體系審核知識及注意事項

1、怎樣做好迎審工作,主講人：王磊,北京中標(biāo)聯(lián)企業(yè)管理顧問有限公司,目錄,一,.,迎審準(zhǔn)備工作要求,二,.,審核應(yīng)對工作要求,目錄,一,.,迎審準(zhǔn)備工作要求,1.,審核前準(zhǔn)備,的目的,2.,提前獲取審核有關(guān)信息,3.,迎審組織工作的落實(shí),4.,迎接審核的思想動員,5.,迎接審核的資料準(zhǔn)備,6.,行政、后勤準(zhǔn)備,1.,審核前準(zhǔn)備的目的,?,保證按期進(jìn)行審核；,?,使員工了解審核的方式和要求，能正確應(yīng)對審核；,?,進(jìn)一步改進(jìn)工作，盡可能減少不合格；,?,給審核組留下良好印象。,2020/3/30,2.,提前獲取審核有關(guān)信息,管理者代表和負(fù)責(zé)迎接審核工,作的主管人員必須事先盡量早了解、,確定以下信息：,

2、?,此次審核的目的：,?,審核的判別準(zhǔn)則：,?,審核的范圍：,?,審核人員數(shù)量和分組情況。,3.,迎審組織工作的落實(shí),?,公司層次確定陪同人員,公司要針對認(rèn)證機(jī)構(gòu)（審核檢查組）每個或每,組審核員配一名陪同人員，這些陪同人員應(yīng)當(dāng)熟悉,審核準(zhǔn)則、公司機(jī)構(gòu)分工和業(yè)務(wù)，有一定的交際和,表達(dá)能力，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部向上各與有關(guān)職能之間的,溝通，通常由有經(jīng)驗的內(nèi)審員擔(dān)任。,2020/3/30,3.,迎審組織工作的落實(shí),?,各個層次指定接受審核人員,?,在本次審核計劃確定,的審核范圍內(nèi)相關(guān)的單位、,部門事先應(yīng)確定一個或多個接受審核的人員（部門,涉及多專業(yè)時主要的專業(yè)應(yīng)設(shè)定迎審人員）,?,接受審核人員的任務(wù)是設(shè)法用

3、客觀證據(jù)來展示本,部門符合審核準(zhǔn)則的證據(jù)，證明體系執(zhí)行有效。,2020/3/30,3.,迎審組織工作的落實(shí),?,對陪同人員、迎審人員組織必,要的交流、培訓(xùn),?,溝通審核計劃（對各部門的,審核時間、審核內(nèi)容；,?,重新確認(rèn)一下各自的職責(zé)分,工、負(fù)責(zé)的范圍，避免空缺；,4.,迎接審核的思想動員,?,讓員工、承包方知曉：,?,應(yīng)通過適當(dāng)方式讓員工都知道關(guān)于審核的信,息，即某個時段公司接受什么,審核，審核的主,題是什么。,?,如果在審核時段有承包方為企業(yè)提供服務(wù)尤其,是現(xiàn)場施工、作業(yè)等服務(wù)，也必須用適當(dāng)?shù)姆?式將審核的相關(guān)信息通知給承包方，必要時明,確審核期間的管理要求。,2020/3/30,5.,迎

4、接審核的資料準(zhǔn)備,?,按照審核計劃規(guī)定的審核范圍、內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備,?,首先要理解審核計劃，將審核條款、審核內(nèi)容對應(yīng)到相關(guān)體系文,件要求以及跟相關(guān)職能、工作活動對接；,?,按照審核要求、體系文件要求等對應(yīng)梳理、準(zhǔn)備審核時應(yīng)提交的,記錄、文件資料；,?,根據(jù)審核計劃以及審核評價準(zhǔn)則提前對審核員可能提問到的問題,進(jìn)行假設(shè)，并梳理,回答問題的大綱；,?,根據(jù)審核計劃以及審核評價準(zhǔn)則提前對審核員可能要審核、檢查,的現(xiàn)場進(jìn)行必要的整理、準(zhǔn)備。,2020/3/30,5.,迎接審核的資料準(zhǔn)備,?,文件資料準(zhǔn)備要求：,電子版文件、記錄資料準(zhǔn)備要求：,提前對審核范圍內(nèi)的電子版記錄、文件進(jìn)行梳理,，,分門別類進(jìn)行存儲

