XX公司行政管理制度(范本)

1、XX公司 行政管理制度 第一章 人事管理 公司人力資源規(guī)劃 二、 招聘與錄用 三、 培訓(xùn) 四、 考勤 五、 假期 （一 ） 請休假 （二 ） 假期規(guī)劃 六、 獎懲 七、 考核 八、 核薪 九、 保險 （一 ） 社會統(tǒng)籌 （二 ） 商業(yè) 十、 人員流動 （一 ） 調(diào)動 二） 辭職、辭退 一、關(guān)聯(lián)企業(yè) 3 / 45 第二章 行政管理 一、禮儀紀(jì)律 二、工作計(jì)劃 三、會議管理 四、辦公設(shè)備 五、文書作業(yè) （一）打 印 （二）復(fù)印 六、收發(fā)文 七、用印 八、文檔 （一）圖書 （二）專 業(yè)資料 （三）客 戶檔案 （四）辦 公文檔 九、訪客接待 十、 辦公用品 十一、 采購 十二、 固定資產(chǎn) 十三、 物業(yè)

2、 十四、 公司福利 十五、 午餐 業(yè)務(wù)支持 第三章 一、 Internet 主頁 二、文件檔案管理 三、商業(yè)秘密保護(hù) 四、公共關(guān)系 （一） 司 外 （二） 司 內(nèi) （三）投 訴 五、廣告宣傳 * 公司 行政管理制度 總綱 * 公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理 依據(jù)是 * 公司管理制度和 * 公司員工守則。 本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管 直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司行政部。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí) 行董事或董事會核準(zhǔn)。 第一章人事管理 總貝y 1.人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)； 2 .人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績導(dǎo)向、取優(yōu)汰

3、劣、賞罰 分明為宗旨； 3.人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。 一人力資源規(guī)劃 1. 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃； 2. 建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系； 3. 短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會核準(zhǔn); 4. 經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃； 5. 行政部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)行招聘流程； 6. 建立公司人才庫（全部應(yīng)征人才簡歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲備。 人力資源規(guī)劃流程 公司/部門發(fā)展 工作分析 人才標(biāo)準(zhǔn) 短期計(jì)劃 4 / 45 中長期計(jì)劃 董事長 招聘與錄用 1. * 公司各部門需招聘新員工時， 應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本 人員增補(bǔ)申請 表進(jìn)行填寫后上交公

4、司行政管理部，由行政管理部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 后，開始招聘程序。 2. 各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi) 無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。 3. 行政管理部對外的招聘方式可以采用： 公司內(nèi)部人才庫尋覓、 設(shè)攤招聘、 登報(bào)廣告征員等方式。 4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求 等材料報(bào)政府有關(guān)勞動人事部門批準(zhǔn) ,方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。 5. 行政管理部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作 ,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送 錄用部門審閱 , 并與其共同商定參加初試者人員名單。 6. 初試由行政管理部主持 ,包括筆試和面試，同時填寫面試

5、記錄與初 （復(fù)）試考核表。 7. 復(fù)試由行政管理部與錄用部門共同主持 ,同時填寫面試記錄與初（復(fù)） 試考核表。 8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放 聘用通知書。 9. 新進(jìn)員工憑聘用通知書報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下材料 :身份證復(fù)印件一份、 最高學(xué)歷影印件， 據(jù)此行政管理部建立人事資料卡 ，并由行政管理部保 存并管理使用 10. 錄用人試用期為三個月 ,試用滿一至二個月時 ,由行政管理部會同部門主 管對試用員工按照公司員工考核體系進(jìn)行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不 符合錄用條件者 ,隨時解聘。屆滿后再進(jìn)行正式考核。 （見公司考核相關(guān)表 格）。 11. 錄用人試用期結(jié)束，成

