借款與報銷管理制度

1、借款與報銷管理制度一、借款標準及審批制度1 、借款標準2 、借款程序3 、借款審批人責任二、費用支付標準及審批制度1、差旅費報銷標準2、財務核算細則3、報銷程序借款與報銷管理制度借款標準及審批制度為進一步完善公司財務管理，嚴格借款及報銷程序。結合公司實際情況，特制定本制度。一、借款標準借款種類借款標準岀差借款按往返車費+ （住宿費+岀差補助）*預計岀差天數(shù)計算業(yè)務借款按實際需要核實借款數(shù)額因私借款（特殊情況）1000元以內（最多以當月工資為限），由總經理特批。二、借款程序出差借款信息化程序1 員工因公出差借款，先在辦公室行政辦公人員處領取電子檔“出差申請單”或到0A網(wǎng)站上下載此單據(jù)（見附表1

2、“出差申請單”）；2 出差人將填寫完成的電子檔“出差申請單”傳給總經理或施工派出人簽批；3 總經理或施工派出人再將簽批過的“出差申請單”傳給財務主管；4 出差人員若借款需填寫借款申請單（見附表三），由總經理依借款標準（見表 1）核定借款金額并審批簽字；出差者需不需要提交出差報告由總經理在出差申請單中批示說明。否則，出差者出差歸來，必須提交出差報告。5 財務經理見簽批過的借款申請單安排出納員付款；6 .財務經理將最終的“出差申請單”傳給出差人（傳到0A個人郵箱中），留做出差人出差歸來后，審批報銷用；財務經理應在出差人起程日期前填寫員工出差通知表（見下表）后傳給 0A負責人發(fā)布出差消息。員工出差通

3、知表岀差人起程日期起程時間岀差地點歷時事由7 .員工前次借款出差返回超過五個工作日未履行報銷手續(xù)，且未及時向財務部說明原因者，不得再 借款。同時，財務部門根據(jù)欠款情況當月開始在工資中扣還。&出差人沒有預支借款發(fā)生的情況下，按“出差借款程序”1-7點（除第4、5點外）來執(zhí)行。后續(xù)流程索引：如屬出差，回來時操作流程見本文件第4頁“三、報銷程序、報銷基本流程”。招待費借款程序1. 招待人在辦公室領取電子檔“招待費申請單”或到0A網(wǎng)站上下載此單據(jù)（見附表 2 “招待費申請單”）；2 .招待人將填寫完畢的電子檔的“招待費申請單”傳給總經理簽批；3 總經理再將簽批過的“招待費申請單”傳給財務主管，財務主管

4、按照借款標準（見表1 ）核定借款數(shù)額后，審批簽字；4 由財務部出納員付款；5 .同時，招待人通知辦公室人員協(xié)助定餐預約。正式員工因私借款的程序員工因私借款，原則上公司不允許借款，此種情況由總經理特批，在總經理同意的情況下，方可辦理 借款手續(xù)。1 在辦公室領取并填寫“借款審批單”，借款金額最多不應超過當月工資額（附表 3 “借款審批單”）；2 經部門負責人審查簽字，再由總經理審批簽字；3 經財務會計審核；4 .到財務部出納員處辦理借款；5 員工因私借款只涉及還款業(yè)務，與報銷業(yè)務無關；6 .還款方式、期限等財務部門依照借款申請單上總經理審批期限、金額、方式等來執(zhí)行。市內采購等其他臨時借款的程序第一

5、種情況：若發(fā)生借款業(yè)務，當日內能報銷全部借款的情況下，按以下程序辦理：1.填寫“付款單”按預計采購貨品的全部金額借款；2 由商務主管報請財務經理簽批；3 .由借款經辦人員到財務部出納員處辦理借款手續(xù)；4 當日辦理完全部采購業(yè)務后，到財務部報銷，抽回借據(jù)。第二種情況：若發(fā)生借款業(yè)務，當日內不能報銷全部借款的情況下，按以下程序辦理：1 在辦公室領取并填寫“借款審批單”，借款原則：同第一種情況；2由商務主管報請財務經理簽批；3由借款經辦人員到財務部出納員處辦理借款手續(xù)。三、借款審批人責任1員工借款（因私借款后因故離職） ，無法償還并且扣除工資也無法償清的，審批人員負連帶償還責 任；2對試用期員工原則

