信息溝通參與和協(xié)商控制程序

1、信息溝通、參與和協(xié)商控制程序1.0目的建立和規(guī)范內(nèi)外信息溝通、參與和協(xié)商行為，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)質(zhì)量、 環(huán)境及職業(yè)健康安全管理信息，保證 EHS管理體系的有效運(yùn)行。范圍本程序適用于公司內(nèi)、外部有關(guān) EHS管理體系信息的溝通、參與、協(xié)商與信息交流管理。定義溝通：為達(dá)目的使相關(guān)方意見(jiàn)統(tǒng)一的行為。職責(zé)總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司重大溝通事項(xiàng)的組織和審批。管理者代表：對(duì) EHS管理體系和內(nèi)外部溝通有效性進(jìn)行負(fù)責(zé)。人力資源部：負(fù)責(zé)溝通環(huán)境的優(yōu)化及資源配置、制度的建立及溝通協(xié)調(diào)工作。各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全信息內(nèi)部溝通及與相關(guān)方進(jìn)行溝通。流程圖會(huì)議管理流程圖確定會(huì)議主題

2、及會(huì)議安排NG核會(huì)議通知會(huì)議簽到I會(huì)議召開(kāi)會(huì)議記錄審核0K發(fā)文I存檔內(nèi)容溝通和協(xié)商的內(nèi)容外部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：向相關(guān)方宣傳組織的職業(yè)健康安全方針;政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)信息，如與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)和來(lái)自上級(jí)部門(mén)的信息等; 有關(guān)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和確定風(fēng)險(xiǎn)控制措施的結(jié)果方面的信息; 接收和答復(fù)相關(guān)方的投訴、抱怨、咨詢(xún)和建議等信息;其它需溝通的、與相關(guān)方有關(guān)的信息。 內(nèi)部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：EHS管理體系運(yùn)行信息，包括方針、目標(biāo)、管理實(shí)施方案、培訓(xùn)、測(cè)量、內(nèi)外部審核和管理評(píng)審等信息； 監(jiān)測(cè)、測(cè)量的結(jié)果;EHS的建議和溝通的信息;公司內(nèi)部有關(guān)管理制度，員工提出的有關(guān) 事

3、件、不符合與處理情況； 應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)情況； 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行控制程序執(zhí)行情況； 各部門(mén)或單位之間日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報(bào)表及其他信息； 了解誰(shuí)是員工代表和員工的建議等。溝通和協(xié)商的渠道溝通渠道可分為正式溝通渠道和非正式溝通渠道。研討會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、QC 會(huì)議等）。OA 交流、電話(huà)及各類(lèi)非正式社交活動(dòng)等。消除個(gè)人、組織、相關(guān)方之間存在的溝正式溝通主要渠道包括：業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)，看板，會(huì)議（包括決策會(huì)、 非正式溝通渠道包括在崗交談、隨時(shí)隨地交談、便條、郵件、公告、 溝通和協(xié)商的理念和原則 公司奉行“溝通創(chuàng)造價(jià)值”的理念。通過(guò)適時(shí)、適地、適當(dāng)范圍的溝通， 通和信息傳遞障礙。人力資源部負(fù)責(zé)創(chuàng)造良好

4、的溝通環(huán)境和機(jī)制，引導(dǎo)公司建立重視溝通的企業(yè)文化。 充分利用信息化手段，在做好保密工作的前提下，將相關(guān)信息通過(guò)信息系統(tǒng)共享，以方便信息的利用，發(fā)揮信息 增值效應(yīng)。溝通和協(xié)商的實(shí)施 業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)溝通、協(xié)商 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)”指部門(mén)的要求或通知通過(guò)這種特定的書(shū)面形式對(duì)所需部門(mén)的信息傳遞，內(nèi)容主要是指具體的業(yè)務(wù) 事項(xiàng)，或者信息通知等非長(zhǎng)期性的信息?！皹I(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)”一般不是受控文件，它不能作為系統(tǒng)性，或跨部門(mén)的規(guī) 范文件，也不適宜作純技術(shù)性的文件。通過(guò)會(huì)議而產(chǎn)生的決議可通過(guò)“業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)”來(lái)傳遞會(huì)議決議。各部門(mén)發(fā)出的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)，執(zhí)行部門(mén)必須立即處理，有技術(shù)性?xún)?nèi)容的聯(lián)絡(luò)書(shū)必須在有效期內(nèi)轉(zhuǎn)換成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它指導(dǎo)性文