6、為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并 由公司行政人事部將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進(jìn)行見證，同時辦理 勞動人事檔案關(guān)系的調(diào)動、三金等相關(guān)福利等事宜。 12. 對公司高級管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由 行政人事部與其簽訂聘用合同。 13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時、保密。 14. 員工人事檔案包括：應(yīng)聘人員登記表 、履歷、面試考核表、錄用通 知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度 IDA 、職務(wù)、工資 計(jì)錄。 19 / 45 招聘流程 登報(bào)廣告征員 設(shè)攤招聘 內(nèi)部人才庫尋覓 1 r 篩選候選人 （行政部協(xié)同錄用部門） 初（復(fù)） 初試（行政管理部

7、） 試考核 面試 時間間隔彳周左右 測試打字、語言、寫作 復(fù)試（行政部協(xié)同錄用部門） 試考核 初（復(fù)） 面試 總經(jīng)理審批 行政管理部明確工資與福利 不合格 信函 到 報(bào)到建檔 -核- 合格 正式錄用，簽定勞動合同見證等相關(guān)手續(xù) 責(zé)任人：行政主管 監(jiān)督人：總經(jīng)理 聘用通知書 員工資料卡 勞動合同 三、培訓(xùn) 1. 行政管理部負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門之訓(xùn)練計(jì)劃，訂立各項(xiàng)公司全年教育訓(xùn)練 計(jì)劃。 2. 行政管理部須督導(dǎo)實(shí)施教育訓(xùn)練計(jì)劃，檢討各項(xiàng)訓(xùn)練情況并做效果分析。 3. 行政管理部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。 4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門進(jìn)行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 5. 公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在

8、職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫 崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。 *公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表 培訓(xùn)人 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)時間 考核基準(zhǔn) 總經(jīng)理 公司介紹 行政部 員工守則 行政管理制度 檔案管理制度 財(cái)務(wù)部 財(cái)務(wù)管理制度 業(yè)務(wù)部 業(yè)務(wù)管理制度 法律顧問 法律事務(wù) * 商業(yè)秘密 屮合同、文本管理 *商業(yè)信息 執(zhí)行人：行政部、各部主管 負(fù)責(zé)人：行政部 執(zhí)行人：行政部、各部主管 責(zé)任人：行政部 監(jiān)督人：總經(jīng)理 四 考勤 1. 英達(dá)仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。 2. 凡是漏打， 錯打卡者須在 24 小時內(nèi)申請補(bǔ)辦， 經(jīng)部門主管核定后報(bào)行 政管理部。 3. 公司員工出差 ,須填報(bào)出差申

9、請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請單 復(fù)印件一份交行政管理部備查。 4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表， 出差期間之例假記入 員工出勤資料表。 5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。 6. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有 效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。 7. 員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經(jīng)本部門 主管及行政管理部批準(zhǔn)后方可以加班論， 行政管理部負(fù)責(zé)加班人員之出勤 考核。 8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄 ,須向申請人部門核查 ,若無 確鑿證明 ,以作廢論。 9. 員工不得任意加班 ,行政管理

10、部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單 ,即使有考 勤記錄，也不將其視作加班。 10. 員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時實(shí)行帶薪或無薪假。 11. 申請假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報(bào)行政管理部核準(zhǔn)， 緊急事項(xiàng)于 事后24小時內(nèi)補(bǔ)申請 12. 假期的請休嚴(yán)格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行 13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交工作時間控制 表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 制作成周工作時間統(tǒng)計(jì)表并上交總經(jīng)理。 14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè)，匯集“出勤卡”周工作時間統(tǒng) 計(jì)表、請假單、加班申請表等相關(guān)記錄，統(tǒng)計(jì)填制員工出勤資料 表，交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之

11、用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有 關(guān)主管提出處理意見，并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。 15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá) 2日或超出2日者、請假超出規(guī)定 期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者，應(yīng)即時提請行政管理部主管核 辦。 考勤流程 （一）請休假 行政專 員 1 F .提_示_行_為J 1 月出 瓠記錄 1.英達(dá)仕公司給假分為事假、病假、 0 每24 g ir 男k產(chǎn)曰| 提示單 考勤卡、時控 表、請假單-、 、工傷假、喪假、計(jì)戈 育假和探親假公各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見管理制度 公司員工財(cái)務(wù)部 出勤資料 2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé) 人

