辦公室副主任職位任務(wù)說明書

1、辦公室副主任崗位任務(wù)說明書編號(hào)：002擬 制: 核準(zhǔn)：生效日期：、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱副主任直接上級(jí)主任P所轄人員本部門員工二、工作說明1、主要職責(zé)1協(xié)助主任做好各項(xiàng)工作。2、負(fù)責(zé)做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)工作。3、協(xié)助分管后勤保障、房產(chǎn)管理工作。4、做好公司信息管理工作。2、主要工作內(nèi)容1參與部門管理，提出部門建設(shè)意見。2、積極主動(dòng)的協(xié)助主任做好綜合協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)安排、后勤保障等管理工作。3、制定公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息管理工作計(jì)劃及其費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)部門討論，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。4、制定公司信息化建設(shè)的系統(tǒng)方案，并進(jìn)行可行性論證。5、制定公司計(jì)算機(jī)管理制度、操作程序和規(guī)范，經(jīng)審批后執(zhí)行；制定

2、公司信息管理方案和有關(guān)細(xì)則，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。6、組織收集相關(guān)管理軟件的供應(yīng)商資料，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談，提出購買參考性意見。7、提出公司計(jì)算機(jī)大型硬件設(shè)備購買意見，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談。8、開展對公司辦公自動(dòng)化設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的軟硬件維護(hù)。9、跟蹤、檢驗(yàn)公司信息化管理軟件的應(yīng)用情況，并進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)完善。10、 組織計(jì)算機(jī)防病毒和防黑客入侵等工作，負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的安全和計(jì)算機(jī)信息 資料的保密工作。11、建設(shè)和維護(hù)公司網(wǎng)站。12、對公司員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能的指導(dǎo)或培訓(xùn)，提高員工計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。13、負(fù)責(zé)公司電話系統(tǒng)的管理與維護(hù)。14、根據(jù)公司管理需要，組織應(yīng)用軟件的

3、開發(fā)。15、根據(jù)主任授權(quán)，主持完成各項(xiàng)管理工作。16、保持與各部門的溝通和協(xié)作。17、完成上級(jí)交辦的其他工作。3、主要工作要求1、工作計(jì)劃、總結(jié)1.1在每月第一個(gè)工作日，每季度首月的第三個(gè)工作日前，制定本職崗位的月度、季度 工作計(jì)劃，自查落實(shí)的情況；每年1月15日前，制定公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息管理方面的工作計(jì)劃，制定部門和全公司信息投資預(yù)算方案、信息設(shè)備采購方案，報(bào)批后執(zhí)行。工作計(jì)劃 的制定要及時(shí)、客觀，要具有全面性、科學(xué)性和可操作性；按計(jì)劃開展各項(xiàng)工作，要及時(shí)跟 蹤計(jì)劃實(shí)施情況，發(fā)現(xiàn)問題立即處理；要根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)修改工作計(jì)劃，并做修改記 錄。1.2協(xié)助主任制定部門工作計(jì)劃，要求能夠綜合平

4、衡協(xié)調(diào)。1.3按計(jì)劃完成工作并做好和工作小結(jié)、年度工作總結(jié)。2、制定制度2.1以公司現(xiàn)實(shí)情況為依據(jù)，及時(shí)制定、修改公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度，明確計(jì)算機(jī)應(yīng) 用系統(tǒng)的有關(guān)操作規(guī)范和維護(hù)保養(yǎng)的要求等，交主任審核后報(bào)送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實(shí)施并跟蹤檢查。2.2及時(shí)制定、修改公司信息管理制度，明確公司信息管理的分工、信息處理的程序、 信息存儲(chǔ)和使用的要求，交主任審核后報(bào)送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實(shí)施并跟蹤檢查。3、信息化建設(shè)3.1根據(jù)公司的實(shí)際情況，提出公司實(shí)施信息化管理的建議。3.2掌握先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用情況，充分了解同行業(yè)信息化實(shí)施狀況，結(jié)合公司的實(shí)際 情況，制定公司信息化方案

5、，明確費(fèi)用的預(yù)算、實(shí)施準(zhǔn)備工作要求、實(shí)施程序的安排等，進(jìn) 行充分的可行性論證，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。3.3組織調(diào)查、了解計(jì)算機(jī)軟、硬件的性能和市場行情，收集相關(guān)供應(yīng)商的資料，建立 供應(yīng)商檔案，明確供應(yīng)商的信譽(yù)、 服務(wù)和所供應(yīng)軟硬件的性能優(yōu)缺點(diǎn)。與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談,貨比三家，綜合考慮價(jià)格、性能、實(shí)用性等因素，為領(lǐng)導(dǎo)做出引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)的決策提供4、系統(tǒng)維護(hù)4.1掌握計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)的性能和配置，進(jìn)行正確的安裝調(diào)試。4.2每月會(huì)同信息管理員，對公司的電話、傳真等信息設(shè)備和計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一次 全面的檢查和維護(hù)；對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，對軟件使用情況進(jìn)行跟蹤檢查和維 護(hù)、升級(jí)；對于各部門在