5、件?！皹I(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū) ”須由主管部門(mén)編制部長(zhǎng)審批 ,如跨部門(mén)操作須經(jīng)相關(guān)的主管經(jīng)理審批。 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)”一般都有使用期限，主管部門(mén)在該文件失效期時(shí)可根據(jù)需要作保留或報(bào)廢處理?？窗鍦贤ā翱窗?”是指部門(mén)在公司指定的、公眾流通較大的區(qū)域，通過(guò)“白板”、“版報(bào)”或“張貼告示”等方法而把部門(mén) 的信息傳遞給其它部門(mén)的一種手段，其目的在于通過(guò)公告的形式使所需部門(mén)得到充分的、帶強(qiáng)迫性的認(rèn)知。看板的內(nèi)容可包括質(zhì)量信息、技術(shù)信息、訂單信息、生產(chǎn)信息、物料信息、行政公告等等，由主管部門(mén)在規(guī)定的 范圍內(nèi)用較正規(guī)的、醒目的方式進(jìn)行信息公布，信息內(nèi)容必須真實(shí)、簡(jiǎn)明扼要?？窗宓膬?nèi)容一般有一定的期限，質(zhì)量信息、技術(shù)信息等的保留

6、期一般為7 天，其余信息一般為 5天，尚未解決的問(wèn)題允許繼續(xù)保留，已經(jīng)處理完成信息可提前消除，由主管部門(mén)進(jìn)行版面內(nèi)容的維護(hù)?！翱窗濉睂?duì)每個(gè)部門(mén)均有信息通知效用，各部門(mén)有責(zé)任通過(guò)“看板”獲得知情權(quán)，不得推卸責(zé)任，對(duì)看板中涉及 自身未完成或相關(guān)的督促，必須知照并執(zhí)行。看板是目視管理主要活動(dòng)之一，為了提高工作效率和降低管理成本，公司規(guī)定看板內(nèi)容與書(shū)面文件內(nèi)容等效，任 何部門(mén)或個(gè)人在沒(méi)有征得允許下不能擅自涂改看板內(nèi)容。使用看板溝通部門(mén)應(yīng)將看板作為日常工作，定時(shí)或及時(shí)更換看板上所示內(nèi)容（尤其要注明填寫(xiě)日期），否則被視 為工作失職。各部門(mén)相關(guān)人員隨時(shí)對(duì)看板內(nèi)容進(jìn)行關(guān)注，否則被視為工作失職。企業(yè)文化或公司時(shí)

7、事等把公司現(xiàn)階段的重要任務(wù)告訴員工，并向員工提出配合任務(wù)的行動(dòng)要求， 或表彰好人好事，可用看板形式進(jìn)行宣傳。會(huì)議溝通、協(xié)商,而且通過(guò)充分的會(huì)議是內(nèi)部溝通、協(xié)商的重要方法,目的在于需要溝通、協(xié)商的部門(mén)在一個(gè)共同的現(xiàn)場(chǎng)處理事務(wù)討論和協(xié)商 ,使事務(wù)的處理效率得以提高。會(huì)議類(lèi)型及先關(guān)事項(xiàng)參見(jiàn)附件一。 組織開(kāi)會(huì)負(fù)責(zé)人確定會(huì)議主題及會(huì)議安排（包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等）同時(shí)注意不得與會(huì)議參加人員的 其它會(huì)議安排沖突，由部長(zhǎng)簽名確認(rèn)，需要副總或以上參加的會(huì)議一般須由組織開(kāi)會(huì)方主管經(jīng)理批準(zhǔn)?！皶?huì)議通知”由組織開(kāi)會(huì)負(fù)責(zé)人提前 1 天于公司內(nèi)部 OA 系統(tǒng)發(fā)出。會(huì)議參與方會(huì)前必須圍繞會(huì)議主題事前做 好準(zhǔn)備工作

8、 ,需要溝通協(xié)調(diào)的會(huì)前先做好。一般會(huì)議均需要參會(huì)者填寫(xiě)“會(huì)議簽到表”。會(huì)議召開(kāi)會(huì)議要求主題鮮明， 不得混雜， 以提高會(huì)議的效率， 如果會(huì)議上須經(jīng)會(huì)后商討再定的， 則會(huì)后再定， 以節(jié)約時(shí)間。 所有正式會(huì)議必須有明確的會(huì)議目的，會(huì)議結(jié)束后不能沒(méi)有結(jié)果。各類(lèi)會(huì)議的時(shí)間原則上不超過(guò) 2 小時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議安排嚴(yán)格控制時(shí)間。 需要與會(huì)方討論決定的才提到會(huì)議議題上，嚴(yán)禁把會(huì)議開(kāi)成“大雜會(huì)”。會(huì)議方法可利用頭腦風(fēng)暴法和水平對(duì)比法進(jìn)行。 會(huì)議內(nèi)容及決議允許寫(xiě)在白板上，然后相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)直接在白板上簽名確認(rèn)，再通過(guò)數(shù)碼相機(jī)拍攝形成書(shū)面 文件后為會(huì)議記錄，但要求字跡清晰，主題鮮明，決議明確。會(huì)議組織重點(diǎn)

