i6進銷存管理系統(tǒng)手冊運行文件

1、i6進銷存管理系統(tǒng)手冊運行文件文件編號：NG -Inti/ 進銷存起草部門：客戶支持中心撰稿人：發(fā)版日期： 年11月30日版本標識：版XX軟件有限公司保密文件內(nèi)部使用第一部分 進銷存業(yè)務管理項目實施前準備1目的1.1確定項目的范圍、目標和方法。1. 2確定項目的工作計劃。1. 3進行項目的總動員及確定項目組織1. 4確定重要必備文檔。2 .工作程序2 . 1確定項目的范圍、目標和方法：*項目的實施范圍：目標，里程碑，成功因素*項目的實施方法：管理，環(huán)境，其他業(yè)務需求*特別技術處理策略：重點的、關鍵的技術處理策略、*項目的實施政策，風險和假設*驗收標準和需求改變管理2. 2確定項目的工作計劃：

2、統(tǒng)一規(guī)劃，模塊分步分階段實施2. 3項目實施前的動員和培訓2. 3. 1管理層培訓班培訓對象：決策層、重要行政管理層培訓內(nèi)容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的管理層相 關配合工作、項目成員組需要的權力、項目成員組需要調(diào)用的資源培訓目標：確定項目組織結構、項目成員組及其權力培訓流程：關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收；準備的培訓環(huán)境確認培訓紀要的相關與會領導確認2. 3. 2項目實施組織一項目實施組織機構確定項目組織的目的：建立一套完善的組織機構來領導與執(zhí)行項目的實施，確定組織結構及相應的職責，保證系統(tǒng)實施過程的順利高效進行。項目組織結構框架：根據(jù)項目實施和組織關系：客戶方

3、新中大公司管理咨詢項目核心組項目小組成員（高級顧問 技術支持 軟件產(chǎn)品 客戶培訓）項目職能組項目職能組項目職能組項目實施和組織關系整合的項目實施組織機構：軟硬技術實施職能組各實施項目小組數(shù)據(jù)處理實施職能組教育與培訓職能組2. 3. 3項目實施動員大會會議對象：項目實施的所有參與人員會議內(nèi)容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的相關配合工作、項目成員組的權力、項目成員組需要調(diào)用的資源會議工作流程：關鍵檢查點：項目實施組通知相關領導的簽收;準備的會議環(huán)境確認會議紀要的相關與會領導確認2. 4確定項目實施的階段計劃2. 4. 1方法：必須完成什么？（ What）項目參與成員？（WhO執(zhí)行

4、方式？（HoW期限？ （ When所需要的成本？（ How much 所需要的資源？2. 4. 2階段：初步確定項目實施階段，可以按照WBS Work BreakdownStructure等方法進行階段工作主題具體內(nèi)容第一階段第二階段第三階段2. 4. 3項目實施計劃甘特圖：可以采用MS Project等工具編制項目實施進度控制表，標明項目進度的時間、進度、里程碑等內(nèi)容，如：階段標志第1段第2段第3段第4段第5段第6段第7段第8段第9段第10段項目準備項目調(diào)研項目規(guī)劃項目 上 線基礎培訓基礎數(shù)據(jù)組織初始數(shù)據(jù)驗收操作培訓軟件正式上線1并行階段0報 表 出具/、r項目驗收3 控制表單i6n tfi

5、_00_01001i6n tfi_00_01002i6n tfi_00_01003i6_i ntfi_00_01004i6_intfi_00_01005i6_intfi_00_01006i6_intfi_00_01007i6_intfi_00_01008i6_intfi_00_01009第二部分 進銷存業(yè)務管理項目需求調(diào)研1目的11 確定階段調(diào)研內(nèi)容12 克服調(diào)研障礙、獲得充分調(diào)研13 確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告2工作程序21 調(diào)研的內(nèi)容21 .1 公司（集團） 組織結構調(diào)研 內(nèi)容：描述公司（集團）的組織構成，包括分子公司、部門隸屬關 系工具：畫出公司（集團）樹狀組織結構圖 方法：請對方出示、協(xié)助

