如何做好委派前的準(zhǔn)備工作

1、學(xué)習(xí)導(dǎo)航通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠:了解從委派角度如何劃分工作層次;學(xué)會如何制定委派計劃;學(xué)會如何選擇合適的委派對象;掌握幫助下屬做好被委派準(zhǔn)備的方法。如何做好委派前的準(zhǔn)備工作、委派工作三要素委派工作之前，管理者需要考慮以下三個要素:1.什么事“什么事”指的是：需要委派的工作包括哪些，每項工作需要做到什么程度才算完成。2.讓誰來干“讓誰來干”這個問題涉及員工的能力，因此管理者在決定委派的人員之后，就要有意 識地觀察、培養(yǎng)、分析、訓(xùn)練員工。3.怎么干“怎么干”是指管理者把工作委派出去之后，還要對工作有一個清晰的計劃。委派工作需要考慮的三要素: 什么事; 讓誰來干; 怎么干。二、分析要委派的工作委派

2、之前，管理者應(yīng)該對工作做以下要素分析:第一,第二,第三,過濾、篩選自己在各種狀況下可以做出的選擇;第四,挑選職責(zé)合適、邏輯合理的選擇;第五,既要做理性分析，也要做直覺判斷;第六,審視自己的權(quán)力、義務(wù)和職責(zé)。分析自己的擔(dān)子有多重，如果擔(dān)子過重，則說明自己承擔(dān)了一些不必要的工作;考慮自己可利用的資源有多少，也就是人力、物力和財力到底有多少;總而言之，管理者要明確自己要做的工作、承擔(dān)的業(yè)務(wù)和職責(zé)、將來要采取的行動、行 動的后果，從而重新確立部門的首要目標(biāo)、關(guān)鍵職責(zé)和績效標(biāo)準(zhǔn)，保證工作方向的正確性。因為如果方向錯誤， 所有的行動都會按照錯誤的方向發(fā)展。就好像一艘船從青島出發(fā)，目的 地是美國舊金山，如果

3、羅盤在太平洋上向左偏了一度，很可能轉(zhuǎn)一圈后又回到原地。三、決定要委派的工作1.考慮注意要點確定可以委派的工作時，需要注意以下幾點:第一，管理者應(yīng)該做的工作是不能委派的;第二，回顧總結(jié)、未來計劃、獎懲條例等工作應(yīng)該委派給受過訓(xùn)練的人，如果沒有合適人選，首先考慮是否可以通過培訓(xùn)員工達(dá)到能力要求,再考慮員工有沒有更多的時間和精力完成工作;第三，考慮需要委派的工作是不是常規(guī)性的,即是否有可能再次出現(xiàn)，以及再次出現(xiàn)的頻率，如果工作很難再次出現(xiàn)，那就自己做完。2.慎重委派工作管理者有時喜歡交叉不同崗位和職位的工作,讓下屬輪流做新的工作， 給下屬的工作增加更多的趣味。此時管理者需要慎重考慮以下問題:* 不要

4、委派“熱土豆”式的工作“熱土豆”通常被稱為“燙手的山芋”，即處在最優(yōu)先地位、需要管理者親自處理的、特別的工作，這些工作必須管理者親自去做，出了紕漏就會產(chǎn)生很糟糕的結(jié)果。*不要委派保密性的工作如果工作涉及只有管理者才能了解的保密信息,這項工作就不能委派給下屬。例如，正常的工作流程是：客戶先打款過來，財務(wù)部派人到電子銀行查詢到款情況，確定到款后再組也不能交給其他織發(fā)貨。如果客戶打款太多，財務(wù)部來不及一一查詢，即使可能延誤發(fā)貨,部門員工幫忙查詢到款情況。因為查賬賬戶是需要密碼的， 太多人知道這個密碼就會帶來巨 大的風(fēng)險，所以這項工作不能委派。3.認(rèn)清工作層次企業(yè)工作可以分為五個層次，工作的層次不同，

5、委派的程度也就不同，具體情況如下:第一，只有管理者才能做的工作，絕對不能委派;第二，管理者應(yīng)該做，但需要其他人提供必要幫助的工作，可以委派一部分;第三，管理者能夠做，但如果給予機會，其他人也能夠做的工作，要盡量委派;第四，其他人應(yīng)該做，但必要的時候需要管理者提供幫助的工作，應(yīng)該委派;第五，其他人可以做的工作，一定要委派。四、制訂委派計劃作為管理者，最重要的工作就是制定委派計劃。在部門工作中，計劃包括目標(biāo)、完成的 期限、必須達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)、必須完成的決策、要委派的職權(quán)、受托人的職責(zé)范圍等。制定委派計劃時，管理者應(yīng)該用表單的形式陳列出來，不能隨意地以口頭形式傳達(dá)。實 際情況是，中國人不喜歡用 EXCE

