01文件和資料控制[青島某電器公司質(zhì)量環(huán)境管理程序文件]

1、青島營上電器有限公司質(zhì)量/環(huán)境管理程序文件編號：whlga1001a第 1 頁 共 5 頁第 0次修改生效期：主題：文件和資料控制1. 目的：加強(qiáng)公司對文件和資料的控制工作，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。2. 范圍：適用于質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的各類文件和資料的控制。3. 職責(zé)分工：3.1管理者代表（公司總經(jīng)理）負(fù)責(zé)手冊的審核，并將手冊報董事長批準(zhǔn)；各部門主管負(fù)責(zé)程序文件的審核，由辦公室匯總報管理者代表（兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)，并確保加貼強(qiáng)制性認(rèn)證標(biāo)志的產(chǎn)品符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.2 sbu辦負(fù)責(zé)程序文件的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存及做好相關(guān)記錄，并對現(xiàn)有體系文件在管理評審時進(jìn)行評審。3.

2、3 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)程序文件的編制工作，并將審核會簽后的程序文件報sbu辦。4. 工作流程：文件修訂審核、批準(zhǔn)改進(jìn)提高正常管理文件實(shí)施文件受控發(fā)放5. 程序說明：5.1 文件和資料的分類：體系文件：質(zhì)量/環(huán)境體系手冊、程序文件和文件附表及相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書。技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、工藝文件、操作指導(dǎo)書、檢驗/檢測和計量文件等。外來文件：國家/國際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、集團(tuán)內(nèi)相關(guān)部門及政府部門文件等。其他文件：組織機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)計劃、管理方案等。5.2 文件的控制：5.2.1 文件編號：a手冊編號為whlgsc；手冊包含文件編號為whlg+文件序號(詳見文件：whlg05)。b程序文件編號為whlgcx；程序

3、文件包含的文件編號為9位數(shù)whlg+文件編制部門編號+文件序號。全套文件換版，則在每個文件部門編號前加b、c，若某個文件換版，則在該文件編號后加a、b、c；文件附表的編號是在該文件制定人：秦巍巍 審核人： 王宣華 批準(zhǔn)人：韓孝和 武漢海爾冷柜事業(yè)部質(zhì)量/環(huán)境管理程序文件編號：whlga1001a第 2 頁 共 5 頁第1次修改生效期：2006.02.07編號后順次加f01、f02，其中01、02是附表的順序號，附表更改后在附表編號后加a、b、c。例如：whlgb1001b 表示全套文件第1次換版，編號為whlgb1001的文件第2次更改。whlgc0602f01b 表示全套文件第2次換版，編號

4、為whlgc0602文件的第1張附表第2次更改。c部門二級程序文件（不包括工藝文件）的編號為5位數(shù)a文件編制部門編號文件序號。文件修改換版，則版本號a更換為b、c、d；文件附表的編號是在該文件編號后順次加f01、f02，其中01、02是附表的順序號，附表更改后在附表編號后加a、b、c。例如：a0602 表示質(zhì)管處的第2個二級程序文件。b0101 表示綜合辦的第1個二級程序文件第1次換版。b0503f03b 表示檢驗處第3個二級程序文件第1次換版，此文件的第3 張附表第2次更改。d工藝文件的編號為產(chǎn)品型號工藝文件特征號工序代號細(xì)分號(詳見文件a0601) 。5.2.2 體系文件的編制、審批：a.