12、，并在請假后24小時補(bǔ)填請假單。 3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請 單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方 可。 4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單， 由本部門主管批準(zhǔn)，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在 本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。 5. 行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料，病假者需附醫(yī)院診 斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書， 請假者須有充足理 由。 請假/調(diào)休流程 申請人 v = 請假申請單 職務(wù)代理人簽字 2天以上總經(jīng)理簽字 t,/ 行政管理部主管簽

13、字 責(zé)任人：部門主管 監(jiān)督人假期行政主管 六獎懲 1 獎懲依據(jù)為公司員工守則 2. 公司各級主管均有提出獎懲的建議權(quán) 3. 行政部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理 4. 各級主管按公司權(quán)限行使獎懲 5. 各類獎懲由行政部執(zhí)行 6. 各類獎懲須報(bào)備行政管理部備案，登記入人事資料卡 獎懲流程 報(bào)告總經(jīng)理 獎懲申請 1 r 行政部調(diào)查 T 1 核 準(zhǔn) 行政部執(zhí)行 行政部備案 1. 考核管理是英達(dá)仕投資管理顧問公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 它的目的在 于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn) 經(jīng)濟(jì)效益。 2. 對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理 的評判，激勵先進(jìn)，

14、褒揚(yáng)正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極 性，完成指標(biāo)，提高工作效率。 3. 英達(dá)仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績完成 進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況； 對員工的考核主要為業(yè) 績、品德和行為的執(zhí)行情況。 4. 于考核作業(yè)前 ,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資 料作為一般依據(jù)。 5. 對部門考核一般周期為半年一次。 6. 考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組 7. 對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前 5 天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標(biāo)體 系，并結(jié)合員工 IDE 協(xié)議

15、等相關(guān)指標(biāo)，對員工月、季、年度工作情況進(jìn)行 考核，填寫考核記錄表 ，上報(bào)總經(jīng)理。 8. 考核結(jié)束后 ,行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪 資等級年度的相應(yīng)調(diào)整。 考核流程 考核 八核薪 1. 財(cái)務(wù)部根據(jù)出勤資料卡、業(yè)績獎金確認(rèn)單進(jìn)行核薪 2. 出勤資料卡由行政部統(tǒng)計(jì)提供 3. 業(yè)績獎金確認(rèn)單由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供 4. 財(cái)務(wù)部匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn) 5. 周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則 核薪流程 行政部 業(yè)務(wù)部 九 保險 （一）社會統(tǒng)籌保險 1 養(yǎng)老保險 1.1 1.2 養(yǎng)老保險辦理流程 2 醫(yī)療保險 2.1 2.2 醫(yī)療保險辦理流程 3 失業(yè)保險 4 住房公積金 （二

16、）商業(yè)保險 十 人員流動 （一）調(diào)動 1部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說明； 聽取行政部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理； 2 部門內(nèi)主管崗位調(diào)動， 由部門主管向行政部及上級主管提出 調(diào)動說明，聽取意見后決定；報(bào)備總經(jīng)理； 部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出動議，聽取有關(guān)建 議后決定；報(bào)備執(zhí)行董事; 4.調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令 部門內(nèi)員工調(diào)動流程 部門主管 行政部建議 調(diào)動說明 決_1 F調(diào)動令 報(bào)備總經(jīng)理 部門級以上主管調(diào)動流程 總經(jīng)理 調(diào)動動議 決定 （二）辭職.1辭退 按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理部 辦妥移交手續(xù)并填寫移交接清單后方得視為

17、按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財(cái)務(wù) 結(jié)算工資。 辭退和開除 有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫解聘 / 開除通知書，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。 被解聘員工應(yīng) 辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財(cái)務(wù)部結(jié)清 工資。 無論以何種情況離開公司者，由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份 一份交離職人，一份留存行政管理部。 員工離職后,行政管理部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存 辭職交接流程 辭職/離職申請 辭職/辭退 關(guān)聯(lián)企業(yè) 主管意見 1.公司對關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)政主管意理職責(zé); 20 / 45 GM批 2 管理范圍 外方人員：請休假 國內(nèi)人員：招聘、錄