6、L故表單，偏愛用 WOR文檔寫文章，體現(xiàn)出中國人的感性思維比較多，理性思維較少。感性的思維一定要和理性的思維結(jié)合起來，否則就會脫離實際, 不能腳踏實地地做事。五、選擇合適的委派對象1.考慮注意要點當(dāng)委派的工作選定之后，就要確定合適的人去執(zhí)行，此時管理者需要考慮以下幾個方面:第一，該工作是否屬于下屬的職責(zé)范圍;第二，誰有承擔(dān)的興趣和能力;第三，誰會認(rèn)為這個工作更有挑戰(zhàn)性;第四，該工作將使誰全力以赴并能夠幫助其成長;第五，誰最可能被忽略;第六，誰有時間做這件事情;第七，誰正在為一項新的工作或新的晉升做準(zhǔn)備。2.進(jìn)行委派前的評估評估的原因管理者要觀察員工的做事速度和完成效果，對其進(jìn)行評估，因為不同員

7、工的時間價值是不同的，有的員工時間價值比較高，有的員工時間價值比較低。例如，打掃衛(wèi)生的阿姨和技 術(shù)研發(fā)的工程師，兩者都是公司的普通員工， 但收入可能相差510倍，因為他們員工在單 位時間內(nèi)創(chuàng)造的價值是不一樣的，工作任務(wù)的單位時間價值和員工的時間價值要匹配。作為管理者，一定要清楚員工的時間價值，把高價值的工作分給高價值的員工做。4評估的內(nèi)容需要完善哪些事；可以委派管理者在委派之前， 要對工作和員工進(jìn)行如下方面的評估: 哪些事；跟下屬的能力、興趣、單位時間價值是否相配；對下屬的發(fā)展是否有利；目前誰能為自己做這件事；誰能通過培訓(xùn)完成這件事；該下屬目前的工作負(fù)荷和績效水平如何等。工作負(fù)荷就是下屬目前的

8、工作量充盈程度， 如果下屬的工作量充盈程度很滿， 而目前的 績效水平比較低，則不能給他委派工作，否則績效會越來越差。如果下屬的績效水平很高， 而工作負(fù)荷不滿，則可以給他委派工作。六、幫助下屬做好工作準(zhǔn)備1. 讓下屬做好準(zhǔn)備委派任務(wù)之后， 管理者要讓下屬做好工作的準(zhǔn)備。 例如， 管理者要與員工一起討論實際 和期望的結(jié)果，了解員工的發(fā)展目標(biāo)，通過委派進(jìn)行支持等。除了選定的委派對象之外， 管理者還要準(zhǔn)備后備人選， 例如需要 2個人， 就要選 5個人 進(jìn)行培訓(xùn)， 培訓(xùn)完畢后， 從 5 人中擇優(yōu)選擇 2 人。同時要強調(diào)培訓(xùn)對完成本職工作和受托任 務(wù)的重要性，幫助員工制定行動計劃，把培訓(xùn)的知識理論轉(zhuǎn)化為事

9、件技能。2. 幫助下屬明確角色管理者在工作中要讓下屬明確自己的位置、 任務(wù)、 績效標(biāo)準(zhǔn)， 也就是在交付工作的時候更具體、明確地讓下屬明白扮演的角色和所肩負(fù)的任務(wù)。角色不等同于崗位。崗位是靜態(tài)的、固定的、死”的，角色是多重的、變化的、靈活的、有彈性的，所以員工不僅要符合固定的崗位，還要適應(yīng)更多的角色。七、案例研討案例】方明的困惑方明剛被提升為電子部門的系統(tǒng)小組組長， 下定決心要改變工作環(huán)境和員工觀念?？紤]到前任組長總是親力親為， 方明便開始給下屬委派那些曾經(jīng)由前任親自擔(dān)任的工作， 并給予了下屬相當(dāng)大的職權(quán)。 但是在下屬的觀念中， 方明是在給他們強加工作， 那些都是主管應(yīng)該做的工作， 自己沒有拿到