6、分析212公司（集團） 資本結構 調(diào)研 內(nèi)容：描述公司（集團）的內(nèi)外資本投資結構關系 工具：畫出公司（集團）樹狀資本結構圖 方法：請對方出示、協(xié)助分析213 公司（集團） 信息化環(huán)境 調(diào)研 內(nèi)容：描述公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)軟硬件環(huán)境與計劃采用的新環(huán)境 工具：記錄到相應的調(diào)研清單列表中 方法：請對方出示、協(xié)助分析214 公司（集團） 全面進銷存業(yè)務管理政策與組織信息方式 調(diào)研內(nèi)容：描述公司采用的進銷存制度，以及需要綜合提供與分類提供的相關信息工具：記錄到相應的調(diào)研清單列表中方法：請對方出示、協(xié)助分析2. 1. 5公司（集團）進銷存業(yè)務管理機構組織 調(diào)研內(nèi)容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門內(nèi)部的組

7、織結構關系 工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門的樹狀組織結構圖方法：請對方出示、協(xié)助分析2. 1 . 6公司（集團）進銷存業(yè)務管理機構 業(yè)務流程調(diào)研內(nèi)容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務管理部門的業(yè)務處理與單據(jù)傳 遞流程工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務管理工作業(yè)務流程圖方法：請對方出示、協(xié)助分析2. 2調(diào)研的技巧2. 2 . 1采用關鍵崗位問答調(diào)研表技巧：盡可能采用選擇與判斷方式盡可能降低客戶對問題的分析難度在確定性較差時采用多崗位調(diào)研，再經(jīng)過討論等進行統(tǒng)一可以采用個別座談會方式進行2. 2 . 2采用問題討論會方法培訓 討論引導 建議方案 確定方案2. 3修改并確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告根據(jù)各種

8、調(diào)研表單匯總產(chǎn)生調(diào)研情況匯總報告， 以確定項目的實施方案: 包括業(yè)務流程重組方案、網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案、軟件實現(xiàn)方案、操作培 訓方案、系統(tǒng)安全與維護管理方案等。3控制表單表單：i6_intfi_02_00001、i6_i ntfi_02_00002、i6n tfi_02_00003、i6_i ntfi_02_00004、i6_intfi_02_00005i6_intfi_02_00006i6_intfi_02_00007i6_intfi_02_00008i6_intfi_02_00009i6_intfi_02_00010i6_intfi_02_00011i6_intfi_02_00012第三部分

9、 解決方案設計1目的11 研究客戶需求的應用實現(xiàn)可能12 把系統(tǒng)應用各方面實現(xiàn)的最佳方法集合編制成書面的實現(xiàn)方案13 最終使項目的應用實現(xiàn)完全可控2工作程序2.1 客戶需求定義與企業(yè)建模要領2.1.1 客戶需求定義 的核心內(nèi)容是 流程定義、功能定義、數(shù)據(jù)定義 。2.1.1 1流程定義： 所謂流程定義就是要確定哪些業(yè)務流程、哪些流程環(huán)節(jié) 需要計算機化。2.1.1 2 功能定義：所謂功能定義就是要確定哪些部門、哪些崗位、哪些工 作職責、哪些工作步驟需要計算機化。2.1.1 3 數(shù)據(jù)定義：所謂數(shù)據(jù)定義就是要確定哪些業(yè)務單據(jù)需要計算機輸入、 哪些業(yè)務報表需要計算機輸出，這其中包括了輸入輸出的詳細內(nèi)容。

10、2.1.1 企業(yè)建模要領 企業(yè)管理模型體現(xiàn)為組織結構、業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據(jù)，相應的建?；顒臃Q之 為組織建模、流程建模、數(shù)據(jù)建模。2111 組織建模： 組織建模按部門、崗位、職責、工作步驟方式展開， 其目的是描述員工的本職工作。2112 流程建模： 業(yè)務流程描述了企業(yè)與客戶和供應商、企業(yè)內(nèi)部部門 之間、員工之間的業(yè)務往來情況以及員工本職工作進行的具體過程， 包括了銷售流程、庫存管理流程、采購流程、報銷流程、付款流程。2113 數(shù)據(jù)建模： 數(shù)據(jù)建模主要描述業(yè)務數(shù)據(jù)（單據(jù)與報表）的內(nèi)容及 其間的關系。22 根據(jù)客戶管理需求確定 業(yè)務流程重組方案22 .1 業(yè)務流程重組的依據(jù)：根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的

