中小企業(yè)信息化建設(shè)管理方案規(guī)劃設(shè)計(jì)

1、中小企業(yè)信息化建設(shè)管理方案規(guī)劃設(shè)計(jì)一、信息化建設(shè)規(guī)劃公司信息化建設(shè)需要涉及整個(gè)業(yè)務(wù)流程和管理過(guò)程，它包括公司的的經(jīng)營(yíng)、計(jì)劃、合約、技術(shù)、質(zhì)量、安全、施工、材料、設(shè)備、人力資源以及成本管理等各個(gè)重要環(huán)節(jié)，幾乎涉及公司所有人員。因此，這將是一個(gè)非常龐大的工程。公司信息化建設(shè)的目標(biāo)是達(dá)到“一個(gè)中心、兩級(jí)管控、三個(gè)集中、四控三管一協(xié)調(diào)”的目的。為此，需要建立以項(xiàng)目管理系統(tǒng)為核心，結(jié)合合同管理、計(jì)劃管理、質(zhì)量管理、材料管理、采購(gòu)管理、設(shè)備管理、客戶(hù)關(guān)系管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政辦公管理、文檔管理等功能的統(tǒng)一的企業(yè)管理信息平臺(tái)。建立這樣一個(gè)涉及公司方方面面的系統(tǒng)，工作量將十分巨大，絕不可能一蹴而就

2、。為了有效地完成公司的信息化工作，建議采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的建設(shè)方式。一次性進(jìn)行公司信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，完成需求分析和系統(tǒng)的整體涉及；實(shí)施過(guò)程則按照業(yè)務(wù)的重要程度和對(duì)信息化要求的緊迫程度和準(zhǔn)備完善程度排序，逐步進(jìn)行實(shí)施，保證實(shí)施一塊成功一塊。一方面可以保證信息化實(shí)施的有效性，同時(shí)也可以避免一次性投入過(guò)大，從而盡可能減少信息化建設(shè)對(duì)資金的壓力。根據(jù)目前公司的現(xiàn)有系統(tǒng)情況：財(cái)務(wù)部已采用了網(wǎng)絡(luò)版的用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)施了部門(mén)級(jí)的信息化；合同部則采用廣聯(lián)達(dá)造價(jià)軟件作為業(yè)務(wù)應(yīng)用，但均為桌面系統(tǒng)，尚未做到聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)、信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享；其他部門(mén)均沒(méi)有任何針對(duì)性的應(yīng)用。因此，公司的信息化可初步分為幾大部分：(

3、一) 企業(yè)級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）建設(shè)覆蓋全公司（含子分公司和各項(xiàng)目部）的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。以此將日常的事務(wù)性工作先行納入系統(tǒng)，并建立各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與員工使用網(wǎng)絡(luò)和電腦進(jìn)行事務(wù)管理的習(xí)慣。將各種日常工作的流程進(jìn)行科學(xué)的梳理和合理的規(guī)劃，通過(guò)系統(tǒng)的建立和使用的過(guò)程，逐步改善工作流程、規(guī)范管理、提高效率。OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。公司需要建立的協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)就是基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門(mén)戶(hù) ”為窗口，使公司內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信

4、息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。公司的OA應(yīng)包括一些基本的功能模塊：管理工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門(mén)戶(hù)框架，以更便捷、更簡(jiǎn)單、更靈活、更開(kāi)放的滿(mǎn)足日常OA辦公需求。公司應(yīng)用協(xié)同OA系統(tǒng)，總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)：(1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。(2

5、). 知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化使各類(lèi)的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。(3). 信息發(fā)布平臺(tái)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。(4). 內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(5). 輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合

6、的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。(6). 信息集成在公司內(nèi)部，已存或?qū)⒁⒁幌盗械膶?zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)、造價(jià)、項(xiàng)目管理等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。(7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。公司的項(xiàng)目和分支機(jī)構(gòu)分布面越來(lái)越廣，距離越來(lái)越分散，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。(二) 人力資源管理系統(tǒng)由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來(lái)臨，所謂人力資本的觀念已經(jīng)形成，人力資本的重要性更不下于土地、廠房、設(shè)備與資金等，甚至超越，除此之外，人是知識(shí)