6、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用中反映的問題要立即解決處理，不拖延、推諉；對 違反操作規(guī)定，損害設(shè)備的行為要提出處置意見，對超出費(fèi)用的情況及時(shí)協(xié)調(diào)，特殊情況要 向總經(jīng)理室匯報(bào)，提出整改意見。5、系統(tǒng)與信息安全及時(shí)檢查計(jì)算機(jī)防病毒情況，安排做好防毒軟件升級(jí)， 在病毒爆發(fā)日前要提醒各部門注意防毒，做好防止黑客入侵的技術(shù)工作，保證公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的安全性和計(jì)算機(jī)信息資料的保密性。6、網(wǎng)站建設(shè)6.1制定公司網(wǎng)站建設(shè)方案，確定網(wǎng)站的容量、功能的區(qū)分、頁面的設(shè)計(jì)等內(nèi)容，經(jīng)審 批后組織實(shí)施。6.2組織網(wǎng)站的維護(hù)和網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)和更新。及時(shí)處理網(wǎng)站的系統(tǒng)問題，及時(shí)組織收集所 要發(fā)布的信息，并對內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查把關(guān)，每月至少更新

7、一次網(wǎng)頁，有重要信息要立即 發(fā)布，保持網(wǎng)站的新穎性和信息的準(zhǔn)確性。使網(wǎng)站不斷完善，力求做到功能齊備，頁面美觀。7、培訓(xùn)7.1在日常工作中隨時(shí)為公司員工提供計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)方面的指導(dǎo)和幫助。7.2配合有關(guān)部門，開展對公司員工計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，精心安排培訓(xùn)內(nèi)容,做好充分的準(zhǔn)備，使培訓(xùn)達(dá)到良好的效果。8、信息管理8.1協(xié)助主任組織做好收集、整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息工作，及時(shí)掌握 公司相關(guān)的經(jīng)營、管理信息，每月初做書面報(bào)告遞交主任共同研討，遇有重要信息，立即匯 報(bào)。8.2為公司重大決策事項(xiàng)提供信息支撐和專項(xiàng)研究報(bào)告：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作或公司管 理中需要解決的重點(diǎn)問題，廣泛收集相關(guān)信

8、息，參與專項(xiàng)調(diào)研。9、其他9.1注意平時(shí)與各部門的聯(lián)系、溝通，當(dāng)其他部門需要協(xié)助時(shí)，不推諉、扯皮，積極做 好協(xié)調(diào)配合。9.2積極主動(dòng)地協(xié)助主任做好綜合管理工作，了解情況、參與協(xié)調(diào)，提出解決問題的辦 法。9.3 了解和熟悉辦理會(huì)務(wù)及各類公務(wù)活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)，辦理小型會(huì)務(wù)，分擔(dān)大型活動(dòng)的 組織和落實(shí)工作。9.4分工管理公司機(jī)關(guān)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，檢查指導(dǎo)后勤保障工作，綜合處理通信、網(wǎng)絡(luò)線 路、水電管線排布，環(huán)境衛(wèi)生管理。9.5協(xié)助主任做好部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)、管理，及時(shí)檢查、指導(dǎo)員工的工作，努力調(diào)動(dòng)員工 的工作積極性，力求形成良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，提高部門工作績效。9.6主任外出時(shí)，根據(jù)主任的授權(quán)，完成交辦的工作，遇

9、到重大問題要及時(shí)加強(qiáng)聯(lián)系， 向其匯報(bào)和請示，必要時(shí)要請示總經(jīng)理室。三、任職資格因素細(xì)分因素等級(jí)限定資料知識(shí)學(xué)歷B計(jì)算機(jī)或相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識(shí)B熟悉航運(yùn)行業(yè)知識(shí)，對行業(yè)發(fā)展趨勢的把握基本準(zhǔn)確。專業(yè)知識(shí)A掌握計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掌握信息管理知識(shí)， 熟練運(yùn)用專業(yè)知識(shí)。能力領(lǐng)導(dǎo)能力C要能夠起到表率作用，能夠合理安排工作，能夠指導(dǎo)、關(guān) 心下屬。組織協(xié)調(diào)能力B綜合協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)， 能協(xié)調(diào)處理與上級(jí)、 冋事之間的工作 聯(lián)系。能夠妥善處理各種人際關(guān)系。事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計(jì)劃，及時(shí)、正確的完成各項(xiàng)工作，能 夠解決突發(fā)事件。理解能力B能夠準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、 工作內(nèi)容，比較準(zhǔn)確的理解 上級(jí)的指示、意圖和所布置的工作；對所學(xué)知識(shí)能夠較為 迅速的理解和掌握。決策能力C決策時(shí)要能夠考慮比較全面，方法比較科學(xué)，方案具有準(zhǔn)確性和可行性。判斷能力B能迅速、準(zhǔn)確的判斷專業(yè)性問題，掌握其實(shí)質(zhì)，能較為準(zhǔn) 確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。開拓創(chuàng)新能力B能夠較迅速地接受新事物，具有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)， 能夠在工作中提出切實(shí)可行的新思路、新觀點(diǎn)、新方法。表達(dá)能力B