6、上不予借款，確因特殊原因，須由該員工的部門主管簽字擔保，以不超過當月 工資為限，在履行相關手續(xù)后，方可借款。費用支付標準及審批制度一、差旅費報銷標準：凡公司職員因公出差享有公司差旅費報銷待遇。出差分為三類：1、參加廠商組織的會議、培訓等；2、參加廠商組織的旅游等其他活動；3、公司提供的培訓、旅游等獎勵機會。住宿費具體標準如下：1出差城市為省會級以上城市，公司報銷標準為：住宿費 80 元/人/天 。2出差城市為地級城市，公司報銷標準為：住宿費 60 元 /人 /天 。3出差城市為地縣級市以下者，公司報銷標準為：住宿費 - -30 元/人/天。職工出差期間公司除正常工資以外，給予出差補助如下：1出

7、差城市為省會級以上城市，出差補助為20 元/人 /天。2出差城市為地級城市，出差補助為 10 元/人/天。3出差城市為地縣級市以下者，出差補助為5 元/人/天。公出期間火車硬臥鋪票、公共汽車票公司給予正常報銷。飛機票、軟臥鋪車票、出租汽車票給報銷 （經經理簽批的特殊情況除外） 。節(jié)約部分作為獎勵。公出期間通訊補助費除按照公司通訊補助管理規(guī)定加給外，每天另給予：1出差城市為牡丹江本地網(wǎng)以外的城市，10 元/人/天。（牡丹江本地網(wǎng)以內專指牡丹江、綏芬河、穆棱、東寧、寧安、林口、七臺河、勃力、雞西、雞東、密山、虎林等中國移動及中國聯(lián)通移動網(wǎng)劃分的牡 丹江地區(qū)網(wǎng)絡） 。2出差城市為牡丹江本地網(wǎng)內城市者

8、，5 元/人/天。報銷過程中公司將按照出差人員所提供的票據(jù)為準，超支不補，不足者按實際費用票據(jù)面額實報實 銷。節(jié)約部分作為獎勵。報銷票據(jù)中如財務發(fā)現(xiàn)票據(jù)有連號現(xiàn)象，財務應拒絕報銷此類所有票據(jù)。如因特殊情況不能取得正常票據(jù)的，出差人應認真記清所花費用額度、用途及次數(shù)。將情況報財務核實后酌情報銷，嚴禁用其它票據(jù)代替。因公出差前員工必須覓妥職務代理人，出差當日去當日回者不享有出差補助。特殊情況超過公司要求標準的，需由出差人員填寫報銷申請，經財務核實后報總經理批準。如合理 公司將給予正常報銷。凡公司出差人員出差前必須填制出差申請單，出差返回后必須填制出差報告，詳見出差申請單及其使用流程 出差報告及其使

9、用流程 。（十一）凡公司出差人員必須勤儉務實，勿使浪費。（十二）工程外出作業(yè)，雞冠區(qū)范圍內無補助，住宿10 元標準，實報實銷，有特殊情況超出標準的由部門負責人簽字審核，工程補助 10元/人/天，同時給予工程組長 5 元/天的通訊補助。二、財務核算細則：住宿費：工作需要或其他特殊原因，住宿費用超過住宿標準，須由總經理署名書面說明材料，到財 務部備檔。交通費： 1員工出差如因特殊情況超標準乘坐交通工具，須事前征得總經理同意，事后方可報銷。2異地的市內公共交通費（地鐵或公共汽車），憑票據(jù)如實核準報銷。 3本市因公外出使用公司交通車輛不得報銷交通費，因車輛周轉未能使用車輛的，原則上只報銷公 共汽車票。