11、質(zhì)量要求（相 關性、可靠性、實時性 / 集成性、安全性等） ，同時依據(jù)價值工程分析 法，依據(jù)管理會計與財務會計全面整合的要求進行設計。22 .2 業(yè)務流程重組的內(nèi)容：包括進銷存業(yè)務管理作業(yè)流程的重構，重新 確定進銷存業(yè)務管理的必要崗位，根據(jù)崗位重新安排角色分工。23 根據(jù)客戶管理需求確定 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案23 .1 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的依據(jù)：數(shù)據(jù)存量大小、客戶端操作總數(shù) 量與并發(fā)數(shù)量、客戶的網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)安全要求、客戶的投資預期、客戶 應用的業(yè)務需求23 .2 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的內(nèi)容：數(shù)據(jù)庫服務器設計、客戶端操作 系統(tǒng)配置、網(wǎng)絡聯(lián)接方案設計、打印方案設計、網(wǎng)絡安全設計、數(shù)據(jù) 安全與備份

12、方案設計23 .3 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的方法：綜合考慮客戶的各方面需求、提 供各種需求的備選方案、與客戶一起座談與討論，最終確定全面解決 方案的幾種備選方案，并由客戶自主選一確定24 根據(jù)客戶管理需求確定 軟件實現(xiàn)方案24 .1 軟件實現(xiàn)方案的內(nèi)容： 整理 原倉庫物料余額、庫位余額表、月末結 存表、批號余額表、銷售產(chǎn)品價格列表、供應商報價、銷售計劃、采 購計劃；提出 軟件應用基礎編碼方案、新舊產(chǎn)品大類對照表、新舊物料對照表、 新舊倉庫對照表、新舊庫位對照表、崗位操作手冊、特殊業(yè)務操作手 冊24 .2 軟件實現(xiàn)方案的設計：根據(jù)對原有進銷存業(yè)務管理系統(tǒng)和管理層對進銷存業(yè)務管理信息系統(tǒng)期望的調(diào)研

13、，明確進銷存業(yè)務管理的需求，分析軟件的對照實現(xiàn)辦法與備選方案，再經(jīng)與項目實施小組、與管理層的討論，由管理層確定最終的實現(xiàn)方案；確定方案之前要求對所有 方案全部在軟件中個別測試，并驗證通過。2. 5根據(jù)客戶管理需求確定培訓實施方案2. 5 .1培訓實施方案的內(nèi)容：計算機操作基礎培訓、軟件操作入門培訓、 軟件操作提高與特殊業(yè)務培訓、進銷存業(yè)務管理領導培訓、系統(tǒng)管理 員培訓。2. 5 .2培訓實施方案的設計：編制培訓計劃，包括確定培訓內(nèi)容、培訓時 間、培訓地點、培訓資料、培訓設備、培訓對象（參與人員）；培訓應 該隨著項目進度與時具進，可以采用甘特圖方式進行培訓項目進程控 制。2. 6根據(jù)客戶管理需求

14、確定 系統(tǒng)管理與維護方案2. 6 .1系統(tǒng)管理與維護方案的內(nèi)容：主要是與客戶一起制定各種制度、職 責與規(guī)范，按崗位分包括一般操作人員職責規(guī)范、系統(tǒng)管理員操作職 責規(guī)范；按軟件操作級別業(yè)務操作職責規(guī)范、系統(tǒng)與網(wǎng)絡安全防范制 度等。2. 6 .2系統(tǒng)管理與維護方案的設計：協(xié)助進銷存業(yè)務管理與信息系統(tǒng)管理 的主管部門、討論會等方式，新中大提供參考資料，一般由客戶方負 責確定起草人，形成討論稿，最終經(jīng)會議或主要負責人討論確定。3 控制表單表單：培訓i6_i ntfi_01_00001、i6_i ntfi_01_00002、i6_i ntfi_01_00003i6_i ntfi_01_00004、第四部

15、分 運行與維護1目的11 明確工作目標與階段可控12 工作內(nèi)容明確與責任落實13 問題便于追索與可控2工作程序21 基礎培訓階段2 11 基礎培訓的內(nèi)容：主要包括操作系統(tǒng)、字處理操作等的計算機基礎 知識培訓；新中大軟件的基本概念、操作風格、軟件基本操作流程等 的基礎性培訓2 12 培訓的方式：建議采取集中培訓，找固定的電算化多媒體培訓教室 進行，集中授課22 基礎數(shù)據(jù)建立階段2 21 基礎數(shù)據(jù)建立內(nèi)容：主要把軟件的基礎設置內(nèi)容按管理的規(guī)劃要求 實現(xiàn)，同時按規(guī)劃的要求對基礎編碼數(shù)據(jù)全部輸入軟件系統(tǒng)，并進行 全面校驗與核對2 22 基礎數(shù)據(jù)建立的要求：全面嚴格地貫徹系統(tǒng)規(guī)劃的內(nèi)容，并在實踐中對遇到

