公司采購管理制度

1、采購管理制度一、目的:為加強(qiáng)采購計劃管理,規(guī)范采購工作,XX公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。二、適用范圍本制度適XX公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購(以下統(tǒng)稱為采購物品)。三、職責(zé)權(quán)限1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批；2、副總、財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)采購管理制度的審核；3、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資),非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源與后勤部負(fù)責(zé)。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)

2、行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、一致性原則:采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致XX市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的510%。3、低價搜索原則:采購人員隨時XX市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,XX市場最新動態(tài)及最低價格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則:(1)自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。(3)嚴(yán)格按采購制度

3、和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。(4)加強(qiáng)學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)XX市場信息。(5)工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯,不因自身工作失XX公司造成損失。5、招標(biāo)采購原則:凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由企管、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價XX市場變化較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨時XX市場行情,調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則:采購人員要自覺接受財務(wù)XX公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行XX公司有權(quán)對相關(guān)人員XX公司員工績效考

4、核制度等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。五、采購流程1、采購申請:物品(物資)需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實(shí)際需要,由企管部負(fù)責(zé)采購物品每月25日前、由人力資源與后勤部負(fù)責(zé)采購物品每季度最后一個月25日前提出采購申請,填寫請購單,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術(shù)指標(biāo)的,須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請流程,由各相關(guān)部門審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交人力資源與后勤部采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者,應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。2、詢價比價議價:(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報價。(2)采購員接到報價單后,需進(jìn)行比價、議價,并填

5、寫詢價記錄表,按低價原則進(jìn)行采購。(3)屬下列情況者,無須進(jìn)行比價、議價:獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。3、樣品提供和確認(rèn):(1)若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的,須確定送樣周期,由采購人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn),必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇:(1)具有合法經(jīng)營主體者。(2)品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。(3)信譽(yù)良好者。(4)客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。5、合同簽定:(1)供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由人力資源與后勤部與選

6、定的供應(yīng)商簽訂合同。(2)交易發(fā)生爭執(zhí)時,依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催(1)為確保準(zhǔn)時交貨,采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催,以確保物品(物資)能適時供應(yīng)。(2)若采購物品(物資)無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會需求部門。7、驗收入庫:采購物品(物資XX公司后,屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收,辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后,庫管開具入庫單,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知人力資源與后勤部,2日內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。8、對帳付款:采購物品(物資)辦理入庫后,由采購人員憑入庫單按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。六、考核:凡違反本制度的人員,XX公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。請購單申請單位: 申請日期: 年 月 日 編號:序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請購數(shù)量備注經(jīng)辦人: 部門負(fù)責(zé)人: 申請部門分管領(lǐng)導(dǎo):財務(wù)總監(jiān): 總經(jīng)理:庫管:詢價記錄表 編號:序號物料名稱規(guī)格/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)