10、4市內因公確需乘坐出租汽車，須事前征得部門負責人同意，事后經部門負責人簽字，并在付款單 上寫清時間、路線及事由方可報銷。出差補貼：1出差補助天數(shù)以住宿天數(shù)為基礎加異地的路程時間計算，返回當日為下午2點以前的按半天計算，超過 2點按一天，上午 12點前啟程當日按一天計， 12點后按半天計。2出差參加會議、廠方提供旅游等，會務費中含有食宿費，會議期間不再給予補助，通訊補助按標 準核發(fā)。出差期間發(fā)生的其他雜費 1其它雜費包括：存包裹費、貨物運輸費、訂購配件等，憑單據(jù)核實后報銷。2如出差人無通訊工具，異地電話費報銷中，如購買IC卡、IP卡，報銷完畢后應將卡交回辦公室，登記其余額，留存出差人領用 。三、

11、報銷程序：1 費用報銷時間的規(guī)定：借款出差員工回公司后，應在五個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù)。市內業(yè)務招待費的報銷，應在業(yè)務發(fā)生后五個工作日內到財務部辦理。報賬后仍有欠款或五個工作日內無故不辦理報銷、還款手續(xù)的員工，財務部將向其發(fā)出催促，被通 知后五個工作日仍未結清者，財務部有權在該員工的當月工資中扣回或根據(jù)具體情況按比例逐月扣回。2 .報銷基本流程：出差人回來后，出差者需將填寫完畢的差旅費報銷單連同原始票據(jù)，傳遞到出差派出的總經理處，同時將填寫完整的電子檔出差申請單、出差報告一并上傳至總經理郵箱中；總經理根據(jù)出差人提交的報告書和手工報銷單審批確認后簽字，再將確認的電子檔出差申請單傳給財務部接

12、收；總經理將電子檔的出差報告審批后，傳給電子文檔管理員進行備檔；財務會計審核報銷單據(jù)與原始票據(jù)是否一致，無誤后給予報銷，并在電子檔出差申請單標明實 際報銷金額后、簽字，再將電子檔的出差申請單傳至考核郵箱備檔；電子文檔管理員只有收到財務部傳遞的出差申請單、出差報告電子檔文件后，方可備檔，備到出差員工個人檔案中。電子文檔管理員只有收到總經理傳遞的出差報告電子檔文件后，方可備檔。備到出差員工個人檔案中。工程施工人員出差由工程主管審批就可報銷；出差者需將填寫完畢的差旅費報銷單傳遞給工程主管審批后，由出差人員持審批過的差旅費報銷單連同原始票據(jù)傳給財務部，財務會計審核報 銷單據(jù)與原始票據(jù)是否一致，無誤后給

13、予報銷。如果屬于出差參加旅游、培訓等公司獎勵，由部門經理填寫獎勵通知書，傳遞給人力部。人力部將出差申請單附有獎勵通知書一并備檔。（附表4見獎勵通知書）3 報銷流程圖：差旅費報銷流程圖:岀差人將填好的電子 檔“岀差報告”、“岀 差申請單”岀納員支 付將電子文檔電子文檔管理員備檔招待費報銷流程圖:出差申請單部門:編號岀差人簽章岀差事由學習、培訓、開會上門維修 采購其它日 期職務代理簽章岀發(fā)時間預支差旅費金額出差報告提交不提交回程時間實際報銷金額岀差地點總經理財務主管派出人岀差事由主要事項處理經過及實績總經理審批 報銷簽字財務主管 審核簽字人力部 接收簽字附表2招待費申請單客人姓名客人單位預計費用電話招待標準實際費用同行人數(shù)就餐場所財務預借款額招待類別上級主管部門市政機關供應商行業(yè)用戶其他事由：總經理:王官:出納:申請人