保存。6.3.3 光盤（會議錄音類）的文字說明應包括講話內(nèi)容、講話人姓名、職務、講話排序、講話計時、錄制日期、錄制人、密級等；6.3.4 光盤（大型活動攝影類）的文字說明應包括主要內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格、放映時間、錄制時間、錄制人等。6.4 聲像檔案保管期限：應視其內(nèi)容的重要程度、時間、可靠程度、有效性等因素劃定保管期限。（可參照紙質(zhì)文件保管期限）6.5案卷質(zhì)量要求6.5.1照片、錄像帶、錄音帶、光盤以冊、盤組成保管單位。6.5.2立卷要規(guī)范、準確、清晰，不得出現(xiàn)重編，漏編及空號現(xiàn)象。案卷整齊美觀，有卷內(nèi)目錄和備考表。6.5.3說明格式正確、項目齊全、能正確提示聲像內(nèi)容和整理情況。6.5.4檔案人員應按照要求及檢驗項目逐一驗收。對檢驗不合格的，應退回形成單位重新制作，并再次進行檢驗7聲像檔案利用與保管7.1檔案利用7.1.1 聲像檔案一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)主管領導批準后，方可限期外借 (只能用拷貝提供利用) 。未經(jīng)主管領導批準任何部門人員不允許擅自復制電子文件。7.1.2檔案部門應及時對電子檔案進行登記、建帳，帳目要注明相應紙質(zhì)檔案的檔號，同時建立機讀目錄7.2檔案保管7.2.1 聲像檔案的保管分為日常保管和入庫保管。其中日常保管由拍攝人完成，按照一年為期限，待整理后交檔案室入庫保管。7.2.2聲像檔案庫保存的溫度為14-24;相對濕度為37%-67%;聲像檔案應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm。7.2.3聲像檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的聲像檔案入庫。接觸底片應帶潔凈套操作，防止汗?jié)n污染。7.2.4錄像、錄音帶每年倒帶一次。對聲像檔案庫，要半年檢查一次。7.2.5電子檔案應每5年進行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應及時拷貝，如軟、硬平臺發(fā)生改變，則應及時轉(zhuǎn)換，檢查拷貝，轉(zhuǎn)換等情