18、用、合同、考核、定薪、辭職、辭退 3 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程 4 各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長校核。 第二章 行政管理 一 禮儀紀(jì)律 1. 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、 辦公紀(jì)律、 出勤、外出等事項(xiàng) 的全面監(jiān)督； 2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部 門主管； 3. 行政部確認(rèn)獎懲事實(shí)，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請； 4. 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提 出。 二 工作計(jì)劃與報(bào)告 沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對公司、部門、員工行為的計(jì) 劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。 因此

19、，通過對計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn) 工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評估。 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃 1 公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會計(jì)年度的發(fā)展 計(jì)劃。 2 公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準(zhǔn)同 意后確定執(zhí)行。 3 部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意 后確定執(zhí)行。 4 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 5 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。 33 / 45 董事會 報(bào)告 各部主管 稽核 部門計(jì)劃草 總經(jīng)理核準(zhǔn) 執(zhí) 行 部門、員工月度工作計(jì)劃 1部門主

20、管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。 2月度工作計(jì)劃通過對月度工作計(jì)劃表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該 相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。 3員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 4 部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 5月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。 年度月度工作計(jì)劃 部內(nèi) y員工 公司年度計(jì)劃 部 門 主管 部 門 1 主管 r 1 r 執(zhí)一 行 員工日工作時間控制計(jì)劃 1公司員工通過日工作時間控制表進(jìn)行日工作時間計(jì)劃與安排控制。 2公司員工應(yīng)該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī) 定的項(xiàng)

21、目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。 3 在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計(jì)劃 性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考 核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依 據(jù)。 1 在公司進(jìn)行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時，該市場和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé) 人應(yīng)該進(jìn)行專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。 2 專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營人 員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展 計(jì)劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。 3 專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務(wù)規(guī)劃表來完成, 并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場拓展與

22、業(yè)務(wù)推廣。 三會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例 會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會 議秩序安排同時提高會議效率。 （一） 定期例會 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員 業(yè)務(wù)診斷 每工作日上午 各部門人員 對外服務(wù)中相關(guān)問 各部主管 會議 9:30-10:00 題討論、日計(jì)劃 月度總 每月度第一 總經(jīng)理 上月度工作總結(jié)月 各部主管 結(jié)、規(guī)劃 天下午 各部門主管、 度工作規(guī)劃報(bào)告 會議 工作人員 主管例會 每月第一天下 總經(jīng)理、各部 月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理 午 主管 員工大會 每月中

23、旬一次 總經(jīng)理 經(jīng)營總結(jié)、工作安 行政管理部/總 全體員工 排、其他相關(guān)內(nèi)容 經(jīng)理 董事會會 每年度一次 董事長、董 公司重大事項(xiàng)決議 總經(jīng)理/董事長 議 事、總經(jīng)理 非定期會議 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員 公司發(fā)展 不定時 總經(jīng)理、部門 就市場拓展、業(yè)務(wù)推 行政管理部主任/ 研討會 主管、主要經(jīng) 廣、公司經(jīng)營等相關(guān) 總經(jīng)理 營業(yè)務(wù)人員 事項(xiàng)的討論 臨時會議 不定時 總經(jīng)理、部門 特殊事宜 行政管理部主任/ 主管、其他有 關(guān)人員 總經(jīng)理 董事會臨 不定時 董事長、董事、 公司經(jīng)營特殊重大事 總經(jīng)理/董事長 時會議 總經(jīng)理 宜 （三）會議安排 1. 公司內(nèi)會議由行政部

24、秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排 2. 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容 3. 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容 4. 秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理 5. 開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā) 給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會議流程 會議計(jì)劃 會議計(jì)劃 摘要備案 四辦公設(shè)備管理 1 電腦 1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電 腦密碼 1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄 1.4員工不得私設(shè)電腦密碼 2 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)： 2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