16、的問題進行充分的研討與分析后找到合適的方法處理23 初始化完成確認階段2 31 初始化完成確認的內(nèi)容：包括基礎數(shù)據(jù)的編制規(guī)范、內(nèi)容的全面性 與完整性，編碼方案包括地區(qū)、部門、產(chǎn)品大類、客戶類型、供應商 類型；編碼規(guī)則包括部門編碼、人員編碼、往來單位（內(nèi)部組織、供 應商編碼、客戶編碼）編碼、產(chǎn)品大類編碼、物料主文件編碼、地區(qū) 編碼、倉庫編碼、庫位編碼、國家編碼、省轄市編碼、市編碼等；將 確定編碼方案及編碼規(guī)則所有基礎數(shù)據(jù)錄入到 基礎數(shù)據(jù)；還包括其 它的一些基礎數(shù)據(jù)如計量單位、質(zhì)量等級、結算方式等；庫存管理初 始化的正確性與完整性；具體庫存初始化包括倉庫設置、庫位設置、 庫存選項設置、物料初始、倉

17、庫初始、庫位初始、批號初始、跌價準 備等；庫存基礎數(shù)據(jù)還包括銷售管理初始化的正確性與完整性；具體 銷售初始化包括： 銷售選項設置、 產(chǎn)品價格初始、 客戶產(chǎn)品折率初始、 地區(qū)產(chǎn)品扣率初始等，銷售的基礎數(shù)據(jù)還包括銷售發(fā)票類型設置、銷 售憑證模板設置、客戶類型設置、費用項目設置、退貨原因設置等； 采購管理初始化的正確性與完整性；具體采購初始化包括采購選項設 置、供應商（某物料）報價；采購的基礎數(shù)據(jù)還包括采購退貨原因、 供應商類型、采購發(fā)票類型、采購憑證模板設置。2 32 初始化完成確認的方法：對所有完成的初始數(shù)據(jù)首先打印成紙質(zhì)材 料，采用交叉檢驗法，進行全面的勾對校驗；對檢驗的內(nèi)容不正確部 分進行修

18、正，對疑問部分再行討論，尋求合理的解決途徑；最終需要 客戶方對打印成紙質(zhì)材料進行簽字確認24 日常操作培訓2 11 日常操作培訓的內(nèi)容：按崗位編寫具體業(yè)務的操作手冊，然后對操 作人員按崗位進行培訓組織與實施2 12 培訓的方式：建議采取分崗位集中培訓，找固定的電算化多媒體培 訓教室進行，集中授課，根據(jù)公司業(yè)務實踐進行練習，進行集中指導25 運行過程中問題反饋與處理2 51 運行過程中的問題：包括原先規(guī)劃沒有預見的管理需求與業(yè)務處理 辦法；客戶對原來確認的管理需求突然要求項目組對實現(xiàn)方法進行重 大變更；軟件中存在的功能不足、不穩(wěn)定或錯誤等等。2 52 運行過程中軟件問題的反饋：對于軟件問題，應盡

19、快尋找變通解決 辦法，同時盡快與當?shù)胤种C構服務部聯(lián)系，確認是否為軟件問題， 確認為軟件問題后， 按 ISO9000 體系的要求及時反饋給客戶支持中心， 對特別重大問題，可以提交比較詳細的問題報告直接傳遞到客戶支持 中心經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理，以獲得最快的解決辦法。2 53 運行過程中管理需求調(diào)整的處理：包括原有設計中沒有充分的考慮 或者客戶需求突然變化（有充分理由） ；首先尋找軟件層的解決辦法， 進行處理；如果通過軟件上的操作處理還沒有找到處理辦法 , 考慮是否 可以暫時采取數(shù)據(jù)庫中對數(shù)據(jù)調(diào)整進行解決。2 6 上線完成 261：上線完成檢驗的標準：對于進銷存業(yè)務管理主要是第一個月的運行 結果主要是報表能夠順利提供262：上線完成檢驗的方法：能夠及時提供各種進銷存業(yè)務報表，并且把進銷存業(yè)務報表與手工報表進行對比，檢查數(shù)據(jù)的一致性。般也稱階段性總結263：上線完成總結報告：對于整個 i6 項目而言， 報告3控制表單表單：基礎數(shù)據(jù)i6_intfi_03_00001 、i6_intfi_03_00002