5、 手冊由sbu辦編寫，管理者代表(兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人)審核，事業(yè)部長批準(zhǔn)。b. 程序文件由相關(guān)部門按照職責(zé)分工進(jìn)行編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表(兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)。c. 其他體系文件由相關(guān)部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，分管部長批準(zhǔn)。質(zhì)量/環(huán)境體系一級程序文件根據(jù)需要，由sbu辦分配相關(guān)部門起草，原則上在部門職能未發(fā)生重大變化情況下，修改文件的工作由原文件起草部門執(zhí)行，對一級程序文件的起草或修改應(yīng)經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人審核后，送交sbu辦初審，初審無誤后，由sbu辦附程序文件會簽表，并列出需會簽的部門明細(xì)，退回原相關(guān)部門落實(shí)會簽意見。如有異議，起草部門應(yīng)與之協(xié)商達(dá)成一致后，送交sbu辦再審，審核無誤后報管理者

6、代表(兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)。武漢海爾冷柜事業(yè)部質(zhì)量/環(huán)境管理程序文件編號：whlga1001a第 3 頁 共 5 頁第1次修改生效期：2006.02.075.2.3 體系文件的發(fā)放：體系文件經(jīng)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)sbu辦，由sbu辦編制文件和資料發(fā)放清單，報管理者代表（兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)后，將文件按清單復(fù)印相等份數(shù)，蓋紅色“受控”印章，并注明分發(fā)號進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，同時收回舊文件。文件領(lǐng)用部門在文件和資料發(fā)放回收記錄表上簽收。5.2.4 體系文件的更改 由文件更改申請者填寫文件更改申請單，經(jīng)原審批程序批準(zhǔn)后進(jìn)行更改。若原審批人員有變動，則由其繼任者或授權(quán)人進(jìn)行審批后，將更改后的正稿和相應(yīng)的文件更改申請單交sbu

7、辦，由sbu辦按原發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，同時回收相應(yīng)作廢文件，并在文件和資料發(fā)放回收記錄表及文件目錄中做相應(yīng)記錄。文件的更改一般采用整份換版的方式，如需采用換頁、局部修改、劃改、刮改等方式修改時，需在文件更改申請單中特別注明具體的更改方法。5.2.5 體系文件的領(lǐng)用：因文件和資料丟失、嚴(yán)重破損或其他情況（如提供給顧客、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等）而需領(lǐng)用時，由申請領(lǐng)用者填寫文件和資料領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、管理者代表(兼質(zhì)量負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。因嚴(yán)重破損而重新領(lǐng)用的新文件資料，其分發(fā)號不變，并應(yīng)回收相應(yīng)舊文件資料；因丟失而補(bǔ)發(fā)的額外文件資料給予新分發(fā)號，并注明原分發(fā)號失效，sbu辦做好文件的發(fā)放簽收記錄

8、；提供給顧客、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等的文件資料，不加蓋受控章，不做更改控制，但必須做好發(fā)放記錄。因破損、丟失發(fā)放的文件資料應(yīng)加蓋紅色“受控”章。5.2.6 體系文件的保存和銷毀：a. 所有體系文件資料的原稿及其文件和資料發(fā)放清單、文件和資料發(fā)放回收記錄表由sbu辦統(tǒng)一保存，各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)帶有紅色“受控”標(biāo)記武漢海爾冷柜事業(yè)部質(zhì)量/環(huán)境管理程序文件編號：whlga1001a第 4 頁 共 5 頁第1次修改生效期：2006.02.07的文件資料，文件資料應(yīng)有序的加以保存以便存取和查閱。b. 作廢文件資料的原稿應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，由sbu辦保存或存檔，不做銷毀，其余作廢文件資料由sbu辦收集后統(tǒng)一銷毀。

9、5.3 外來文件的控制：5.3.1 各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，交質(zhì)管處統(tǒng)一管理，并由質(zhì)管處編制現(xiàn)用國家、國際標(biāo)準(zhǔn)一覽表，發(fā)放到相關(guān)部門，質(zhì)管處根據(jù)各部門需求加蓋“標(biāo)準(zhǔn)資料專用章”后發(fā)放，并做好簽收、控制記錄。5.3.2 其余外來文件按技術(shù)文件和資料控制執(zhí)行。5.3.3 有關(guān)質(zhì)量/環(huán)境法律、法規(guī)等外來文件的控制，見質(zhì)量/環(huán)境體系程序文件法律、法規(guī)與其他要求。5.3.4 外來文件直接引用作為設(shè)計、采購、生產(chǎn)、檢驗、校準(zhǔn)等依據(jù)時，需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交質(zhì)管處備份存檔后發(fā)放，發(fā)放時加蓋紅色“外來文件”印章或相關(guān)資料控制章，受控發(fā)放，并做好簽收記錄。5.4 技術(shù)文件的控制：對技術(shù)文件資