25、 2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度 2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用 3 可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù) 3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī) 復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的可運(yùn) 用狀態(tài) 五文書作業(yè) （一）打印 1. 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、 廣告，需填寫文書委派單, 并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘 書根據(jù)其緩急確定先后秩序 2. 打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之 經(jīng)辦人校核、簽字 3. 對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程） 4. 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人 文書委派單 文書委派單 文書委派單 （二）復(fù)印

26、 1. 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 2. 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 3. 客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文 件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 4. 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、 復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等） 復(fù)印流程 各部門 復(fù)印委托單 復(fù)印裝訂登 六收發(fā)文 1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問管理公司 的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文 件管理的直接承擔(dān)者。附收、發(fā)文登記表 3.

27、 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文 處理單”分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽 字 簿”上簽收文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果， 并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，文秘不得截留、泄露和私自外帶，違者 予以警告、 經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收 文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度 。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字 后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原

28、稿人。凡對外報(bào)送的 業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 7. 對一些機(jī)密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的 確無使用價值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附檔案資 本銷毀情況記錄表 9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報(bào)刊由專 項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔， 文秘必須做好登記造冊工 作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。 10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事 部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技

29、術(shù)處 理。 收發(fā)文流程 信函收文 總臺 收函 收件人 、簽收 收函登 1 1 T i f ,私函自理 公函歸檔 業(yè)務(wù)部門 總經(jīng)理 個人信函 部門信函 主管歸檔 責(zé)任人：文員、GM秘書 1 F F 登記歸檔 總經(jīng)理 秘書篩選 發(fā)函打印 保密標(biāo)識 用公司印 用印流 1 分 ! 理一 發(fā)文登 監(jiān)督人：行政主管 發(fā)函發(fā)文 主管簽字 總臺電話 信件 傳真一 快遞 責(zé)任人：文員、總臺 監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管 七用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印 2.公司各部申請簽章及總經(jīng)理、 董事長職章，應(yīng)提出申請（匯簽）經(jīng)上級核準(zhǔn)后 交管理部秘書，由秘書登記于登記表 用公司印流程 八文檔司章用印申請

30、9 合同章 （一）圖書雜志 GM秘書 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱, 十-亠宀宀-GM簽準(zhǔn) 月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。 由行政部統(tǒng)一保管，于每年6 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工 由于工作需要 借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公 秘書一 L-GM 務(wù)上需參考將隨時通知收閱 3. 般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀, yj 拒絕。附 仆圖書登記冊 ，借書人. 三冊為限，借書期限不 得超出過二周，若要續(xù)借者請人新到行政部處登記。 及復(fù)印件; 1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī); 1.3公司各類剪報(bào); 1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、

31、裝飾等）材料 2. 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外 3. 特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請批準(zhǔn) 資料管理流程 資料 1 整理 r 登記注冊 1 入一 / 登記表 （三）客戶檔案 清點(diǎn)報(bào)告 時清點(diǎn) 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2. 客戶閱當(dāng)案包括客戶提供的各類資印,及公司在顧問服務(wù)過 借閱 類文件、文本 申請 勺各 借閱 3. 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外 借閱 情況需復(fù)印時，須填報(bào)復(fù)印申請報(bào)批 33 / 45 4. 5. 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任 客戶檔案管理流程 結(jié) 案 1 行政登記 專案人員管理

32、 清點(diǎn)報(bào)告 復(fù) 印 復(fù)印 2. V 復(fù)卬人 借閱人 （四）辦公文檔 1. 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 2. 行政人員辦公文檔設(shè): 工作計(jì)劃與報(bào)告 司內(nèi)行政 3. 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè): 工作計(jì)劃與報(bào)告 司內(nèi)行政 拓展資料 談項(xiàng)目A、B、C 執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C 九訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約 定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。 訪客接待流程 十辦公用品 文具 1. 登記 董事長/GM朋友 行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文 本裝訂耗材（