10、額外的報酬， 也不具備做這些工作的必要技能，所以依然習(xí)慣把問題交還給主管。這時，方明陷入了困惑： 要不要委派？為什么下屬會抵觸委派？是不是觀念出了問題？在這個案例中， 委派工作是正確的做法， 員工抵觸委派是因為觀念沒有轉(zhuǎn)變過來， 沒有 做好委派的心理準(zhǔn)備、 觀念準(zhǔn)備和技能準(zhǔn)備， 沒有認(rèn)識到委派的工作都在他們的職責(zé)范圍內(nèi)。委派工作不能急于求成， 要在委派之前制定委派計劃， 制造委派的氛圍， 讓員工做好相 應(yīng)的準(zhǔn)備。 因此方明在做委派之前， 應(yīng)該和下屬做一次交流， 進(jìn)行明確的崗位描述和工作分析，告訴員工他們的工作職責(zé)、績效評估標(biāo)準(zhǔn)都是什么，員工就不會有怨言了?！景咐靠偸浅鲱A(yù)算李斯是一位優(yōu)秀的管

11、理者，可是近期的績效檢查顯示他總是超出預(yù)算，即使項目由他親自制定預(yù)算， 親自進(jìn)行嚴(yán)格的控制， 問題依然存在。上級已經(jīng)對李斯下達(dá)最后通牒：控制好預(yù)算，否則就要采取嚴(yán)厲措施。李斯的行政助理有良好的財務(wù)背景，有預(yù)算的經(jīng)驗，主動向李斯提出愿意提供幫助，除此之外，一線主管也希望分擔(dān)部分預(yù)算工作，但是李斯認(rèn)為部門預(yù)算是件很重要的工作，是部門主管的職責(zé)所在，必須親自承擔(dān)。那么，預(yù)算工作能委派嗎?李斯在制定預(yù)算之前沒有和員工討論，導(dǎo)致預(yù)算與實際不符，因此應(yīng)該把一部分權(quán)力交 給下屬，聽取下屬的意見，或者讓下屬提交一個草案，先民主，后決策。所以說，案例中的預(yù)算工作可以部分委派，請其他人提供協(xié)助，最后再由李斯拍板決

12、定。課后測試如果您對課程內(nèi)容還沒有完全掌握，可以點擊這里再次觀看。測試成績：73.33分。恭喜您順利通過考試!單選題1.管理者委派工作的三要素不包括：VA廠什么事Br讓誰來干Cr怎么干D悼為什么要干正確答案：D 2.管理者在分析要委派的工作時，不需要做的工作是:aG制定委派計劃bT兆選職責(zé)合適、邏輯合理的選擇cC審視自己的權(quán)力、義務(wù)和職責(zé)Dr 考慮自己可利用的資源正確答案：A3.以下哪些工作不可以委派給受過訓(xùn)練的人:管理者應(yīng)該做的工作回顧總結(jié)cr未來計劃D廣獎懲條例正確答案：A4.以下哪些工作可以委派給下屬:A廣處在最優(yōu)先地位的工作B廣需要管理者親自處理的工作C宿瑣碎的、技術(shù)性工作dC保密性的

13、工作正確答案：C5.在工作的五個層次中，管理者應(yīng)該做，但需要其他人提供必要幫助的工作:A廠絕對不能委派可以委派一部分ct盡量委派dC 一定要委派正確答案：B6.制定委派計劃時，計劃的最佳表現(xiàn)方式是:表單文章口頭表達(dá)DC草圖正確答案：A 7.選擇合適的委派對象時，管理者需要考慮的內(nèi)容不包括:A廣該工作是否屬于下屬的職責(zé)范圍誰有承擔(dān)的興趣和能力C 該工作將使誰全力以赴并能夠幫助其成長該工作是否適合委派正確答案：D 8.下屬的工作量充盈程度是委派前評估人員的重要標(biāo)準(zhǔn)，又可以稱為:工作績效工作負(fù)荷cr時間價值Dp工作能力正確答案:判斷題9. “熱土豆”式的工作應(yīng)該委派給下屬，否則會大大增加管理者的壓力。廠正確(*錯誤正確答案:錯誤10. 在委派工作時，管理者要讓下屬明確自己的角色，也就是明確所處的崗位。r正確p錯誤正確答案：錯誤11. 管理者要分析自己擔(dān)負(fù)的責(zé)任量，如果感覺負(fù)擔(dān)大大重過下屬，