10、料的控制見質(zhì)量/環(huán)境體系程序文件技術(shù)文件和資料的控制。6文件和資料的管理：6.1 海爾集團(tuán)武漢冷柜事業(yè)部的文件可采用電子版，發(fā)布由各起草部門負(fù)責(zé)，原稿由起草部門控制，文件的修訂必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.2 對文件和資料各部門要派專人管理，檢查各在用文件和資料的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。6.3 每年管理評審各部門要對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行評審，必要時予以修訂（事業(yè)部內(nèi)部運(yùn)做或法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)變更時，應(yīng)及時更改相應(yīng)的體系文件）。6.4部門獲得體系文件后，應(yīng)對本部門相關(guān)人員進(jìn)行宣貫，使其熟悉并掌握質(zhì)量/ 武漢海爾冷柜事業(yè)部待添加的隱藏文字內(nèi)容2質(zhì)量/環(huán)境管理程序文件編號：whlga1001a第 5 頁 共

11、 5 頁第1次修改生效期：2006.02.07環(huán)境質(zhì)量方針及體系文件的相關(guān)規(guī)定。7. 附錄： 程序文件會簽表 whlga1001af01 文件和資料發(fā)放清單 whlga1001af02 文件和資料發(fā)放回收記錄表 whlga1001af03 文件更改申請表 whlga1001af04 文件和資料領(lǐng)用申請單 whlga1001af05 現(xiàn)用國家、國際標(biāo)準(zhǔn)一覽表 whlga1001af06 部門外來文件清單 whlga1001af07文件宣貫記錄表 whlga1001af08武漢冷柜受控文件清單 whlga1001af09程序文件會簽表編號：whlga1001af01替代版本：0生效期：2006.0

12、2.07文件名稱起草人日期說明：本文件屬于（ 新增 修訂）文件，文件編號為： 第（ ）次修改；本文件制定/修訂目的是：文件涉及部門負(fù)責(zé)人意見（若無意見可只簽名）：簽字： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日sbu辦意見：簽字： 年 月 日文件和資料發(fā)放清單編號：whlga1001af02替代版本：0生效期：2006.02.07序號文件名稱文件編號分發(fā)號與文件分發(fā)部門0102030405060708091011121314編制： 批準(zhǔn)： 日期：文件和資料發(fā)放回收記錄表編號：whlga1001af03替代版本：0生效期：2006.02.07序號文件名稱文件編號分發(fā)號版本部門發(fā)放記錄回收記錄

13、備注數(shù)量簽收人日期數(shù)量回收人日期文件更改申請單編號：whlga1001af04替代版本：0生效期：2006.02.07文件名稱編號版本更改原因：更改前后內(nèi)容：申請人： 年 月 日所在部門意見： 部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日審批部門意見：審批人： 年 月 日文件和資料領(lǐng)用申請單編號：whlga1001af05替代版本：0生效期：2006.02.07文件名稱編號版本申請原因：申請人： 年 月 日所在部門意見： 部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日sbu辦意見： 部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日管理者代表意見：管理者代表： 年 月 日現(xiàn)用國家、國際標(biāo)準(zhǔn)一覽表編號：whlga1001af06替代版本：0生效期：2006.02.07序號文件名稱文件編號版本備注編制： 批準(zhǔn)： 日期：部門外來文件清單編號：whlga1001af07替代版本：0生效期：2006.02.07部 門序號文件名稱文件編號版本備注文件宣貫記錄表編號：whlga1001af08替代版本：0生效期：2006.02.07文件宣貫部門文件名稱文件編