7、的載體，為了有效運(yùn)用知識(shí)，將知識(shí)發(fā)揮最大的效用，便需要妥善的人力資源管理，才能夠發(fā)揮人力資源的最佳效用，通過(guò)建立人力資源管理系統(tǒng)，公司可以借由此系統(tǒng)，將人力資源運(yùn)用到最佳經(jīng)濟(jì)效益。人力資源分為人力資源規(guī)劃、人員招聘與配置、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)與實(shí)施、績(jī)效考核與實(shí)施、薪酬福利、人事管理、職業(yè)生涯管理和員工關(guān)系管理八大模塊。(三) 項(xiàng)目管理系統(tǒng)隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力逐步加劇，無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)、過(guò)度競(jìng)爭(zhēng)以及工程項(xiàng)目微利性明顯、合同毛利率低的同時(shí)，企業(yè)本身管理費(fèi)用居高不下，因此要求開(kāi)展項(xiàng)目操作成本控制。而且，在公司規(guī)模擴(kuò)張，人員快速增加的情況下，逐漸顯示出內(nèi)部管理跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展需要：總部職能弱化、以包代管，未能發(fā)揮公司的規(guī)模效

8、益，諸如，資金、物資采購(gòu)、分包等，因此要求梳理總公司管理結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)鏈上游競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建立，構(gòu)建總公司項(xiàng)目管理層級(jí)體系，徹底理順“高-中-低”業(yè)務(wù)管控方向以及形成“自上而下”的業(yè)務(wù)管控模式。同時(shí)，逐步解決項(xiàng)目管理中存在的一些問(wèn)題：1、 項(xiàng)目多且分散，開(kāi)戶(hù)眾多，資金管理相對(duì)混亂，如何及時(shí)掌握總公司及子分公司的現(xiàn)金流量、流向與存量？2、 如何發(fā)揮總公司資金的規(guī)模效益，降低資金的使用成本；3、 如何減少企業(yè)內(nèi)部交易而產(chǎn)生的不必要的資金流動(dòng)；4、 墊資較多，資金積壓嚴(yán)重，回款不及時(shí)如何維持現(xiàn)金流動(dòng)的均衡性，防止支付危機(jī)；5、 如何動(dòng)態(tài)核算工程項(xiàng)目占用公司的利息，以及內(nèi)部拆借的利息；6、

9、 如何有效控制下屬企業(yè)資金的體外循環(huán)，盤(pán)活集團(tuán)資金使用。總而言之，工程建設(shè)項(xiàng)目是公司生存和發(fā)展的中心，是公司的核心能力，也是公司的生命線。工程項(xiàng)目管理能力是施工企業(yè)管理之命脈，它創(chuàng)造了施工企業(yè)的價(jià)值，一切能力都是為了服務(wù)于工程項(xiàng)目管理能力。因此，項(xiàng)目管理是公司信息化建設(shè)的核心模塊。綜上分析，項(xiàng)目管理信息化的核心需求是： 建立企業(yè)的決策指揮中心，及時(shí)掌握項(xiàng)目生產(chǎn)狀態(tài)，對(duì)公司人、財(cái)、物、信息以及技術(shù)資源進(jìn)行集中整合和統(tǒng)籌調(diào)度，以數(shù)據(jù)為依據(jù)，有效做出決策指令，最大程度的發(fā)揮企業(yè)品牌、資金、技術(shù)和資源整合優(yōu)勢(shì)，提高決策效力；建立企業(yè)的多項(xiàng)目管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“企業(yè)集約化管理”和“項(xiàng)目精細(xì)化管理”的和諧統(tǒng)一