5、，熟悉查找路徑，保證在審核期間能及,時、準(zhǔn)確的查找到相應(yīng)電子版記錄、文件。,信息系統(tǒng)平臺上的記錄、文件：,熟悉各個平臺的模塊，能準(zhǔn)確的知曉不同記錄、文件,在平臺的具體位置。最好能在審核時提前用帳戶登錄。,2020/3/30,5.,迎接審核的資料準(zhǔn)備,紙制版文件、記錄資料準(zhǔn)備要求：,?,提前對紙制版的記錄、文件進(jìn)行梳理，最好分門別,類裝入檔案盒,/,夾，并準(zhǔn)確標(biāo)識，熟悉存放的位置，,保證在審核期間能及時、準(zhǔn)確獲取到記錄、文件。,?,必要時重要的已歸檔的資料提前從檔案室借出備查。,?,收起全部作廢文件、非有效版本文件或非受控文件，,保證現(xiàn)場使用的文件均為受控的有效版本。,2020/3/30,5.,

6、迎接審核的資料準(zhǔn)備,?,現(xiàn)場準(zhǔn)備：,標(biāo)識：,嚴(yán)格按照可視標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對現(xiàn)場標(biāo)識進(jìn)行檢查、更新、補(bǔ),充，確保標(biāo)識清楚、完整，符合規(guī)范要求。,清潔：,應(yīng)提前對現(xiàn)場進(jìn)行必要的清潔工作（設(shè)備、作業(yè)現(xiàn)場、工作,場所）。清理掉不需要的雜物。設(shè)備、工具等定位擺放，現(xiàn)場整潔,清新。,規(guī)范操作活動：,提前對重要崗位的工作活動進(jìn)行檢查，糾正違規(guī)操,作，確保在審核期間，各崗位的工作活動與操作規(guī)程相符，杜絕違,章作業(yè)。,隱患的治理：,對現(xiàn)場目前存在的隱患能消除的要消除，不能消除的,的相應(yīng)的治理、控制、監(jiān)控措施,。,2020/3/30,人員準(zhǔn)備：,按規(guī)范著裝、按規(guī)范佩戴勞保用品、證件隨身配截。,6.,行政、后勤準(zhǔn)備,?

7、,會議室、多媒體、宣傳（攝影、錄像）準(zhǔn)備；,?,適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行會場以及迎審現(xiàn)場布置，營造氣氛；,?,人員迎送,安排，審核期間的交通安排；,?,餐飲、住宿安排；,?,公司領(lǐng)導(dǎo)致辭的準(zhǔn)備等。,2020/3/30,目錄,二,.,審核應(yīng)對工作要求,1.,受審核方在審核中的角色,2.,聆聽技巧,3.,回答問題的基本原則,4.,回答的技巧,5.,回答的禁區(qū),6.,對爭議的處理,1.,受審核方在審核中的角色,?,2,：,8,規(guī)則：,20%,聽問題；,80%,回答問題；,2020/3/30,2.,聆聽的技巧,?,認(rèn)真聽；聽不懂必然回答不正確。,?,不懂就問；審核員會換一個角度詢問。,?,一定搞清楚所問問題。,2020/3/30,3.,回答問題的基本原則,?,依據(jù)文件回答；,?,依據(jù)實(shí)際回答；,?,緊緊圍繞提問，不要扯得太遠(yuǎn)；,?,語言簡單明了；,?,不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問題。,2020/3/30,4.,回答的技巧,?,只說自己的事，不說別人的事；,?,只說該說的事；,?,用證據(jù)說明問題；,?,自信而又不失謙虛；,?,多解釋，不爭論；,?,有誤解時把解釋權(quán)讓給更明白的人（最好是上司）。,2020/3/30,5.,回答