公司文檔分類編號(hào)辦法

1、文檔分類編號(hào)辦法1.目的： 統(tǒng)一公司文檔分類編號(hào)方法，實(shí)現(xiàn)文檔分類、整理、保管、編目、檢索的規(guī)范統(tǒng)一，提高文檔管理水平，最終對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形成良好的信息支持與服務(wù)。2.適用范圍：本辦法適用于公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的全部文檔。3.管理職責(zé)：3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定公司文檔分類編號(hào)辦法，并協(xié)助、指導(dǎo)各系統(tǒng)/部門文檔管理人員執(zhí)行。3.2 各系統(tǒng)/部門文檔管理員負(fù)責(zé)根據(jù)此辦法對(duì)各類文檔進(jìn)行分類編號(hào)。4.分類原則： 依據(jù)文檔內(nèi)容和文檔載體形態(tài)特點(diǎn)進(jìn)行分類，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。5.類別設(shè)置： 5.1 本公司文檔設(shè)大類和屬類，大類用大寫英文字母代字，屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字代字。5.2 公司全部文檔分為十大類，即

2、：（1）綜合管理類a ；（2）營(yíng)銷管理類b ；（3）質(zhì)量管理類c ；（4）供應(yīng)鏈管理類d ；（5）研發(fā)管理類e ；（6）設(shè)備管理類f ；（7）人事檔案g ；（7）會(huì)計(jì)類h ；（8）特殊載體類i ；（9）基建類j 。6.分類編號(hào)辦法：6.1 a、b、c、d、e類文檔：6.1.1 單份、單冊(cè)的文件采用單件歸檔方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用組卷方式歸檔。6.1.2 文檔原則上要求以單件方式歸檔，用組卷方式歸檔須向總辦申請(qǐng)，經(jīng)審批后可采用。6.1.3 單件歸檔，檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為“大類代字”+“年度代字”+“屬類代字”+“件號(hào)”。6.1.3.1 年度代號(hào)：2002年為01，之后年度以02、03

3、流水編制；6.1.3.2 文檔“屬類”代號(hào)在類別內(nèi)以01、02流水給號(hào)，詳細(xì)參見 附件文檔類別表。6.1.3.3 編號(hào)案例：b2002年度綜合管理類下屬文件管理類制度規(guī)范文件，第一份文件編號(hào)為：a 01 02 01 0001 件 號(hào)（以0001、0002流水編 二級(jí)屬類（制度規(guī)范為01） 一級(jí)屬類（文件管理為02） 年度代字（2002年為01） 大類代字（綜合管理類為a）6.2 設(shè)備管理類文檔（f）：6.2.1 同一設(shè)備成套資料集中歸檔，歸檔方式視文件形式確定。6.2.2 檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：“大類代字”+“屬類代字”+“設(shè)備代號(hào)”+“案卷號(hào)”/“件號(hào)”。6.2.3 一級(jí)屬類為：設(shè)備資料 01；設(shè)

4、備管理 02。6.2.4 編號(hào)案例：f 01 0001 0001 案卷號(hào)/件號(hào)（以0001、0002流水編制） 設(shè)備代號(hào)（以0001、0002流水編制） 屬類代字（設(shè)備資料為01，設(shè)備管理為02） 大類代字（設(shè)備類為f）6.3 人事檔案（g）:6.3.1 同一員工的人事檔案集中歸檔。6.3.2 人事檔案采用組卷方式歸檔。6.3.3 檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：“大類代字”+“屬類代字”+“員工代號(hào)”+“案卷號(hào)”6.3.4 下設(shè)一級(jí)屬類：在職類 01；離職類 02。6.3.5 編號(hào)案例：g 01 0001 001 案卷號(hào)（以001、002流水編制） 員工代號(hào)（以0001、0002流水編制） 屬類代字（在職類

5、為01，離職類為02） 大類代字（人事檔案為g）6.3.6 每套員工檔案對(duì)應(yīng)一組人事代碼，代碼根據(jù)姓名拼音的聲韻母編制。6.3.7 聲韻母表：拼音排列編號(hào)聲母韻母b、p、ra、ia、ua1m、f、wo、uo、i、u、2d、te、ie、ue3n、lai、ei、uai、uei、iu4g、jao、iao、ou、iou5k、qan、ian、uan、an6h、xen、in、uen、un7z(zh)、c(ch)ang、iang、uang8s(sh)eng、ing、ong、ueng、iong96.4 會(huì)計(jì)類文檔（h）6.4.1 采用組卷方式歸檔。6.4.2 一份會(huì)計(jì)報(bào)表為一卷、一本會(huì)計(jì)賬簿為一卷、一本會(huì)計(jì)憑

6、證為一卷。6.4.3 檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：“大類代字”+“屬類代字”+“目錄號(hào)”+“件號(hào)”。6.4.4 一級(jí)屬類為：報(bào)表 01；賬簿 02；憑證 03；其它 04。6.4.5 編號(hào)案例：h 01 01 001 案卷號(hào)（以001、002流水編制） 目錄號(hào)（以01、02流水編制） 屬類代字（報(bào)表為01） 大類代字（會(huì)計(jì)類為h）6.5 特殊載體類（i）：6.5.1 采用單件方式歸檔。6.5.2 一份實(shí)物為一件，一份聲像材料為一件。6.5.3 檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：“大類代字”+“一級(jí)屬類”+“二級(jí)屬類”+“目錄號(hào)”+“件號(hào)”。6.5.4 “目錄號(hào)”視載體具體情況確定是否需要設(shè)置。6.5.5 一級(jí)屬類為：聲像類 01；實(shí)物類 02 。6.5.6 二級(jí)屬類為：照片 01；底片 02；光盤、磁盤 03；錄音帶、錄像帶 04；獎(jiǎng)杯 05；獎(jiǎng)牌；06；獎(jiǎng)狀、證書 07；錦旗 08 。6.5.7 編號(hào)案例：i 01 01 001 001 件 號(hào)（以001、002流水編制） 目錄號(hào)（以00