9、工作分解、落實(shí)到相關(guān)部門(mén)或個(gè)人，并有專(zhuān)人進(jìn)行跟進(jìn)。 會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議的各項(xiàng)紀(jì)律要求。會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人必須根據(jù)會(huì)議議程及結(jié)果進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，對(duì)本次會(huì)議成果進(jìn)行評(píng)價(jià)、總結(jié)會(huì)議達(dá)成的決 議或共識(shí)。會(huì)議記錄及審核發(fā)放 “會(huì)議記錄”應(yīng)反映出會(huì)議提出的主要問(wèn)題、針對(duì)相關(guān)問(wèn)題的決議、整體目標(biāo)達(dá)成情況等。 由組織開(kāi)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)作“會(huì)議記錄”，并把最后得出的決議書(shū)面歸納好，交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，如果會(huì)議決議涉 及到跨部門(mén)的要求的，須由相關(guān)部門(mén)的主管經(jīng)理審核會(huì)簽，主管經(jīng)理批準(zhǔn)（必要時(shí)總經(jīng)理批準(zhǔn)）才能發(fā)放。 “會(huì)議記錄”在會(huì)后 2 個(gè)工作日內(nèi)整理、批準(zhǔn)并以 OA 電子信息或紙質(zhì)文檔發(fā)放相關(guān)部門(mén)和與會(huì)

10、人員。 “會(huì)議記錄”只能作為業(yè)務(wù)文件使用，不能直接作為受控文件使用，如有需要，須經(jīng)過(guò)必要的版面調(diào)整和內(nèi)容整 理，并按受控文件形式發(fā)放。所有員工都可利用合理化建議方式進(jìn)行溝通、協(xié)商，各種建議或意見(jiàn)書(shū)以意見(jiàn)的形式經(jīng)人力資源部收集，交管理 者代表審核后，對(duì)可行性意見(jiàn) / 建議提交會(huì)議討論，確定其工作方法進(jìn)行執(zhí)行。員工參與 公司建立員工參與機(jī)制，員工代表組織員工充分參與公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)建立安全管理活動(dòng)，如：合理化建議 活動(dòng)、對(duì)公司的管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的活動(dòng)、自主管理活動(dòng)等。并使員工和其他方了解這些文件的規(guī)在環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方面，員工的參與和協(xié)商活動(dòng)應(yīng)形成具體文件， 定。員工應(yīng)： 參與環(huán)境因素和

11、危險(xiǎn)源的辨識(shí)，環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和控制措施的確定； 參與風(fēng)險(xiǎn)管理方針和程序的制定和評(píng)審； 參與商討影響工作場(chǎng)所職業(yè)健康安全的任何變化及可能對(duì)環(huán)境產(chǎn)生影響的因素； 參與職業(yè)健康安全和環(huán)境事務(wù)； 了解誰(shuí)是職業(yè)健康安全的安全事務(wù)代表和指定的管理者代表。 對(duì)達(dá)到預(yù)期的合理化建議，給予完善，提報(bào)人按公司之獎(jiǎng)懲條例給予嘉獎(jiǎng)。 對(duì)于溝通、參與和協(xié)商中產(chǎn)生的所有記錄按照按照記錄控制程序執(zhí)行，涉及應(yīng)采取改進(jìn)措施的按照改進(jìn)控 制程序執(zhí)行。相關(guān)文件LB-QEHP-02記錄控制程序LB-QEHP-05改進(jìn)控制程序 記錄“會(huì)議記錄” “會(huì)議簽到表” “會(huì)議通知” “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書(shū)”附件 附件會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議頻率參加人員主持人會(huì)議內(nèi)容公司年度計(jì)劃、總 結(jié)大會(huì)每年一次全公司員工總經(jīng)理每年年末，以正式會(huì)議形式， 總結(jié)一年來(lái)的成績(jī)、存在問(wèn)題， 部署下年度發(fā)展計(jì)劃，統(tǒng)一認(rèn) 識(shí)，制定下一年發(fā)展目標(biāo)及實(shí) 現(xiàn)目的的決策和措施；總經(jīng)理辦公會(huì)每周一次公司中高層總經(jīng)理總結(jié)上周工作，啟示下周工作生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議每月一次生產(chǎn)、技術(shù)、品保采 購(gòu)等部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé) 人副總經(jīng)理總結(jié)上月、啟示本月新任務(wù)、 糾