10、，有效控制項(xiàng)目建造成本，提高公司整體經(jīng)營(yíng)收益；對(duì)于單項(xiàng)目管理，進(jìn)一步規(guī)范并優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，做到“有計(jì)劃可依，有過(guò)程可控，有監(jiān)控可循，有整改可鑒，有改進(jìn)可用”，實(shí)現(xiàn) PDCA 閉環(huán)管理。建立企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控中心，加強(qiáng)異常和重大事項(xiàng)的監(jiān)控與反饋機(jī)制，幫助公司更有效地各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)預(yù)警并采取規(guī)避措施，降低公司整體運(yùn)營(yíng)風(fēng) 險(xiǎn)。二、建設(shè)模式為更好地獲得專(zhuān)業(yè)的IT服務(wù)，獲得各個(gè)領(lǐng)域最優(yōu)秀的軟件，同時(shí)最好地滿(mǎn)足公司的信息化要求，建議采用IT總包的建設(shè)模式。將公司的信息化工作整體交由一家有實(shí)力的專(zhuān)業(yè)服務(wù)商進(jìn)行項(xiàng)目總包，由其完成公司整體信息化方案的設(shè)計(jì)和實(shí)施。從過(guò)程上，應(yīng)考慮整體規(guī)劃、分步實(shí)施、平臺(tái)

11、先行的原則。平臺(tái)先行有利于信息化各系統(tǒng)的集成整合，也可通過(guò)平臺(tái)最好地實(shí)現(xiàn)管理層與作業(yè)層分離，又保證信息的無(wú)障礙溝通。整體規(guī)劃、分步實(shí)施則是保障信息化工作少走彎路，并最大限度地保護(hù)公司信息化方面的投資的有效措施。一個(gè)能為企業(yè)發(fā)揮巨大價(jià)值的系統(tǒng)，就像蓋一棟美觀、實(shí)用、質(zhì)量過(guò)硬的房子，必須要有完整的設(shè)計(jì)圖，必須要先打好基礎(chǔ)。體現(xiàn)在信息化中總體規(guī)劃和實(shí)施路線就是設(shè)計(jì)圖，而企業(yè)協(xié)同工作平臺(tái)就是基礎(chǔ)。三、實(shí)施步驟根據(jù)前期的調(diào)研，公司信息化建設(shè)需要以下步驟進(jìn)行是時(shí)候：1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段這一階段主要完成信息化項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃，選擇IT總包服務(wù)商，確定項(xiàng)目實(shí)施的大致時(shí)間過(guò)程和項(xiàng)目實(shí)施總體預(yù)算、分年度預(yù)算以及項(xiàng)目實(shí)施的

12、總體規(guī)模和分年度規(guī)模。設(shè)立公司內(nèi)的項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、工作機(jī)構(gòu)，進(jìn)行公司內(nèi)的組織準(zhǔn)備和人力、財(cái)務(wù)和物資的準(zhǔn)備。2、需求調(diào)研、編寫(xiě)解決方案這一過(guò)程是由公司內(nèi)信息化工作機(jī)構(gòu)配合IT總包服務(wù)商進(jìn)行信息化的需求調(diào)研，編寫(xiě)信息化系統(tǒng)建設(shè)的解決方案。確定信息化過(guò)程中需要采用的技術(shù)，等等。3、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這一階段的工作是由IT總包服務(wù)商進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，并在開(kāi)發(fā)結(jié)束后上線進(jìn)行測(cè)試運(yùn)行。4、人力資源系統(tǒng)這一階段完成人力資源管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和上線測(cè)試。5、綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)這一階段完成綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和上線測(cè)試。6、檔案、知識(shí)管理等輔助系統(tǒng)這一階段完成檔案管理、知識(shí)管理等輔助系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和上線測(cè)試。7、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這一階段進(jìn)行上面各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)際應(yīng)用前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，即是把公司運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)地錄入系統(tǒng)，使系統(tǒng)中具有公司運(yùn)行的歷史記錄，可以根據(jù)準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)順利地進(jìn)行后續(xù)的管理工作。8、核心員工培訓(xùn)這個(gè)過(guò)程完成信息化系統(tǒng)中關(guān)鍵崗位的員工培訓(xùn)，使其能熟練掌握系統(tǒng)的操作和簡(jiǎn)單的維護(hù)技能。培訓(xùn)結(jié)束后，信息化系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)都有人能進(jìn)行操作，保證系統(tǒng)能夠順利的運(yùn)行。并在日常管理中發(fā)揮其作用。9、試點(diǎn)項(xiàng)目運(yùn)行上一階段的培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)選擇一個(gè)典型的項(xiàng)目進(jìn)行信息化管理的試