33、鐵卷 總臺應(yīng)對 由4壬血全呂 由任至 心臺丿應(yīng)對 1 4 八 LJ y- 丿 35 / 45, +訪丿人 f 朋友 行 出迎進(jìn)專案室I出迎進(jìn)接待室 封 電話秘書 出迎進(jìn)辦公室 面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 （二）茶、水 1 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記 2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩 序 3 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、 杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公 費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。 2. 辦公設(shè)備維修、

34、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。 3. 行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、 跟換供應(yīng)商。 4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報(bào)行政管理部， 批準(zhǔn)后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進(jìn) 行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理 部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場詢價、報(bào)價、談判及草擬合 同條款，最后確定采購價格及合同條款， 委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作 合同文本交行政管理部門備案。 采購作業(yè)流程 采購申請 驗(yàn)收付款流程 一般采購 GM批示 行政專員 會計(jì)支付定金 固定供應(yīng)商/ 商店 責(zé)任人：

35、行政專員 行政/財(cái)務(wù)驗(yàn)收 退貨 責(zé)任人：行政主管、財(cái)務(wù) 監(jiān)督人：GM 大宗采購 米行政專員 詢價價比比價 GM復(fù)議 驗(yàn)收報(bào)告 A 詢價/ 比價 單 定貨合同 1 F 接收 亠驗(yàn)收付款流程 請款 GM批示 財(cái)務(wù)付款入帳 行政資產(chǎn)管理 資產(chǎn)登 41 / 45 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊 2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價值者 ,由使用部門或管理 部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號、 名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送 財(cái)物部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后 ,依核決權(quán)限送呈簽核。 3.

36、“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后 ,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái) 務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。 4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時， 應(yīng)備有報(bào)廢 或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件， 在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。 如為出售則暫時存檔。 5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)， 并將處 分日期、處分原因、處分金額（出售時填） 填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固 定資產(chǎn)處分申請單”存檔。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案 辦理。 十三 物業(yè) 1 行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理 2 負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)

37、水、電、信函及安全事宜 3 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔 5 負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1. 公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀 3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎金分配之討論。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請補(bǔ)助或救 濟(jì)。 5. 辦理補(bǔ)助程序如下： 由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管 理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財(cái)務(wù)部支付。 十五 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁 1行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2企

38、劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和 更改 3行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的 技術(shù)處理 4行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜 5. 行政部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜 二商業(yè)秘密保護(hù)制度 （一）目的 保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于*公司全體員工。 （三）定義 1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性， 并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中： *不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報(bào)紙、新聞、出版物 等）由外界直接獲取； 能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、

39、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能 為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競爭優(yōu)勢； 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂 保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。 2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括： （1）公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法； （2）公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； 40 / 45 （4）公司客戶名冊; （ 5） 公司經(jīng)營計(jì)劃與營銷策略； （ 6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底； （ 7） 客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的， 認(rèn)定為公

40、司商業(yè)秘密。 3、公司商業(yè)秘密的來源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真 件、摘抄件）； （2） 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。 四）保護(hù)原則 保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性 又便利于各項(xiàng)工作的原則。 五）責(zé)任部門與人員 1 由行政管理部與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密

41、的責(zé)任和義務(wù)。 六）保護(hù)措施 1 在 *公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與 解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 2 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項(xiàng)的保密承諾書。 3 行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)， 并根據(jù)需要設(shè)定管理密 碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。 4 行政部對傳真機(jī)、 復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管 理流程。 5 行政部建立嚴(yán)格的管理流程對公司發(fā)文進(jìn)行管理。 6 行政部負(fù)責(zé)根據(jù) 文件檔案管理制度 進(jìn)行對各類載體設(shè)置警示標(biāo)識的工 作。警示標(biāo)識包括：密級標(biāo)識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應(yīng)急 1 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防 范措施； 2 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采 取補(bǔ)救措施； （八）泄密責(zé)任追究 1 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任； 2 根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。 （九）培訓(xùn) 行政管理部組織對公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。 三 文件檔案管理制度 （一）意義 （二）文件檔案的類別與形式 公司文